摘要：電子文件管理活動(dòng)具有典型的非線性特征，如管理的高維度、高開放、平衡偏離、管理流程的非線性等，是一個(gè)非線性管理活動(dòng)，檔案館應(yīng)從長期規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)、工作流程的優(yōu)化等方面來實(shí)現(xiàn)電子文件的非線性管理。

關(guān)鍵詞：電子文件 非線性 管理流程

文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律性是檔案學(xué)者一直研究的問題。學(xué)者們對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的研究取得了許多成果，或認(rèn)為其是線性運(yùn)動(dòng)，或認(rèn)為其是縱橫向運(yùn)動(dòng)，或是螺旋式發(fā)展，或線性運(yùn)動(dòng)復(fù)式進(jìn)行①。不考慮文件的整個(gè)生命周期，紙質(zhì)檔案的管理是線性的，這一點(diǎn)得到了大多數(shù)檔案學(xué)者的認(rèn)同。

對(duì)于電子文件來說，其管理不能再以線性來描述。和紙質(zhì)檔案管理相比，其管理活動(dòng)的參與者明顯增多，其目標(biāo)各異，彼此間相互影響的程度較深，各組成要素、各要素間的相互關(guān)系、參與者的行為方式存在著差異，呈現(xiàn)出較強(qiáng)的不對(duì)稱性。不僅如此，電子文件管理活動(dòng)與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境有著多層次、多角度、多渠道的相互作用關(guān)系，可以說，和紙質(zhì)檔案管理相比，電子文件管理活動(dòng)是一個(gè)受技術(shù)、資源、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)諸多因素影響制約的復(fù)雜系統(tǒng)。

一、電子文件非線性管理的特征

1．管理的高維度性與突變性

任何一個(gè)成熟的電子文件管理活動(dòng)，無論是從參與者的數(shù)量來說，還是從影響電子文件管理的因素來看，和紙質(zhì)檔案管理相比，都是絕對(duì)的高維度。就是說，影響電子文件管理活動(dòng)的獨(dú)立變量數(shù)不是一個(gè)兩個(gè)，而是更多，使其不再具有低維的、微觀的簡(jiǎn)單性。如電子文件的雙重鑒定、電子文件格式與遷移、元數(shù)據(jù)管理等均已超出了紙質(zhì)檔案管理活動(dòng)的范疇；一些組織可能并不直接參與到電子文件管理活動(dòng)中，但其研究的成果卻對(duì)電子文件管理有著極大的影響，影響著管理的流程、組織結(jié)構(gòu)、人員配置甚至系統(tǒng)的設(shè)置；信息技術(shù)的一點(diǎn)變化都可能對(duì)電子文件管理活動(dòng)造成影響，如文件類型、存儲(chǔ)系統(tǒng)的發(fā)展等。

電子文件管理活動(dòng)對(duì)外部環(huán)境尤其是初始條件具有嚴(yán)重的依賴性，系統(tǒng)初始條件的一點(diǎn)小變化，最終能帶來行為結(jié)果的巨大變化，就像所謂的“蝴蝶效應(yīng)”，即一個(gè)原以為可以忽略不計(jì)的微小變化（南美洲一只蝴蝶扇動(dòng)翅膀），可以造成電子文件的面目全非（在北美洲引起了一場(chǎng)風(fēng)暴），這就是突變性，即外界條件的微小連續(xù)性變化，導(dǎo)致系統(tǒng)宏觀狀態(tài)的不連續(xù)劇變，這只有在非線性系統(tǒng)中才可能出現(xiàn)。在線性系統(tǒng)中，外界條件的連續(xù)變化，只能導(dǎo)致系統(tǒng)狀態(tài)成比例地連續(xù)變化。電子文件管理活動(dòng)的突變性已在實(shí)際工作中有所體現(xiàn)，中國人民大學(xué)“我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架體系研究”課題組曾進(jìn)行過統(tǒng)計(jì)：由于電子文件歸檔方法、管理理念、管理方法、管理制度、管理軟件等方面的諸多因素，25.6%的機(jī)構(gòu)只接收黨政文件和部分業(yè)務(wù)文件，其余74.4%的機(jī)構(gòu)由于電子文件管理系統(tǒng)不完善，而無法接收和管理電子文件，致使其長期保管在業(yè)務(wù)部門和信息部門，導(dǎo)致這些機(jī)構(gòu)面臨電子文件嚴(yán)重失存的危險(xiǎn)。課題組調(diào)查的檔案館中，10.3%已經(jīng)出現(xiàn)了電子文件無法讀取的問題，至少有37.9%的機(jī)構(gòu)已經(jīng)發(fā)生或者存在影響電子文件長期可讀性的風(fēng)險(xiǎn)，高達(dá)86.2%的檔案館尚未制定電子文件的遷移規(guī)劃，31%的檔案館未采取任何措施以保證電子文件的可讀性②。

