摘要：通過管理學(xué)的視角，就人本原理在檔案館工作中的具體運(yùn)用，分析運(yùn)用人本原理管理檔案館的必要性和重要性，并對(duì)檔案館如何運(yùn)用人本原理提出建議，使得作為現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)的人本原理能充分運(yùn)用到檔案館的管理理論與實(shí)踐中去，以便充分調(diào)動(dòng)檔案館工作人員的積極性和創(chuàng)造性，努力開發(fā)檔案信息資源，更好地服務(wù)于社會(huì)廣大用戶，履行檔案館的社會(huì)服務(wù)職能。

關(guān)鍵詞：檔案館 人本原理 激勵(lì)機(jī)制

現(xiàn)代文檔工作作為規(guī)范和反映組織實(shí)踐的基本工具，在組織管理中處于基礎(chǔ)地位，而檔案館作為保存文檔的重要基地之一，其工作實(shí)踐是人類管理活動(dòng)的重要組成部分。這就決定了我們必須用管理學(xué)的基本原理和思維來審視檔案館的工作。人本原理作為現(xiàn)代管理學(xué)的基礎(chǔ)原理，為檔案館工作實(shí)踐提供了具體的思維方向和工作思路。因此，檔案工作者有必要掌握人本原理在檔案館工作中的具體應(yīng)用，以便從根本上解決檔案館“人”的管理問題，充分調(diào)動(dòng)檔案館工作人員的積極性和創(chuàng)造性，努力開發(fā)檔案信息資源，更好地服務(wù)于社會(huì)廣大用戶，履行檔案館的社會(huì)服務(wù)職能。

一、人本原理在檔案館工作中的應(yīng)用

現(xiàn)代管理的人本原理就是以人為中心的管理思想，認(rèn)為人是管理諸因素中最重要的決定性因素。具體到檔案工作實(shí)踐來說，人始終是檔案館管理工作中最基本、最重要的因素，人（員工）既是檔案價(jià)值的創(chuàng)造者，人（用戶）又是檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)者。強(qiáng)調(diào)人在檔案館工作中的重要性，充分發(fā)揮人的潛力是人本原理在檔案館工作中的重要內(nèi)容。具體來說，人本原理在檔案館工作中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，檔案館的員工和用戶是檔案館的主體。檔案館所有目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都有賴于檔案館員工的努力工作和用戶的支持。只有員工和用戶是檔案館的主體，檔案館才能真正地服務(wù)于社會(huì)。檔案館員工擔(dān)當(dāng)著檔案館管理的主要角色，如果沒有員工，檔案館的工作就無法正常開展；而用戶是檔案館服務(wù)的主要承擔(dān)者，如果沒有用戶的需求，檔案館為社會(huì)服務(wù)的職能就形同虛設(shè)。

第二，檔案館員工的參與是檔案館有效管理的關(guān)鍵。檔案館員工工作在檔案服務(wù)的第一線，接觸著各種各樣的信息，能及時(shí)了解檔案館管理中存在的一些問題和不足之處，并針對(duì)這些問題能有自己獨(dú)到的見解。因此，檔案館員工參與管理不僅可以提高檔案館領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，避免決策失誤，還可使檔案館員工將個(gè)人利益與檔案館的整體命運(yùn)聯(lián)系起來，滿足員工被重視和自我實(shí)現(xiàn)的需要。

第三，檔案館管理的核心目標(biāo)是使員工得到全面的發(fā)展。檔案館不僅是員工個(gè)人生存、發(fā)展、自我實(shí)現(xiàn)的場(chǎng)所，也是員工為國(guó)家、社會(huì)創(chuàng)造知識(shí)財(cái)富和社會(huì)價(jià)值的場(chǎng)所。員工處于檔案館的主人地位。因此，員工的全面發(fā)展對(duì)檔案館來說就顯得尤為重要。檔案館除了要滿足員工物質(zhì)方面的需求外，還要尊重每一位員工的精神需要，想方設(shè)法給館員以學(xué)習(xí)、鍛煉的機(jī)會(huì)，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，讓員工在實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值的同時(shí)，為自己所從事的事業(yè)盡心盡力。

第四，檔案館管理的根本目的是服務(wù)于人。這個(gè)“人”，既包括檔案館內(nèi)部參與管理活動(dòng)的員工，也包括存在于檔案館外部獲得服務(wù)的用戶。作為檔案管理者，要切實(shí)把“服務(wù)于人”定位在管理的根本目的上，真正為員工、為用戶服務(wù)，那么檔案館就能得到社會(huì)的廣泛認(rèn)同，從而獲得長(zhǎng)足的發(fā)展。

