趙金波

（廣西師范學(xué)院人事檔案室 廣西 南寧 530001）

人事檔案利用服務(wù)是人事檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，是人事檔案工作全部活動的價值體現(xiàn)。本文以我院人事檔案室為例，通過對人事檔案利用情況及存在問題的總結(jié)分析，針對性的提出發(fā)展高校人事檔案利用工作的思路和策略，使高校人事檔案發(fā)揮更大的作用。

一、我院人事檔案利用現(xiàn)狀分析

（一）檔案資源管理情況

廣西師范學(xué)院是一所地方性普通本科院校，人事檔案室隸屬于學(xué)院人事處，負(fù)責(zé)全院管理人員、專業(yè)技術(shù)人員及工人等檔案的管理。我院于2006年采用相關(guān)軟件建立起人事檔案信息管理系統(tǒng)，對庫管的兩千余卷人事檔案全部采用計算機(jī)管理 （包括檔案檢索、統(tǒng)計及轉(zhuǎn)遞；信息查詢及更新；卷內(nèi)目錄編輯及各類名冊制作等業(yè)務(wù)），同時，結(jié)合高校人事工作的實(shí)際需要，對全院教職工的主要信息，如學(xué)歷、職稱、職務(wù)、年度考核結(jié)果及工資晉升等變動過程實(shí)施全程紀(jì)實(shí)性錄入，并堅持對后續(xù)信息的及時更新完善，有效實(shí)現(xiàn)了我院人事檔案信息的動態(tài)化管理，大大提高了人事檔案的利用效率和服務(wù)水平。

（二）檔案資源利用情況

近年來，隨著我國人力資源管理及社會保障體系的逐步完善，人事檔案的社會服務(wù)功能日益增強(qiáng)，民眾的個人檔案意識也在普遍提高，僅以我院人事檔案五年間的利用情況分析來看：

1.接待利用者人次情況。經(jīng)統(tǒng)計，在2007-2011年的五年間，我院人事檔案室共接待利用者2247人次，年均約449人次；共提供檔案1066卷，占館藏總量的50.2%，年均約213卷次，共提供系統(tǒng)信息2242項，年均約448項次。詳見表1。

表1 2007-2011人事檔案室接待利用者總量統(tǒng)計表

從表1可以看出，自2005年人事檔案信息管理系統(tǒng)建立起來，隨著信息系統(tǒng)的逐步完善，人事檔案室接待利用者的數(shù)量在逐年遞增，但提供檔案卷次的數(shù)量增幅并不明顯，相對接待人次比率反而略有下降，而提供系統(tǒng)信息項次則呈現(xiàn)出明顯的上升趨勢。因此，可以從提供檔案的卷次與提供系統(tǒng)信息項次的反比增長關(guān)系上反映出我院人事檔案利用信息化的發(fā)展進(jìn)程及其意義所在。

2.檔案利用方式情況。目前，高校人事檔案仍主要以檔案查閱、借閱、出具證據(jù)材料、提供綜合整理材料及信息咨詢服務(wù)等利用方式為主。從我院2007—2011年的檔案利用方式統(tǒng)計結(jié)果顯示，五年間，檔案查閱、借閱及提供綜合整理材料人次變化不大，而信息咨詢服務(wù)人次連年攀升，分別占當(dāng)年接待利用總?cè)舜蔚?7.6%、31.3%、37.5%、61.7%、69.2%。其次出具證據(jù)材料人次近幾年也有明顯的增幅。詳見表2。由此表明，我國人事檔案的信息記錄功能和信用憑證功能正日趨加強(qiáng)，而傳統(tǒng)人事檔案所強(qiáng)調(diào)的政治身份功能和評價考核功能已日益淡化，信息咨詢服務(wù)已成為人事檔案提供利用的重要方式之一。

表2 2006-2010人事檔案利用方式統(tǒng)計表

3.檔案利用目的及利用范圍情況。高校人事檔案利用工作，主要以室藏人事檔案資源為服務(wù)內(nèi)容，其主要服務(wù)對象目前僅限于本校各級黨團(tuán)組織、組織人事部門、紀(jì)檢（監(jiān)察）、審計、保衛(wèi)等職能部門和在特定范圍內(nèi)有需求的教職工，同時也兼顧外單位的特殊需要。概括起來如表3所示。

