廖雪峰

摘 要:隨著黨風(fēng)廉政建設(shè)的不斷深入開展,從近年國家查處的諸多腐敗分子違法違紀(jì)案例來看,檔案工作逐步體現(xiàn)出它的重大作用和特殊功能。因此作為員工廉潔從業(yè)注重做好檔案工作,充實(shí)和完善檔案工作對于適應(yīng)形勢發(fā)展需要、更好地服務(wù)于企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展及廉政建設(shè)工作,都有著重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在此,筆者結(jié)合十多年從事工程建設(shè)檔案管理的實(shí)踐,從工程建設(shè)方面淺談一點(diǎn)對于加強(qiáng)檔案的認(rèn)識和做好檔案工作的建議。

關(guān)鍵詞:檔案 廉潔

中圖分類號:F239 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)10(c)-0211-01

1 工程建設(shè)領(lǐng)域檔案工作的認(rèn)識

工程建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及眾多參建單位,而各參建單位文化背景的差異,風(fēng)險管控點(diǎn)不同,涉及范圍也不同,決定著工程檔案工作是一項(xiàng)綜合系統(tǒng)而復(fù)雜的工作,不論是檔案制度的建立貫徹執(zhí)行,還是檔案業(yè)務(wù)的正常開展,都離不開有關(guān)部門和人員的支持、配合,應(yīng)當(dāng)受到各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和廣大員工的通力合作。

自2010年以來,國姿委、中國航油集團(tuán)公司等單位風(fēng)險管控檢查組或?qū)徲?jì)工作組持續(xù)多次對廣州白云機(jī)場供油工程近幾年工程的建設(shè)情況進(jìn)行較長時間的檢查,調(diào)閱10多個工程共達(dá)千余卷的紙質(zhì)檔案、電子文件5000余份、相片檔案300多張來看,使筆者對工程建設(shè)領(lǐng)域檔案管理有了更深刻的認(rèn)識,工程檔案不僅是為了滿足生產(chǎn)運(yùn)營和維護(hù)的需求,更重要的是規(guī)避工程管理中隱藏風(fēng)險,滿足各項(xiàng)檢查提供有效憑證。同時,也是維護(hù)全體參建人員廉潔從業(yè)的鐵證。實(shí)踐證明,要更好規(guī)避各項(xiàng)風(fēng)險,維護(hù)企業(yè)和員工利益,就應(yīng)強(qiáng)化檔案管理與控制,始終以開放透明的態(tài)度,樹立和提升檔案意識,建立相對穩(wěn)定的檔案管理與控制程序,確保工程建設(shè)從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、合同簽訂、施工、竣工驗(yàn)收直至決算全過程所需的資料歸檔到位。

2 加強(qiáng)工程建設(shè)領(lǐng)域檔案工作的建議

2.1 建立健全有效的檔案工作體系

在工程檔案管理中,為確保工程所涉及的工程技術(shù)文件以及其他管理性文件齊全、系統(tǒng)、完整、成套、分類科學(xué),應(yīng)從工程立項(xiàng)籌備階段開始設(shè)置檔案人員,加強(qiáng)工程基本情況的研究,確定符合工程實(shí)際的各類文件收集范圍,及時制定出關(guān)于工程文件收集的安排部署,制定較為詳細(xì)的工程檔案管理細(xì)則,內(nèi)容包括工程文件保密制度、管理架構(gòu)、管理職責(zé)、移交程序、檔案整理操作規(guī)則、竣工圖編制規(guī)則、工程檔案驗(yàn)收規(guī)則、工程檔案分類方案、工程檔案庫房管理制度、工程檔案借閱制度,列出各階段工程文件的歸檔范圍和清單,實(shí)行清單式動態(tài)跟蹤管理。同時加強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié)控制和做好重點(diǎn)檔案的收集工作,為工程檔案管理與工程同時通過各項(xiàng)驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。

2.2 加強(qiáng)工程文件質(zhì)量和準(zhǔn)確性的控制

工程文件的準(zhǔn)確性是指工程文件應(yīng)達(dá)到兩個要求:一是文件應(yīng)同其所記述與反映的工程對象、施工過程相一致,且記錄清晰、準(zhǔn)確,具有可追溯性;二是相同工程的文件在內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一,確保工程文件的準(zhǔn)確性。實(shí)踐中工程文件不準(zhǔn)確的因素很多,其中最主要的原因是在工程設(shè)計(jì)和施工過程中,因主觀、客觀等多方面原因發(fā)生變更所致。而在這時如果在工程文件管理上不到位,把關(guān)不嚴(yán),就很容易造成文件與實(shí)際不符的后果。

