2011年度檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作已經(jīng)開始。為了幫助各填報(bào)單位更好地把握檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表內(nèi)容，進(jìn)一步提高年報(bào)數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作效率，本文就《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》進(jìn)行如下解讀。

一、《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的基本背景

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度始于1983年，國(guó)家檔案局當(dāng)時(shí)制定了檔統(tǒng)1-3三個(gè)表。隨著檔案統(tǒng)計(jì)工作的不斷發(fā)展，國(guó)家檔案局對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的方法和手段進(jìn)行改革，從1991年起，實(shí)行了《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》。該制度經(jīng)過幾次修訂，2006年修訂的《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》執(zhí)行至今。

《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》，是經(jīng)由國(guó)家統(tǒng)計(jì)局審批，國(guó)家檔案局制發(fā)的檔案統(tǒng)計(jì)制度，已納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)中，全國(guó)各級(jí)各類檔案部門須按照年報(bào)制度要求，依法認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二、《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的主要內(nèi)容

《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》規(guī)定了統(tǒng)計(jì)年報(bào)的填報(bào)內(nèi)容、填報(bào)范圍、報(bào)送程序和報(bào)送時(shí)間。北京市處級(jí)以上檔案部門均需按規(guī)定填報(bào)統(tǒng)計(jì)年報(bào)，并依行政管理權(quán)屬進(jìn)行逐級(jí)匯總、逐級(jí)報(bào)送。

（一）《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》報(bào)表體系

《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》統(tǒng)計(jì)內(nèi)容涵蓋了檔案事業(yè)各個(gè)方面。從縱向上，填報(bào)單位分為三大類，既檔案行政管理部門、檔案館和檔案室，各類檔案機(jī)構(gòu)又分為多個(gè)類型和多個(gè)級(jí)別；從橫向上，填報(bào)內(nèi)容既有對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、人員情況的統(tǒng)計(jì)，又有對(duì)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)，既檔案實(shí)體管理情況、檔案信息開發(fā)利用情況、檔案教育情況、檔案科技情況及檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備情況等方面的統(tǒng)計(jì)。人員情況包括其年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、技術(shù)職務(wù)結(jié)構(gòu)等內(nèi)容；檔案實(shí)體管理情況包括檔案的種類、數(shù)量、檔案的歷史分期、檔案收進(jìn)移出數(shù)量、檔案鑒定銷毀及檔案整理編目等內(nèi)容；檔案信息開發(fā)利用情況統(tǒng)計(jì)包括利用數(shù)量、利用效益及編研等方面；檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備情況統(tǒng)計(jì)包括檔案部門用房面積、保管保護(hù)檔案所需設(shè)備及檔案館基本建設(shè)等內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)。

為了便于各級(jí)檔案部門填報(bào)和檔案行政管理部門分級(jí)分類進(jìn)行綜合匯總，《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》設(shè)計(jì)了兩種報(bào)表形式，一種是基層表，另一種是綜合表，基層表是用于各級(jí)檔案部門填報(bào)，綜合表是供計(jì)算機(jī)綜合匯總使用。兩者既有聯(lián)系，又各自發(fā)揮不同的作用，共同形成了完整的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)體系。

（二）關(guān)于基層表

基層表包括：

六個(gè)基層表是由不同類型檔案部門填報(bào)。檔基1表，由各級(jí)檔案行政管理部門填報(bào)，主要統(tǒng)計(jì)檔案行政管理部門的機(jī)構(gòu)人員情況；檔基2表分別由各級(jí)各類檔案館填報(bào)，報(bào)表內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)人員情況、館藏實(shí)體檔案情況、國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救情況、館藏檔案開放利用情況及檔案館設(shè)施設(shè)備情況；檔基3表分別由統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)的各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、民主黨派、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室填報(bào)，報(bào)表內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)人員情況、室藏實(shí)體檔案情況、室藏檔案利用情況及檔案室設(shè)施設(shè)備情況；檔基4表和檔基5表分別由地級(jí)以上和省級(jí)以上檔案行政管理部門填報(bào)，報(bào)表內(nèi)容分別為檔案專業(yè)教育情況和檔案科技情況；檔基6表由國(guó)家綜合檔案館填報(bào)，報(bào)表內(nèi)容包括新建和改擴(kuò)建檔案館的建筑規(guī)模、投資規(guī)模及其完成情況。

