摘 要：高校會計檔案是高校在會計核算專業(yè)活動中形成的具有一定保存價值的會計文件。高校會計檔案中蘊藏著十分豐富的經(jīng)濟、財務(wù)、資金來源和利用方面的數(shù)據(jù)和信息資源。會計檔案是學校檔案的重要組成部分，是記錄和反映學校財務(wù)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校檔案部門應(yīng)高度重視會計檔案資源的收集與管理工作。

關(guān)鍵詞：高校 會計檔案 檔案收集 檔案管理

隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的財務(wù)會計工作已經(jīng)由過去的“報銷、記賬、結(jié)算”為主的“核算型”財務(wù)，逐漸轉(zhuǎn)向以“預(yù)算、計劃、控制、分析、決策”為主的“管理型”財務(wù)。高校會計檔案是高校在會計核算專業(yè)活動中形成的具有一定保存價值的會計文件，是高校制定財務(wù)計劃預(yù)算的重要數(shù)據(jù)源，是高校進行科學經(jīng)濟決策的信息源，是高校維護正常財務(wù)工作秩序的法律書證，也是儲備會計工作經(jīng)驗、技術(shù)的知識庫。

一、高校會計檔案的種類

從內(nèi)容上加以界定，高校會計檔案具體分為五類：

（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

（3）財務(wù)報告類：月報、季報、年度財務(wù)報告。包括會計報表、附表以及財務(wù)情況文字說明等。

（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，財務(wù)會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權(quán)登記或使用權(quán)限備案表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料等。

（5）其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料，具體包括：學生名冊；學生繳費及欠費明細表；工資薪金發(fā)放清冊及個人所得稅繳納名冊；住房公積金備查簿；其他會計核算資料。

二、高校會計檔案的收集

會計的主要目的，是為各種信息使用者提供經(jīng)濟和財務(wù)決策的有用信息，以尋求經(jīng)濟管理、財務(wù)活動的最佳效益。隨著我國經(jīng)濟管理和經(jīng)濟建設(shè)的深入發(fā)展，高校必須要建立起一個完整、科學的會計信息體系——即會計檔案體系，要做到這一點，就必須建立會計檔案的收集工作，將會計在各個工作環(huán)節(jié)中所形成為檔案材料，作為高校的一筆重要資源來收集、保管，并使之管理科學、規(guī)范。高校會計工作是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，與校內(nèi)各部門及社會諸方面無不發(fā)生經(jīng)濟來往，因此，高校會計文件的來源是十分廣泛的。會計工作又是出納、記賬、審核、主管等各個崗位和人員構(gòu)成的一個有機整體，這個有機整體中各個崗位又有各自的職責，它們之間既有密不可分的聯(lián)系，又有相對的獨立性，因此，要保證會計檔案的齊全完整，會計檔案的收集工作至關(guān)重要。

同文書檔案立卷歸檔前一樣，會計檔案在系統(tǒng)整理歸檔前，也有個收集問題。會計檔案整理前的收集比文書檔案的收集要容易一些，它的收集對象是一個單位歷任會計所經(jīng)辦的一切會計材料(主更是憑證，賬簿、報表)。在會計檔案的整理前，必須把一個單位的歷任會計資料收集在一起，集中統(tǒng)一整理。今后，財務(wù)、檔案部門應(yīng)明確：凡是會計工作調(diào)動或更換時，必須把會計手續(xù)的交接同會計檔案的移交一起進行，認真交接、辦理嚴格的移交手續(xù)。要使會計檔案信息齊全、完整，收集工作必須得到以下幾點要求。

1、貫徹集中統(tǒng)一管理會計檔案的原則

集中統(tǒng)一管理會計檔案，這是我國檔案工作基本原則的核心。在任何機關(guān)、團體、企業(yè)和事業(yè)單位，會計檔案都應(yīng)該由會計、檔案部門實行集中統(tǒng)一曲收集、管理，這是國家全部會計檔案能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。會計檔案的收集工作應(yīng)按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定去做，即當年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位的財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。近幾年來，會計檔案管理實踐證明，會計檔案移交檔案部門保管，無論是保管條件，還是管理水平，都要比自行保管好得多，特別是在利用時，由于有檔案管理人員的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使查閱利用更為方便。利用更為方便。

2、遵循會計檔案的自然形成規(guī)律

會計檔案及其前身——會計文件材料，是在各項經(jīng)濟管理、生產(chǎn)活動、經(jīng)營銷售、預(yù)測決策的會計工作環(huán)節(jié)活動中自然形成的，有其一定的自然形成規(guī)律。這就要求會計檔案的收集工作，必須遵循會計工作各個環(huán)節(jié)的自然形成規(guī)律，及時收集歸卷。只有這樣才能既做到集中統(tǒng)一管理，保證會計檔案的完整、安全，又不影響會計現(xiàn)行工作的作用。