二、運(yùn)用人本原理管理檔案館的必要性

人本原理充分肯定了人在管理中的主導(dǎo)作用，特別重視調(diào)動(dòng)人的積極性，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性。只有在檔案館管理中運(yùn)用人本原理，才能對(duì)檔案館的其他管理要素進(jìn)行協(xié)調(diào)與控制，充分發(fā)揮檔案館中“人”的作用，調(diào)動(dòng)人的積極性，加強(qiáng)檔案館內(nèi)部的向心力和凝聚力，提高檔案館的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

（一）檔案館工作中對(duì)人本原理的應(yīng)用存在著一些不足之處

近些年來，我國(guó)的檔案館工作取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，但是在管理方面，特別是對(duì)人的管理上還存在著一些不足和需要進(jìn)一步完善的地方。首先，檔案館工作沉悶、待遇偏低、社會(huì)地位低下，所以員工的工作積極性不高，沒有職業(yè)滿足感，多發(fā)生人才流失的現(xiàn)象；其次，有的檔案館在用人問題上不是根據(jù)人的特點(diǎn)和工作需要用人所長(zhǎng)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，而是重關(guān)系不重能力，把一些素質(zhì)較低的人安排在業(yè)務(wù)工作崗位上，工作起來常常力不從心，從而影響了正常工作的開展；第三，檔案館的管理者一味強(qiáng)調(diào)要對(duì)員工加強(qiáng)管理，總是想方設(shè)法把員工管得嚴(yán)點(diǎn)，讓員工自主性少點(diǎn)，這就使得現(xiàn)有人才的作用得不到充分的發(fā)揮；最后，大部分檔案館缺乏人性化的服務(wù)，沒有真正以用戶為中心，滿足用戶的需求?？傊怯捎跈n案館沒有真正將人本原理應(yīng)用于檔案館的管理實(shí)踐中，才導(dǎo)致了以上種種缺陷。

（二）運(yùn)用人本原理管理檔案館是檔案館發(fā)展的內(nèi)在要求

在檔案館的各管理要素中，人是財(cái)、物、信息、時(shí)間等其他構(gòu)成要素的主宰，檔案館工作中的各種客觀因素和各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要由人去掌握和操作，管理活動(dòng)的各種職能的有效發(fā)揮、管理目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)，都要通過人的活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)，離開了人，檔案館就失去了存在的根據(jù)和動(dòng)力。因此，檔案館運(yùn)行的好與壞關(guān)鍵在于“人”的管理。在這里，對(duì)人的管理既包括對(duì)員工的管理，也包括對(duì)用戶的管理。一方面，檔案館只有做好員工的工作，才能使員工主動(dòng)、積極認(rèn)真、創(chuàng)造性地完成自己的任務(wù)；另一方面，檔案館只有以用戶為中心，隨時(shí)了解用戶的需求，為用戶提供有深度、有層次的服務(wù)，才能充分發(fā)揮其為社會(huì)服務(wù)的職能?？傊?，如果檔案館不注重人本原理的運(yùn)用，那么員工工作積極性不高，用戶需求得不到滿足，檔案館所有的活動(dòng)將會(huì)失衡、混亂，甚至崩潰。

（三）運(yùn)用人本原理管理檔案館是社會(huì)發(fā)展的客觀要求

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代管理活動(dòng)中腦力勞動(dòng)的比重大幅度增加。而腦力勞動(dòng)的的重要特點(diǎn)是主觀能動(dòng)性的因素對(duì)勞動(dòng)的質(zhì)量和數(shù)量起著決定性的影響作用，這就使人的因素在現(xiàn)代管理活動(dòng)中的地位和作用顯得更加重要，人的能動(dòng)性的發(fā)揮和智力的開發(fā)成為決定現(xiàn)代管理成敗的關(guān)鍵。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的檔案館只有引入人本原理，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性和聰明才智，真正把檔案館內(nèi)部“人”的潛能發(fā)掘出來，滿足檔案館外部“人”的需求，才能適應(yīng)現(xiàn)代科技的高速發(fā)展、滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的最新需要。因此，新形勢(shì)下的檔案館有必要建立以人為本的科學(xué)管理制度，運(yùn)用人本化的現(xiàn)代技術(shù)管理手段，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，為社會(huì)的和諧發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

