吳桂齡

（北京林業(yè)大學(xué)人文社會科學(xué)學(xué)院實驗中心 中國 北京 100083）

0 引言

人文院實驗中心檔案是心理、法學(xué)兩系專業(yè)教師和實驗室技術(shù)管理人員從事科學(xué)研究和實驗管理所留下的歷史記錄和經(jīng)驗總結(jié)，是評價實驗中心發(fā)展建設(shè)管理水平及實驗教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。也是自2004年至今實驗中心在實驗教學(xué)實驗室管理和發(fā)展建設(shè)多年形成的具有保值價值的聲像、文字、圖表一體的資料，它是衡量實驗教學(xué)水平和實驗教學(xué)質(zhì)量的杠桿。隨著教學(xué)的不斷發(fā)展和實驗中心經(jīng)費逐年的遞增，實驗中心在學(xué)校和院領(lǐng)導(dǎo)的支持下，教學(xué)條件得到了改善。從實驗場地到儀器設(shè)備都在不斷的提升和完善。由此，實驗室功能的不斷拓展，實驗教學(xué)內(nèi)容也與日俱增。這里從人文實驗中心實驗教學(xué)檔案的特點、內(nèi)容、管理中論述規(guī)范化管理實驗中心實驗教學(xué)檔案資料的必要性和重要性，為各項評估提供及時、詳細、真實、準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)。

1 實驗中心檔案特點及重要性

實驗中心檔案材料是指實驗中心建設(shè)過程和完成實驗教學(xué)任務(wù)、科研任務(wù)中收集的原始檔案資料。檔案資料的收集要緊緊圍繞實驗中心建設(shè)需要，按實驗教學(xué)任務(wù)要求，及時建立包括：音像、文字、圖表、數(shù)據(jù)等相關(guān)的資料，并保證實驗中心在運行過程中搜集的原始信息和資料能真實完整、有效的反映和記載實驗中心建設(shè)和實驗教學(xué)的歷史發(fā)展，真正起到歷史考證作用。根據(jù)人文實驗中心法學(xué)、心理兩個系：12個實驗室、200萬儀器設(shè)備賬目、每年36門課程、約164個實驗項目、550學(xué)時實驗教學(xué)的實際情況，并針對中心檔案的內(nèi)容廣泛、形式多樣、收集周期長的特點。系統(tǒng)的建立了實驗中心檔案，這對實驗中心的整體發(fā)展起到非常重要的作用，具體體現(xiàn)在教學(xué)、科研、管理水平；教學(xué)改革和實驗室管理經(jīng)驗；儀器設(shè)備性能狀況的反饋；科學(xué)規(guī)范的實驗室建設(shè)和管理等方面.

2 實驗中心檔案建設(shè)內(nèi)容

實驗中心檔案是指在中心建設(shè)、教學(xué)、科研、管理、儀器設(shè)備及社會服務(wù)等各項活動中形成的具有保存價值的各項資料。針對實驗中心檔案覆蓋面廣的特點，為了更好地管理、查詢和使用，將檔案資料具體分為以下幾類。

2.1 實驗中心建設(shè)檔案

國家教委和學(xué)校有關(guān)實驗室工作的法規(guī)文件及人文學(xué)院實驗中心制定的各項規(guī)章制度；法學(xué)、心理兩系實驗室科研、教學(xué)管理辦法和管理實施細則，實驗中心安全與環(huán)境管理制度；工作條例，崗位職責(zé)等文件資料。實驗中心建制審批文件、實驗中心發(fā)展建設(shè)與改革文件、實驗中心簡介、實驗中心人員隊伍情況、實驗中心設(shè)置及用房情況、實驗中心分布圖表等。

2.2 實驗教學(xué)及學(xué)科建設(shè)檔案

2.2.1 實驗教學(xué)資料檔案：實驗室承擔(dān)的實驗教學(xué)計劃、實驗教學(xué)大綱、實驗教材、實驗指導(dǎo)手冊及參考用書、學(xué)生實驗報告、教師實驗記錄。實驗課表、實驗完成情況統(tǒng)計、實驗中心實驗課程總匯表、實習(xí)情況記錄、實驗項目開出情況統(tǒng)計等相關(guān)材料。

2.2.2 實驗教學(xué)輔助檔案：法學(xué)專業(yè)的中華法典、法制庭審案例等；心理專業(yè)的心理測量資料、影視人物心理分析電子資料等。

2.2.3 學(xué)科建設(shè)資料檔案：實驗室的各類科研項目申請書及項目審批件、各實驗室建設(shè)規(guī)劃、實驗室建設(shè)論證、改革方案及實施計劃、預(yù)約項目實驗申請、向上級部門報送的實驗室中心工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)；評估報告等相關(guān)支撐材料。

