摘要：企業(yè)人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)和員工自身的發(fā)展具有重要意義。文章在分析企業(yè)人事檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，研究人事檔案管理工作中存在的問題，針對(duì)問題提出完善人事檔案管理工作的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；從事檔案管理；問題

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006—8937（2012）23—0072—02

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人力資源在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的地位越來越重要。企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，記錄員工個(gè)人信息，反映員工客觀面貌，是考察員工的重要依據(jù)，是企業(yè)員工績(jī)效考核、提高工資待遇的重要憑證，在人力資源管理與開發(fā)中具有十分重要的意義，因此，有必要探究出當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的諸多問題，并提出解決問題的策略，發(fā)揮企業(yè)人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的真正效用。

1 企業(yè)人事檔案的特點(diǎn)

1.1 特定性

企業(yè)人事檔案的對(duì)象具有特定性，主要體現(xiàn)在特定個(gè)人、特定崗位、特定時(shí)期三個(gè)方面。企業(yè)人事檔案屬于特定個(gè)人、有特定工作崗位、在特定時(shí)期真實(shí)的歷史記錄，反映其業(yè)務(wù)、思想等方面的情況，離開特定個(gè)人、特定工作崗位、特定時(shí)期的人事檔案是不存在的。

1.2 客觀性

企業(yè)人事檔案最顯著的特征是客觀記錄企業(yè)員工的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想等情況，人事檔案就像是一面鏡子，是對(duì)一個(gè)人的客觀反映。用人就要先看檔案，已成為必要的工作程序。組織對(duì)一個(gè)人的使用，人事檔案起著非常重要的作用，使其在合適的工作崗位上，發(fā)揮其最大的才智，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。并且企業(yè)人事檔案是反映現(xiàn)實(shí)的，每一份檔案材料來源、內(nèi)容必須是真實(shí)可靠的。

1.3 動(dòng)態(tài)性

人事檔案建立后并不是不變的，是動(dòng)態(tài)變化的，因?yàn)橐粋€(gè)人的情況是在不斷變化的，企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工的客觀反映，也是隨著個(gè)人成長(zhǎng)不斷變化的，需要不斷的增加新內(nèi)容，補(bǔ)充新材料，反映個(gè)人的經(jīng)歷及成長(zhǎng)情況。另外，個(gè)人各檔案是一體的，人在哪里，檔案也需要在那里，是隨著個(gè)人流動(dòng)，不斷變化的。

2 企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理意識(shí)薄弱

人事檔案管理意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

①領(lǐng)導(dǎo)不重視?，F(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)注重短期的經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理工作耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力反而不能快速實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，大多沒有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費(fèi)、配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。

②檔案管理部門責(zé)任意識(shí)差。檔案管理部門認(rèn)為自己所從事的工作對(duì)企業(yè)及社會(huì)的貢獻(xiàn)較小，對(duì)自己的責(zé)任性認(rèn)識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，許多民營(yíng)企業(yè)、中小企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。

③員工檔案意識(shí)差。員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)比較模糊，認(rèn)為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時(shí)為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識(shí)的淡化。

2.2 封閉式的管理模式

封閉式的管理模式適合本企業(yè)內(nèi)部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)類型不斷發(fā)展，企業(yè)員工層次的多樣性不斷的發(fā)展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經(jīng)不能與企業(yè)的發(fā)展、員工的發(fā)展、員工的多樣性相適應(yīng)了。另外，企業(yè)檔案保存在內(nèi)部企業(yè)人事部門，過分強(qiáng)調(diào)保密，一般不對(duì)外開放，且手續(xù)十分復(fù)雜，不能實(shí)現(xiàn)各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。

