陳麗娟

青海省水利水電勘測設(shè)計研究院，青海西寧 810001

科技文件材料的積累

陳麗娟

青海省水利水電勘測設(shè)計研究院，青海西寧 810001

科技文件材料的形成和積累，直接關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量和科學(xué)技術(shù)的積累。做好科技文件材料的形成和積累工作，對建立完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案和雄厚的技術(shù)儲備是非常必要和重要的。形成和積累工作做的越好，科技檔案來源就可能越豐富，質(zhì)量就越高，為提供利用服務(wù)就有可靠的基礎(chǔ)，科技檔案就能發(fā)揮更大的作用。

科技文件；材料；積累

作為一個勘測設(shè)計單位，日常工作接觸最多的就是各類圖紙及其相關(guān)的文字材料。這部分圖紙和文字材料是在勘測設(shè)計活動中所形成的，如：設(shè)計圖紙、設(shè)計計算書、可行性研究報告、水資源利用及各河流域規(guī)劃報告和工程設(shè)計說明書等，統(tǒng)稱為科技文件材料。

科技文件材料的形成和積累。直接關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量和科學(xué)技術(shù)的積累。因為科技文件材料是科技檔案的前身；科學(xué)技術(shù)的積累又是通過以科學(xué)文件材料為主要內(nèi)容形成的檔案。因此，做好科技文件材料的形成和積累工作，對建立完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案和雄厚的技術(shù)儲備是非常必要和重要的。

1 為什么要積累

積累工作是一項貫穿在科技活動始終的經(jīng)常性工作，我們之所以要做好這項工作，主要是因為：

1 ）可防止科技文件材料的散失、損壞，是確?？萍嘉募牧淆R全完整和準(zhǔn)確有力的措施；2）即便自己工作中經(jīng)常查閱，又便于在技術(shù)協(xié)調(diào)中廣泛使用；3）積累工作是培養(yǎng)科技人員具有良好的工作作風(fēng)，促進(jìn)出成果、出人才必不可少的步驟；4）為形成完整、齊全的科技檔案做好前期工作。

2 積累內(nèi)容和范圍

科技文件材料是否完整齊全、系統(tǒng)、真實、準(zhǔn)確，除了靠平時積累外，還得有嚴(yán)格的規(guī)章的制度和科學(xué)的態(tài)度，就是說，首先要制定“科學(xué)文件材料積累工作細(xì)則”，對積累的內(nèi)容、范圍、方法、程序和措施應(yīng)該有明確的規(guī)定和要求，并要把科技文件材料的積累列入科技人員責(zé)任制之中加以考核。

3 積累的方法和措施

確定科技文件材料的積累方法，要根據(jù)各種科技文件材料產(chǎn)生的不同專業(yè)特點和具體情況而定。根據(jù)筆者幾年的工作實踐，認(rèn)為下列方法對設(shè)計研究院比較適合：

3.1建立科學(xué)文件材料的積累袋

積累袋是科學(xué)管理技術(shù)文件材料的好方法。它既可以把科技文件材料無遺漏的積累起來，便于工作，又能避免因人員調(diào)動或任務(wù)變更造成文件、材料失散，影響歸檔。積累袋的大小，以50*30*10（CM）為宜。袋面應(yīng)印有：代號、名稱、單位、時間、姓名和目錄等項目。使用方法是：

1 ）分戶積累—凡是承擔(dān)項目的科技人員，在每個項目的開始，就將各種標(biāo)準(zhǔn)的歸檔用紙，連同積累袋領(lǐng)回，填寫好袋面所有項目，并把個人未成文的手稿、草本、草圖和筆記等放入袋內(nèi)；2）項目積累袋—凡已經(jīng)完成簽署手續(xù)的成文科技文件材料，以項目組集中存在一個或若干個積累袋中，為使用方便需填寫袋面目錄，如袋內(nèi)文件份數(shù)較多，還可填寫袋內(nèi)積累目錄表，作為袋內(nèi)賬單。

3.2 建立賬目，分頭保管

1 ）分戶積累袋由個人保管，目錄就是帳，便于工作；2）項目積累袋由項目經(jīng)理裝袋，填寫袋面代號、名稱和目錄等，交給專業(yè)組保管；3）專業(yè)組項目積累袋按項目編號、登帳，集中統(tǒng)一保管；4）專業(yè)組設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)全項目組科技文件材料的積累、保管和監(jiān)督檢查。

3.3 建立科技文件材料供閱室

一切尚未完成現(xiàn)行效能的曬蘭復(fù)制科技文件材料，可以存放在檔案部門的供閱室，供閱室只編制臨時登記帳，當(dāng)任務(wù)結(jié)束或告一段落時，有科技人員抽出整理歸檔。這樣既便于科技文件材料的周轉(zhuǎn)，有利于科技文件材料的成套。

3.4 建立積累責(zé)任制

1 ）要在《細(xì)則》中明確規(guī)定，檢查科技文件材料的形成是否齊全、準(zhǔn)確和符合要求，是校對人員、項目組長和室主任的職責(zé)，是技術(shù)質(zhì)量處業(yè)務(wù)會和總工辦公室業(yè)務(wù)會的內(nèi)容之一；

2 ）嚴(yán)格把關(guān)。對有問題的文件和缺少的科技文件材料，做到個人不出手，小組不出組，設(shè)計室不出室；

3 ）計劃部門要把科技文件材料的積累列入計劃，檔案部門要經(jīng)常督促檢查各單位科技文件資料的積累情況，并給與業(yè)務(wù)指導(dǎo)和必要的卷夾圖袋保管物品。做好宣傳教育工作。是大家認(rèn)識到；一份科技文件材料總結(jié)出來，個人確實花費了很大的精力，但這也是廣大員工、干部、技術(shù)人員智慧的結(jié)晶，是國家的寶貴財富，集中統(tǒng)一管理起來，使它在今后的工作中發(fā)輝更大的作用。

總之，科技文件材料與科技檔案的關(guān)系極為密切?？萍嘉募牧系男纬珊头e累的狀況，直接決定科技檔案的質(zhì)量。我們要使科技檔案齊全完整、系統(tǒng)與準(zhǔn)確，就要盡可能的做好科技文件材料的積累工作。

就應(yīng)該從科技檔案的前身—科技文件的形成和積累工作入手做起。形成和積累工作做的越好，科技檔案來源就可能越豐富，質(zhì)量就越高。為提供利用服務(wù)就有可靠的基礎(chǔ)，科技檔案就能發(fā)揮更大的作用。

[1]曹喜琛，劉耿生.檔案文獻(xiàn)編撰學(xué).檔案出版社.

[2]宋維明.科技文件材料形成積累探討.航空工業(yè)部檔案館.

[3]王傳宇.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)教程.檔案出版社.

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1674-6708（2012）69-0006-01