2.2.4 科研資料檔案：主要包括實驗研究論文題目、刊物名稱和級別，論文獲獎情況;科研項目和課題，科研成果等資料。

2.3 儀器設(shè)備管理檔案

儀器設(shè)備管理是實驗室檔案中最重要的部分，主要包括儀器設(shè)備預(yù)購申請和準(zhǔn)購審批回執(zhí)；訂購儀器設(shè)備協(xié)議或合同書；大型精密儀器設(shè)備論證報告；固定資產(chǎn)及非固定資產(chǎn)賬目；低值耐用品及消耗材料帳。儀器使用說明書和全套隨設(shè)備附帶的文字聲像資料；安裝、調(diào)試記錄及保修單或卡；中心實驗設(shè)備匯總表。帶有儀器設(shè)備使用人簽寫姓名、使用日期、實驗室名稱、使用用途、儀器使用狀況的實驗室及儀器設(shè)備記錄；儀器設(shè)備借用申請及借用記錄、記載儀器設(shè)備故障及維修保養(yǎng)記錄（維修單位名稱、維修人、更換零件名稱、維修經(jīng)費等）。

2.4 實驗中心日常管理檔案

日常運行日志及工作總結(jié)、實驗值班記錄、安全檢查記錄、各種（聲像、紙質(zhì)）資料借用記錄、賠償?shù)怯浀认嚓P(guān)的資料。

3 實驗中心文檔管理措施

自從實驗中心創(chuàng)建到現(xiàn)在，本人平著多年來工作的實際經(jīng)驗認(rèn)為，實驗中心檔案管理應(yīng)具體做到以下幾個反面：

3.1 數(shù)據(jù)的真實、一致性

根據(jù)實驗中心以上檔案內(nèi)容較多、范圍廣、數(shù)據(jù)變化快的特點，就需要在實驗中心建設(shè)、實驗教學(xué)及科研數(shù)據(jù)收集時，要本著對所有產(chǎn)生的數(shù)據(jù)仔細的核實、收集中的各項數(shù)據(jù)要認(rèn)真落實、上報的數(shù)據(jù)要實事求是的態(tài)度，切忌通過憑空虛構(gòu)、推測想象來編造數(shù)據(jù)。如實驗中心基本情況、實驗項目情況、實驗類型與屬性、實驗學(xué)時數(shù)與實驗人時數(shù)、實驗教學(xué)計劃與完成率情況、實驗設(shè)備使用率和實驗開出率實驗中心資產(chǎn)（卡、物、帳）明細等各系列數(shù)據(jù)的統(tǒng)計都要做到相符，使所有收集的數(shù)據(jù)在歸檔資料中保證它的真實、一致性。

根據(jù)以上檔案資料的內(nèi)容及特點進行實驗中心檔案建設(shè)有利于對各類資料分門別類的管理，更利于收集、整理、保存和利用。只有讓這些在實驗教學(xué)、科研開發(fā)實踐中自然形成的具有保存價值的歷史記錄，具備它的原始性、真實性。才能保證檔案資料的可信度及其真正的利用價值。

3.2 規(guī)范實驗教學(xué)檔案管理

實驗中心規(guī)范化管理首先要有科學(xué)的規(guī)劃，建立切實可行的各種規(guī)章制度。根據(jù)實驗中心實驗課程較多，實驗場地緊、實驗人員不足，實驗內(nèi)容靈活多樣的特點。務(wù)必對心理、法學(xué)兩系實驗課表進行匯總、保存管理，根據(jù)實驗課表做好相應(yīng)課程準(zhǔn)備工作，保證實驗教學(xué)課程順利進行。這樣不僅使實驗中心工作有條不紊的進行，也便于了解兩個專業(yè)實驗教學(xué)開展?fàn)顩r。還可以提供真實有效的資料[1]。另外在實驗教學(xué)檔案管理方面，首先要求教師提前安排好實驗課程內(nèi)容，并提前通知相關(guān)上實驗課的班級學(xué)生實驗的地點、時間和要求等方面的信息。其次，實驗管理人員由教務(wù)處下發(fā)的心理、法學(xué)兩專業(yè)課表中擬定出實驗中心綜合實驗課表進行保存，特殊情況調(diào)課停課要有審批表并保存原始的變動情況記錄，根據(jù)兩個專業(yè)課表提前做好實驗準(zhǔn)備，確保實驗教學(xué)順利進行。實驗中心綜合課表管理，不僅使實驗教學(xué)工作井然有序的進行，還可以保留和提供原始、有效資料。更是實驗中心資料建設(shè)和管理中不可或缺的重要組成部分。作為學(xué)生實驗報告是反應(yīng)學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)效果的唯一原始資料。因此每個實驗項目結(jié)束后，學(xué)生應(yīng)完成實驗報告的撰寫。同時教師應(yīng)填寫實驗記錄，實驗記錄是記載教師完成實驗課程項目、實驗效果的真實體現(xiàn)，以便于教師進行經(jīng)驗的總結(jié)和教學(xué)方法的改進。實驗課開出情況表便于了解實驗項目開出情況、實驗開出率等方面的信息，是實驗教學(xué)資料管理的重要組成部分。期末實驗課程結(jié)束后，對實驗報告和實驗記錄及實驗課開出情況表進行核對、仔細填寫每項欄目內(nèi)容，確保實驗報告和教師記錄內(nèi)容一致、實驗課開出情況準(zhǔn)確無誤后進行封存，保證實驗教學(xué)資料的完整性。

