摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)下，我國(guó)檔案信息化快速發(fā)展的同時(shí)也給檔案管理人員帶來(lái)了挑戰(zhàn)，檔案工作者必須通過(guò)多種途徑提高自身素質(zhì)，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：檔案 工作者 信息化 素質(zhì)

有人曾說(shuō)：一個(gè)國(guó)家如果沒(méi)有檔案，它將失去歷史而變成傳說(shuō)。從夏商時(shí)期開(kāi)始，檔案就一直忠實(shí)地記錄著洪纖巨細(xì)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和綿亙不斷的中華民族文化，發(fā)揮著豐富知識(shí)、提供參考、支持決策的重要作用。

檔案工作與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展密切相關(guān)。在3500年前的夏朝，最早的檔案管理是代表著奴隸制社會(huì)生產(chǎn)力水平的甲骨。今天，隨著信息技術(shù)的躍進(jìn)式發(fā)展，文件產(chǎn)生和傳遞的方法不斷創(chuàng)新，檔案管理由以實(shí)體為重心進(jìn)入以信息為重心的信息化階段，迫切要求檔案工作者快速提高檔案業(yè)務(wù)水平和信息技術(shù)能力。

一、檔案管理信息化的涵義

所謂檔案管理信息化是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。準(zhǔn)確把握檔案管理信息化的涵義，應(yīng)辨證看待“檔案管理”與“信息化”之間的關(guān)系。檔案是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，信息化是檔案管理科學(xué)有效的重要途徑。檔案管理信息化的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，另一方面促進(jìn)檔案信息與其他社會(huì)信息融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。

二、檔案管理信息化的挑戰(zhàn)

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，隨著電子檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，

1．檔案管理方式的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理的載體是紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等實(shí)物，管理的方式是以手工完成檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。其優(yōu)勢(shì)是操作技術(shù)要求低，劣勢(shì)是實(shí)物保存的環(huán)境要求高、檔案資源的利用率低。

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤、縮微、多媒體等現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，檔案的載體由過(guò)去以實(shí)物為載體，變?yōu)橐噪娮游募檩d體。載體的變化，極大的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，但也提出了新的挑戰(zhàn)。一是檔案分類的變化。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案分類逐漸被打破。取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置來(lái)劃分。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。這就突破了原有分類上的局限，使檔案工作人員從繁雜的整理事務(wù)中解脫出來(lái)，把更多的精力放到收集、深化檢索、開(kāi)發(fā)利用、編研等工作上來(lái)。二是檔案保管上的變化。在信息化電子環(huán)境中，檔案的載體由紙質(zhì)介質(zhì)為主發(fā)展到聲、光、電、磁等多種形式。這一方面，提高了檔案的利用效率，方便了檔案的利用，并在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依托下，利用網(wǎng)絡(luò)連接、多媒體等傳播途徑使檔案的傳播形式更加多樣化、生動(dòng)，使檔案在檢索的速度和精準(zhǔn)性上有了很大提高。但另一方面，信息化環(huán)境中互聯(lián)網(wǎng)具有公開(kāi)性，因此電子檔案容易被非法竊取、復(fù)制、篡改，檔案的安全問(wèn)題日顯突出，并且電子檔案載體受存儲(chǔ)介質(zhì)的影響，使得電子檔案載體具有不確定性。

2．知識(shí)結(jié)構(gòu)挑戰(zhàn)

隨著電子傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)等的迅速發(fā)展。在新的信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理人員的原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)也受到信息技術(shù)的嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。新的科學(xué)技術(shù)已在檔案的收集、存儲(chǔ)、分類、查詢等工作環(huán)節(jié)運(yùn)用。檔案管理人員的工作具有了很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。這就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)的掌握好信息化的技術(shù)知識(shí)和手段，要有針對(duì)性地加強(qiáng)電子計(jì)算機(jī)、電子網(wǎng)絡(luò)、電子信息加工與存續(xù)、紙質(zhì)文件與電子文件配套管理等方面的知識(shí)、技能。

三、提高檔案工作者素質(zhì)的意義

信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，徹底拋棄了原有的傳統(tǒng)觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變。檔案信息化是依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作。檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是檔案被動(dòng)的“管理人員”，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。

據(jù)資料統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案工作者整體文化水平、技術(shù)程度距信息時(shí)代的要求還存在不小的距離，在檔案專業(yè)技術(shù)程度上，初級(jí)職稱占據(jù)了絕大多數(shù)比例；在信息工具運(yùn)用能力上由于受各種因素影響，程度也不很高；在思想觀念上還沒(méi)有跟上信息時(shí)代的發(fā)展。這種狀況勢(shì)必影響檔案信息化建設(shè)，所以我們大力開(kāi)展檔案資源信息化的同時(shí)，更要加強(qiáng)提高檔案工作者素質(zhì)。