3、保證會計檔案的齊全、完統(tǒng)、準確

會計檔案的齊全、完整、準確，是保證會計信息質(zhì)量的關(guān)鍵。完整、準確的會計檔案，可以充分發(fā)揮其憑證、依據(jù)、史料等作用，有效地維護國家、集體的經(jīng)濟利益；同時，還可以為國家經(jīng)濟建設(shè)提供十分可貴的客觀經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的經(jīng)驗。而不完整的會計檔案，特別是不準確的會計檔案，其利用價值會大大降低，在許多情況下，不僅會影響其憑證、查考作用，甚至會起相反的作用，結(jié)國民經(jīng)濟管理造成巨大損失。

三、高校會計檔案的管理

做好高校會計檔案管理，是加強高校會計工作的一項重要內(nèi)容；高校會計檔案形成于會計對財務(wù)業(yè)務(wù)進行記錄、分類、核算的具體過程之中，它是記錄和反映高校財務(wù)業(yè)務(wù)的重要資科，是進行會計監(jiān)督、分析、決策和計劃的依據(jù)。高校會計工作的基本任務(wù)之一，就是通過會計核算，加強內(nèi)部微觀經(jīng)濟管理，保存會計檔案，提供真實可靠的財務(wù)信息。因此，做好會計檔案管理工作，對加強經(jīng)濟管理、提高經(jīng)濟效益具有重要的作用。

會計檔案管理工作，既涉及到會計方面的專業(yè)知識，又涉及到檔案管理的專門技術(shù)，需要依靠財會部門和檔案部門在工作上進行緊密配合。隨著對我國《會計法》、《檔案法》的貫徹和實施，各級財會部門應(yīng)該提高對會計檔案管理工作的認識，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，做到妥善保管、嚴格交接、方便利用，定期鑒定、依法銷毀。使會計檔案更好地為國家經(jīng)濟管理和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

1、高校會計檔案的利用管理

高校財務(wù)部門及其他校內(nèi)單位應(yīng)當建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。學校各單位應(yīng)設(shè)立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人。財務(wù)部門（包括二級財務(wù)科室）對校內(nèi)外單位到本單位查閱會計檔案，必須經(jīng)本單位財務(wù)部門負責人批準，并辦理查閱、復(fù)制登記手續(xù)后方可查閱、復(fù)制。學校各級財務(wù)部門保存的會計檔案原則上不得外借。如有特殊需要，已移交檔案館的，經(jīng)財務(wù)部負責人和檔案館負責人批準，尚未移交檔案館的，經(jīng)本單位財務(wù)部門負責人批準后，方可辦理借閱登記手續(xù)，并要限期歸還。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。學校會計檔案的復(fù)制應(yīng)堅持成本補償制度，有關(guān)收費標準由財務(wù)部和檔案館按照物價和檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行，收取的補償費全部用于會計檔案的管理。

2、電算化條件下高校會計檔案的管理

《會計電算化工作規(guī)范》指出，電算化條件下會計檔案是指存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當作為會計檔案進行管理。實施會計電算化條件下，傳統(tǒng)的會計檔案管理理論和方法已經(jīng)顯現(xiàn)出一定的不適應(yīng)性，檔案管理工作人員必須認真了解和掌握電算化環(huán)境下會計檔案信息及其管理的新特點，及時對會計檔案的管理理論和方法進行補充和完善，才能使會計檔案的管理理論具有實踐的品格，才能使其發(fā)揮對會計檔案管理實踐的指導作用。針對新問題，新矛盾，我們認為必須采取相應(yīng)的對策和措施，及時調(diào)整我們的傳統(tǒng)管理理念，管理原則，管理方法等，努力探索電算化會計檔案信息的有效控制措施和管理方法。

加強電算化會計檔案的管理，已經(jīng)成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復(fù)雜、長期的任務(wù)，電算化條件下的會計檔案管理工作除了應(yīng)嚴格執(zhí)行《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)針對電算化會計檔案的特點和電算化會計檔案管理面臨的問題，做好以下幾方面的工作：

（1）建立健全法規(guī)和制度，規(guī)范電算化會計檔案的管理；

（2）做好人員培訓教育，提高電算化會計管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；

（3）規(guī)范會計電算化財務(wù)軟件，強化會計檔案管理的前端控制；

（4）做好電算化會計數(shù)據(jù)安全管理，保證會計檔案的完整安全。

參考文獻：

① 教育部.高等學校檔案管理辦法，2008

②財政部.會計檔案管理辦法，1998

③ 財政部.會計電算化工作規(guī)范，1996

④財政部.會計電算化管理辦法，1994

⑤ 王英瑋.專門檔案管理.中國人民大學出版社，2010

⑥楊東紅.會計檔案管理工作概論.1993

作者單位：湖南長沙環(huán)境保護職業(yè)技術(shù)學院