從上述利用情況可以看出，組織、人事及二級學(xué)院黨組織等部門利用人事檔案頻率是最高的，約占利用總量的76.2%；其次是教職工本人及家屬利用，約占利用總量的23.2%；外單位利用率最低，約占0.66%。數(shù)據(jù)表明，由于我國目前仍沿用著計劃經(jīng)濟(jì)時期的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，強(qiáng)調(diào)人事檔案為上級組織、人事部門服務(wù)，特別是中組部在《干部檔案管理條例》上明確規(guī)定了查閱人事檔案條件：“查閱檔案者必須是黨員干部；下級人員不得查閱上級人員的檔案；任何人不得查閱本人及其親屬的檔案等?！贝艘?guī)定的最大優(yōu)點(diǎn)是強(qiáng)化了人事檔案的機(jī)密性，方便本機(jī)構(gòu)使用；而最大的缺點(diǎn)是過于封閉，利用面狹窄，不利于人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，且完全忽視了人事檔案相對人的權(quán)利。

表3 高校人事檔案利用目的及利用范圍情況表

（三）存在問題

從以上利用情況來看，近五年來，隨著我院人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立和逐步完善，人事檔案總利用率在逐年攀升，人事檔案利用工作正穩(wěn)步朝向及時、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)目標(biāo)邁進(jìn)，特別是檔案信息咨詢服務(wù)率的上升更標(biāo)志著我院人事檔案利用工作的信息化發(fā)展趨勢。然而，目前在我院人事檔案利用工作中仍暴露出許多問題：第一，人事檔案信息質(zhì)量不高。主要表現(xiàn)在：1.檔案材料的缺失或收集不及時，導(dǎo)致人事檔案信息缺乏完整性、及時性。2.現(xiàn)行人事檔案制度下的材料收集范圍狹窄，檔案內(nèi)容貧乏，未能突出教師的職業(yè)特點(diǎn)，檔案可利用價值不高。3.種種原因?qū)е碌娜耸聶n案“注水”現(xiàn)象給人事檔案鑒別工作帶來了難度，在很大程度上影響到檔案的可信度，進(jìn)而影響組織決策的科學(xué)性和公正性。第二，人事檔案信息化管理程度不高。如，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配套尚不齊備；缺乏適應(yīng)高校組織人事工作的通用人事檔案管理軟件；各部門之間信息共享機(jī)制尚待完善；管理人員編制少且日常材料整理裝訂耗時較多，致使檔案信息數(shù)據(jù)更新不及時等；綜上因素嚴(yán)重影響了人事信息的查全率和查準(zhǔn)率，降低了人事檔案信息管理系統(tǒng)的利用率。第三，人事檔案信息利用缺乏透明度。受傳統(tǒng)人事檔案封閉式管理模式的制約，人事檔案管理重保存保密、輕服務(wù)利用的自我封閉狀況仍較為嚴(yán)重，同時，由于缺乏對人事檔案有關(guān)管理制度、規(guī)定及政策的廣泛宣傳，致使人事檔案個人利用率偏低，這點(diǎn)從服務(wù)對象主要以組織人事部門為主便可以看出。

二、發(fā)展高校人事檔案利用工作的策略

針對上述情況分析，根據(jù)高校人事檔案利用工作的需要，特提出如下發(fā)展建議：

（一）嚴(yán)把材料關(guān)，提高檔案信息質(zhì)量，提升人事檔案的利用價值

一是要加強(qiáng)人事檔案材料的收集工作。高校人事檔案部門應(yīng)聯(lián)系實(shí)際，建立和健全適應(yīng)本單位的收集管理制度，有效利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)（OA），層層建立以人事檔案管理人員為主體,各材料形成單位有專人負(fù)責(zé)的材料收集網(wǎng)絡(luò)，確保人事檔案信息資源收集渠道的暢通。二是要豐富人事檔案內(nèi)容，突出教師特點(diǎn)。高校應(yīng)根據(jù)其人事管理工作的特點(diǎn)，有選擇的把反映個人在教學(xué)、科研及各項工作中的業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果及誠信情況等內(nèi)容，增加到人事檔案中，不斷調(diào)整檔案材料的收集歸檔范圍，達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。三要加強(qiáng)對檔案材料的審核鑒定，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。針對目前存在著人事檔案“注水”的虛假現(xiàn)象，組織人事部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)政策，共同對檔案中的信息進(jìn)行審核確認(rèn)；同時對新收集歸檔的材料，檔案管理人員要按照一定的原則與規(guī)定進(jìn)行鑒定和甄別，做到不合格不接收，不符合要求不歸檔，從根本上消除檔案信息虛假不實(shí)的隱患。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息的動態(tài)化管理，提高人事檔案利用效率