各填報(bào)單位只填報(bào)本單位對(duì)應(yīng)的表格，凡與本單位無關(guān)的表格不需要填報(bào)。北京市各類檔案部門填報(bào)基層表名稱如下：

（三）關(guān)于單位類別代碼

《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》對(duì)填報(bào)單位進(jìn)行科學(xué)分類、分級(jí)，以便于獲得較詳細(xì)、全面的匯總數(shù)據(jù)，這對(duì)于了解全國(guó)乃至本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案工作情況是非常重要的。

檔案機(jī)構(gòu)類別和層級(jí)的劃分方法為：檔案局分為中央、省、地、縣級(jí)；檔案館分為國(guó)家綜合檔案館、國(guó)家專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)檔案館、文化事業(yè)檔案館、科技事業(yè)檔案館，其中前三類檔案館還分為中央、省、地、縣4個(gè)層級(jí)；檔案室分為機(jī)關(guān)檔案室、企業(yè)檔案室和事業(yè)單位檔案室，機(jī)關(guān)檔案室又按照中央、省、地、縣劃分為4個(gè)層級(jí)，企業(yè)檔案室又按照大型企業(yè)和中小型企業(yè)檔案室劃分為2個(gè)層級(jí)，事業(yè)單位檔案室又按照文化事業(yè)單位和科技事業(yè)單位檔案室劃分，分別有省市級(jí)、縣團(tuán)級(jí)2個(gè)層級(jí)。

北京市各級(jí)各類填報(bào)單位類別代碼如下：

（四）綜合表與基層表的關(guān)系

綜合表不是用于檔案部門填報(bào)，而是由檔案部門填報(bào)的基層表的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到綜合表的相關(guān)指標(biāo)項(xiàng)形成的表格。一個(gè)基層表可以形成若干個(gè)綜合表。綜合表包括：

舉例說明，北京市檔案館填報(bào)基層表檔基2表—《檔案館基本情況年報(bào)》，其單位類別代碼為“012”，錄入計(jì)算機(jī)后，則可以產(chǎn)生4個(gè)綜合表。第一個(gè)綜合表為檔綜1表—《檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)、人員情況綜合年報(bào)》，凡是有檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員的單位，均產(chǎn)生此綜合表，此表是檔案局、檔案館、檔案室三類檔案機(jī)構(gòu)及其人員情況的綜合匯總表。北京市檔案館人員情況應(yīng)轉(zhuǎn)換在檔案館類的相應(yīng)欄目中；第二個(gè)綜合表為檔綜1表附表2—《檔案館機(jī)構(gòu)、人員情況綜合年報(bào)》，此表按照類別和層級(jí)對(duì)各級(jí)各類檔案館的人員情況分別統(tǒng)計(jì)，北京市檔案館人員情況數(shù)據(jù)則轉(zhuǎn)換到省級(jí)國(guó)家綜合檔案館相應(yīng)欄目中；第三個(gè)綜合表為檔綜2表—《檔案館保存檔案情況綜合年報(bào)》，此表統(tǒng)計(jì)檔案館保存檔案實(shí)體情況，北京市檔案館保存檔案情況的有關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)轉(zhuǎn)換到省級(jí)國(guó)家綜合檔案館相應(yīng)欄目中；第四個(gè)綜合表為檔綜4表—《檔案館利用檔案情況及館內(nèi)設(shè)備情況綜合年報(bào)》，北京市檔案館開放利用檔案及館內(nèi)設(shè)備情況的有關(guān)數(shù)據(jù)同樣應(yīng)轉(zhuǎn)換到省級(jí)國(guó)家綜合檔案館相應(yīng)欄目中。