但另一方面，電子文件管理活動(dòng)的維數(shù)也沒有多到隨機(jī)運(yùn)動(dòng)所要求的程度，遠(yuǎn)不足以產(chǎn)生像統(tǒng)計(jì)物理上微觀粒子運(yùn)動(dòng)那樣宏觀的、超高維的簡(jiǎn)單性，還是可以從其運(yùn)動(dòng)中尋找其規(guī)律的。管理人員在標(biāo)準(zhǔn)參考模型的指引下，通過組織、流程、人員、設(shè)備等的協(xié)作，可以將管理活動(dòng)轉(zhuǎn)化為一種時(shí)間、空間或功能上的有序狀態(tài)，對(duì)電子文件進(jìn)行有序的管理。

2．管理的高開放性

電子文件管理是一個(gè)具有較高開放性的活動(dòng)，其與外部的聯(lián)系越來越密切。它不僅受到管理活動(dòng)內(nèi)部各方面的影響，還對(duì)管理活動(dòng)外部環(huán)境的影響因素反映敏感，尤其是信息技術(shù)飛速發(fā)展的影響?？梢哉f，電子文件管理和紙質(zhì)檔案管理活動(dòng)相比，具有方位與跨度上的開放性，受著外界的影響遠(yuǎn)大于后者，尤其是電子文件形成時(shí)各種因素能極大影響其長期保存，這就是強(qiáng)調(diào)前端控制的原因。

3．管理活動(dòng)偏離平衡的特性

這里引用了一個(gè)物理學(xué)的概念。對(duì)于刻畫系統(tǒng)某方面性質(zhì)的物理量，如果系統(tǒng)各個(gè)部位均勻，則稱相對(duì)于此變量系統(tǒng)處于平衡狀態(tài)；若只有輕度的不均衡，則稱為近平衡狀態(tài)；若不均勻，則稱為偏離平衡態(tài)[4]。系統(tǒng)處于平衡或近平衡態(tài)時(shí)，性質(zhì)比較接近，處于遠(yuǎn)離平衡態(tài)時(shí)則表現(xiàn)出極為不同的特征。此時(shí)，系統(tǒng)擁有很多復(fù)雜的、活躍的性質(zhì)。電子文件管理在很多方面都表現(xiàn)出偏離平衡態(tài)的性質(zhì)。

從組成要素看，電子文件管理活動(dòng)包括管理層（如國家檔案局、中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳等）、檔案館、各政府機(jī)關(guān)、利用者（當(dāng)?shù)睾腿珖脩簦?、信息技術(shù)公司（軟件開發(fā)公司及相關(guān)公司）、國際相關(guān)組織（如標(biāo)準(zhǔn)化組織）等。這些要素在管理活動(dòng)中地位不同、角色各異，各有其自身的任務(wù)、目的、權(quán)限、活動(dòng)空間和行為模式等。尤其是目前國內(nèi)電子文件管理正處于規(guī)范化的起始階段，可以認(rèn)為是一個(gè)結(jié)構(gòu)上的偏離平衡。

電子文件管理活動(dòng)的一個(gè)基本主體是各級(jí)綜合檔案館。而各級(jí)綜合檔案館的規(guī)模，不管是在所管理的電子文件的數(shù)量還是經(jīng)費(fèi)、工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面，均差別很大，呈現(xiàn)出不均勻、不對(duì)稱的偏離平衡狀態(tài)。

電子文件管理活動(dòng)的另一個(gè)基本主體——利用者的構(gòu)成也是偏離平衡態(tài)的，主要體現(xiàn)在利用者的知識(shí)結(jié)構(gòu)上。紙質(zhì)檔案利用中存在的利用者職業(yè)、專業(yè)等差別因素依然存在，同時(shí)不同利用者信息技術(shù)水平、所占有相關(guān)信息的差別開始顯現(xiàn)，出現(xiàn)不對(duì)稱的現(xiàn)象。這種偏離平衡態(tài)相應(yīng)導(dǎo)致了其電子文件利用的偏離平衡。

目前我國電子文件管理現(xiàn)狀是，基礎(chǔ)理論正在完善，管理實(shí)踐比較薄弱，沒有最佳實(shí)踐。電子文件管理活動(dòng)的主體——檔案館在電子文件前端控制力極弱，沒有參與文件生成系統(tǒng)的分析設(shè)計(jì)；對(duì)于文件后端，檔案館幾乎沒有能力參與到管理系統(tǒng)的分析設(shè)計(jì)，更加劇了電子文件管理活動(dòng)偏離平衡狀態(tài)。

