摘 要： 專家、學(xué)者建議在高校實(shí)行處（館）合一，實(shí)行二塊牌子一套人馬，合署辦公，某些省已付諸實(shí)踐，具有法律法規(guī)保障。探討高校檔案機(jī)構(gòu)實(shí)行（處）館合一的合理性，以期推進(jìn)高校檔案管理體制改革的步伐，更好地為學(xué)校、社會(huì)服務(wù)。處（館）合一在名稱表述上與其職能的設(shè)置更趨向一致；有別于國家檔案局、檔案館的館局合一；處(館)合一重在提升管理思維；是提供高效優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的組織保證。

關(guān)鍵詞： 高校檔案機(jī)構(gòu) 處（館）合一 合理性

隨著社會(huì)環(huán)境的變化，政治經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，高等教育的變革與發(fā)展，高校檔案管理體制需要不斷地調(diào)整與改革，以適應(yīng)我國檔案事業(yè)、高等教育的發(fā)展。目前把高校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校的業(yè)務(wù)部門或教輔單位，弱化高校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校檔案管理的職能部門這一職責(zé)，喪失了它的行政管理權(quán)，不利于高校檔案工作的開展。很多專家、學(xué)者特別是高校檔案工作者開始思考這個(gè)問題，并尋求解決的辦法。至今，我國某些省在檔案機(jī)構(gòu)檔案處（館）的設(shè)置上已經(jīng)付諸實(shí)踐，具有法律法規(guī)保障。例如，江西省實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》細(xì)則第八條規(guī)定：“具備下列條件之一的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立獨(dú)立建制的檔案館，規(guī)模較大的學(xué)校應(yīng)設(shè)立檔案處，實(shí)行兩塊牌子一套人馬，合署辦公。……未設(shè)立檔案處（館）的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案科（室）?！雹僖虼耍斜匾獙?duì)高校檔案機(jī)構(gòu)實(shí)行（處）館合一的合理性進(jìn)行探討，以期推進(jìn)高校檔案管理體制改革的步伐，更好地為學(xué)校、社會(huì)服務(wù)。

一、處（館）合一在名稱表述上

與其職能的設(shè)置更趨向一致

高校檔案機(jī)構(gòu)名稱表述為檔案館、綜合檔案室，不夠準(zhǔn)確。而這種不準(zhǔn)確使得高校檔案機(jī)構(gòu)處于一個(gè)尷尬的境地，主要是一方面我國檔案法賦予了高校檔案機(jī)構(gòu)履行檔案保管、利用和對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的行政管理的雙重職能的權(quán)力，但另一方面現(xiàn)實(shí)中由于檔案機(jī)構(gòu)名稱表述的不準(zhǔn)確而弱化了高校檔案機(jī)構(gòu)的行政管理職能，造成了在現(xiàn)實(shí)中檔案機(jī)構(gòu)職能的缺位。

這種表述的不準(zhǔn)確主要是由于高校檔案機(jī)構(gòu)雖然表述為檔案館、綜合檔案室，但并不等同于《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）中表述的“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館”。這兩種機(jī)構(gòu)名稱一樣同為檔案館，但各自的職責(zé)卻不同，有質(zhì)的差別?！稒n案法》第二章第七條規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。而第二章第八條規(guī)定“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。高校檔案機(jī)構(gòu)除具備檔案館的檔案保管職能之外，還具有行政管理權(quán)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，而后者不具備。這種名稱上的一致容易把兩種機(jī)構(gòu)混為一談，在現(xiàn)實(shí)中把高校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校的業(yè)務(wù)部門或教輔單位，弱化高校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校檔案管理的職能部門這一職責(zé)，喪失了行政管理權(quán)，勢(shì)必造成一條腿長，一條腿短。看似履行了檔案保管職能，但由于指導(dǎo)和監(jiān)督職能的缺位，影響到檔案材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，結(jié)果也不利于檔案的保管和利用。

檔案處（館）、綜合檔案科（室）的設(shè)置，首先在名稱上區(qū)別于國家檔案館，體現(xiàn)了高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案保管、利用和對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的行政管理的雙重職能，在現(xiàn)今高校行政級(jí)別還未弱化的前提下，這種設(shè)置有利于提高檔案管理工作的行政地位和行政驅(qū)使力，有利于加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，便于高校檔案工作的開展。

二、處（館）合一與館局合一

國家檔案局、檔案館的“局館合一”的管理體制遭到了一些專家、學(xué)者的質(zhì)疑。中國人民大學(xué)碩士研究生孟曉華認(rèn)為“檔案局(館)的合一實(shí)際上形成了政事職能合一的局面，這與大的改革方向是相悖的”。②湘潭大學(xué)肖文建教授認(rèn)為“將局、館合一，不僅使檔案局、館定性不明，編制不清，而且混淆了兩者的工作職責(zé)，甚至使各自的工作職能弱化” ③“易造成法律責(zé)任不清”④。電子科技大學(xué)政治與公共管理學(xué)院劉智勇副教授、成都市檔案局張學(xué)文副局長指出“局館合一”容易造成法律責(zé)任不清，檔案館行政化，政事不分，與行政改革目標(biāo)相悖，導(dǎo)致兩種職能的弱化。 ⑤

