科研檔案是科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄，它直接記錄了每一個(gè)科研項(xiàng)目研究活動(dòng)的全過程，具有客觀真實(shí)性和完整成套性的特點(diǎn)，它既是科研活動(dòng)的直接產(chǎn)物，又是繼續(xù)開展科研活動(dòng)的基礎(chǔ)和階梯。

一、當(dāng)前企業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀

1.企業(yè)科研檔案收集難

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)科研檔案收集難，收集材料不完整的問題普遍存在。以我們煤炭企業(yè)為例，依據(jù)《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》中制定的科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我單位的實(shí)際情況，煤炭科研檔案歸檔范圍應(yīng)為：科研準(zhǔn)備階段的科研課題審批文件、調(diào)查報(bào)告、開題報(bào)告、合同文本和協(xié)議等文件；科研研究實(shí)驗(yàn)階段各種載體的原始記錄、計(jì)算資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請的有關(guān)文件材料、關(guān)鍵工藝文件、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)文件、圖紙、圖表、底圖、重要的來往文件；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、論文、科研成果報(bào)告、技術(shù)鑒定材料、中止或停止項(xiàng)目研制的總結(jié)及有關(guān)部門結(jié)論性意見、預(yù)決算材料；成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料、成果登記表、成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書及使用過程中的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的說明材料；推廣應(yīng)用階段的推廣應(yīng)用方案、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、生產(chǎn)定型鑒定資料、轉(zhuǎn)讓合同、工藝文件、用戶反饋意見；專利材料，專利證書、成果內(nèi)容簡介等。在我公司現(xiàn)存的2873卷科研檔案中，很難見到如此齊全的檔案（大多數(shù)是屬于成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段的材料）。造成這種現(xiàn)狀的原因主要有以下幾個(gè)方面：一是由于課題研究過程中有一些材料根本沒有形成；二是由于有些科研項(xiàng)目具有研究周期長、機(jī)構(gòu)臨時(shí)性和人員不固定，歸檔材料類型繁多、載體多樣、來源廣泛、內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)；三是由于某些科研人員心存疑慮，為防止技術(shù)外流故意將某些有價(jià)值的文件材料，如一些實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙以及照片等不歸檔；四是由于企業(yè)的檔案人員對科研業(yè)務(wù)不熟悉，在收集科技檔案過程中，變得“束手無策”。這些原因都導(dǎo)致企業(yè)的科研檔案存在收集難、收集材料不齊全、不完整的現(xiàn)狀。

2.企業(yè)科研檔案利用率低

近幾年我公司的檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，企業(yè)科研檔案的利用率，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他類檔案，而且從利用目的來看，局限性很大，僅限于工程技術(shù)人員撰寫論文和晉升技術(shù)職稱時(shí)查閱。這主要是由于：一是部分科研檔案歸檔不全，歸檔材料質(zhì)量不高，利用的價(jià)值不大；二是有關(guān)人員對科研檔案開發(fā)工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為科研檔案只要能保管好，到時(shí)能查找到就行了，這種認(rèn)識(shí)造成了企業(yè)科研檔案的開發(fā)利用徘徊在被動(dòng)式提供服務(wù)和常規(guī)的一次性開發(fā)利用上；三是部分科研成果檔案涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題，使企業(yè)科研檔案管理人員不得不對所管檔案小心翼翼，致使大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案被長期閑置在那里?？蒲腥藛T不能有效地利用檔案將其應(yīng)用于科研生產(chǎn)和實(shí)踐，造成檔案資源的浪費(fèi)；同時(shí)檔案人員的管理價(jià)值和作用也很難在檔案利用效果中得以體現(xiàn)。

3.企業(yè)科研檔案管理缺乏復(fù)合型人才

企業(yè)科研檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，要求科研檔案管理人員不但要具備檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要具備企業(yè)專業(yè)技術(shù)知識(shí)。就我公司而言，近幾年，由于精簡機(jī)構(gòu)，檔案人員少之又少，具有一定企業(yè)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的人員，絕大部分被抽調(diào)到了其他崗位，從目前現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍看，其文化程度和專業(yè)素質(zhì)很不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，正是由于這個(gè)原因，企業(yè)檔案人員在科研檔案收集過程中，由于不懂業(yè)務(wù)，而變得“束手無策”。

二、做好企業(yè)科研檔案管理工作的對策

1.做好企業(yè)科研檔案的前端控制

檔案人員要在課題立項(xiàng)之初就要與科研管理部門以及課題組積極協(xié)調(diào)、密切配合，了解每個(gè)年度的科研項(xiàng)目、項(xiàng)目總體進(jìn)展計(jì)劃、所屬部門、年度計(jì)劃、年度完成的指標(biāo)、內(nèi)容、項(xiàng)目來源、起止年限以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等情況。在科研項(xiàng)目管理制度中，把科研文件材料的形成和積累任務(wù)納入各課題組之中，列為科研人員的職責(zé)之一。課題開始之初，就可將科研項(xiàng)目歸檔說明發(fā)送到課題組中，明確歸檔的范圍和歸檔要求，增加檔案管理制度的透明度，使科研人員目標(biāo)明確、任務(wù)清楚，在科研過程中，自覺而有條不紊地去組織科研材料的形成和積累，做到把形成的每一份科研材料都能隨時(shí)地裝進(jìn)材料積累的袋中，從而保證歸檔材料的齊全、完整。