4．電子文件管理的流程是非線性的

在紙質(zhì)檔案管理活動(dòng)中，工作流程基本是一個(gè)線性結(jié)構(gòu)，一個(gè)工作環(huán)節(jié)緊接著另一個(gè)工作環(huán)節(jié)，一個(gè)工作環(huán)節(jié)的結(jié)束標(biāo)志著另一個(gè)工作環(huán)節(jié)的開始。在電子文件管理活動(dòng)中，存在著大量工作環(huán)節(jié)相互交叉的現(xiàn)象。典型的如著錄環(huán)節(jié)，從文件生成開始貫穿了電子文件管理的全過程，大量的元數(shù)據(jù)需要著錄以保證電子文件的真實(shí)性與長久可保存性。鑒定工作也可能分為兩個(gè)過程，一個(gè)是文件生成時(shí)進(jìn)行的價(jià)值鑒定，一個(gè)是歸檔時(shí)的技術(shù)鑒定。

對(duì)于電子文件管理工作的可信流程進(jìn)行了詳細(xì)分析。從分析中可以看出，六個(gè)功能實(shí)體間有大量的數(shù)據(jù)交互和相互作用。如格式管理涉及到提交、收集、保存規(guī)劃、系統(tǒng)管理等，形成了一個(gè)非線性的、網(wǎng)狀的功能結(jié)構(gòu)。

電子文件管理活動(dòng)的上述性質(zhì)：高維度性、高開放性、偏離平衡特性等導(dǎo)致在管理活動(dòng)中出現(xiàn)了高維的、錯(cuò)綜復(fù)雜的相互作用。各因素之間、管理活動(dòng)與外部環(huán)境之間、電子文件管理的現(xiàn)狀與將來之間都存在著“剪不斷，理還亂”的復(fù)雜聯(lián)系，它們相互作用，相互影響，表現(xiàn)出強(qiáng)烈的非線性特征。電子文件管理活動(dòng)作為一個(gè)整體而存在，也作為一個(gè)整體而發(fā)展演化，其內(nèi)部因素之間及其與外部因素之間存在著非線性的相互作用關(guān)系，這使得整個(gè)管理活動(dòng)的功能具有“整體大于部分之和”的行為可能性，不可簡(jiǎn)單地將其理解為各子系統(tǒng)功能的線性迭加。

二、應(yīng)對(duì)策略

1．檔案館應(yīng)制定電子文件管理的長期戰(zhàn)略規(guī)劃

電子文件受到前端的影響非常大，如果文件在生成時(shí)就沒有考慮真實(shí)性與長久可保存性，經(jīng)過非線性反饋過程的不斷放大，最終可能造成電子文件嚴(yán)重失存的危險(xiǎn)。因此，檔案館應(yīng)制定電子文件管理的長期戰(zhàn)略規(guī)劃。同時(shí)，電子文件管理活動(dòng)存在著許多不確定的因素，使得系統(tǒng)內(nèi)部和系統(tǒng)之間、人與人之間、系統(tǒng)與環(huán)境之間的相互作用非常復(fù)雜，長期規(guī)劃不應(yīng)過分注重結(jié)果的精確程度，而應(yīng)注重對(duì)未來可能出現(xiàn)的各種情境的分析，減少戰(zhàn)略的剛性和被動(dòng)適應(yīng)性、縮短戰(zhàn)略規(guī)劃長度，增加戰(zhàn)略的柔性、增強(qiáng)戰(zhàn)略的靈活性和敏捷性，以應(yīng)對(duì)不斷變化的環(huán)境。

2．提高管理活動(dòng)的自組織協(xié)同能力

一般來說，自然系統(tǒng)在偏離平衡態(tài)后經(jīng)過系統(tǒng)的自我調(diào)整或外部環(huán)境的干預(yù)能夠產(chǎn)生新的有序行為，電子文件管理活動(dòng)也是如此。其產(chǎn)生有序的內(nèi)因是內(nèi)部各要素之間及內(nèi)部要素和外部要素之間的非線性相互作用機(jī)制，外因則是其周圍的環(huán)境條件。因此，可以通過電子文件管理業(yè)務(wù)流程重組等方法，使管理活動(dòng)的各要素形成一種有序的結(jié)構(gòu)和狀態(tài)。

