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        淺談檔案管理者與管理新技能的提高

        2012-08-15 00:46:01
        黑龍江史志 2012年7期
        關(guān)鍵詞:電子計(jì)算機(jī)部門(mén)檔案管理

        陳 麗

        (黑龍江省哈同高等級(jí)公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007)

        一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵

        相對(duì)于觀念的間接影響和基礎(chǔ)性功能而言,是否有新技能,是能否適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實(shí)性功能。當(dāng)然“技能”一詞的涵義是動(dòng)態(tài)的,而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國(guó)教科文組織對(duì)“文盲”的定義一樣,強(qiáng)調(diào)一個(gè)人不僅要掌握信息語(yǔ)言,會(huì)斷文識(shí)字,更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語(yǔ)言和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言,在電子文件時(shí)代來(lái)臨之前,更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。

        二、加強(qiáng)培訓(xùn),掌握新技能

        就整體而言,要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,檔案界缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門(mén)擁有豐富的檔案管理專門(mén)人才,也有一支力量不小的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員隊(duì)伍,然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮,有機(jī)結(jié)合程度不高;而至于兼具兩方面專業(yè)知識(shí)的人才、一身兼兩任者,則更鳳毛麟角,少之又少了。

        第一,各高等院校的檔案專業(yè)教育,要加強(qiáng)檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)運(yùn)用的教育,要把檔案管理現(xiàn)代化,尤其是檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識(shí)和技能的教學(xué)問(wèn)題,放到一個(gè)重要的位置。總之,高等院校檔案專業(yè)要對(duì)檔案專業(yè)學(xué)生進(jìn)行新知識(shí)與新技能的系統(tǒng)教育,盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學(xué)知識(shí)、又懂得新技術(shù)運(yùn)用的專業(yè)管理人員。從根本上說(shuō),只有高等院校檔案專業(yè)加強(qiáng)專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng),才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問(wèn)題的措施。

        第二,加強(qiáng)檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前,我國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)普遍開(kāi)展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識(shí)、新技能培訓(xùn)放到第一位,樹(shù)立用人新理念,以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。

        第三,走出去,通過(guò)各種途徑,向社會(huì)廣泛吸納、引薦、引進(jìn)所需的專業(yè)人才,來(lái)壯大檔案工作隊(duì)伍,提高檔案人才隊(duì)伍的質(zhì)量。

        現(xiàn)代高科技的運(yùn)用與電子文件的大量產(chǎn)生,帶給檔案部門(mén)的壓力是無(wú)形的,但又是巨大的。雖然檔案部門(mén)和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競(jìng)爭(zhēng),但是如果不能主動(dòng)適應(yīng)隨新科技發(fā)展帶來(lái)的新變化,必將使檔案部門(mén)的工作水平滯后于社會(huì)的整體發(fā)展水平,不能勝任信息社會(huì)中提供檔案信息服務(wù)的職責(zé),最后也必將嚴(yán)重影響社會(huì)對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià),檔案部門(mén)和檔案人員的地位也會(huì)進(jìn)一步下降。因此,檔案部門(mén)和檔案人員在面對(duì)技術(shù)革命的沖擊時(shí),要有一種憂患意識(shí),要立足于本職工作,加強(qiáng)知識(shí)和技能的培養(yǎng),以主動(dòng)適應(yīng)工作對(duì)象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言,對(duì)于電子文件管理,檔案部門(mén)和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷,就是要牢牢把握檔案部門(mén)、檔案工作者的基本職能和歷史使命,維護(hù)檔案的完整與安全,方便社會(huì)各方面的利用。所謂熱,就是要加緊學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù),學(xué)習(xí)電子文件形成和管理知識(shí),研究這方面的問(wèn)題,迎頭趕上,適應(yīng)這種形勢(shì)。

        三、檔案管理人員必備的知識(shí)技能

        在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中,檔案管理人員需要具備哪些知識(shí)與技能呢?我國(guó)1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》,就分析過(guò)這個(gè)問(wèn)題,并指出電子檔案管理人員必備的知識(shí)技能包括三大方面。我們認(rèn)為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識(shí)技能是相一致的。

