目前的Outlook仍然缺少一些必要的功能，例如聯(lián)系人的編輯和整理功能。如果只有區(qū)區(qū)幾十個(gè)聯(lián)系人，這或許不算什么問題，但是如果聯(lián)系人數(shù)量超過500個(gè)，情況可能就會(huì)截然不同了。

對于同時(shí)也使用Excel的用戶來說，有一個(gè)非常好的方法能夠有效地整理Outlook的聯(lián)系人數(shù)據(jù)，那就是將聯(lián)系人數(shù)據(jù)導(dǎo)出并利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能進(jìn)行編輯和整理。下面，我們將詳細(xì)介紹導(dǎo)出Outlook聯(lián)系人信息以及備份Outlook電子郵件文件的方法。通過這些方法我們不僅可以有效地編輯整理聯(lián)系人信息，同時(shí)還能夠?qū)utlook的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

在Excel中進(jìn)行編輯

Outlook聯(lián)系人信息可以導(dǎo)出為“.xls”文件，在Excel中可以直接打開此類文件進(jìn)行編輯，文件中的第一行內(nèi)容是聯(lián)系人各項(xiàng)信息的名稱，如果將聯(lián)系人信息當(dāng)作一個(gè)數(shù)據(jù)庫來看，它們就是數(shù)據(jù)庫的字段，注意不要修改這些名稱和它們的順序，否則在重新導(dǎo)入時(shí)我們必須手動(dòng)設(shè)定數(shù)據(jù)的映射關(guān)系才能夠?qū)?shù)據(jù)導(dǎo)入到正確的位置。除此之外，我們還可以充分利用Excel的各種編輯功能，例如查找、替換，隨心所欲地編輯聯(lián)系人信息。當(dāng)然，我們沒有必要去修改單元格格式以及字符的顏色，因?yàn)檫@些修改對于Outlook來說都是沒有意義的。

重新導(dǎo)入到Outlook

在重新將編輯好的聯(lián)系人信息導(dǎo)入Outlook之前，備份存儲(chǔ)電子郵件信息的PST文件并重新啟動(dòng)Outlook，在軟件主界面左側(cè)的導(dǎo)航欄中單擊“聯(lián)系人”，再通過“文件|打開|導(dǎo)入”打開“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А?，選擇“從另一程序或文件導(dǎo)入”，單擊“下一步”按鈕，選擇“Microsoft Excel 97-2003”并進(jìn)入下一步，單擊“瀏覽”按鈕查找并選擇我們編輯好的聯(lián)系人數(shù)據(jù)文件，之后選擇“用導(dǎo)入的項(xiàng)目替換重復(fù)的項(xiàng)目”，單擊“下一步”按鈕并選擇導(dǎo)入的目標(biāo)文件夾為“聯(lián)系人”，再進(jìn)入下一步單擊“完成”即可。

步驟

打開導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)?在Outlook左側(cè)導(dǎo)航欄中選擇“聯(lián)系人”，單擊“文件”菜單，選擇“打開”，單擊右側(cè)的“導(dǎo)入”。

指定格式 選擇“導(dǎo)出到文件”并單擊“下一步”，選擇文件類型為“Microsoft Excel 97-2003”并再次單擊“下一步”。

指定內(nèi)容和目標(biāo) 選中“聯(lián)系人”作為需要導(dǎo)出的目標(biāo)，并在下一步單擊“瀏覽”按鈕，選擇導(dǎo)出數(shù)據(jù)的存放位置和文件名稱。

使用標(biāo)準(zhǔn)配置 通過“映射自定義字段”按鈕可以修改聯(lián)系人數(shù)據(jù)字段的對應(yīng)關(guān)系，一般用戶并不需要進(jìn)行修改，可以直接進(jìn)入下一步單擊“完成”按鈕導(dǎo)出數(shù)據(jù)即可。

壓縮PST文件 返回Outlook，右擊左側(cè)導(dǎo)航欄中的“Outlook數(shù)據(jù)文件”，選擇“數(shù)據(jù)文件屬性”，在對話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡中單擊“高級”按鈕，在打開的對話框中單擊“開始壓縮”按鈕對存儲(chǔ)電子郵件信息的PST文件進(jìn)行壓縮。

備份PST文件 注意上一步驟中“文件名”輸入框中的內(nèi)容，里面包含PST文件的所在路徑，關(guān)閉Outlook，打開Windows資源管理器創(chuàng)建此文件的備份副本。

使用Excel篩選 在Excel中打開導(dǎo)出的聯(lián)系人數(shù)據(jù)，我們可以充分利用Excel的各種編輯功能，例如通過功能區(qū)中的“排序和篩選|篩選”選項(xiàng)來尋找滿足特定條件的聯(lián)系人。

查找和替換 在功能區(qū)中通過“查找和選擇|查找”或“查找和選擇|替換”打開“查找和替換”對話框，單擊“選項(xiàng)”可以切換到高級模式的查找與替換窗口，這里可以更輕松地從聯(lián)系人中找出特定的目標(biāo)，例如重復(fù)的聯(lián)系人。