/上海市質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)技術(shù)研究院

0 引言

根據(jù)國際通行的實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可管理方法，我國的檢測和/或校準(zhǔn)技術(shù)機(jī)構(gòu)需要根據(jù)CNAS-CL01:2006《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則》（內(nèi)容等同于ISO/IEC 17025:2005），接受中國合格評(píng)定國家認(rèn)可委員會(huì)（CNAS）的實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可評(píng)審，證明該技術(shù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測或校準(zhǔn)的能力（包括抽樣能力）。通過認(rèn)可的技術(shù)機(jī)構(gòu)方可在出具的檢測報(bào)告或校準(zhǔn)證書上使用CNAS標(biāo)志以及ilac-MRA國際互認(rèn)聯(lián)合標(biāo)志。此外，根據(jù)CNAS-RL01《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定，CNAS還需要對(duì)通過認(rèn)可的技術(shù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督評(píng)審、復(fù)評(píng)審、擴(kuò)大認(rèn)可范圍評(píng)審等。

1 問題的提出

檢測或校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室在接受CNAS評(píng)審時(shí)，必須要填寫附表2《推薦認(rèn)可的實(shí)驗(yàn)室檢測能力范圍》（以下簡稱附表2）或附表3《推薦認(rèn)可的實(shí)驗(yàn)室校準(zhǔn)能力范圍》（以下簡稱附表3），如表1和表2所示。附表2和附表3都是以項(xiàng)目為序，附表2中涵蓋了項(xiàng)目的檢測對(duì)象、項(xiàng)目及參數(shù)（序號(hào)和名稱）、領(lǐng)域代碼、檢測標(biāo)準(zhǔn)（方法）名稱及編號(hào)（含年號(hào)）、限制范圍和說明等信息；附表3中涵蓋了項(xiàng)目的測量儀器名稱、校準(zhǔn)參量、領(lǐng)域代碼、規(guī)范代號(hào)（含年號(hào)）名稱、測量范圍、擴(kuò)展不確定度、限制說明等信息。附表2和附表3是一個(gè)規(guī)范性的文件，是表明該技術(shù)機(jī)構(gòu)能力范圍的文件。

檢測或校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室在CNAS評(píng)審后，往往需要統(tǒng)計(jì)各個(gè)專業(yè)的項(xiàng)目總數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)總數(shù)。以往，要不是通過電子文檔直接統(tǒng)計(jì)，要不就是全部打印出來書面統(tǒng)計(jì)。對(duì)于專業(yè)和項(xiàng)目較少的技術(shù)機(jī)構(gòu)而言，可以直接在附表2或附表3中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。但是對(duì)于專業(yè)數(shù)較多，項(xiàng)目數(shù)上百甚至上千個(gè)的技術(shù)機(jī)構(gòu)而言，由附表2或附表3中直接統(tǒng)計(jì)或打印成稿統(tǒng)計(jì)就顯得非常麻煩了，主要原因如表3所示。

從表3中可知，問題1到問題4導(dǎo)致一個(gè)項(xiàng)目的描述可能會(huì)跨頁、甚至是跨多頁，這樣在一頁紙或一個(gè)屏幕界面中很難看到一個(gè)項(xiàng)目的完整信息。問題5導(dǎo)致專業(yè)和項(xiàng)目是交錯(cuò)排列的，這樣統(tǒng)計(jì)同一個(gè)專業(yè)信息時(shí)就需要分段計(jì)算后再累計(jì)求和。問題4還導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)信息存在有重復(fù)計(jì)算的可能性，這樣就需要剔除重復(fù)統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)。

表1 CNAS附表2的表頭

表2 CNAS附表3的表頭

表3 利用附表2或附表3存在的問題

因此，無論是電子文檔統(tǒng)計(jì)還是打印稿統(tǒng)計(jì)，都存在有費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、不經(jīng)濟(jì)、不環(huán)保等問題，而且非常容易出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)過程中的失誤，需要一遍遍地重新統(tǒng)計(jì)和驗(yàn)證。筆者通過不斷地摸索和驗(yàn)證，找到一種借助Excel函數(shù)功能快速統(tǒng)計(jì)CNAS專業(yè)數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)的方法，供同行參考。下文以附表3為例進(jìn)行說明。

2 統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目

在附表3中，選取需要統(tǒng)計(jì)的某個(gè)專業(yè)的項(xiàng)目信息，無差別地復(fù)制到新的工作表1和工作表2上。

在工作表1中，刪除“序號(hào)”所在列B外的全部信息。此時(shí)，工作表1中的序號(hào)不再是連續(xù)的。選取序號(hào)所在的那一列B，點(diǎn)擊菜單欄上的“編輯”，如圖1所示。在下拉式菜單中選擇“定位”，出現(xiàn)彈出式菜單，如圖2所示。點(diǎn)擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)新的彈出式菜單，如圖3所示。選擇“空值”選項(xiàng)后確定，則序號(hào)所在列B內(nèi)無內(nèi)容的行全部都被篩選出來。點(diǎn)擊菜單欄“編輯”，在下列式菜單中選擇“刪除”選項(xiàng)，如圖4所示，出現(xiàn)彈出式菜單“刪除”，如圖5所示。選擇“整行”選項(xiàng)后確認(rèn)，則序號(hào)所在列B內(nèi)無內(nèi)容的行全部被刪除掉。此時(shí)，列B內(nèi)有信息的單元格呈現(xiàn)出連續(xù)排列狀態(tài)。