2.加強(qiáng)對企業(yè)科研檔案的跟蹤管理

檔案人員應(yīng)加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案的跟蹤管理，將科研項(xiàng)目檔案的收集和整理與科研工作的進(jìn)度相結(jié)合，編制檔案收集監(jiān)控計(jì)劃。了解項(xiàng)目進(jìn)展計(jì)劃，與科研管理部門緊密配合，共同進(jìn)行階段性檢查和每個(gè)年度課題項(xiàng)目中期的檢查工作。及時(shí)掌握各階段項(xiàng)目的完成情況、數(shù)據(jù)和材料的形成情況、預(yù)期形成的文件資料和課題組下一步的工作安排等，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查課題組有關(guān)人員開展檔案的預(yù)立卷工作，對合格的科研檔案可以進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收的工作，對于不合格的，可及時(shí)提出要求和整改的意見，從而完成科研項(xiàng)目檔案形成全過程的控制，做到歸檔工作的層層落實(shí)，使每個(gè)環(huán)節(jié)既是下個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，同時(shí)，又控制和制約著前一個(gè)環(huán)節(jié)，最終達(dá)到企業(yè)科研檔案收集歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整的目的，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化和科學(xué)化的管理。

3.積極開展科研檔案的開發(fā)工作，提高科研檔案的利用率

保管科研檔案的最終目的就是為了將來的再利用，積極開展科研檔案的開發(fā)工作，加強(qiáng)對科研檔案開發(fā)工作認(rèn)識(shí)，提高科研檔案的利用率顯得尤為重要。企業(yè)科研檔案的開發(fā)工作應(yīng)包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

一是科研檔案的編目排序工作。企業(yè)科研檔案的信息含量很大，涉及專業(yè)領(lǐng)域非常廣，而一般企業(yè)科研人員通常只查閱企業(yè)科研檔案中的很小的一部分信息，這對企業(yè)檔案信息查全率和查準(zhǔn)率提出了較高的要求。因此企業(yè)科研檔案管理人員必須根據(jù)利用者的不同需求，分析有關(guān)科研檔案信息，進(jìn)行編目和排序。如我公司在科研檔案管理中，積極開展了科研檔案的編目和排序工作，我們按照企業(yè)科研檔案的分類原則和方法，結(jié)合企業(yè)科研檔案信息的主題內(nèi)容和載體形式，確定了科研檔案的有關(guān)標(biāo)識(shí)，并利用計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)條目的著錄工作，編制了必要的檢索工具。通過這項(xiàng)工作，一方面有效存儲(chǔ)了企業(yè)價(jià)值較大的科研檔案信息，以便企業(yè)科研人員隨時(shí)查找和利用；另一方面也方便了檢索，提高了企業(yè)科研檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率；同時(shí)又對企業(yè)的科研項(xiàng)目進(jìn)行了重新的有效梳理和統(tǒng)計(jì)。

二是對科研檔案信息進(jìn)行深層次加工，有效開展科研檔案編研工作。企業(yè)科研檔案的編研工作可分三個(gè)層次，即一次信息的編研、二次信息的編研和三次信息的編研。一次信息的編研，我們也可以稱之為淺層次的編研，它是在不改變科研檔案的原文和原圖及數(shù)字基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。二次編研是在淺層次編研工作基礎(chǔ)上，將分散在不同項(xiàng)目、不同種類和不同載體中的企業(yè)科研信息，按照一定的方式和方法進(jìn)行重組，也就是說，通過摘取企業(yè)科研檔案中有價(jià)值的信息，并將其系統(tǒng)化。如我公司近幾年，根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要編寫了《科研項(xiàng)目和引進(jìn)項(xiàng)目簡介》、《產(chǎn)品介紹》等編研材料，這些編研材料不僅具有為利用者提供檢索的特點(diǎn)，同時(shí)還具有提供企業(yè)科研檔案原件精華的功能。三次編研是一種較高層次的編研工作，即是針對一定的課題，以企業(yè)科研檔案信息為素材，開展的企業(yè)檔案的編研工作。如我公司根據(jù)企業(yè)安全生產(chǎn)的需要編寫的《煤礦沖擊地壓防治簡介》。還有在我公司檔案館保存的文書檔案中有一部分建國后經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的檔案史料，在這些檔案史料里，記載著企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的具體政策、成就、經(jīng)驗(yàn)以及經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)的措施、方法等。我們通過深層次地開發(fā)和研究這些檔案史料，起草了有關(guān)專題報(bào)告，提供給了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門作為參考，為企業(yè)有關(guān)工作的開展奠定了基礎(chǔ)。

三是采取多種方式提供科研檔案信息服務(wù)。目前，我公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的管理，檔案信息服務(wù)采取網(wǎng)絡(luò)查詢、電話調(diào)檔和紙質(zhì)借閱等多種形式相結(jié)合的方式，利用者不但可以在公司檔案館，還可以在集團(tuán)公司的各個(gè)終端，在檔案館授權(quán)后進(jìn)行查詢，科研檔案的查全率、查準(zhǔn)率大大提高，科研檔案在企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面都充分發(fā)揮了作用。

4.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，造就復(fù)合型人才

企業(yè)科研檔案收集難度大，這就要求企業(yè)科研檔案管理人員既具有良好的職業(yè)道德，熱愛本職工作，樹立科研檔案管理直接為科研人員服務(wù)的理念，又要針對企業(yè)科研檔案專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、載體類型多樣等特點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，具有多學(xué)科的知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能，并在企業(yè)科研檔案開發(fā)工作中勤于思考，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從中找出新規(guī)律、新特點(diǎn)，樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。特別是在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)檔案管理者還應(yīng)熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代管理的技術(shù)和手段，使科研檔案管理工作順應(yīng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展要求。

作者單位：北京京煤集團(tuán)有限責(zé)任公司檔案館