梁文滋

郵件也是戰(zhàn)場(chǎng)。在這個(gè)暗藏洶涌的信息堆里，總有那么幾款不定時(shí)炸彈，你不解決它，它就干掉你。

1.“抄送”，只能用“藝術(shù)”來(lái)形容

不了解“抄送”可能制造的困境，就等于長(zhǎng)年“頂雷”作業(yè)。關(guān)于“抄送”的種種門道與禁忌，簡(jiǎn)直可以再鑄就一版杜拉拉：該抄送時(shí)不抄送，雖然有了成果可獨(dú)享，捅了簍子可沒人幫你擔(dān)；不該抄送時(shí)雞毛蒜皮全抄送，老板對(duì)你效率和判斷力質(zhì)疑之余，還惱你連“跟外人裝傻打哈哈的權(quán)利都給我剝奪了”；抄送上司和老板，搞不清楚“收件人”和“抄送人”誰(shuí)是誰(shuí)，說不定啥時(shí)候就成了辦公室政治的炮灰?！俺汀焙汀懊芩汀笔抢走€是“令箭”，就看你怎么用。

2.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)可都是表情

分清楚什么時(shí)候在郵件里加表情符號(hào)——有時(shí)候：)能挽救可能造成的誤解，但有時(shí)候How R U的縮寫都是大忌。不是只有拼寫錯(cuò)誤才讓對(duì)方抓狂——一長(zhǎng)段沒有標(biāo)點(diǎn)就像打了雞血；感嘆號(hào)太多顯得naive；大寫字母亂用讓對(duì)方覺得你在大發(fā)脾氣或者憋一肚子火。記住，郵件常常無(wú)法完整表達(dá)善意或幽默，但會(huì)無(wú)限放大你的不耐煩和憤怒。

3.別讓“轉(zhuǎn)發(fā)”成“偷懶”

你以為上司看不出你“閱后轉(zhuǎn)發(fā)”和“直接轉(zhuǎn)發(fā)”之間的差別嗎?在郵件已成武器的職場(chǎng)，老板在郵件上吃過的虧，也許比你發(fā)過的郵件還要多——“你小子，直接轉(zhuǎn)發(fā)的字體是灰色，前面還有‘>符號(hào)……”轉(zhuǎn)發(fā)的技巧在于，幫老板做個(gè)貼心的信息過濾器。抓取有助于決策的信息，簡(jiǎn)明利落，整理成盡量不超過200字的內(nèi)容，如需支持，可順勢(shì)點(diǎn)出，前提是位置打精準(zhǔn)。

4.其實(shí)，那不是“你的郵箱”

非工作信息用私人郵箱。聽上去老生常談，但你確保自己不是經(jīng)?！绊槺恪本陀霉距]箱扔出去一封?美國(guó)Proofprint公司曾對(duì)400余家員工超過千人的美國(guó)公司進(jìn)行調(diào)查，1／3以上的公司會(huì)以“防范法律、財(cái)務(wù)和管理風(fēng)險(xiǎn)”為名，監(jiān)控每一封公司郵箱來(lái)往郵件。不想被叫去“喝茶”，就慎用“你的郵箱”。

5.工作日下班發(fā)郵件，最易有去無(wú)回

大部分人早晨進(jìn)辦公室頭一件事就是查郵件。所以早晨6-7點(diǎn)發(fā)出的郵件，會(huì)比下午4點(diǎn)后發(fā)出郵件的被閱讀率高出3倍以上。如果周末一定要發(fā)郵件，周日下午4點(diǎn)左右最有效：它幾乎可以確保排在周一一早被打開的郵件堆里最頂端。

6.吝嗇表?yè)P(yáng)，你的郵件就是“麻煩來(lái)了”

沒有人愿意永遠(yuǎn)接收你的“責(zé)難郵件”。郵件不只是救火或者推卸責(zé)任的工具，贏得朋友也是郵件的重要職責(zé)。不想別人收到郵件時(shí)腦子只會(huì)想“這麻煩精又來(lái)了……”的話，記得啟動(dòng)郵件的贊美功能。真誠(chéng)、到點(diǎn)又不露骨的贊美是無(wú)敵驅(qū)動(dòng)力。當(dāng)然，如果你記得抄送一份給他／她的老板，那簡(jiǎn)直“對(duì)你愛不完”了。

7.“奪命連環(huán)催”，宜早不宜晚

如何確保重要或緊急的郵件對(duì)方已收到?奪命連環(huán)催也是門軟技術(shù)。發(fā)完郵件10分鐘掐點(diǎn)電話問回復(fù)，你還不如直接說“嘿嘿，這下可逮到你了!”高明一點(diǎn)的方法是，提前10分鐘告知將要發(fā)送的郵件內(nèi)容、時(shí)間和回復(fù)時(shí)間要求，對(duì)方即便不會(huì)產(chǎn)生“貼心、細(xì)致”之類的好感，也會(huì)在潛意識(shí)下提高第一時(shí)間回復(fù)你的可能。

8.你永遠(yuǎn)低估了“回復(fù)全部”的爆炸力

如果說“抄送”是個(gè)通過技巧可以繞過的陷阱，“回復(fù)全部”則基本屬于手一抖，則萬(wàn)劫不復(fù)。在一系列Re來(lái)Re去的郵件中，“回復(fù)全部”的爆炸性幾乎和Re：的長(zhǎng)度和涉及人數(shù)成正比。小則引發(fā)怨怒，大則泄露商業(yè)機(jī)密，機(jī)會(huì)功敗垂成。解決辦法除了保持時(shí)刻清醒之外，及時(shí)“撤銷發(fā)送”有可能挽狂瀾于既倒。安裝一些為“郵件戰(zhàn)爭(zhēng)”專門制作的系統(tǒng)——“不得抄送”、“不得密送”，甚至“閱后及粉碎性刪除”等貼心功能也能有不同程度的幫助。