圖1 “編輯”菜單

圖2 “定位”菜單

圖3 “定位條件”菜單

圖4 “編輯”菜單

圖5 “刪除”菜單

在序號(hào)所在列B的左側(cè)新增加一個(gè)空白列A。在列B第1個(gè)有數(shù)字信息的單元格B1的左側(cè)列A單元格A1內(nèi)輸入數(shù)字“1”，在列A下一個(gè)單元格A2內(nèi)輸入“A1+1”，如圖6所示。選定單元格A2，將鼠標(biāo)移動(dòng)至A2的右下角，則鼠標(biāo)指針會(huì)變成黑色十字形圖標(biāo)。此時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵直接下拉至列B最后一個(gè)有數(shù)字信息的單元格平齊，則列A自動(dòng)生成了連續(xù)的序列號(hào)。最后的一個(gè)數(shù)字就是該專業(yè)的項(xiàng)目總數(shù)。

另外，利用Excel函數(shù)ROW（Reference）返回引用行號(hào)的功能，也可以自動(dòng)獲取到項(xiàng)目總數(shù)信息。例如，在列B最后一個(gè)有數(shù)字信息的單元格的右側(cè)列C單元格內(nèi)輸入“=ROW（）”，則在該單元格內(nèi)直接獲得到該專業(yè)的項(xiàng)目總數(shù)，如圖7所示。

圖6 用序號(hào)統(tǒng)計(jì)

圖7 用返回引用行號(hào)統(tǒng)計(jì)

3 統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)

在工作表2中，刪除“規(guī)范代號(hào)（含年號(hào)）名稱”所在列B外的全部信息。同樣，此時(shí)工作表2中的規(guī)范代號(hào)不是連續(xù)的。根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目信息的辦法，利用Excel的“定位”和“刪除”功能，可以使列B的標(biāo)準(zhǔn)信息行呈現(xiàn)出連續(xù)狀態(tài)。由于一個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)可能有多個(gè)，也就是說在一個(gè)單元格內(nèi)可能有多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)信息。根據(jù)一個(gè)單元格包含有多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)信息的數(shù)量，在該單元格下方新增一個(gè)或多個(gè)空白行，將標(biāo)準(zhǔn)信息分格保存，保證每一個(gè)單元格內(nèi)只有一條標(biāo)準(zhǔn)信息。

此時(shí)，在標(biāo)準(zhǔn)信息統(tǒng)計(jì)過程中，特別要注意標(biāo)準(zhǔn)信息的書寫方式。在標(biāo)準(zhǔn)信息所在單元格內(nèi)，最好刪除標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)前、標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)和標(biāo)準(zhǔn)名稱之間的空格。這樣利用Excel排序的功能才能使相同的標(biāo)準(zhǔn)信息排列在一起，否則易產(chǎn)生錯(cuò)誤。因此，可以先借助 Excel函數(shù) SUBSTITUTE（text, old_text，new_text，instance_num）在文字串中替換指定文本的功能，刪除標(biāo)準(zhǔn)所在單元格內(nèi)的文本之間的所有空格，如圖8所示?；蚪柚鶨xcel函數(shù)TRIM（text）功能，將標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)與標(biāo)準(zhǔn)名稱之間的連續(xù)的多個(gè)空格變成一個(gè)空格，并去掉文本首尾的空格，如圖9所示。

圖8 信息書寫方式

圖9 信息書寫方式

選擇“規(guī)范代號(hào)（含年號(hào)）名稱”所在列B后，點(diǎn)擊菜單欄“數(shù)據(jù)”，在下拉式菜單中點(diǎn)擊“排序”，如圖10所示，出現(xiàn)排序的彈出式菜單，如圖11所示。確認(rèn)排序規(guī)則后，列B的所有標(biāo)準(zhǔn)信息按設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行了重新排列。此時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)相同的信息呈現(xiàn)出前后排列的狀態(tài)。刪除相同標(biāo)準(zhǔn)信息所在的行，保證標(biāo)準(zhǔn)信息的唯一性。此后，再利用“A1+1”的Excel自動(dòng)排序功能，或ROW（Reference）函數(shù)，來自動(dòng)獲取到該專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)總數(shù)。

圖10 “數(shù)據(jù)”菜單

圖11 “排序”菜單

4 結(jié)語

統(tǒng)計(jì)CNAS授權(quán)的項(xiàng)目數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)，是每一個(gè)檢測或校準(zhǔn)技術(shù)機(jī)構(gòu)都必須要面對(duì)的工作。本文推薦的利用Excel相關(guān)函數(shù)的快速統(tǒng)計(jì)方法，克服了書面統(tǒng)計(jì)和電子文檔直接統(tǒng)計(jì)帶來的諸多問題，不僅提高了統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，而且顯著縮短了統(tǒng)計(jì)的時(shí)間，為檢測或校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室以及同行更好地完成項(xiàng)目數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)的統(tǒng)計(jì)工作提供了一個(gè)快速而有效的解決方案。