陳桂鑫

每到年底，辦公室總有人會(huì)為年終總結(jié)而煩惱。不僅要提交一份合格的總結(jié)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，還要把上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的修改意見整合處理，重新形成新的修改定案。年底工作本來就繁重，這來來去去的過程又十分繁瑣。如何化繁為簡，讓年終總結(jié)更順利一些呢？

偷個(gè)懶 輕松寫出好總結(jié)

每到年終總得撰寫各類總結(jié)報(bào)告，一篇好的總結(jié)報(bào)告能夠幫我們總結(jié)成績，找出存在的問題，并提出改進(jìn)的方向。不過要怎樣才能寫出一篇讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的好總結(jié)報(bào)告呢？

一般總結(jié)報(bào)告編寫可分三個(gè)步驟：

確定總結(jié)布局提綱→收集數(shù)據(jù)資料文檔→按大綱引用資料編寫總結(jié)

辦公室的小陳正好接到經(jīng)理任務(wù)，要求寫一份2012年度的企業(yè)總結(jié)報(bào)告，我們就一起來看看他是怎么寫好這篇總結(jié)的吧。

明確目的，擬定總結(jié)提綱

寫總結(jié)前我們必須先明確所要表現(xiàn)的目的和主要內(nèi)容，再以這個(gè)目的為中心展開要點(diǎn)擬定總結(jié)提綱，理出總結(jié)要寫的各級(jí)標(biāo)題和層次。

總結(jié)提綱一般可以先分成開頭、主體、結(jié)尾三部分。

開頭部分：概述基本情況，包括單位特點(diǎn)、主要任務(wù)、當(dāng)前形勢(shì)、指導(dǎo)思想、總結(jié)目的、主要內(nèi)容等。

主體：具體介紹取得的成績和數(shù)據(jù)指標(biāo)、成功與失敗、與往年的差距等方面。

結(jié)尾：提出今后的方向、任務(wù)和措施，表明決心，展望前景。

小陳還不是很熟悉總結(jié)報(bào)告需要寫的具體項(xiàng)目、內(nèi)容，他決定偷懶一下，直接從網(wǎng)上搜索下載同行的總結(jié)報(bào)告范文來作為提綱，再根據(jù)自己的實(shí)際情況適當(dāng)進(jìn)行一些增減完善，這樣就可以做出一個(gè)不錯(cuò)的總結(jié)提綱了（很多朋友也會(huì)想到這個(gè)偷懶的辦法吧）。不過要變成自己的，還需要適當(dāng)修改。

提綱出來后首先要做的就是統(tǒng)一設(shè)置好各級(jí)標(biāo)題格式，這樣后面編輯時(shí)會(huì)更清楚直觀。在此強(qiáng)烈建議各標(biāo)題的編號(hào)統(tǒng)一使用自動(dòng)編號(hào)，標(biāo)題格式則統(tǒng)一使用各級(jí)標(biāo)題樣式進(jìn)行設(shè)置。這樣以后增刪小標(biāo)題要點(diǎn)時(shí)編號(hào)可以自動(dòng)調(diào)整，要修改各級(jí)標(biāo)題格式也比較快。

由于提綱是網(wǎng)上找來的范文，各級(jí)標(biāo)題的編號(hào)和樣式都需要逐一設(shè)置，工作量可不小。對(duì)此小陳另有妙計(jì)，他針對(duì)各級(jí)標(biāo)題編號(hào)的不同特點(diǎn)，利用Word 2010的查找替換功能三兩下就搞定了各級(jí)標(biāo)題樣式和編號(hào)的批量設(shè)置。

刪除原有編號(hào)

在“開始”選項(xiàng)卡“編輯”區(qū)中單擊“查找”后的下拉箭頭，從中選擇“高級(jí)查找”。在“查找和替換”窗口中單擊“更多”按鈕顯示高級(jí)選項(xiàng)，選中“使用通配符”復(fù)選項(xiàng)，輸入查找內(nèi)容為“<[一二三四五六七八九十]{1，}、*^13”（不含引號(hào)）。單擊“在以下項(xiàng)中查找”按鈕，從下拉列表中選擇“主文檔”，馬上可以看到文檔中以“一、”、“二、”……開頭的標(biāo)題行已經(jīng)全部被選中了（如圖1）?，F(xiàn)在從“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”列表中選擇“標(biāo)題1”，即可把所有一級(jí)標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式。然后切換到“替換”選項(xiàng)卡，查找“<[一二三四五六七八九十]{1，}、”替換為空，單擊“全部替換”即可刪除原來的文本編號(hào)。

設(shè)置正規(guī)編號(hào)

接下來設(shè)置各級(jí)標(biāo)題編號(hào)就很簡單了，隨便選中一個(gè)標(biāo)題設(shè)置好自動(dòng)編號(hào)，再右擊選擇“樣式/更新 標(biāo)題1 樣式以匹配所行內(nèi)容”即可為所有一級(jí)標(biāo)題設(shè)置自動(dòng)編號(hào)。以后想修改標(biāo)題文字格式或編號(hào)都是這么簡單，任選一個(gè)標(biāo)題進(jìn)行設(shè)置后，右擊更新樣式即可。