2.3 檔案內(nèi)容質(zhì)量不高

目前部分企業(yè)人事檔案存在以下問題許多不規(guī)范的地方，使人事檔案價(jià)值大打折扣。一是檔案材料內(nèi)容不完備。很多企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不符合國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等內(nèi)容。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。企業(yè)的人事檔案材料多內(nèi)容空洞，反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷的多，而缺少細(xì)致的，講述員工道德品質(zhì)、能力專長(zhǎng)的少。人事檔案造假現(xiàn)象使得人事檔案在對(duì)人們職業(yè)信譽(yù)維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規(guī)格不符合要求，書寫不規(guī)范，字跡不耐久。很多企業(yè)現(xiàn)存的人事檔案材料規(guī)格大小不一，材料用筆不規(guī)范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認(rèn)，不利于檔案的利用。

2.4 企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

良好的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的管理人員是做好企業(yè)人事檔案工作的基礎(chǔ)和保證。由于檔案管理專業(yè)較冷門，全國高校設(shè)此專業(yè)較少，所以很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練，工作以后，參加檔案管理工作的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)少，再加之企業(yè)人事檔案管理工作人員很多位兼職，經(jīng)常變動(dòng)，造成了人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質(zhì)量 。

3 完善企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策建議

3.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

檔案意識(shí)已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵，強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。加大資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案意識(shí)，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，樹立責(zé)任感，及時(shí)、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質(zhì)量。普通員工也要有良好的檔案意識(shí)，明白檔案與自身利益息息相關(guān)，自覺遵守檔案管理制度。

3.2 建立社會(huì)化開放式的企業(yè)檔案管理模式

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開發(fā)度，限制了人才的流動(dòng)。建立社會(huì)化開放式的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的管理，建立健全人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。應(yīng)該倡導(dǎo)人事檔案知情權(quán)，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案宣傳工作，使員工正確認(rèn)識(shí)自己的檔案，提高對(duì)自己檔案的關(guān)注度，使人事檔案工作向更高水平發(fā)展，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。建立社會(huì)化開放式的企業(yè)檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值，企業(yè)也能有機(jī)會(huì)獲得企業(yè)所需要的各類人才，個(gè)人和企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)雙贏，促進(jìn)企業(yè)的迅速發(fā)展。

3.3 更新手段，完善內(nèi)容

企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，引入科學(xué)的管理理念，采用新的管理手段，建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案科學(xué)管理。完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復(fù)、政治性強(qiáng)、不具有個(gè)性化記錄；應(yīng)有所側(cè)重地收集人事檔案的內(nèi)容材料，既要反映過去，更要說明現(xiàn)在；應(yīng)遵循“適應(yīng)社會(huì)需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內(nèi)容；應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增加能真實(shí)反映人才的能力、特長(zhǎng)的內(nèi)容，體現(xiàn)個(gè)人信用記錄的內(nèi)容。

3.4 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)注重人事檔案管理人才的培養(yǎng)，注重管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質(zhì)和保密意識(shí)，所以應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想學(xué)習(xí)，提高其思想認(rèn)識(shí)和政治水平。其次，要保持和維護(hù)固定的企業(yè)人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員通過參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流，掌握?qǐng)?jiān)實(shí)的檔案管理的論知識(shí)、學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，提升管理水平和技術(shù)能力，推動(dòng)本單位人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

4 結(jié) 語

社會(huì)在不斷的發(fā)展，人類在不斷的進(jìn)步，人事檔案也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。但對(duì)長(zhǎng)期以來形成的企業(yè)管理工作，存在一定難度，但好在經(jīng)過大批檔案管理工作者的努力之后，人事檔案改革已取得較大進(jìn)步。做好人事檔案管理工作，利于發(fā)揮發(fā)揮人事檔案的重要作用，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄧穎.淺談干部人事檔案管理的問題與對(duì)策[J].南方論刊，2011，（6）.

[2] 劉佳春.企業(yè)人事檔案管理體系的建立與完善[J].人事檔案管理，2008，（10）.

[3] 朱寶均.人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].開封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（1）.

[4] 張斌.對(duì)我國企業(yè)檔案管理困惑的思考[J].北京檔案，2007，（2）.