李靜燕

（渭南師范學(xué)院數(shù)學(xué)與信息科學(xué)學(xué)院 陜西 渭南 714000）

0 引言

Access和Excel同屬于Microsoft Office應(yīng)用軟件中的兩個(gè)應(yīng)用程序。這兩個(gè)應(yīng)用軟件都可以進(jìn)行數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)分析。Access數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)的管理和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)化程度高，更多地是以數(shù)據(jù)管理為中心任務(wù)。而Excel相對(duì)于Access數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)管理而言，對(duì)結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)方面要求就沒(méi)有那么嚴(yán)格，而更多的是利用數(shù)學(xué)模型和數(shù)據(jù)方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算分析。實(shí)際中，用戶可以很好地利用這兩個(gè)應(yīng)用程序的特點(diǎn)，結(jié)合起來(lái)進(jìn)行有效地?cái)?shù)據(jù)管理和復(fù)雜的數(shù)據(jù)計(jì)算和分析應(yīng)用。

1 Access數(shù)據(jù)庫(kù)表與Excel表的比較

1.1 結(jié)構(gòu)化的Access數(shù)據(jù)庫(kù)表

Access數(shù)據(jù)庫(kù)將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于Access表中，Access表又可以再存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)“容器”（.mdb）文件中，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的表進(jìn)行關(guān)聯(lián)，同時(shí)還可以創(chuàng)建對(duì)數(shù)據(jù)操作的查詢、窗體、報(bào)表、模塊等。

Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的表是一種結(jié)構(gòu)化的二維表，所謂結(jié)構(gòu)化是指，表的同一列數(shù)據(jù)具有相同的數(shù)據(jù)類型（相同字段名、相同數(shù)據(jù)類型、相同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)寬度等）。每一列稱為一個(gè)字段，字段的結(jié)構(gòu)化又是由字段的屬性來(lái)描述。要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)Access表，首先要?jiǎng)?chuàng)建表結(jié)構(gòu)，來(lái)設(shè)計(jì)表中的每一個(gè)字段及相關(guān)屬性，然后再向表中添加數(shù)據(jù)，即數(shù)據(jù)是在結(jié)構(gòu)化的框架下填入表中的。

1.2 Excel表及Excel表的結(jié)構(gòu)化概念

Excel表存儲(chǔ)于Excel工作薄中，一個(gè)Excel工作薄可以創(chuàng)建多個(gè)Excel工作表。Excel工作表在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)可以不進(jìn)行結(jié)構(gòu)化直接輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)類型自動(dòng)處理，而沒(méi)有表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的要求。

在Excel表中，每一列的數(shù)據(jù)可以是相同類型的數(shù)據(jù)，也可以是不同類型的數(shù)據(jù)。實(shí)際應(yīng)用中，大量的Excel表同一列中的數(shù)據(jù)都是同一類型的數(shù)據(jù)，這就相當(dāng)于進(jìn)行了部分結(jié)構(gòu)化或格式化，也就從一定程度上與Access數(shù)據(jù)庫(kù)表有相同點(diǎn)。所以，Excel表是可以導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，以Access數(shù)據(jù)庫(kù)表的形式存儲(chǔ)的。

Excel表能很好地與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)結(jié)合在一起，成為數(shù)據(jù)庫(kù)表，但是，在創(chuàng)建Excel表有一定的要求，即Excel表為“數(shù)據(jù)列表”或“數(shù)據(jù)清單”。

“數(shù)據(jù)列表”或“數(shù)據(jù)清單”指Excel工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一個(gè)二維表區(qū)域，“數(shù)據(jù)列表”中的列稱為字段，列標(biāo)題是數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名，字段名在“數(shù)據(jù)列表”的第一行。除字段名所在行以外，其他每一行稱為一個(gè)記錄，記錄是“數(shù)據(jù)列表”的數(shù)據(jù)集合。“數(shù)據(jù)列表”中同一列數(shù)據(jù)類型相同，“數(shù)據(jù)列表”中不留空行。

在Excel中，可以把“數(shù)據(jù)列表”用作數(shù)據(jù)庫(kù)。在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫(kù)操作時(shí)，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)將“數(shù)據(jù)列表”視作數(shù)據(jù)庫(kù)。

2 Excel表的數(shù)據(jù)類型格式化

在Excel中，為了保證數(shù)據(jù)擁有相同的數(shù)據(jù)格式類型，可以預(yù)先格式化整列。格式化單元格數(shù)據(jù)類型主要有兩種方法：一是使用“單元格格式”對(duì)話框格式化數(shù)據(jù)類型，二是使用“數(shù)據(jù)有效性”格式化數(shù)據(jù)

類型。

2.1 使用“單元格格式”對(duì)話框格式化數(shù)據(jù)類型

對(duì)每一列單元格在輸入數(shù)據(jù)前先進(jìn)行數(shù)據(jù)類型結(jié)構(gòu)化。結(jié)構(gòu)化方法如下：

選中要結(jié)構(gòu)化的某一列，選擇“格式”菜單中的“單元格…”命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在此對(duì)話框中選擇與字段要求一致的數(shù)據(jù)類型。

2.2 使用“數(shù)據(jù)有效性”格式化數(shù)據(jù)類型

Excel中使用數(shù)據(jù)有效性用戶可以建立一定的規(guī)則，它規(guī)定可以向單元格中輸入的數(shù)據(jù)規(guī)則。方法如下：

選定單元格或區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在此對(duì)話框中可以設(shè)置有效性條件及輸入信息和出錯(cuò)信息。

