劉 云

（滁州學(xué)院 教務(wù)處，安徽 滁州 239000）

檔案是指直接形成的歷史紀(jì)錄。它具有原始性和記錄性的特點(diǎn)，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。教學(xué)檔案是檔案的一種，顧名思義，是指教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。

從形成過(guò)程來(lái)說(shuō)，它包含兩個(gè)層面的進(jìn)程，一是教學(xué)活動(dòng)發(fā)生過(guò)程中通過(guò)某種載體而產(chǎn)生的原始記錄；二是將原始記錄按照一定的順序和類(lèi)別整理出來(lái)，存放在固定的地點(diǎn)，也就是所謂的歸檔。教學(xué)檔案是否完整科學(xué)，主要就是體現(xiàn)在這兩個(gè)階段上的：第一是教學(xué)活動(dòng)的客觀事實(shí)是否被完整準(zhǔn)確地記錄下來(lái)；第二是檔案管理人員是否按照教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律以及歸檔要求將教學(xué)原始記錄轉(zhuǎn)變成教學(xué)檔案。教學(xué)檔案從載體形式上說(shuō)，它包括紙質(zhì)材料、電子材料、聲像影像資料等。由于學(xué)校層次不一、認(rèn)識(shí)不同、管理歸口部門(mén)差異，高校教學(xué)檔案內(nèi)容也有一些分歧和差別，但主要包括上級(jí)文件、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)、教師工作量、考試及監(jiān)考安排、考試試卷、教學(xué)與實(shí)驗(yàn)大綱以及學(xué)生成績(jī)與學(xué)籍、課表、教材、招生計(jì)劃及錄取新生名冊(cè)、教研項(xiàng)目申報(bào)及立項(xiàng)材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）以及各種獲獎(jiǎng)材料等。

教學(xué)是高校工作的中心，所以教學(xué)檔案在高校檔案中的地位尤為重要。完整系統(tǒng)的教學(xué)檔案，不僅能全面反映一個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)情況和效果，能夠?yàn)榻虒W(xué)管理工作提供有力的憑證和信息來(lái)源，而且是學(xué)校教學(xué)水平評(píng)估的重要依據(jù)，甚至對(duì)于高等教育事業(yè)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的實(shí)踐都具有很高的參考價(jià)值。擁有一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理機(jī)制，是一個(gè)成熟的高校所應(yīng)該具備的基本管理機(jī)制之一。

一、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案的管理模式：院系、教學(xué)管理部門(mén)、學(xué)校三級(jí)管理模式

目前，高校教學(xué)檔案管理一般是采用院系、教學(xué)管理部門(mén)、學(xué)校三級(jí)管理的模式。三個(gè)層次分別管理著不同層次的教學(xué)檔案。如院系主要留存的是學(xué)生的試卷、教師的教學(xué)檔案等；教學(xué)管理部門(mén)存放的是日常教學(xué)管理過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料；學(xué)校則一般留存的是按照檔案管理目錄需要長(zhǎng)期或永久保存的教學(xué)檔案。三級(jí)管理模式可以避免檔案管理人員缺乏、檔案存放地點(diǎn)面積不夠等缺點(diǎn)，各個(gè)級(jí)別對(duì)自己的檔案也比較了解，對(duì)于短期保存的檔案也比較方便處理。但同樣也不可避免的存在混亂、重復(fù)等不同程度的缺點(diǎn)。

（二）高校教學(xué)檔案歸檔的方式和周期特點(diǎn)

目前，大多數(shù)高校的歸檔方式都是被動(dòng)式的，主要形式是由學(xué)校檔案管理部門(mén)發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細(xì)目錄，再由各院系、相關(guān)部門(mén)根據(jù)文件要求，按時(shí)將材料整理好，交由學(xué)校歸檔。這種歸檔方式是被動(dòng)式的。學(xué)校層面的制度設(shè)計(jì)和管理人員素質(zhì)尤為重要。教學(xué)管理部門(mén)、院系都處于被動(dòng)接受狀態(tài)。而院系級(jí)檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內(nèi)容都有較大差別。

高校的教學(xué)活動(dòng)是一種以培養(yǎng)人才為目標(biāo)的周期性活動(dòng)，每屆學(xué)生的培養(yǎng)過(guò)程就是一個(gè)教學(xué)周期，所以教學(xué)檔案也具有周期性的特點(diǎn)。因此，教學(xué)檔案在歸檔時(shí)間的劃分上與其他檔案不同，是按照學(xué)年度進(jìn)行歸檔的。［1］

