胡春亞

摘要：伴隨著科技的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電腦已經(jīng)普及。我們?nèi)粘５纳睢W(xué)習(xí)與工作都已經(jīng)離不開電腦?，F(xiàn)在很多單位都在實(shí)行無紙化辦公，為社會(huì)節(jié)約了大量的紙質(zhì)材料。但在實(shí)際的工作中，據(jù)觀察發(fā)現(xiàn)有不少人對(duì)辦公軟件應(yīng)用還會(huì)走不少的彎路，造成重復(fù)性的勞動(dòng)，并浪費(fèi)了大量的時(shí)間與精力。該文總結(jié)了應(yīng)用辦公軟件的一些小技巧，在此與大家進(jìn)行分享與交流。

關(guān)鍵詞：辦公；技巧；辦公軟件

中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2012）33-8082-03

目前，電腦已經(jīng)進(jìn)入千家萬戶，可以說我們?nèi)粘５纳?、學(xué)習(xí)與工作都已經(jīng)離不開電腦。尤其在工作上，我們都在提倡無紙化辦公。事實(shí)上，在我們學(xué)校很多教師都已經(jīng)這樣做了，不少同志對(duì)辦公軟件的基本操作都已經(jīng)掌握得不錯(cuò)了，基本上是實(shí)現(xiàn)了可以無紙化辦公。但是據(jù)本人在工作中對(duì)同事們應(yīng)用辦公軟件進(jìn)行辦公的觀察發(fā)現(xiàn)，并不是每個(gè)人都能對(duì)辦公軟件應(yīng)用得那么自如，我發(fā)現(xiàn)不少人會(huì)走很多彎路，而且從不知道自已做得是多么得讓人“心疼”。經(jīng)常我在幫別人處理文件時(shí)，會(huì)有人跟我這樣講，“??！這個(gè)還可以這樣做啊，方便！”為了讓我們的辦公更方便，更輕松，現(xiàn)把本人應(yīng)用辦公軟件的一些小技巧與建議小總結(jié)并與大家分享如下：

1系統(tǒng)——有備無患

我時(shí)常會(huì)聽到這樣的抱怨：“哎呀！完了，我的系統(tǒng)又崩潰了?！薄鞍?，中招了！怎么辦啊，系統(tǒng)又要重裝了，我又不會(huì)裝?！碑a(chǎn)生這種系統(tǒng)崩潰的原因當(dāng)然是多方面的，可是生活中的所有事并不是都能如我們所愿的，我們只能盡可能避免這樣的事發(fā)生或少發(fā)生。那么我們?cè)撊绾巫瞿兀扛嬖V大家一個(gè)比較方便又相對(duì)安全的方法，那就是從網(wǎng)上下載一個(gè)軟件叫“一鍵GHOST”，這個(gè)軟件專門用來對(duì)我們的系統(tǒng)進(jìn)行備份，我們只需輕松的一點(diǎn)鼠標(biāo)就可以完成系統(tǒng)和備份與恢復(fù)，省時(shí)省力，何樂而不為呢？至于說如何使用這個(gè)軟件，我想只要你在系統(tǒng)中安裝它，就會(huì)使用。抓緊時(shí)間為自己的系統(tǒng)備份一下吧，免得后悔來不及啊，呵呵。

2WORD文字處理

我們教師在編寫教案時(shí)，經(jīng)常會(huì)從網(wǎng)絡(luò)上去下載，然后再根據(jù)自己的需求進(jìn)行修改；或者是自己來寫，但我們一般都是用WORD來操作。下面介紹幾個(gè)使用WORD辦公的小技巧并給大家一些小建議。

2.1輕松去除格式

我們有時(shí)經(jīng)常會(huì)從網(wǎng)絡(luò)上下載一些文件，在這些文件事帶有很多的網(wǎng)絡(luò)格式。記得當(dāng)初剛上班的時(shí)候，我也經(jīng)常從網(wǎng)上下載文件，然后一點(diǎn)一點(diǎn)去修改格式?，F(xiàn)在想想，真是讓好笑。現(xiàn)在告訴大家一個(gè)方法，格式工具欄“樣式”列表中選擇“清除格式”命令，如圖1。