3 Excel的應(yīng)用

Microsoft Excel不僅具有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的功能，而且具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)計(jì)算能力，特別是Excel可以對(duì)多表中的數(shù)據(jù)有機(jī)地結(jié)合，并通過(guò)豐富的數(shù)學(xué)模型和方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。如數(shù)據(jù)排序，數(shù)據(jù)篩選，數(shù)據(jù)分類，運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行t檢驗(yàn)、回歸分析、抽樣調(diào)查、規(guī)劃分析等[1]。

在Excel中還可以定義控件、窗體、VBA編程，結(jié)合Excel處理函數(shù)完成復(fù)雜的表格數(shù)據(jù)處理。

當(dāng)然Excel與Access系統(tǒng)有著顯著的不同，Access注重的是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理，它可以運(yùn)用嚴(yán)格的結(jié)構(gòu)定義來(lái)存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)，并運(yùn)用數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)機(jī)制，進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性定義，從而保證數(shù)據(jù)處理中數(shù)據(jù)的一致性。但是，Access系統(tǒng)雖然具有大量的數(shù)據(jù)處理命令，但這些命令中卻少見(jiàn)統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)處理模型或方法，如要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行t檢驗(yàn)、回歸分析、抽樣調(diào)查、規(guī)劃分析等處理時(shí)，用戶就必須自己重新進(jìn)行復(fù)雜的編程，實(shí)現(xiàn)不易。Excel在這方面就具備了較強(qiáng)的處理能力。所以，用戶可以很好的利用這兩個(gè)軟件的特點(diǎn)，利用Access進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、程序設(shè)計(jì)、菜單定義、窗體制作等工作，而運(yùn)用Excel對(duì)Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)模型分析，大大減少用戶不必要的編程[2]。

兩者結(jié)合進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的基本過(guò)程可以描述為：首先把要處理的Access數(shù)據(jù)表導(dǎo)出到Excel表文件，然后運(yùn)用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理。

3.1 將Access數(shù)據(jù)表導(dǎo)出到Excel表

方法如下[3]：

①打開(kāi)想導(dǎo)出對(duì)象的數(shù)據(jù)庫(kù)。

②單擊要導(dǎo)出的某個(gè)對(duì)象，再選擇“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，打開(kāi)“將表××導(dǎo)出為…”的對(duì)話框。

③在對(duì)話框中選擇要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)庫(kù)文件類型，這里選擇的是Excel文件類型。

④單擊“導(dǎo)出”命令按鈕，完成導(dǎo)出過(guò)程。

3.2 運(yùn)用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析

①Excel中數(shù)據(jù)的合并統(tǒng)計(jì)

在實(shí)際的銷售業(yè)務(wù)中，企業(yè)有多個(gè)銷售部門(mén)，各部門(mén)都編制自己的一個(gè)銷售數(shù)據(jù)表，記錄各部門(mén)的銷售業(yè)績(jī)，而公司要對(duì)各銷售部門(mén)的銷售業(yè)績(jī)要進(jìn)行匯總，匯總為一個(gè)銷售業(yè)績(jī)總表，也就是數(shù)據(jù)的合并統(tǒng)計(jì)計(jì)算。Excel中的“合并計(jì)算”功能能夠方便地解決用戶的這個(gè)問(wèn)題。此功能將多個(gè)工作表和數(shù)據(jù)合并計(jì)算存放到另一個(gè)工作表中。

②Excel中數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選

篩選數(shù)據(jù)列表是一個(gè)隱藏所有除了符合用戶指定條件之外的行的過(guò)程。Excel提供了兩種篩選方法：自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。自動(dòng)篩選方法是基本篩選方法，但遇到復(fù)雜問(wèn)題時(shí)，自動(dòng)篩選功能無(wú)法完成，需要使用高級(jí)篩選功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。

③運(yùn)用Excel進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、抽樣和相關(guān)性分析

市場(chǎng)調(diào)查是市場(chǎng)運(yùn)作中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在市場(chǎng)調(diào)查的基礎(chǔ)上再通過(guò)頻數(shù)分析得到數(shù)據(jù)的分布趨勢(shì)，然后通過(guò)對(duì)調(diào)查數(shù)據(jù)的隨機(jī)抽樣，將抽樣數(shù)據(jù)作為總體樣本再進(jìn)行相關(guān)分析，從而進(jìn)一步了解調(diào)查指標(biāo)間的相互關(guān)系。通過(guò)這一系列的分析處理，為產(chǎn)品或服務(wù)的開(kāi)發(fā)提供有用的決策信息。

為完成這些工作，首先利用Excel來(lái)創(chuàng)建調(diào)查表，并向調(diào)查戶發(fā)放，有調(diào)查戶填寫(xiě)。用戶將填寫(xiě)后的調(diào)查表回饋，調(diào)查者對(duì)回收的調(diào)查表匯總，形成匯總數(shù)據(jù)表。然后，再對(duì)匯總表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行頻數(shù)分析和抽樣相關(guān)分析。

4 結(jié)束語(yǔ)

Access注重?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理，而Excel具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)計(jì)算能力，特別是Excel可以對(duì)多表中的數(shù)據(jù)有機(jī)地結(jié)合，并通過(guò)豐富的數(shù)學(xué)模型和方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。所以我們結(jié)合這兩個(gè)軟件的特點(diǎn)，可以利用Access進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、程序設(shè)計(jì)、菜單定義、窗體制作等工作，而運(yùn)用Excel對(duì)Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)模型分析，大大減少用戶不必要的編程。

［1］恒盛杰資訊.Excel數(shù)據(jù)分析與處理經(jīng)典[M].北京：中國(guó)青年出版社，2007.

［2］肖慎勇，楊博.數(shù)據(jù)庫(kù)及其應(yīng)用[M].北京：清華大學(xué)出版社，2007.

［3］高升宇.Access數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用與程序設(shè)計(jì)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2011.