3．建立柔性化的組織結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)檔案館在組織內(nèi)部部門與部門之間、個(gè)人與個(gè)人之間建立了嚴(yán)密的上下級(jí)關(guān)系、指揮與執(zhí)行命令的關(guān)系，在組織形式上呈現(xiàn)為“金字塔”式的層次型結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)電子文件的非線性管理，檔案館應(yīng)將注意點(diǎn)轉(zhuǎn)移到“適應(yīng)、調(diào)整、變革”上來，通過在各部門之間建立“網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)”的柔性組織形式，消除內(nèi)部不同層次之間的邊界，各不同層次都能等同地面對(duì)環(huán)境，相互并行地協(xié)同并適應(yīng)環(huán)境變動(dòng)中出現(xiàn)的各種情況，提高檔案館適應(yīng)電子文件管理活動(dòng)環(huán)境變化的能力，同時(shí)還能激發(fā)每個(gè)單位和個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性。如現(xiàn)在國內(nèi)外學(xué)者提出諸如組織結(jié)構(gòu)的扁平化、工作團(tuán)隊(duì)、網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化的思想，都體現(xiàn)了組織結(jié)構(gòu)的“柔性化”。

4．電子文件非線性管理的實(shí)踐

（1）工作點(diǎn)附近小范圍內(nèi)線性化

線性關(guān)系是互不相干的獨(dú)立關(guān)系，而非線性則是相互作用，而正是這種相互作用，使得整體不再是簡(jiǎn)單地等于部分之和，而可能出現(xiàn)不同于“線性疊加”的增益或虧損，但并不是說非線性管理與線性完全的不可調(diào)和。在分析非線性系統(tǒng)時(shí)，在工作點(diǎn)附近小范圍內(nèi)線性化就是一種常用的方法。

然而，非線性系統(tǒng)并不是簡(jiǎn)單的“線性疊加”，因此這種方法用在非線性系統(tǒng)的局部或在實(shí)際系統(tǒng)的非線性程度不嚴(yán)重時(shí)具有實(shí)際意義。如果實(shí)際系統(tǒng)的非線性程度比較嚴(yán)重，則不能采用該方法去進(jìn)行系統(tǒng)的整體研究，否則會(huì)產(chǎn)生較大的誤差，甚至?xí)?dǎo)致錯(cuò)誤的結(jié)論。這時(shí)應(yīng)采用非線性系統(tǒng)的研究方法進(jìn)行研究。

（2）建立非線性工作流程

通過對(duì)電子文件管理局部細(xì)節(jié)的線性化，明確局部細(xì)節(jié)的功能，對(duì)電子文件管理整體活動(dòng)建立“模糊化”工作流程，即非線性工作流程，打破傳統(tǒng)檔案管理的單一線性管理流程，打破時(shí)間順序、工藝順序和設(shè)備限制，電子文件管理按不同文件的特性，走有針對(duì)性的流程，各個(gè)功能模塊協(xié)同或并行工作，這有些類似于制造行業(yè)中廣泛應(yīng)用的“柔性化生產(chǎn)”。

電子文件管理的“柔性化”，包括兩個(gè)方面的柔性化，一個(gè)是廣義柔性化，如對(duì)整個(gè)電子文件管理活動(dòng)采用項(xiàng)目管理的方式，從成本、資源、流程設(shè)計(jì)等方面進(jìn)行管理和約束；一個(gè)是狹義的柔性化考慮，如實(shí)現(xiàn)流程的整體非線性化、并行化，多個(gè)流程之間實(shí)現(xiàn)多人多崗位的協(xié)同。對(duì)于后者，具體來說可以有以下幾種方式，如同一時(shí)間線，分時(shí)間段協(xié)同；同一處理工作，不同操作并行工作等。

三、小結(jié)

電子文件管理活動(dòng)是一個(gè)非線性系統(tǒng)。作為一個(gè)非線性系統(tǒng)，電子文件管理活動(dòng)不應(yīng)該滿足于對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理流程的“零敲碎打”式的改進(jìn)，這種改進(jìn)會(huì)使電子文件管理人員不可避免地陷入“救火管理”中，忙于修補(bǔ)流程中錯(cuò)誤，而忽略了電子文件的全程管理。檔案館必須掌握創(chuàng)新管理的非線性特質(zhì)和積極運(yùn)用非線性法則進(jìn)行創(chuàng)新管理，應(yīng)用OAIS對(duì)電子文件的整體流程進(jìn)行分析、重建，進(jìn)一步反映在組織結(jié)構(gòu)上，從而為檔案館電子文件的全生命周期管理奠定基礎(chǔ)。

注釋：

①何嘉蓀.也談文件運(yùn)動(dòng)理論中的幾個(gè)基本概念[J].檔案管理，2006(1):37-42.

②張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通訊，2008(6):15-19.

作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院信息科學(xué)學(xué)院