潘 琴

0 引言

建設(shè)企事業(yè)、政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的就是信息資源充分共享，提高工作效率，輔助高層及時(shí)準(zhǔn)確決策。因此，在確保安全性的前提下，系統(tǒng)應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)，使辦公信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息共享，協(xié)同辦公，業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，從而提高辦公效率和辦公質(zhì)量，為管理決策層提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的服務(wù)，為一般員工提供多種有效及時(shí)雙向的溝通渠道，使資源最大化共享，為信息部門提供高性價(jià)比高于維護(hù)的系統(tǒng)。

本系統(tǒng)利用現(xiàn)有成熟的操作系統(tǒng)，基本的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，基于WEB方式,符合當(dāng)今技術(shù)發(fā)展趨勢，能滿足用戶基本的辦公需求和復(fù)雜的業(yè)務(wù)需求，切實(shí)解決用戶辦公的自動(dòng)化問題，具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值和很高性的價(jià)能價(jià)格比。

1 系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)

協(xié)同辦公系統(tǒng)可分為門戶模塊、辦公平臺(tái)模塊、公共信息平臺(tái)模塊、交流平臺(tái)模塊和權(quán)限模塊，它們之間利用數(shù)據(jù)交換技術(shù)為業(yè)務(wù)應(yīng)用服務(wù)提供數(shù)據(jù)接口，以便于信息的多維化展示，其系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)，如圖1所示：

圖1 協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用邏輯架構(gòu)

系統(tǒng)各模塊的功能如下：

（1）門戶：將所有的業(yè)務(wù)應(yīng)用服務(wù)整合到統(tǒng)一的平臺(tái)，支持個(gè)性化定制。

（2）辦公平臺(tái)：為在線協(xié)同辦公，事務(wù)處理日程安排提供支撐。

（3）公共信息平臺(tái)：為內(nèi)部資源共享提供支撐平臺(tái)。

（4）交流平臺(tái)：為協(xié)同辦公的信息交流提供支撐。

（5）數(shù)據(jù)交換：為業(yè)務(wù)應(yīng)用服務(wù)提供數(shù)據(jù)接口，便于信息的多維化展示。

（6）權(quán)限管理：支撐整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。

2 系統(tǒng)的方案的特點(diǎn)

2.1 靈活應(yīng)用架構(gòu)

協(xié)同辦公系統(tǒng)將OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程管理、信息發(fā)布系統(tǒng)、以及其它應(yīng)用系統(tǒng)，平滑地整合到一個(gè)平臺(tái)上，如圖2所示：

圖2 協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)特點(diǎn)

2.2 可視化的工作流引擎

工作流是最典型、最普遍的業(yè)務(wù)處理模式，因此，在各種類型的軟件系統(tǒng)中，都不可避免地對各類工作流程進(jìn)行處理。最簡單的處理方式，就是針對特定的流程，通過編寫程序來處理其各種條件和處理方式。然而，通過編寫程序來實(shí)現(xiàn)工作流程，其缺點(diǎn)是顯而易見的：當(dāng)流程發(fā)生改變時(shí)，不得不對程序進(jìn)行改造甚至重新開發(fā)，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)十分不便。因此，通用化的、基于定制模式的工作流引擎就應(yīng)運(yùn)而生。通過工作流引擎，無需編程，只需定義和配置，即可實(shí)現(xiàn)各類工作流程的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、監(jiān)控。

協(xié)同辦公系統(tǒng)工作流引擎，是一個(gè)以過程為中心的、滿足管理型工作流和生產(chǎn)型工作流雙重需要的、完全基于Web的工作流管理系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了工作流的設(shè)計(jì)、運(yùn)行和監(jiān)控，并提供了與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫連接和交換數(shù)據(jù)的手段。在工作流設(shè)計(jì)方面，它提供了圖形化的流程設(shè)計(jì)工具，可以“所見即所得”地設(shè)計(jì)和修改流程，便于系統(tǒng)管理人員進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)；在工作流運(yùn)行方面，它提供了簡易、直觀的“收件箱”模式，將各種流程的處理方式統(tǒng)一起來，便于最終用戶使用；在工作流監(jiān)控方面，它提供了各種查詢統(tǒng)計(jì)的方法，并與組織機(jī)構(gòu)和權(quán)限緊密集成?？梢暬ぷ髁饕娴奶攸c(diǎn)，如表1所示：

表1 可視化工作流引擎特點(diǎn)

