劉英偉

檔案信息化建設(shè)是指將紙質(zhì)等載體的檔案實(shí)體物質(zhì)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別、存貯和傳遞的數(shù)字化信息流，并與電子形態(tài)的檔案信息一起經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換處理，最終建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)包括數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化兩部分，其中數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)和原動(dòng)力，而網(wǎng)絡(luò)化是數(shù)字化建設(shè)的輔助工具和加速器。

一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的對(duì)策

1．轉(zhuǎn)變觀念，做到超前管理

長(zhǎng)期以來(lái)、我們對(duì)國(guó)土資源檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。為此，要加大投入力度，建立檔案信息化管理平臺(tái)，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案。不僅保護(hù)了檔案原件，尤其是對(duì)一些油印的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行了搶救，保證了原文的完整性。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)授權(quán)，不用再費(fèi)人力、物力進(jìn)庫(kù)房查找檔案，直接可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)檔案的借閱利用，既省時(shí)又省力，提高了檔案的利用效率。

2．抓完整統(tǒng)一，做到規(guī)范管理

加強(qiáng)對(duì)國(guó)土資源檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是國(guó)土資源檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。通過(guò)不斷完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明、層層把關(guān)。保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到科學(xué)管理

當(dāng)前檔案管理工作日趨復(fù)雜，對(duì)國(guó)土資源檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。為達(dá)到國(guó)土資源檔案整理規(guī)范化的要求，專、兼職檔案管理人員都應(yīng)該進(jìn)行正規(guī)的崗前培訓(xùn)，了解國(guó)土資源檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，今后需歸檔、并規(guī)定出具體的歸檔范圍。

4．抓開發(fā)利用，做到創(chuàng)新管理

做好國(guó)土資源檔案資料的收集、歸檔工作，更好地開發(fā)利用檔案信息，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給工作人員利用。要通過(guò)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，將國(guó)土資源檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，促使國(guó)土資源檔案管理更上新臺(tái)階。

5．抓拓寬渠道，做到全程管理

從實(shí)際情況看、國(guó)土資源檔案是比較復(fù)雜的。從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來(lái)說(shuō)層次不齊。建設(shè)用地類的報(bào)批經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽就可能遺漏。聲像材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證國(guó)土資源檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員應(yīng)將需要存檔的文件建立檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)所有檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的益處良多

檔案信息化能夠保護(hù)檔案原件、方便相關(guān)人員檔案利用、提高工作效率、減輕檔案部門工作壓力等多方面的效益。

1．保護(hù)檔案原件

目前，由于電子資料在法律的有效性上還未得到認(rèn)同，并且由于多年來(lái)形成的工作習(xí)慣以及思想觀念上的問(wèn)題，紙質(zhì)檔案還不能完全的從現(xiàn)實(shí)的環(huán)境中消除，真正意義上的無(wú)紙辦公還不能夠?qū)崿F(xiàn)。但是，由于檔案要求保存永久，在保存的過(guò)程中，會(huì)經(jīng)常被查詢和利用，這樣會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案原件的磨損和老化，在利用時(shí)，由于保護(hù)不善，可能導(dǎo)致檔案的損壞。

信息化的檔案充分利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，以磁盤和光盤為存儲(chǔ)介質(zhì)，一般的查詢利用可以使用電子文件，因而能夠有效的保護(hù)檔案原件。

2．方便利用

信息化后的檔案能夠充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把各個(gè)與檔案工作相關(guān)的人員組織成一個(gè)完整、交流暢通的整體，通過(guò)授權(quán)能夠在各個(gè)信息點(diǎn)上，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檢索，并且能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時(shí)對(duì)一份文件或者一人同時(shí)對(duì)多份文件的檢索，加強(qiáng)檔案的檢索和利用能力。

3．減輕檔案部門工作壓力

檔案部門工作任務(wù)繁重，每年要花大量的時(shí)間用于檔案的整理、編目、利用，在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化后，檔案人員能夠從煩瑣的工作中解放出來(lái)，做一些基礎(chǔ)性的研究和檔案編研工作，能夠更有效的發(fā)揮檔案的價(jià)值和檔案部門工作的價(jià)值。

4．提高工作效率和檔案部門在單位中的地位

檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)借閱自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、年報(bào)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)組卷、案卷調(diào)整等各種功能，提高檔案人員的工作效率。

5．提高調(diào)閱速度

由于對(duì)各類檔案資料的查找提供了索引機(jī)制，使調(diào)閱各類檔案的時(shí)間大大加快，相對(duì)于手工調(diào)閱更加快捷和方便。同時(shí)還可以滿足多個(gè)用戶同時(shí)調(diào)閱同一份檔案資料。