那么按照這一模式在高校建立的檔案處（館）、檔案科（室）合一的設(shè)置是否會(huì)存在這種弊端呢？高校檔案機(jī)構(gòu)處（館）、檔案科（室）合一與國家檔案局、檔案館的局館合一還是有差別的，國家檔案局、檔案館的局館合一是把檔案事業(yè)行政管理職能與檔案的保管、利用兩種職能合并在一起，高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案保管和對(duì)本單位所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)的行政管理職能是與生俱來的，它的職能不因?yàn)榻袡n案館還是檔案處（館）而改變，而且這兩種職能相輔相成、互相促進(jìn)，不會(huì)此消彼長。高校檔案處（館）、檔案科（室）并不是一個(gè)單位兩種體制，不存在政事職能合一，因此不與我國的行政體制改革政事分開相違背。

此外，還有一點(diǎn)要補(bǔ)充說明的是，檔案局的行政管理權(quán)與高校檔案機(jī)構(gòu)的行政管理權(quán)是有區(qū)別的，檔案局的行政管理權(quán)是國家行政機(jī)關(guān)才具有的，是狹義上的行政管理權(quán)，而高校檔案機(jī)構(gòu)的行政管理權(quán)是廣義上的行政管理權(quán)，是對(duì)本單位的所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行的監(jiān)督和指導(dǎo)，并不具備檔案局的行政執(zhí)法權(quán)。

三、處（館）合一重在管理思維的提升

長期以來，高校檔案機(jī)構(gòu)檔案保管和監(jiān)督、指導(dǎo)兩種職能發(fā)展不平衡，檔案機(jī)構(gòu)沒有很好地運(yùn)用管理手段對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。而是包攬了本屬于學(xué)校各歸檔單位職責(zé)范圍之內(nèi)的檔案工作，造成了檔案機(jī)構(gòu)職能的缺位和錯(cuò)位，結(jié)果使得該管的事情沒管好，不該管的又管不好。

部門立卷制度是檔案工作的基本制度，直接關(guān)系到后續(xù)檔案工作的開展。我國從1956年就開始在全國全面推行文書處理部門立卷制度。之后不論是國家教育委員會(huì)令第6號(hào)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，還是教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中都明確規(guī)定高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。在現(xiàn)行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條中規(guī)定“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交”。這項(xiàng)制度需要高校檔案機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮檔案行政管理職能對(duì)檔案材料形成單位進(jìn)行立卷指導(dǎo)和監(jiān)督的，但并不是包攬具體的立卷工作。實(shí)際上這一制度在很多高校形同虛設(shè)。大多數(shù)高校是由歸檔單位的兼職檔案員把歸檔的材料收集起來但沒有按照歸檔要求進(jìn)行整理就直接移交給學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)，這就使得學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)專職檔案員不得不花費(fèi)大量的時(shí)間、精力來對(duì)整個(gè)學(xué)校的檔案重新進(jìn)行整理、立卷。

因此，處（館）合一要求高校檔案機(jī)構(gòu)提升管理思維，逐步學(xué)會(huì)運(yùn)用管理手段，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。著重在建章立制、依法管理上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督。加大檔案工作的宣傳力度，提高師生檔案意識(shí)，特別是學(xué)校各歸檔單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的重視和兼職檔案員的積極性。建立健全相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格付諸實(shí)施，加強(qiáng)監(jiān)督管理。對(duì)學(xué)校各歸檔單位進(jìn)行分類指導(dǎo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)監(jiān)督。

四、處（館）合一是提供高效優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的

組織保證

高校檔案處（館）、綜合檔案科（室）的設(shè)置，會(huì)不會(huì)使得檔案機(jī)構(gòu)過度行政化，而影響高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)的提供呢？就目前來看，檔案機(jī)構(gòu)的檔案行政管理職能不是發(fā)展過度，相反由于這一職能長期的缺位，缺乏培育這一職能的環(huán)境，加上工作方式、方法的思維定式，造成高校檔案機(jī)構(gòu)履行這一職能的能力相當(dāng)薄弱，從而影響檔案服務(wù)質(zhì)量。因此，只有兩種職能都發(fā)展好了才能促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展，高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)才能夠?qū)崿F(xiàn)。

注釋：

①關(guān)于印發(fā)《江西省實(shí)施<高等學(xué)校檔案管理辦法>細(xì)則》的通知.[2012-02-28]. http://www.jxedu.gov.cn/zwgk/zwggjx/2012/02/20120203021225506.html.

②孟曉華. 檔案管理體制研究[J].檔案學(xué)通訊，2003(1):19.

③④肖文建.我國檔案管理體制改革的重點(diǎn)、難點(diǎn)解析[J].檔案學(xué)通訊，2004(2):5.

⑤劉智勇，張學(xué)文.對(duì)我國現(xiàn)行檔案行政管理體制的反思與完善[J] .檔案學(xué)通訊，2008(3):16-17.

作者單位：廣西民族大學(xué)檔案館