再例如，北京市政府某局機(jī)關(guān)檔案室填報(bào)基層表檔基3表—《檔案室基本情況年報(bào)》，其單位類別代碼為“072”，錄入計(jì)算機(jī)后，則可以產(chǎn)生4個(gè)綜合表。第一個(gè)綜合表為檔綜1表—《檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)、人員情況綜合年報(bào)》，該局機(jī)關(guān)檔案室人員情況則顯示在檔案室的相應(yīng)項(xiàng)目欄中；第二個(gè)綜合表為檔綜1表附表3—《檔案室機(jī)構(gòu)、人員情況綜合年報(bào)》，此表按照類別和層級(jí)對(duì)各級(jí)各類檔案室的人員情況分別統(tǒng)計(jì)，該局機(jī)關(guān)檔案室人員情況數(shù)據(jù)則轉(zhuǎn)換到省直機(jī)關(guān)檔案室相應(yīng)項(xiàng)目欄中；第三個(gè)綜合表為檔綜3表—《檔案室保存檔案情況綜合年報(bào)》，此表統(tǒng)計(jì)檔案室保存檔案實(shí)體情況，該局機(jī)關(guān)檔案室保存檔案情況的有關(guān)數(shù)據(jù)同樣應(yīng)轉(zhuǎn)換到省級(jí)直機(jī)關(guān)檔案室相應(yīng)項(xiàng)目欄中；第四個(gè)綜合表為檔綜5表—《檔案室利用檔案情況及檔案室設(shè)備情況綜合年報(bào)》，同理也應(yīng)轉(zhuǎn)換到省直機(jī)關(guān)檔案室相應(yīng)項(xiàng)目欄中。

基層表中的檔基4表、檔基5表、檔基6表分別統(tǒng)計(jì)檔案教育、檔案科技和綜合檔案館基本建設(shè)情況，其統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目都是單一方面的內(nèi)容，轉(zhuǎn)換到綜合表也只形成一個(gè)綜合表，分別為檔綜6表、檔綜7表和檔綜8表。

（五）關(guān)于《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)計(jì)算機(jī)管理軟件》

《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)計(jì)算機(jī)管理軟件》使檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，該管理軟件不僅使統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)匯總和數(shù)據(jù)分析工作準(zhǔn)確、快捷，還可以審驗(yàn)報(bào)表數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系和平衡關(guān)系，提高了年報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為管理歷年報(bào)表數(shù)據(jù)，查詢和利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)提供了方便。

使用計(jì)算機(jī)管理軟件開展年報(bào)工作，其主要的操作程序?yàn)椋?/p>

1、 登錄軟件，輸入登錄密碼“danb”；

2、 錄入報(bào)表。將手工填寫的報(bào)表數(shù)據(jù)逐項(xiàng)錄入相應(yīng)的基層表；

3、 檔綜表綜合匯總。本軟件的匯總工作只針對(duì)綜合表進(jìn)行，基層表無匯總數(shù)據(jù)。全部報(bào)表錄入完畢后，對(duì)所有綜合表進(jìn)行匯總稱為檔綜表綜合匯總;

4、 形成上報(bào)數(shù)據(jù)包。在形成上報(bào)數(shù)據(jù)包之前需為其尋找一個(gè)存放路徑，該數(shù)據(jù)包是一個(gè)加密文件，上報(bào)數(shù)據(jù)包的內(nèi)容即是匯總的綜合表數(shù)據(jù);

5、 報(bào)表打印。打印出的報(bào)表是一套匯總的綜合表。

三、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作中應(yīng)注意的問題

由于檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作比較復(fù)雜，其業(yè)務(wù)性較強(qiáng)，填報(bào)時(shí)難免出現(xiàn)差錯(cuò)，希望在以下方面加以注意：