流程管理人員可以通過圖形化的流程設(shè)計(jì)界面，方便地設(shè)計(jì)某項(xiàng)事項(xiàng)的處理流程，并通過電子表格式的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)界面，設(shè)計(jì)在該處理過程中要處理的數(shù)據(jù)的樣式。用戶在設(shè)計(jì)流程和表單時(shí)，可以“所見即所得”，無需掌握專門的軟件開發(fā)和程序設(shè)計(jì)技術(shù)，普遍業(yè)務(wù)人員經(jīng)過簡單培訓(xùn)即可操作。工作流模板設(shè)計(jì)界面，如圖3(a)、圖3(b)所示：

圖3 (a) 工作流模板設(shè)計(jì)界面

圖3 (b) 工作流模板設(shè)計(jì)界面

圖形化的流程和表單設(shè)計(jì)，體現(xiàn)出“授人以魚，不如授人以漁”的思想。通過強(qiáng)大、易用的工具，用戶自己掌握流程設(shè)計(jì)、控制的本領(lǐng)，使應(yīng)用系統(tǒng)隨時(shí)滿足用戶需求的調(diào)整變化，體現(xiàn)出真正面向用戶的系統(tǒng)特色。

通過“模板庫”和“模板”，用戶可以實(shí)現(xiàn)對不同類型的流程的預(yù)定義。模板庫可由用戶定義，例如：公文管理、人事管理、行政事務(wù)、業(yè)務(wù)處理等。在每個(gè)模板庫中，用戶可建立多個(gè)模板，實(shí)現(xiàn)各種具體流程。

2.3 統(tǒng)一安全的認(rèn)證管理

統(tǒng)一安全管理是協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心功能之一。“統(tǒng)一安全平臺(tái)”集各種應(yīng)用系統(tǒng)通用的安全管理職能于一身，能夠同時(shí)服務(wù)于多種應(yīng)用系統(tǒng)，為統(tǒng)一安全平臺(tái)主要功能示意圖，如圖4所示：

圖4 統(tǒng)一安全平臺(tái)主要功能

統(tǒng)一安全平臺(tái)的主要功能包括：

（1）用戶身份驗(yàn)證：驗(yàn)證用戶登錄信息，提供多種驗(yàn)證方式，如用戶名/密碼驗(yàn)證、數(shù)字證書驗(yàn)證、手機(jī)短信驗(yàn)證等。

（2）用戶權(quán)限管理：為應(yīng)用系統(tǒng)提供當(dāng)前登錄用戶的權(quán)限信息。

（3）“統(tǒng)一登錄”：實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的一次性登錄驗(yàn)證服務(wù)。

（4）集成安全審計(jì)：提供安全日志，包括用戶登錄日志、用戶訪問日志、管理員日志、系統(tǒng)錯(cuò)誤日志等。

（5）數(shù)字證書管理：提供統(tǒng)一的數(shù)字證書發(fā)放管理機(jī)制。

2.4 智能電子表單

工作流系統(tǒng)主要作用是在不同人員之間調(diào)度任務(wù)和數(shù)據(jù)。因此，工作流系統(tǒng)需要有效的數(shù)據(jù)載體和數(shù)據(jù)操作界面。“人員考核表”數(shù)據(jù)操作界面，如圖5(a)、圖5(b)所示：

圖5 (a) “人員考核表”數(shù)據(jù)操作界面

圖(b) “人員考核表”數(shù)據(jù)操作界面

采用傳統(tǒng)的軟件開發(fā)模式，對于每一種表單，如“發(fā)文單”、“收文單”、“會(huì)簽單”、“請假表”、“外出單”、“報(bào)銷單”、“請款單”等，都要逐一開發(fā)程序，不僅工作量繁重，而且修改維護(hù)不易。

協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了“智能電子表單”，是專門為工作流系統(tǒng)設(shè)計(jì)的表單設(shè)計(jì)和處理工具?！爸悄茈娮颖韱巍痹诮缑婧筒僮餍苑矫骖愃朴诔Ｓ玫腅xcel電子表格軟件，允許用戶以所習(xí)慣的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)填寫、格式編輯；同時(shí)，為了支持工作流和業(yè)務(wù)功能，“智能電子表單”增加了大量傳統(tǒng)電子表格軟件所不具備的功能，如表2所示：

表2 智能電子表單

2.5 支持大集中式的應(yīng)用

2.5.1 組織機(jī)構(gòu)的分級設(shè)置

在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，用戶可以建立兩種類型的組織單位：“部門”和“機(jī)構(gòu)”?！安块T”是不具有獨(dú)立管理職能的組織單位。而“機(jī)構(gòu)”是具有一定獨(dú)立管理職能的組織單位，如：各個(gè)委、辦、局等。