三、如何運(yùn)用人本原理管理檔案館

在筆者看來，檔案館沒有做到“以人為本”，固然有很多的原因，但是“社會(huì)對(duì)檔案館工作的認(rèn)可度低”、“檔案館的社會(huì)地位低下”才是其根本原因。這既與國(guó)家的政策傾向有關(guān)，也與檔案館自身的封閉管理有一定的關(guān)聯(lián)性。只有人們真正地了解了檔案館，用到了檔案館，檔案館中“人”的作用才能發(fā)揮出來。否則，無論檔案館“以人為本”的思想貫徹得多好，如果社會(huì)不加以認(rèn)可，無人利用檔案，那么檔案館的工作就還是停留在原點(diǎn)，人本原理在檔案館管理中就沒有任何實(shí)際的意義。因此，檔案館要真正做到“以人為本”，必須首先從提高檔案館的社會(huì)地位做起。這就要求檔案館要改變傳統(tǒng)的封閉管理模式，積極地開放檔案館，使人們認(rèn)識(shí)、了解檔案館，才能真正利用到檔案館的資源。另外，運(yùn)用人本原理管理檔案館的根本目的是要服務(wù)于“人”，這個(gè)“人”既包括檔案館內(nèi)部的工作人員，也包括存在于檔案館外部獲得檔案服務(wù)的檔案利用者，換句話說，運(yùn)用人本原理管理檔案館最終還是服務(wù)了檔案工作人員和檔案利用者：工作人員得到了工資，獲得了職業(yè)歸屬感和滿足感；利用者得到了服務(wù)，解決了生活中的難題。因此，要想運(yùn)用人本原理管理好檔案館，就必須從檔案工作人員和檔案利用者兩個(gè)方面入手。

（一）檔案館工作的開展要以檔案工作人員為本，做好檔案館的人力資源管理工作

1.重視檔案館管理者的作用

在檔案館的實(shí)踐管理中，我們講以人為本，往往只強(qiáng)調(diào)管理的客體，忽視主體即管理者本身。通常來說，管理者是檔案館工作的組織者和指揮者，在檔案館工作中處于支配地位，起決定作用。特別是館長(zhǎng)等最高管理層的決策管理人員，左右著檔案館的發(fā)展方向和目標(biāo)，決定著檔案館的前途和命運(yùn)。因此，作為管理者，必須確立以人為核心的管理思想，具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，以身作則，克己奉公，勤奮工作，以良好的行為去影響員工。同時(shí)也應(yīng)該理解員工，尊重員工，關(guān)心員工，信任員工，以調(diào)動(dòng)員工的積極性，增強(qiáng)檔案館的凝聚力。

2.為檔案館員工營(yíng)造良好的工作環(huán)境

人的大半生是在工作中度過的，工作條件和環(huán)境的好壞，必然會(huì)影響到人的心境和情緒。良好的工作環(huán)境有利于激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性，而這種良好的工作環(huán)境既包括工作本身的環(huán)境條件優(yōu)越，也包括良好的人際關(guān)系。因此，檔案館應(yīng)努力改善檔案館的自然工作環(huán)境，營(yíng)造和諧、友善、融洽的人際關(guān)系環(huán)境，讓所有員工在舒適愜意、寬松和諧的工作環(huán)境下工作，不僅可以使人心情舒暢，而且會(huì)極大地促進(jìn)工作效率的提高。

3.要知人善用，做到檔案館人才的合理配置

每個(gè)人都有自己的長(zhǎng)處和缺陷，人用的好則事半功倍，用得不好則事倍功半。因此，檔案館在選任人才時(shí)應(yīng)對(duì)他們的思想品德、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能以及管理水平進(jìn)行全面的了解，盡可能地把人才安排在最適宜發(fā)揮其能力的崗位上，以保證充分發(fā)揮其長(zhǎng)處和潛力，使他們各得其所，起到應(yīng)有的作用。同時(shí)也要注意隨時(shí)根據(jù)檔案工作的新特點(diǎn)和個(gè)人的發(fā)展變化，在檔案館內(nèi)部進(jìn)行不定期的崗位調(diào)整，以利于全面培養(yǎng)和發(fā)掘人才。各館根據(jù)本館的實(shí)際情況，建立合理的人才流動(dòng)機(jī)制，以避免不必要的人才浪費(fèi)和人才錯(cuò)用。

4.積極開展員工培訓(xùn)，不斷提高員工素質(zhì)

在新形勢(shì)下，檔案館的人力資源管理不僅要人盡其才，還要在其基礎(chǔ)上使員工的才智不斷增長(zhǎng)。這就要求檔案館積極開展各種形式的員工培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的工作能力，進(jìn)而提高檔案館的服務(wù)水平和質(zhì)量。首先要對(duì)新進(jìn)員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)。新的工作人員進(jìn)入檔案館后，為使他們盡快熟悉新的工作環(huán)境，要針對(duì)檔案館的傳統(tǒng)、有關(guān)政策、行為規(guī)范、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)以及工作崗位的要求等進(jìn)行必要的崗前培訓(xùn)。其次，要對(duì)老員工進(jìn)行短期的在崗培訓(xùn)?？茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，已使得一些老員工無法跟上時(shí)代的潮流，在管理檔案時(shí)存在著一定的局限性。針對(duì)這種情況，要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、工作技能的短期培訓(xùn)。第三，要對(duì)所有員工進(jìn)行終身教育。要在日常工作中鼓勵(lì)員工不斷擴(kuò)展自己的知識(shí)和技能，另外也要鼓勵(lì)員工向更高層次發(fā)展，或到高校進(jìn)修，或攻讀碩士學(xué)位，以提高檔案館的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