2.3 推動工程檔案管理做到“三同步”

(1)建設(shè)工程前期階段。該階段主要反映建設(shè)工程的論證、決策、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)及審批活動。建設(shè)單位要對工程的醞釀、決策、立項(xiàng)及審批等資料收集管理好,特別是有關(guān)工程計(jì)劃申請及批復(fù)、會議紀(jì)要、工程招標(biāo)、合同簽訂、設(shè)備材料采購等合同及決策過程等文件資料,以及對設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料如工程水文、地質(zhì)、氣象、地震、環(huán)保以及方案等論證資料,還有工程管理材料如建設(shè)工程的規(guī)劃用地、各種消防、人防、勞動、衛(wèi)生、環(huán)保、安全等部門的審批材料和明確水、電、煤氣有效保障資料以及有關(guān)的聲像檔案等也都要收集保存完畢。

(2)建設(shè)施工階段。該階段是整個建設(shè)工程的主體階段,工程建設(shè)文件資料的主體部分也將在這一階段形成。建設(shè)單位、施工單位與監(jiān)理單位在這一階段要做好各專業(yè)施工資料的收集和分類管理,特別是各類設(shè)備、材料的試、化驗(yàn)文件,各專業(yè)工程的隱蔽工程記錄資料,圖紙會審、設(shè)計(jì)變更、有關(guān)洽商及現(xiàn)場簽證材料、質(zhì)量評定資料、施工管理資料等都要收集全、管理好,尤其在各專業(yè)隱蔽工程一定要在現(xiàn)場進(jìn)行記錄和核實(shí)隱蔽情況,并制作影像資料。檔案收集過程中可按不同專業(yè)及資料的性質(zhì)建立工程資料的積累盒,隨時形成,隨時保管。

(3)竣工驗(yàn)收階段。該階段是工程整體或局部結(jié)束后,由相關(guān)單位或部門對工程進(jìn)行核查,辦理工程竣工手續(xù),組織工程整體或局部驗(yàn)收等活動。施工單位在這一階段要對施工的各類工程文件進(jìn)行全面收集與系統(tǒng)梳理,嚴(yán)格按國家規(guī)定編制竣工圖和整理組卷工程檔案,形成完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、成套的工程檔案,最后按規(guī)定的范圍向建設(shè)單位移交,建設(shè)單位在這一階段一方面要組織監(jiān)理等單位對施工單位交來的工程檔案進(jìn)行審查和核對,特別是竣工圖部分要重點(diǎn)審查有無更改,更改的部分是否正確,更改的方法是否規(guī)范,是否記載變更依據(jù)以及蓋章簽字等是否完備等;另一方面也要對自身形成的資料進(jìn)行收集梳理,按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和組卷,最后按規(guī)定的范圍將完整準(zhǔn)確的工程檔案向相關(guān)檔案館或單位移交。

2.4 加強(qiáng)檔案薄弱環(huán)節(jié)的控制

根據(jù)筆者從事工程檔案管理以來所掌握的情況,認(rèn)為如下三階段屬工程檔案管理最為薄弱的環(huán)節(jié),對工程現(xiàn)場檔案收集歸檔影響也最大,一定要加強(qiáng)控制。

(1)工程立項(xiàng)前期調(diào)研階段,在工程管理架構(gòu)組建尚未完善,職責(zé)分工不很明確,容易出現(xiàn)工程文件不規(guī)范、不齊全、收集不到位;

(2)工程竣工驗(yàn)收整改落實(shí)和結(jié)算階段,工程管理架構(gòu)逐步開始解散,人員思想不穩(wěn)定,工作交接不到位,容易出現(xiàn)工程現(xiàn)場驗(yàn)收整改記錄,工程試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄以及工程結(jié)算資料等檔案無法收集歸檔到位。

(3)工程施工高峰期,施工單位把大部分精力集中在趕進(jìn)度上,直接影響施工記錄編制的及時性和真實(shí)性。

總之,檔案是一項(xiàng)工作成功與否,也是成為所從事該項(xiàng)工作人員廉潔從業(yè)的重要憑證,作為從事各項(xiàng)工作的人員應(yīng)各司其責(zé)、通力合作,營造一個良好的氛圍,強(qiáng)化責(zé)任意識、質(zhì)量意識,發(fā)揚(yáng)做好檔案工作的自覺性和主動性。