[摘 要] 項(xiàng)目檔案是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中一個(gè)重要產(chǎn)物，項(xiàng)目檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分。全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用有利于項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案信息資源的開發(fā)利用。項(xiàng)目建設(shè)單位可以通過前段控制、合同管理、制度建設(shè)和人才建設(shè)貫徹執(zhí)行全程管理原則。

[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資

[作者簡(jiǎn)介] 徐禮祥，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對(duì)于促進(jìn)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來(lái)我國(guó)加大了對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案管理要求越來(lái)越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒有經(jīng)過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時(shí)由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對(duì)項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個(gè)項(xiàng)目管理的生命周期，對(duì)于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義

項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對(duì)歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量

項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時(shí)，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對(duì)項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個(gè)階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長(zhǎng)，短則2～3年，長(zhǎng)則5～6年。這些特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動(dòng)地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個(gè)項(xiàng)目管理過程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個(gè)階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時(shí)積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個(gè)單位對(duì)項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問題只有通過項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對(duì)規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。

（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用

項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始參加項(xiàng)目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個(gè)項(xiàng)目組的檔案意識(shí)。項(xiàng)目組檔案意識(shí)的提高，對(duì)項(xiàng)目檔案價(jià)值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識(shí)，有利于檔案工作人員主動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開發(fā)。

二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來(lái)貫徹執(zhí)行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評(píng)估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒有及時(shí)得到檔案部門指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢(shì)。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。”將項(xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時(shí)，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時(shí)間，明確各方責(zé)任，必要時(shí)建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理制度對(duì)于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識(shí)融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段和每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，就會(huì)主動(dòng)按照要求進(jìn)行檔案管理工作。

有的單位沒有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，針對(duì)不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，往往只能被動(dòng)接收項(xiàng)目檔案，對(duì)所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識(shí)和檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。

三、結(jié) 語(yǔ)

檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目建成后留下兩個(gè)有形的東西，一個(gè)是工程實(shí)體，另一個(gè)就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個(gè)有機(jī)整體。通過全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。

[參考文獻(xiàn)]

[1]李亞娥.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理策略[J]. 機(jī)電兵船檔案 ，2011，（1）.

[2]周艷.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量控制策略[J].機(jī)電兵船檔案，2007，（1）.

[3]王婭.高?；?xiàng)目檔案全程管理模式研究[J].蘭臺(tái)世界，2012，（14）.

[4]侯偉霞.淺析固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].中國(guó)管理信息化，2012，（13）.

[5]丁杰.企業(yè)技改項(xiàng)目檔案工作“全過程”管理的有益探索[J].檔案與建設(shè)，2010，（1）.

[6]劉曉玲.企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理工作探討[J]. 機(jī)械管理開發(fā)，2012，（4）.

[7]姜紅 .技改項(xiàng)目檔案控制管理模式的探索與實(shí)踐[J].四川檔案，2012，（3）.

[8]邢曉援.固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案的收集與管理[J]. 機(jī)電兵船檔案，2011，（2）.

[9]石霞.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].廣播電視信息，2011，（6）.

[10]石麗.論固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].機(jī)電兵船檔案，2010，（3）.

[11]高慶收.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理[J].陜西檔案，2008，（3）.

[12]尤菊芳.淺談固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案資料的整理[J].陜西檔案，2008，（1）.