5.建立完善的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性

檔案館工作活力的根源在于廣大檔案館員工的工作積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮，檔案館如何調(diào)動(dòng)員工的積極性，維持員工的工作熱情是一個(gè)值得我們深思的問題。人有著生理和心理不同層次的需求，管理者只有最大程度的滿足這些需求，才能激發(fā)其工作的積極性。而激勵(lì)機(jī)制作為檔案館自然需求、社會(huì)需求和創(chuàng)造需求的反映，成為館員產(chǎn)生持續(xù)地追求成功、強(qiáng)化責(zé)任和不斷勝任工作的直接因素。通常來說，激勵(lì)的方式包括物質(zhì)激勵(lì)、精神激勵(lì)、目標(biāo)激勵(lì)、行為激勵(lì)、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等等。具體到檔案館，物質(zhì)激勵(lì)即在滿足員工衣食住行等最基本的物質(zhì)需求的基礎(chǔ)上給予額外的獎(jiǎng)勵(lì)，譬如涉及員工工資、住房、獎(jiǎng)金等方面的獎(jiǎng)勵(lì)；精神激勵(lì)是指為員工提供進(jìn)修、培訓(xùn)機(jī)會(huì)，通過多種手段宣傳典型，表彰先進(jìn)，激發(fā)人的創(chuàng)造力的一種激勵(lì)方式；目標(biāo)激勵(lì)即管理者制定適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，并率領(lǐng)部下為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)不懈努力，激發(fā)檔案館員工的工作熱情的激勵(lì)方式；行為激勵(lì)即通過領(lǐng)導(dǎo)和先進(jìn)人物的模范和帶頭作用，影響員工工作行為的一種激勵(lì)方式；獎(jiǎng)懲激勵(lì)即通過獎(jiǎng)勵(lì)職工積極的工作行為，懲罰職工的消極行為，將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入檔案館的各項(xiàng)工作中，形成良好的工作氛圍。另外，激勵(lì)方式的選擇需注意兩個(gè)方面的問題，一是激勵(lì)必須適合員工的需求；二是激勵(lì)的目標(biāo)必須切實(shí)可行。這就要求管理者要設(shè)計(jì)合理的激勵(lì)目標(biāo)和機(jī)制，構(gòu)建合理的激勵(lì)模式。

（二）檔案館工作的開展要以檔案利用者為本，做好檔案館的服務(wù)工作

1.滿足檔案利用者的需求

在檔案館的人本管理中，以檔案利用者為本，首先要滿足其利用檔案信息的需求。隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，檔案利用者的需求越來越趨于綜合性、多變性，他們已不再局限于單純利用檔案獲得線索與憑證。出于知識(shí)積累和更新的需要，他們迫切希望通過檔案館獲得從事業(yè)務(wù)工作所需的內(nèi)容全面、類型完整、形式多樣、來源廣泛的知識(shí)信息。因此，檔案館要在不斷豐富、優(yōu)化館藏的基礎(chǔ)上開發(fā)綜合性強(qiáng)、利用率高、系統(tǒng)化的檔案信息資源來滿足日益多樣化的需求。

2.采用人性化的服務(wù)方式

檔案館一方面要以開放、主動(dòng)的服務(wù)方式最大限度地拉近檔案館與利用者的物理距離和心理距離，加強(qiáng)與利用者的溝通，利用檔案館豐富的信息資源，開展各種編研、教育、休閑等活動(dòng)，為利用者提供咨詢、查閱、復(fù)印等人性化服務(wù)；另一方面，檔案館應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托創(chuàng)新服務(wù)方式，不斷拓展服務(wù)項(xiàng)目。例如開辦個(gè)性化、人性化的網(wǎng)站展示可開放的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享；將一些熱點(diǎn)專題資料和科研成果進(jìn)行匯編，以供用戶參考、使用。

綜上所述，人本原理作為現(xiàn)代管理理論的關(guān)鍵原理，在檔案館的管理實(shí)踐中發(fā)揮著巨大的作用。運(yùn)用人本原理管理檔案館有其歷史和現(xiàn)實(shí)的必然性。新形勢(shì)下檔案館的發(fā)展一定要著眼于未來，以人為本，及時(shí)掌握檔案館中“人”的需求動(dòng)態(tài)，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性，最大限度地滿足檔案利用者的需求。

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作者單位：黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院