合理的會議室設計不但能提高與會者的會議體驗，對于會議效率的提升也大有益處。會議室設計時應考慮哪些問題呢？

1、 合理的座位設計

精心設計的會議室座位是考慮的首要因素，必須保證座位不能太遠，距離要合適。會議環(huán)境要盡可能多地為參會者提供最佳的會議體驗。視頻會議與以觀看圖片為主要目的會議各有不同，因此，座位的設計必須將兩種情況納入考慮。采用5英尺的屏幕召開視頻會議，從屏幕高度的2-8倍的距離（距離屏幕10-40英尺）遠都可以很舒適地召開會議，而數(shù)據(jù)型會議距離則是屏幕高度的2-6倍（距離屏幕10-30英尺）遠。

2、均勻分布的音響系統(tǒng)

為了防止音頻信號分布不均帶來的干擾，麥克風的安裝要覆蓋到整個會議室，保證會議室音質(zhì)的流暢。麥克風的最佳位置是在用戶前方的會議桌上，如果由于會議室的裝修的移動性而不可能實現(xiàn)，只要控制通風口或其他干擾源的干擾，則可以考慮將麥克風安裝在天花板上。

同時，揚聲器的信號要能夠覆蓋到整個會議室，在較大的會議室空間通常會使用分布式吸頂揚聲器，但需要混音處理，場域分區(qū)就成了一個問題。視頻會議、網(wǎng)真或存儲/DVD/有線電視內(nèi)容播放，環(huán)繞揚聲器是立體空間音頻的理想選擇。

混音和信號路由的音頻混合處理能為會議室音頻設備提供最佳的性能，音頻處理技術如回音取消、噪音消除、反饋抑制和均衡都能帶來卓越的音頻效果。在復雜的音頻環(huán)境中，應該采用開放式的解決方案，在每個會議室根據(jù)特定條件創(chuàng)建最佳的音頻效果。

3、為復雜的視頻信號和路由傳輸做好準備

如今的會議室環(huán)境都甚為復雜，大量的模擬、數(shù)字信號，包括復合視頻、S-視頻、分量視頻、RGBHV、DVI、HDMI、SDI和HD-SDI等，為信號傳輸和處理帶來了巨大挑戰(zhàn)。因此，如何滿足所有信號和路由需求變得至關重要。所有的目標設備如顯示屏、錄音設備、編解碼器都必須能夠兼容來自各種信號源的信號。視頻轉(zhuǎn)換器的采用非常重要，它可以進行低分辨率到更高分辨率的信號轉(zhuǎn)換，保證與其他目標設備的兼容。

此外，還應預置版權保護密匙，內(nèi)容播放器提供密匙數(shù)量限制了數(shù)字內(nèi)容，數(shù)字視頻矩陣能夠管理這些密匙的傳輸，但在多個目標源傳輸時，也存在著局限性。

4、音頻和視頻協(xié)同工作

如果會議只有音頻，可能影響信息的傳達效率，如果有視頻，參會者就能夠體驗面對面的視覺效果，如今許多會議室都安裝了視頻通信設備，不僅僅是視頻能夠節(jié)約成本，環(huán)保節(jié)能，而且越來越多的企業(yè)只要有機會，都會采用視頻來取代出差模式。

雖然高清視頻會議能夠提供更好的圖像質(zhì)量，但標清仍然存在市場需求。為了獲取更真實的效果，攝像機安裝的位置非常重要。合理的位置讓與會者眼-眼之間的交流更加有效，創(chuàng)建了更多的個人互動。遠程呈現(xiàn)會議室采用真人大小的視頻圖像，通過簡單的用戶界面創(chuàng)建了真正的身臨其境的感受。

對于大多數(shù)的會議需求來講，音頻會議橋（多個與會者從各個遠程位置參與會議）就可以滿足需求了。在會議室配置POTS線路、模擬和VoIP端口可以讓所有的參與者實現(xiàn)無縫會議，音頻橋同樣還可以用于記錄存儲會議。

5、簡單、易用的控制系統(tǒng)

一套精心設計的控制系統(tǒng)讓用戶能夠簡單地控制會議室的所有AV系統(tǒng)，控制面板或GUI（圖形用戶界面）可以控制房間內(nèi)的所有系統(tǒng)，包括音頻、視頻、燈光、演示工具和空調(diào)等。GUI應該易于使用，眾多的會議室系統(tǒng)都能夠通過一次導航進行控制，為用戶提供無縫的控制導航過程。

用戶的專業(yè)知識水平?jīng)Q定了控制系統(tǒng)的設計?；居脩艨丶ê唵蔚娜蝿者x擇如宏的選擇，或三按鈕的方法來完成所需的任務。簡化設置如固定路由可以讓基礎水平的用戶也能方便地控制房間系統(tǒng)。

高級用戶控制系統(tǒng)能滿足更豐富的操作需求，能夠創(chuàng)建定制化的會議體驗，但要求更專業(yè)的培訓。管理員有責任向所有用戶提供無縫的體驗。

用戶界面一旦安裝，就要進行重要測試以確保高可靠性。如果系統(tǒng)不穩(wěn)定，不能為用戶提供簡單易用的系統(tǒng)，房間的使用頻率必定會降低，嚴重影響整體解決方案的投資回報率。

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