陳 麗

（黑龍江省哈同高等級公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

一、關于“技能”的新內(nèi)涵

相對于觀念的間接影響和基礎性功能而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實性功能。當然“技能”一詞的涵義是動態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調(diào)一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。

二、加強培訓，掌握新技能

就整體而言，要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關的專業(yè)技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業(yè)要對檔案專業(yè)學生進行新知識與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問題的措施。

第二，加強檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經(jīng)普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。

現(xiàn)代高科技的運用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養(yǎng)，以主動適應工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。

三、檔案管理人員必備的知識技能

在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎知識

1.檔案學概論

了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。

2.檔案管理學

宋朝著名理學家朱熹說：“觀書，先須熟讀，使其言皆出自于吾之口；繼而精思，使其意出于吾之心；然后有所得耳?！弊鳛閿?shù)學教師，要想理解教材，首先要熟讀教材，先“入”教材，然后領悟教材，再“出”教材，只有教師真正理解了教材內(nèi)容的編寫意圖及數(shù)學本質，才能做到深入淺出地教數(shù)學，將數(shù)學知識的教育學形態(tài)轉化為學生易于理解的教育形態(tài)，進而讓學生學到真正的數(shù)學。

了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。

3.檔案保護技術學

了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

4.文書學

了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計算機應用及自然科學基礎知識

1.自然科學基礎學科

學習高等數(shù)學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規(guī)律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。

2.微電子技術

微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術專業(yè)學科。在這項技術學科領域內(nèi)最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規(guī)模型集成電路技術的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成定電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

3.電子計算機技術

學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內(nèi)存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

4.電子計算機軟件技術

目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數(shù)制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現(xiàn)代通信及電子計算機網(wǎng)絡技術

如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現(xiàn)代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設備和電子計算機網(wǎng)絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡，就是現(xiàn)代社會的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學習現(xiàn)代通信技術，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸?shù)姆椒ê图夹g，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網(wǎng)絡操作技能，要達到國家規(guī)定的中級以上水平。

6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術

電子計算機在國家機關、社會團體及生產(chǎn)設計、制造等部門的應用，主要體現(xiàn)在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。

7.電子計算機技術在檔案部門的應用知識

電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經(jīng)過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規(guī)定的中級以上水平。

8.設備維護知識

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數(shù)字通信的一系列設備、電源設備、調(diào)控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設備的實際操作技能。

9.標準化知識

電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內(nèi)容。了解并制定、完善這些標準，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作

[1]吳筑清，商平安.CAD電子文件歸檔與電子檔案管理標準[J].中國檔案，1999（7）.