在一個(gè)大集中的系統(tǒng)中，將所有的管理權(quán)限全部集中到最頂層的系統(tǒng)管理，往往是不現(xiàn)實(shí)的。每個(gè)委、辦、局可能都需要有一定的自我管理的權(quán)限。為了方便管理權(quán)限的適當(dāng)下放，用戶的權(quán)限也可分為“機(jī)構(gòu)級”和“部門級”。

2.5.2 按機(jī)構(gòu)進(jìn)行權(quán)限分配

如果某個(gè)權(quán)限被賦與“機(jī)構(gòu)級”的角色，具備該角色的用戶就可以在所屬機(jī)構(gòu)的范圍內(nèi)實(shí)施該權(quán)限。而如果某個(gè)權(quán)限被賦與“部門級”的角色，具備該角色的用戶只可以在所屬部門的范圍內(nèi)實(shí)施該權(quán)限。

2.5.3 按機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源分配

系統(tǒng)中所管理的各種對象和資源，如流程、文檔、通知公告、車輛、會(huì)議室、物品等，也具有“機(jī)構(gòu)”的屬性。不同機(jī)構(gòu)之間，不能查看彼此的流程、文檔、通知公告、車輛、會(huì)議室、物品信息。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之初，考慮到了大集中應(yīng)用的需要。在大集中的應(yīng)用環(huán)境下，往往是許多個(gè)機(jī)構(gòu)、多級機(jī)構(gòu)使用一套系統(tǒng)。為了滿足在資源分配、權(quán)限管理上的要求，協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了專門針對集中應(yīng)用的設(shè)計(jì)。

3 技術(shù)架構(gòu)

系統(tǒng)采用先進(jìn)的基于.Net技術(shù)的B/S應(yīng)用架構(gòu)。系統(tǒng)運(yùn)行在功能強(qiáng)大的軟硬件平臺(tái)上，具有高度可靠性、可訪問性和安全性。采用分布式技術(shù)，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、業(yè)務(wù)邏輯處理、信息表現(xiàn)和用戶交互式操作，分布在不同的服務(wù)器節(jié)點(diǎn)上，并保證每個(gè)處理節(jié)點(diǎn)都是具有極高可靠性和安全性的系統(tǒng)。其邏輯結(jié)構(gòu)，如圖6所示：

圖6 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

此技術(shù)結(jié)構(gòu)具有很好的可伸縮性和擴(kuò)展能力。用戶既可以在單臺(tái)服務(wù)器的小型環(huán)境中使用，也可以在由多臺(tái)服務(wù)器組成的、具有充分冗余機(jī)制的高可用環(huán)境下使用。通過服務(wù)器集群，平滑地?cái)U(kuò)展系統(tǒng)的容量、性能，并保證整體系統(tǒng)的可靠性。

4 服務(wù)器與網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃

為了保障系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠運(yùn)行，在服務(wù)器部署方面，須考慮一定的冗余。同時(shí)，為了保障網(wǎng)絡(luò)安全，不同的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)也需運(yùn)行在不同的服務(wù)器上，建議的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃，如圖7所示：

圖7 協(xié)同辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃

（1）在組織內(nèi)網(wǎng)，設(shè)置兩臺(tái)“主服務(wù)器”，其中一臺(tái)為備份服務(wù)器。在其上運(yùn)行“基金綜合管理平臺(tái)”的主程序，包括Web站點(diǎn)和相關(guān)服務(wù)。

（2）在DMZ區(qū)，設(shè)置兩臺(tái)“SMTP和短信服務(wù)器”，其中一臺(tái)為備份服務(wù)器。在其上運(yùn)行SMTP郵件服務(wù)、POP3郵件服務(wù)、短信服務(wù)等。

（3）在IDC托管一臺(tái)服務(wù)器，運(yùn)行組織網(wǎng)站。

4 結(jié)束語

通過對協(xié)同辦公系統(tǒng)邏輯架構(gòu)及功能需求的研究，在技術(shù)上通過對自定義圖形化工作流的分析，提出基于.NET平臺(tái)的協(xié)同辦公運(yùn)維管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，并設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)。該系統(tǒng)投入運(yùn)行后，極大的提高了辦公自動(dòng)化效率及業(yè)務(wù)信息透明化，規(guī)范了決策管理及信息共享，大大降低了維護(hù)系統(tǒng)的設(shè)備及人力成本，從而為企業(yè)帶來一定經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

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