當(dāng)然，目前各個(gè)學(xué)校由于認(rèn)識(shí)不同、檔案管理工作者工作思路不同，在歸檔時(shí)間上也有較大的差別，有很多高校并沒(méi)有專(zhuān)職的教學(xué)檔案管理工作人員，也沒(méi)有健全的教學(xué)檔案管理制度，所以也有很多高校工作人員根據(jù)自己的工作需要和方便，按照自然年度歸檔。

（三）高校教學(xué)檔案管理手段：現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用剛剛起步

隨著信息化的發(fā)展，目前，高校的教學(xué)檔案也基本運(yùn)用相應(yīng)的軟件對(duì)目錄進(jìn)行數(shù)字化檢索管理。但是這種信息化程度跟現(xiàn)行的教育發(fā)展形勢(shì)還是有一定的差距，尤其是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，更是嚴(yán)重缺失。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、招生形式的日益復(fù)雜，教學(xué)檔案數(shù)量在不斷增多，內(nèi)容也在不斷擴(kuò)充，給教學(xué)檔案管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。可以說(shuō)，高校教學(xué)檔案的信息化發(fā)展已經(jīng)時(shí)不待我。然而，當(dāng)前，現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理才剛剛起步，這種現(xiàn)象已經(jīng)跟不上信息社會(huì)快速檢索的時(shí)代要求，特別是不能適應(yīng)日常工作中方便快捷地檢索、查閱并有效利用檔案信息的要求。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)亟待加強(qiáng)。

（四）高校教學(xué)檔案的內(nèi)容：缺乏層次性，針對(duì)性不強(qiáng)，特色化欠缺

高校教學(xué)檔案主要包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）綜合類(lèi)：上級(jí)下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料；有關(guān)教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法；有關(guān)教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、總結(jié)及上級(jí)的批復(fù)；關(guān)于教學(xué)工作的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、會(huì)議記錄；教務(wù)處工作計(jì)劃、總結(jié)等；教學(xué)簡(jiǎn)報(bào)、情況交流材料等［2］。

（2）學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)：有關(guān)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、調(diào)整、撤并、更名的報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)；學(xué)科、專(zhuān)業(yè)的申報(bào)、評(píng)估及審批材料；重點(diǎn)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)建設(shè)材料；學(xué)科、專(zhuān)業(yè)建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；實(shí)驗(yàn)室的申請(qǐng)、論證、評(píng)估、審批材料；實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)材料；重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的申報(bào)、審批材料；實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)表；先進(jìn)實(shí)驗(yàn)室、先進(jìn)個(gè)人申報(bào)、評(píng)審材料及名單。

（3）招生：省內(nèi)外生源計(jì)劃；招生工作計(jì)劃、總結(jié)；新生錄取名單；保留、取消新生入學(xué)資格名單及有關(guān)材料。

（4）學(xué)籍管理：新生入學(xué)登記表；學(xué)生名冊(cè)；學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）；各類(lèi)各項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金條例、評(píng)審材料及獲獎(jiǎng)名單；評(píng)選優(yōu)秀本、專(zhuān)科學(xué)生的材料、獲獎(jiǎng)名單；學(xué)生違紀(jì)處分材料；學(xué)生各類(lèi)意外事件處理材料；學(xué)生學(xué)歷學(xué)業(yè)成績(jī)表。

（5）課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐：制訂、修訂各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃、大綱；各專(zhuān)業(yè)年度教學(xué)安排表、課表；各系、各專(zhuān)業(yè)教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃、工作總結(jié)；課程進(jìn)度表、教師工作量表；典型教案、重要備課記錄、典型實(shí)習(xí)報(bào)告。

（6）學(xué)位：學(xué)士學(xué)位評(píng)定條例、辦法及計(jì)劃、總結(jié)；授予學(xué)士學(xué)位的決定、名單；本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文。

（7）畢業(yè)生：上級(jí)有關(guān)畢業(yè)生分配的文件材料；畢業(yè)生分配計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)；畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、合同；畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊(cè)；畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位驗(yàn)印名冊(cè)。

（8）教材：自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)和習(xí)題集；各系各專(zhuān)業(yè)使用教材目錄；教師自編、主編的教材及獲獎(jiǎng)材料。