四、提高檔案工作者素質(zhì)的途徑

全面提高檔案工作者的素質(zhì)，不僅是檔案建設(shè)和檔案發(fā)展的客觀要求，也是形勢(shì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的根本要求。要提高檔案工作者的素質(zhì)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

（一）加強(qiáng)思想政治建設(shè)

檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，要加強(qiáng)思想政治建設(shè)，主要從兩方面著手。首先是政治素質(zhì)，檔案管理人員必須具有明確的政治方向和堅(jiān)定的理想信念，對(duì)黨和國(guó)家必須具備較高的忠誠(chéng)度。檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)馬恩列斯理論、經(jīng)典著作、中國(guó)特色社會(huì)主義理論和重大方針政策的學(xué)習(xí)和理解，切實(shí)提高自身的政治素養(yǎng)。其次是工作態(tài)度。西方成人培訓(xùn)理念認(rèn)為，態(tài)度、能力和知識(shí)的改變是提升成人素質(zhì)的三條必然途徑。態(tài)度是前提條件。檔案管理人員要端正心態(tài)，樹(shù)立吃苦耐勞、默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)精神。

（二）提升職業(yè)道德水平

檔案工作者在社會(huì)分工中擔(dān)任著特殊職責(zé)，發(fā)揮著特殊的作用。檔案工作者應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備維護(hù)安全的職業(yè)責(zé)任感和遵紀(jì)守法的職業(yè)紀(jì)律。

要提高檔案職業(yè)道德認(rèn)識(shí)，使檔案工作者正確認(rèn)識(shí)自己職業(yè)的意義和地位，增強(qiáng)檔案職業(yè)道德情感，深入進(jìn)行檔案職業(yè)道德教育。

（三）樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念

在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，樹(shù)立起與時(shí)代相適應(yīng)的檔案管理觀念，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的核心。樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念，首先，就是管理思想現(xiàn)代化。這就要求檔案從業(yè)人員要有一顆開(kāi)放的心態(tài)，打破固有的思維定勢(shì)，去學(xué)習(xí)、吸收不同的管理思想。其次，針對(duì)熱點(diǎn)難點(diǎn)，開(kāi)展課題調(diào)研。進(jìn)一步解放思想、開(kāi)拓創(chuàng)新，認(rèn)真研究和探索檔案工作的新思路、新途徑。第三，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理論。

（四）優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。檔案管理是一門綜合性的邊緣科學(xué)，涉及的知識(shí)面廣。檔案管理人員要處理好專業(yè)知識(shí)與相關(guān)知識(shí)的關(guān)系。檔案管理人員應(yīng)該努力擴(kuò)充三個(gè)方面的知識(shí)。一是檔案知識(shí)，如檔案學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。二是綜合知識(shí)，如計(jì)算機(jī)、文學(xué)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)、歷史、地理等學(xué)科的知識(shí)，他們對(duì)檔案科學(xué)管理具有重要意義。三是信息技術(shù)，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等方面的能力。

（五）掌握現(xiàn)代化檔案管理手段

管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)。掌握現(xiàn)代化檔案管理手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。

檔案管理人員要掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段。首先，學(xué)習(xí)檔案現(xiàn)代管理方法和理論。通過(guò)學(xué)習(xí)和借鑒當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，并在實(shí)踐中加以運(yùn)用。其次，掌握先進(jìn)的檔案技術(shù)手段。學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化的檔案技術(shù)手段，并引入檔案管理中，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、信息化。

（六）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，適應(yīng)社會(huì)需求的變化，從“重管理，輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。變“封閉型”為“開(kāi)放型”；轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”提升到“服務(wù)”的理念。在工作中，要加強(qiáng)并提高檔案工作的服務(wù)主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度地滿足利用者利用檔案的需要。

參考文獻(xiàn)：

1.連成葉.關(guān)于提高檔案學(xué)研究水平的幾點(diǎn)思考[J]，檔案學(xué)通訊，2003(6)

2.夏燕玲. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010(3)

3.王永平，吳尚青.試談高校檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與繼續(xù)教育[J].綏化師專學(xué)報(bào)，2000(2)

4.李宗春. 論檔案學(xué)研究的思維方式[J].湖南檔案，1995(6)

5.唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案，2006(3)

作者單位：北京市東直門中學(xué) 北京市檔案局