對(duì)2、3級(jí)標(biāo)題的格式和編號(hào)設(shè)置操作也差不多，只是需要根據(jù)編號(hào)不同修改一下查找內(nèi)容。對(duì)于1、……開頭的二級(jí)標(biāo)題編號(hào)，只要查找“<[0-9]{1，}、*^13”即可，其它操作完全一樣。含括號(hào)的編號(hào)則要麻煩點(diǎn)，得先在不使用通配符下查找“^p（”替換為“^pA”，把段首的“（”全部換成A，再查找

了解需要，收集整理資料

總結(jié)報(bào)告要通過總結(jié)事實(shí)、數(shù)據(jù)和成績來得出結(jié)論和改進(jìn)對(duì)策。因此只有把各種數(shù)據(jù)和資料準(zhǔn)備好了，才能寫出一篇好總結(jié)。我們需要先按總結(jié)提綱列出需要用到的各方面資料，再按記錄到各部門去收集相關(guān)數(shù)據(jù)文檔、表格和匯報(bào)資料，然后慢慢查看篩選搜集來的資料，從中找出能支持報(bào)告所要表述內(nèi)容的事例、數(shù)據(jù)和圖表備用。為了在寫總結(jié)時(shí)可以快速引用，小陳在查看收集來的文檔資料時(shí)，事先對(duì)總結(jié)中可能要用到的內(nèi)容做了記號(hào)。

標(biāo)記所需內(nèi)容

在Word 2010中使用書簽來進(jìn)行標(biāo)記既簡單又實(shí)用。比如想用“2012年度財(cái)務(wù)管理計(jì)劃書.DOCX”中的“2012年度管理費(fèi)用計(jì)劃表”，那么在打開“2012年度財(cái)務(wù)管理計(jì)劃書.DOCX”查看時(shí)，就要選中整個(gè)“2012年度管理費(fèi)用計(jì)劃表”和表格標(biāo)題等想引用的內(nèi)容。切換到“插入”選項(xiàng)卡單擊“書簽”，在“書簽”窗口中輸入書簽名為“管理費(fèi)表12”，單擊“添加”按鈕創(chuàng)建一個(gè)“管理費(fèi)表12”書簽（如圖2）。在此，書簽名絕對(duì)不能以阿拉伯?dāng)?shù)字開頭，否則“添加”按鈕會(huì)變成灰色無法添加。照這樣對(duì)那些準(zhǔn)備用到的文本、數(shù)據(jù)、表格內(nèi)容逐一用書簽進(jìn)行命名。在寫總結(jié)時(shí)就可以不用打開參考文檔，直接通過書簽引用所需內(nèi)容了。

此外，以后要在文檔中找這些內(nèi)容時(shí)還可以通過書簽快速定位。你只要單擊Word窗口左下角的“頁面：X/XX”或按“Ctrl+G”組合鍵，打開“查找和替換”窗口的“定位”界面。在“定位目標(biāo)”列表中選擇“書簽”，從“輸入書簽名稱”的下拉列表中選擇“管理費(fèi)表12”（如圖3），或直接輸入書簽名，單擊“定位”按鈕即可快速定位到 “2012年度管理費(fèi)用計(jì)劃表”中查看。

快速引用資料

當(dāng)寫總結(jié)需要用到“2012年度管理費(fèi)用計(jì)劃表”時(shí)，只要切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文字”區(qū)的“對(duì)象”，從下拉列表中選擇“文件中的文字”。在“插入文檔”窗口中找到并選中“2012年度財(cái)務(wù)管理計(jì)劃書.DOCX”。單擊“范圍…”按鈕，輸入要引用的書簽名“管理費(fèi)表12”（如圖4），然后單擊“插入”按鈕即可插入“2012年度財(cái)務(wù)管理計(jì)劃書.DOCX”文檔中的“2012年度管理費(fèi)用計(jì)劃表”內(nèi)容。按書簽插入的文本，其書簽也會(huì)一同插入總結(jié)報(bào)告中，我們?cè)诓榭纯偨Y(jié)時(shí)，還可以通過這些書簽來快速定位。

在此若不單擊“插入”按鈕，而改成單擊“插入”按鈕后的下拉箭頭，選擇“插入鏈接”，則會(huì)以鏈接方式插入“2012年度管理費(fèi)用計(jì)劃表”內(nèi)容。這樣做的好處是，當(dāng) “2012年度財(cái)務(wù)管理計(jì)劃書.DOCX”中的2012年度管理費(fèi)用計(jì)劃表被修改并保存后。你只要在總結(jié)報(bào)告中按“Ctrl+A”，再按F9更新域就可以自動(dòng)更新引用的內(nèi)容。