2.2去除頁眉的橫線方法

在頁眉插入信息的時(shí)候經(jīng)常會(huì)在下面出現(xiàn)一條橫線，并且在我們打印文檔時(shí)也會(huì)打印出來這條橫線，如果你覺得這條橫線影響你的視覺，建議你可采用以下方式將其去除，如圖1。

2.3巧用“選擇性粘貼”中的“無格式文本”

我們?cè)谔幚砦臋n時(shí)，經(jīng)常會(huì)用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時(shí)會(huì)出現(xiàn)我們所不希望出現(xiàn)的格式，比如我們復(fù)制網(wǎng)頁中的文字后再將其粘貼到文檔后，四周會(huì)留下表格邊框；或是從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的文本格式。我們完全可以采用一定的方法將其文本的格式去除掉，方法如下：

首先，將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，接著執(zhí)行“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”命令，然后我們?cè)趶棾龅膶?duì)話框中選擇“無格式文本”。最后我們單擊“確定”按鈕，這時(shí)我們粘貼的文字就是沒有格式的，也就是說它會(huì)按照粘貼光標(biāo)位置的文本格式出現(xiàn)。如圖2所示。

3EXCEL電子表格

3.1巧用“選擇性粘貼”

我們學(xué)校在學(xué)期結(jié)束時(shí)，一般都是由班主任來統(tǒng)計(jì)學(xué)生的總成績(jī)，這時(shí)我們有些班主任老師在復(fù)制任課老師所做的表格數(shù)據(jù)時(shí)往往會(huì)有問題，出現(xiàn)很多“#”號(hào)。這是為什么呢？原因在我們?nèi)握n教師處理學(xué)生成績(jī)時(shí)，采用了一些公式與函數(shù)，那么我們?cè)趶?fù)制時(shí)復(fù)制的是公式與函數(shù)，到了目標(biāo)位置自然就會(huì)出錯(cuò)啦。那么解決這個(gè)問題的方法是使用“編輯”菜單下面“選擇性粘貼”對(duì)話框中的“數(shù)值”即可。如圖3與圖4。

3.2將單元格區(qū)域從列轉(zhuǎn)置為行

學(xué)期結(jié)束我們班主任都要填寫學(xué)生的發(fā)展報(bào)告書，以下是我班同學(xué)成績(jī)報(bào)告單WORD表格與統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)的EXCEL表格分別如圖5圖6所示。

從以上兩個(gè)圖中，我們不難發(fā)現(xiàn)這兩個(gè)表格行與列是顛倒的，如要從圖6表格中直接復(fù)制某一個(gè)學(xué)生所有科目成績(jī)到圖5表格中，顯然是不可能的。那么我們?cè)趺床拍茏屵@兩個(gè)表格行與列一致呢？告訴大家一個(gè)切實(shí)可行又方便的方法，那還是使用我們前面提到過的方法“選擇性粘貼”。不過這里我們要選擇“轉(zhuǎn)置”選項(xiàng)來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)（如圖4所示）。如圖7是轉(zhuǎn)換以后的部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示。

3.4將EXCEL數(shù)據(jù)導(dǎo)入WORD域

作為班主任教師每年都會(huì)遇到各種表格的填寫工作。以下是宿遷經(jīng)貿(mào)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍核對(duì)用表圖8、圖9。

如圖9在EXCEL中已經(jīng)對(duì)學(xué)生的一些信息錄入完成了，可要將其導(dǎo)入到圖8WORD文檔中不同的位置，這可不是“復(fù)制｜粘貼”那么簡(jiǎn)單的事，當(dāng)然用“復(fù)制｜粘貼”可以完成，這種方法將需要花費(fèi)大量的時(shí)間與重復(fù)性的操作。我們可以能過使用WORD2003菜單“工具｜信函與郵件｜郵件合并”命令輕松完成這項(xiàng)工作。重要操作提示如圖10所示：

重復(fù)以上操作步驟，最后我們點(diǎn)擊“編輯個(gè)人信函”，如圖10所示。可以得出以下效果。

4總結(jié)

以上是工作中應(yīng)用的一些案例小結(jié)，希望能對(duì)大家有所幫助?？傊?，在辦公的時(shí)候我們始終要堅(jiān)信一點(diǎn)，一定會(huì)有比較捷徑與方便的操作方法來解決問題，我們需要不斷地去積累一些小技巧。電腦是我們工作的工具，它是服務(wù)于我們的，我們要善于去利用它。