從上面內(nèi)容可以看出，高校教學(xué)檔案目錄繁雜，涉及的內(nèi)容也比較廣泛。但是，目前，從操作層面上說(shuō)，很多高校實(shí)際上并不能完全按照上面的目錄收集材料。由于檔案管理人員缺乏，很多檔案在收集上來(lái)的時(shí)候有所缺失，檔案管理人員也未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)；同時(shí)，上面所述內(nèi)容也是個(gè)普遍、大眾的參考目錄，缺乏層次性、針對(duì)性，更無(wú)涉特色化。為了高效服務(wù)學(xué)校建設(shè)與管理，針對(duì)學(xué)校各個(gè)層次的不同需求，編研符合學(xué)校校情、方便服務(wù)師生的特色檔案，也是非常必須的。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理理論研究

目前，檔案管理方面的研究還只是停留在普遍存在問(wèn)題與對(duì)策研究狀態(tài)，對(duì)于如何讓教學(xué)檔案朝著更加科學(xué)化、規(guī)范化、特色化方向發(fā)展的研究還較少，尤其是對(duì)于現(xiàn)行的歸檔方式、歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、立卷目錄、立卷形式、服務(wù)手段等這些細(xì)節(jié)的東西是否合理、能否突破的研究更是很少有人涉及。加強(qiáng)教學(xué)檔案的研究力度，從深層次、小細(xì)節(jié)研究，必定會(huì)讓檔案管理工作有更大的進(jìn)步與突破，從而為學(xué)校的發(fā)展提供更有利的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

（二）分級(jí)管理，權(quán)責(zé)明確

現(xiàn)行高校的三級(jí)管理模式有利有弊，但是，想讓所有的教學(xué)檔案歸口到一個(gè)地方管理，在現(xiàn)行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個(gè)層次各盡其責(zé)、各盡所能，最大限度的將現(xiàn)行管理模式的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，需要一個(gè)權(quán)責(zé)明確的頂層設(shè)計(jì)。根據(jù)各個(gè)級(jí)別的有利與不利因素，劃分好各個(gè)級(jí)別應(yīng)該管理的范圍、內(nèi)容以及權(quán)利與責(zé)任，這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長(zhǎng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

（三）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

從工作人員來(lái)說(shuō)，要通過(guò)多種渠道加強(qiáng)檔案管理宣傳，強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案的重要性，并突出教學(xué)檔案與教學(xué)水平評(píng)估關(guān)系密不可分；主動(dòng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作進(jìn)度，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)重視、理解和支持?？梢哉f(shuō)領(lǐng)導(dǎo)是否重視很大程度上影響著檔案管理工作。有了領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，對(duì)于強(qiáng)化檔案管理意識(shí)有至關(guān)緊要的作用；而且，對(duì)于提高檔案管理工作人員的積極性也有很大作用。

從學(xué)校層面上來(lái)說(shuō)，高校應(yīng)確定一位分管教學(xué)的副校長(zhǎng)具體分管教學(xué)檔案管理工作，把教學(xué)檔案建設(shè)真正納入學(xué)校工作規(guī)劃中，并作為學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作來(lái)抓，切實(shí)搞好教學(xué)檔案建設(shè)中的人力、物力和財(cái)力保障，及時(shí)研究和解決出現(xiàn)的新問(wèn)題，確保教學(xué)檔案資料完整齊全，檔案管理工作穩(wěn)步推進(jìn)，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供堅(jiān)實(shí)依據(jù)。［3］30

（四）加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理已成為一種必然趨勢(shì)。目前，從學(xué)校層面來(lái)說(shuō)，大部分高校的檔案管理部門(mén)已運(yùn)用軟件，將檔案目錄錄入系統(tǒng)中，方便師生檢索查找。但是一般還僅限于檔案管理部門(mén)內(nèi)部使用，也就是說(shuō)需要什么材料還得到學(xué)校的檔案館檢索。這樣不僅不方便，而且與現(xiàn)代高速度信息化發(fā)展還是有一定差距。同時(shí)，僅僅是目錄可以檢索，也具有局限性。隨著現(xiàn)代信息化高度發(fā)展，教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化也將成為一種必然走向。