        (一)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

        1.檔案學(xué)概論

        了解檔案的起源與發(fā)展,特別是中國(guó)檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過(guò)程,明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分等。

        2.檔案管理學(xué)

        宋朝著名理學(xué)家朱熹說(shuō):“觀書(shū),先須熟讀,使其言皆出自于吾之口;繼而精思,使其意出于吾之心;然后有所得耳。”作為數(shù)學(xué)教師,要想理解教材,首先要熟讀教材,先“入”教材,然后領(lǐng)悟教材,再“出”教材,只有教師真正理解了教材內(nèi)容的編寫(xiě)意圖及數(shù)學(xué)本質(zhì),才能做到深入淺出地教數(shù)學(xué),將數(shù)學(xué)知識(shí)的教育學(xué)形態(tài)轉(zhuǎn)化為學(xué)生易于理解的教育形態(tài),進(jìn)而讓學(xué)生學(xué)到真正的數(shù)學(xué)。

        了解和掌握以檔案收集為重點(diǎn)的檔案館(室)的館藏建設(shè)方法與途徑;掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法;掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。

        3.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)

        了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測(cè)指標(biāo)及方法,掌握造紙?jiān)腺|(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系;了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用,掌握影響字跡材料耐久的因素;掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件;了解檔案館庫(kù)溫濕度控制的依據(jù),掌握檔案館庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律;了解微生物、昆蟲(chóng)、鼠類的基本知識(shí)及危害檔案的情況,掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。

        4.文書(shū)學(xué)

        了解文件的概念,明確文件及公務(wù)文件的特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn);劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

        (二)計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)

        1.自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科

        學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動(dòng)化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和物質(zhì)運(yùn)動(dòng)規(guī)律,掌握工程技術(shù)的設(shè)計(jì)方法、材料的物理化學(xué)性質(zhì)、電子及電路原理等。

        2.微電子技術(shù)

        微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實(shí)現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專業(yè)學(xué)科。在這項(xiàng)技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來(lái)的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門(mén)學(xué)科是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù),就是要了解和掌握電子技術(shù)原理,特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識(shí),為學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。

        3.電子計(jì)算機(jī)技術(shù)

        學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù),目的是了解與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過(guò)程、分類及發(fā)展趨勢(shì)。懂得電子計(jì)算機(jī)的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運(yùn)算方法及運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等,掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。

        4.電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)

        目的是了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語(yǔ)言、匯編語(yǔ)言及各種高級(jí)計(jì)算機(jī)語(yǔ)言等,掌握程序編制的基本原則和方法。

        5.現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

        如果說(shuō)建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會(huì)的“大腦”的話,那么由程控交換機(jī)、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò),就是現(xiàn)代社會(huì)的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù),就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì),掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù),為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員,應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能,要達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

        6.辦公自動(dòng)化(OA)及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)技術(shù)

        電子計(jì)算機(jī)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計(jì)、制造等部門(mén)的應(yīng)用,主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化(OA)和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)、輔助制造(CAM)等方面,并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等基本知識(shí),就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運(yùn)作的過(guò)程及規(guī)律,便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

        7.電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門(mén)的應(yīng)用知識(shí)

        電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用,正在兩個(gè)方面迅速地展開(kāi):一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率,開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù),而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù);二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理,也離不開(kāi)電子計(jì)算機(jī)。前者經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和推廣應(yīng)用,已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度,后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用知識(shí),就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢(shì),掌握各種應(yīng)用的典型范例,熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等,以便在前人的基礎(chǔ)上,更深入一步地拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計(jì)算機(jī)操作應(yīng)達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

        8.設(shè)備維護(hù)知識(shí)

        電子文件、電子檔案的管理,涉及很多設(shè)備,如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù),而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)。我們對(duì)這些知識(shí)必須有一定的了解,而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。

        9.標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)

        電子文件、電子檔案管理離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識(shí)和方法;涉及到電子計(jì)算機(jī)信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn),才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作

        [1]吳筑清,商平安.CAD電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)[J].中國(guó)檔案,1999(7).

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