1、 要準(zhǔn)確填寫單位類別代碼。每個(gè)單位的類別代碼代表了該單位的性質(zhì)和級(jí)別，如果單位類別代碼填錯(cuò)，年報(bào)數(shù)據(jù)即使正確，也不能準(zhǔn)確地反映本單位檔案工作情況，因此，該報(bào)表為錯(cuò)誤報(bào)表。例如，北京市的某政府機(jī)關(guān)單位檔案室如果以071（該代碼為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案室的代碼）填報(bào)《檔案室基本情況年報(bào)》，在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中就把該單位的報(bào)表記錄為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案室的情況了，這與該單位的情況是不付的。

2、 要弄懂年報(bào)指標(biāo)含義。正確理解指標(biāo)含義是確保年報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的前提。例如，《檔案室基本情況年報(bào)》中，室藏全部檔案的“錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案”指標(biāo)項(xiàng)中錄音磁帶和錄像磁帶的計(jì)量單位與“電子檔案”的“磁帶”指標(biāo)項(xiàng)的計(jì)量單位都是“盤”，但二者卻是完全不同的兩種檔案載體?！颁浺舸艓А浵翊艓А笔且愿泄獠牧?、磁性材料為載體構(gòu)成的，電子檔案中的“磁帶”是指在數(shù)字設(shè)備中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶載體，需依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。因此，切不可將二者混為一談。再例如，“縮微膠片”中的“平片”和“開窗片”與照片檔案中的“底片”雖然材質(zhì)相似，但其作用和形成過程均有很大差別?？s微膠片是使用縮微攝影機(jī)拍攝檔案原件形成的膠片，而底片是拍攝傳統(tǒng)照片形成的，需要與照片一起存檔保存的照片檔案。

3、 要注意年報(bào)指標(biāo)的計(jì)量單位。年報(bào)中個(gè)別指標(biāo)計(jì)量單位容易被忽視，報(bào)表數(shù)據(jù)往往被放大。以《檔案室基本情況年報(bào)》為例，室藏檔案“案卷排架長(zhǎng)度”和“以件為保管單位檔案排架長(zhǎng)度”是以“米”為計(jì)量單位，但大家習(xí)慣以“厘米”為單位測(cè)量長(zhǎng)度，則將“厘米”數(shù)填入報(bào)表，此數(shù)據(jù)則把真實(shí)的數(shù)據(jù)放大了100倍。再如，“本年編研檔案資料”字?jǐn)?shù)是以“萬字”為計(jì)量單位，但大家一般習(xí)慣以“字”為單位統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)，以“字”為單位填入報(bào)表的數(shù)字則將正確數(shù)字放大了10000倍。

4、 年報(bào)指標(biāo)之間的邏輯關(guān)系和平衡關(guān)系要準(zhǔn)確合理。以《檔案室基本情況年報(bào)》為例，檔案室人員情況中，“現(xiàn)有全部專職人員情況”各年齡段人數(shù)之和、文化程度各層次人數(shù)之和均應(yīng)等于全部人員數(shù)；檔案室人員檔案專業(yè)學(xué)歷的人數(shù)應(yīng)少于等于總?cè)藬?shù)；“檔案專業(yè)程度”應(yīng)少于等于“文化程度”相應(yīng)欄中的數(shù)字，比如，檔案專業(yè)“大學(xué)本科”欄的數(shù)字要少于等于文化程度“大學(xué)本科”欄中的數(shù)字，以此類推。再如，室存全部檔案數(shù)應(yīng)等于室存各歷史分期檔案之和；本年利用檔案數(shù)應(yīng)等于利用各歷史分期檔案數(shù)之和，還應(yīng)等于以各種利用目的利用檔案數(shù)量之和。

5、 基層表錄入計(jì)算機(jī)要準(zhǔn)確，避免錯(cuò)行錄入、漏填、錯(cuò)填現(xiàn)象發(fā)生。報(bào)表錄入計(jì)算機(jī)是年報(bào)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，如果錄入錯(cuò)誤，可能造成前功盡棄。

以上是本人對(duì)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的一點(diǎn)理解和體會(huì)，希望能夠?qū)n案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作有所幫助。（執(zhí)筆人：李冬梅）