精煉語言，多用數(shù)據(jù)說話

現(xiàn)在我們可以按提綱配合數(shù)據(jù)資料寫總結(jié)了。總結(jié)中盡量少說空話，要有條理有順序地用數(shù)據(jù)和事實(shí)說話才有說服力。對(duì)策或建議都應(yīng)該在大量事實(shí)和數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)。小陳發(fā)現(xiàn)總結(jié)中有很多數(shù)據(jù)經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)，像年產(chǎn)值、利潤、目標(biāo)一類的數(shù)據(jù)，不僅在年度成績中出現(xiàn)，在與往年的對(duì)比、對(duì)將來的展望中都會(huì)用到。重復(fù)輸入同一數(shù)據(jù)不僅麻煩，重復(fù)多了還容易輸錯(cuò)。萬一數(shù)據(jù)有改動(dòng)，還得逐一修改所有相同數(shù)據(jù)更是個(gè)大問題。對(duì)此小陳也有自己的獨(dú)門秘技擺平。

標(biāo)注重復(fù)數(shù)據(jù)

先在文檔內(nèi)選中需要重復(fù)輸入的數(shù)值，例如年產(chǎn)值的數(shù)據(jù)“8000萬元”，單擊“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡“控件”區(qū)的“格式文本內(nèi)容控件”圖標(biāo)把它轉(zhuǎn)成文本控件。再單擊“插入”選項(xiàng)卡的“書簽”，打開“書簽”對(duì)話框輸入書簽名稱“年產(chǎn)值2012”，單擊“添加”按鈕創(chuàng)建一個(gè)“年產(chǎn)值2012”書簽（如圖5）。重復(fù)此操作把各個(gè)需要重復(fù)輸入的內(nèi)容、數(shù)據(jù)逐一選中創(chuàng)建控件和書簽。

快速輸入重復(fù)數(shù)據(jù)

把輸入光標(biāo)定位到要輸入重復(fù)數(shù)值的位置，單擊“插入”選項(xiàng)卡的“交叉引用”。在“交叉引用”窗口的“引用類型”下拉列表中選擇“書簽”，就會(huì)在下面“引用哪一個(gè)書簽”列表中列出所有書簽。再從“引用內(nèi)容”下拉列表中選擇“書簽文字”。然后在列表中選中需要插入的書簽“年產(chǎn)值2012”（如圖6），單擊“插入”按鈕即可插入書簽所指內(nèi)容“8000萬元”。交叉引用窗口不會(huì)自動(dòng)關(guān)閉，也不影響編輯，建議把它調(diào)小拖到旁邊以便于隨時(shí)插入各項(xiàng)重復(fù)內(nèi)容。

修改后快速更新

需要修改年產(chǎn)值數(shù)據(jù)時(shí)，你只要修改一下開始設(shè)置書簽的那個(gè)“8000萬元”文本控件中的數(shù)據(jù)，再按“Ctrl+A”全選，按F9刷新，Word就會(huì)自動(dòng)更正所有通過該書簽交叉引用插入的重復(fù)數(shù)據(jù)。不過如果相同數(shù)據(jù)有好幾個(gè)，要怎么快速找到原先的那個(gè)數(shù)據(jù)呢？這其實(shí)很簡單，你只要按住Ctrl鍵單擊任意一個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)即可直接跳到原始數(shù)據(jù)處。你也可以按前面提到的定位窗口快速轉(zhuǎn)到書簽所在位置。

不管是鏈接其它文檔的部分內(nèi)容或本文中的重復(fù)內(nèi)容，每次修改原數(shù)據(jù)后都得按“Ctrl+A”全選，再按F9或右擊選擇“更新域”后才能更新數(shù)據(jù)，多少有點(diǎn)麻煩。對(duì)此我們可以設(shè)置讓W(xué)ord在打印前自動(dòng)刷新域。切換到“文件”選項(xiàng)卡，單擊“選項(xiàng)”，在“Word選項(xiàng)”窗口左側(cè)選擇“顯示”，把“打印前更新域”和“打印前更新鏈接數(shù)據(jù)”復(fù)選項(xiàng)都選中（如圖7），確定后就會(huì)在每次打印前自動(dòng)刷新。

Tips

總結(jié)報(bào)告中也經(jīng)常用到“詳見本報(bào)告Y頁XXX內(nèi)容”這樣的標(biāo)注吧？同樣可以先對(duì)引用的XXX內(nèi)容設(shè)置書簽，再通過交叉引用插入“標(biāo)簽文字”XXX。至于所在頁碼Y，你只要在交叉引用窗口的“引用內(nèi)容”下拉列表中選擇“頁碼”即可插入書簽所在頁碼Y。此外，若要引用的內(nèi)容是設(shè)置了樣式的標(biāo)題，則無需設(shè)置書簽，直接在“交叉引用”窗口的“引用類型”下拉列表中選擇“標(biāo)題”，即可從下面列表中選擇插入所需標(biāo)題和頁碼。