高校應(yīng)樹(shù)立信息化管理意識(shí)，將檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的檔案信息軟件系統(tǒng)，提高檔案信息管理與利用效率，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。并且要逐步實(shí)現(xiàn)將有的實(shí)體檔案進(jìn)行信息轉(zhuǎn)化并存儲(chǔ)，可以進(jìn)行內(nèi)容檢索，不必需要什么資料都得望檔案館跑，從而提高辦事效率。［3］170

信息化管理對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值、提高利用率，具有十分重要的意義，從另一個(gè)層面來(lái)說(shuō)，如果能提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率，給利用者快帶來(lái)極大方便，也會(huì)提高廣大師生對(duì)教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，更有利于推動(dòng)教學(xué)檔案管理工作。

（五）完善制度建設(shè)，保證教學(xué)檔案管理有章可依

制度建設(shè)是做好工作的前提，完善有效的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證。要保證教學(xué)檔案的完整系統(tǒng)就應(yīng)從頂層設(shè)計(jì)著手，采取強(qiáng)有力的措施，從檔案的目錄、內(nèi)容，各個(gè)級(jí)別應(yīng)該存檔的內(nèi)容，乃至收集整理流程，不同檔案的收集方式、歸檔時(shí)間、存檔年限等各個(gè)方面入手，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度，細(xì)化到整個(gè)檔案管理的每個(gè)細(xì)節(jié)，爭(zhēng)取每一步工作都可以有章可依。同時(shí)要建立相應(yīng)的借閱、移交管理規(guī)定，規(guī)范管理程序、明確工作人員職責(zé)。確保各類(lèi)教學(xué)檔案完整齊全，來(lái)源清楚，去向明確，保存安全，利用方便。

（六）改善服務(wù)條件，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

利用現(xiàn)代高科技技術(shù)，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為廣大用戶(hù)提供更便捷的服務(wù)；同時(shí)注重檔案內(nèi)容研究，根據(jù)自己學(xué)校情況，分層次、分類(lèi)別、有針對(duì)性地建一套符合自己學(xué)校校情特色的檔案，滿(mǎn)足不同服務(wù)對(duì)象的不同要求，使檔案資料在教學(xué)管理、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、科學(xué)研究等方面發(fā)揮及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的作用。［4］強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。拋棄僅僅將檔案收集和整理作為工作內(nèi)容的傳統(tǒng)觀念，開(kāi)拓教學(xué)檔案的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)形式，加強(qiáng)教學(xué)檔案內(nèi)容編研，對(duì)于一些比較有參考價(jià)值的檔案甚至可以編成書(shū)冊(cè)，提供給全校師生，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案價(jià)值。同時(shí)還應(yīng)根據(jù)館藏檔案積極編研各種檢索工具。如：歷年教學(xué)文件目錄、歷年畢業(yè)論文目錄、學(xué)生名冊(cè)、新生錄取名冊(cè)等，及時(shí)準(zhǔn)確的為利用者服務(wù)。

主動(dòng)服務(wù)的方式是多種多樣的，高校工作人員只要認(rèn)真履行工作職責(zé)，肯于鉆研業(yè)務(wù)，勤于學(xué)習(xí)、善于思考、樂(lè)于奉獻(xiàn)，一定能將檔案工作做的有聲有色，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的存在價(jià)值和社會(huì)意義。因此，高校檔案館工作人員必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，積極主動(dòng)為利用者提供信息資源，掌握學(xué)校師生對(duì)檔案的需求和動(dòng)態(tài)，有針對(duì)性地搞好檔案的服務(wù)工作。［5］

教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)檔案是否完整齊全，是否得到充分利用，是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一。高等學(xué)校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，要將其作為學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作之一。教學(xué)檔案管理人員更應(yīng)該從本校校情出發(fā)，加強(qiáng)研究，改善服務(wù)，擴(kuò)大宣傳，切實(shí)提高檔案管理工作水平，努力構(gòu)建一套符合學(xué)校特色，為廣大師生所需要的，內(nèi)容齊全、查找方便、檢索快捷的教學(xué)檔案。

［1］王亞麗.淺談高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策［J］.楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（12）：39.

［2］武桂霞.淺談高校教學(xué)檔案管［J］.黑龍江檔案，2008（6）：30.

［3］徐惠琴.現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.蘭臺(tái)縱橫，2010（2）.

［4］李艷玲.高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策［J］.教學(xué)管理，2009（5）：170.

［5］戚 艷.關(guān)于高校教學(xué)檔案管理與教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的思考［J］.科技檔案，2011（1）：30－31.