建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，是人事檔案信息實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理的基礎(chǔ)和前提，是提高人事檔案利用率，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動服務(wù)的重要保障。據(jù)了解，目前在我國已有多數(shù)高校采用不同的管理軟件建立起本單位的人事檔案信息管理系統(tǒng)，但由于受多方面因素的影響，利用效果并不如預(yù)期。許多高校在人事檔案利用中，仍然以提供實(shí)體檔案查詢?yōu)橹鳎蟠笥绊懥巳耸聶n案的利用效率，也不利于對檔案原件的保護(hù)和保管，阻礙了人事檔案利用工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。因此，高校應(yīng)加大力度，改變傳統(tǒng)利用模式，積極構(gòu)建以人事檔案信息管理系統(tǒng)為主、實(shí)體檔案為輔的利用管理模式。具體應(yīng)從以下幾方面入手：一要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的信息化管理意識，加大人力、物力及財力的投入，以確保檔案信息化管理建設(shè)的順利進(jìn)行；二要加強(qiáng)通用人事檔案管理軟件的研發(fā)、推廣，避免造成部門間各自為政，使用軟件互不兼容，不僅影響檔案信息資源的共享，且導(dǎo)致不必要的重復(fù)性勞動及資源浪費(fèi)。三是建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施分級管理，對各種信息資料的密級和利用者的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格界定，以確保人事檔案信息利用的安全性和保密性。

（三）做好宣傳工作，提高人事檔案利用的透明度

隨著新時期高校人事制度改革及用工方式的多樣化，人事檔案利用已不僅限于組織需要，個人的服務(wù)需求也在與日俱增。人事檔案利用需求正朝著多元化、多樣性的方向發(fā)展。為此，第一，要加強(qiáng)對人事檔案政策法規(guī)的廣泛宣傳及工作督導(dǎo)。如，通過校園網(wǎng)上人事檔案管理頁面，對相關(guān)的人事檔案管理制度、規(guī)定及工作流程予以介紹；通過網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)（OA）及時與材料形成部門及教職工個人建立溝通聯(lián)系，隨時依據(jù)各職能部門提供的職工信息變化追蹤索要相關(guān)檔案材料，強(qiáng)化各級組織及個人的人事檔案工作意識。第二，要正確處理好人事檔案“保密與利用”的關(guān)系?；谌耸聶n案區(qū)別于其他檔案的特質(zhì)，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵循《保密法》、《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，正確把握保密的分寸和尺度，不要因為利用檔案而泄密；同時，也不能因為過分保密而影響檔案的利用。第三，要正確處理好公民“知情權(quán)與隱私權(quán)”的關(guān)系。如，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式適度向職工個人公開其檔案目錄內(nèi)容，使其了解自己檔案的基本情況，確保自己的合法權(quán)益不受侵犯；向個人開放人事檔案基本信息內(nèi)容，以便個人隨時了解組織所掌握本人基本信息的準(zhǔn)確性并方便提供個人使用；嚴(yán)格規(guī)范人事檔案網(wǎng)絡(luò)查詢的政策、法規(guī)、方式等安全措施，既要原則性滿足個人開放式的信息需求，又要確保這些信息交流的合法性，有效防止人事檔案信息無遮攔流通。

[1]趙金波.普通本科院校人事檔案信息資源開發(fā)利用之我見[J].廣西師范學(xué)院學(xué)報（哲社版），2009，（2）：146-149.

[2]吳青霞.強(qiáng)化地方高校人事檔案利用與服務(wù)的思考——以湖南科技學(xué)院為例 [J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，（26）：115-117.