實驗室實驗設(shè)備使用表，能給我們提供詳細的儀器設(shè)備完好狀況及實驗室利用率和使用情況等信息，也是實驗教學(xué)的保障措施。另外，儀器設(shè)備借用、實驗相關(guān)資料借用、儀器設(shè)備損壞處理情況、儀器設(shè)備維修、實驗室預(yù)約使用登記等。以上資料全部實行嚴(yán)格的登記管理制度，目的是能及時的了解借出的儀器使用狀況和實驗課程進行情況等，這些記錄給今后的科研及教學(xué)工作帶來很大的方便和選擇性。[2]也便于做好儀器設(shè)備的管理工作。

3.3 注意資料收集 、科學(xué)管理文檔資料

建立齊全的文檔資料，可以分析、控制、調(diào)節(jié)、反饋實驗室的工作情況[3-4]。實驗中心發(fā)展運行中自然形成的文檔資料，能充分反應(yīng)實驗中心整體工作狀況。隨時搜集、整理文檔資料是實驗中心教學(xué)科研管理一項細致、且長久的基礎(chǔ)工作。因此，通過多種形式廣泛收集實驗中心工作過程中所產(chǎn)生的各類原始資料之外，對于實驗中心建設(shè)相關(guān)的專業(yè)性強管理資料要特別注意收集。結(jié)合實驗中心檔案特點，應(yīng)從編制、分類、編號、歸檔留存等方面規(guī)范管理。除傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)資料的收集外，還要運用現(xiàn)代化的技術(shù)實行電子文檔資料的收集，如：軟件、光盤、磁盤及數(shù)據(jù)庫等，對有些量少而零亂的資料也要盡量集中成體系進行收集。此外，在管理上不能僅局限于紙質(zhì)文檔的管理，應(yīng)采取紙質(zhì)文檔和電子文檔雙重保存的形式進行管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理向科學(xué)的計算機管理轉(zhuǎn)變已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此我們要充分利用計算機管理的優(yōu)點：（1）存儲信息量大；（2）保密性強；（3）節(jié)省時間、耗材；（4）壽命長；（5）查找方便、快捷等。這些優(yōu)點大大提高了文檔資料的利用和文檔資料管理的工作效率。在文檔資料管理中還要注重課件、圖片、改進、自制用具、實驗儀器、實驗方法等相關(guān)實驗教學(xué)資料的收集，實行計算機統(tǒng)一管理，并定期整理，使電子文檔要與相應(yīng)的紙質(zhì)文檔狀態(tài)保持一致性、連續(xù)性，確保時效性，才能最終達到使用目的。所以，文檔資料管理應(yīng)由過去的收集、整理、存檔逐漸向為教師學(xué)生利用、開發(fā)、提供服務(wù)進行轉(zhuǎn)變，利用計算機網(wǎng)絡(luò)傳遞實驗中心教學(xué)、科研、儀器設(shè)備相關(guān)資料信息，真正達到實驗中心教學(xué)科研信息資源共享。

4 結(jié)語

實驗中心作為教學(xué)科研的重要基地，發(fā)展運行過程中不斷產(chǎn)生大量原始且珍貴有效的資料，如何用現(xiàn)代化的管理手段，進行檔案資料的管理、完善資料歸檔對實驗中心是至關(guān)重要的。隨著實驗中心教學(xué)課程的增加、實驗水平的提高、科研項目的不斷發(fā)展。作為實驗中心管理人員，更要重視檔案資料的管理，針對實驗中心的發(fā)展?fàn)顩r和特點進行不斷的完善檔案資料，特別要注重平時各種有關(guān)實驗教學(xué)、科研資料的收集、整理，需要紙質(zhì)保存的要分類裝訂成冊，可利用計算機管理的要充分利用現(xiàn)代化管理方法，實行計算機統(tǒng)一管理。目的是合理的開發(fā)實驗中心文檔資料、信息資源，全面為實驗中心科研教學(xué)管理工作提供服務(wù)。

［1］王蘭芳,于振洋.淺談高校實驗室文檔資料的管理[J].實驗室科學(xué),2009,2(1)：153-155.

［2］李程,何愛桃,陳新,等.規(guī)范高校實驗室檔案管理探討[J].山西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報：基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)教育版,2006,6(3)：318-319.

［3］鄭文謙.高等院校實驗室建設(shè)與管理探析[J].開發(fā)與教育,2003,(4)：36-37.

［4］高琴,于江.普通高校實驗室文檔資料的管理[J].防災(zāi)科技學(xué)院,2006(4)：126-127.