王強(qiáng)波

【摘要】檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校管理工作的重要部分。本文以高職院校為例，闡述了檔案意識(shí)的培養(yǎng)對(duì)學(xué)校檔案管理以及對(duì)社會(huì)檔案工作的重要意義，并對(duì)如何加強(qiáng)檔案意識(shí)培養(yǎng)、提高檔案工作效益進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案意識(shí)培養(yǎng)檔案工作效益

【中圖分類號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1674－4810（2012）07－0023－03

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案作為一種社會(huì)財(cái)富，一種重要的信息資源，近年來隨著檔案部門管理水平和宣傳力度的不斷加強(qiáng)，正日益為廣大民眾所認(rèn)知，并在社會(huì)傳播過程中受到越來越多的關(guān)注和使用。大眾對(duì)檔案的認(rèn)知水平有所提高，但對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)和利用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，據(jù)調(diào)查，當(dāng)需要探究某個(gè)未知對(duì)象時(shí)，83.6%的人選擇使用網(wǎng)絡(luò)，67.7%的人會(huì)選擇去圖書館或資料室，而只有14.2%的人會(huì)想到或可能會(huì)去檔案館。除了對(duì)象屬性、使用效率等客觀因素的影響外，檔案作為一種有原始記錄特性的資源，其利用率顯然大大低于前兩者，與檔案本身巨大的歷史和參考價(jià)值相比明顯不成比例。這雖然與檔案工作的硬件建設(shè)有關(guān)，但更與大眾的檔案意識(shí)直接關(guān)聯(lián)。

一 檔案意識(shí)淡薄是高職院校當(dāng)前普遍存在的問題

檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案管理工作在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)嵺`活動(dòng)中所處的地位、所起的作用、所具有的性質(zhì)的一種認(rèn)識(shí)，這種認(rèn)識(shí)的正確與否和強(qiáng)弱程度，直接關(guān)系著檔案效益的發(fā)揮。社會(huì)上各行各業(yè)、擔(dān)負(fù)著不同工作的人們，對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)水平，共同構(gòu)成了社會(huì)的檔案意識(shí)，它反映著整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和態(tài)度，表現(xiàn)出社會(huì)對(duì)檔案和檔案工作的重視程度，也是反映社會(huì)文明程度的一個(gè)重要方面。從上述的調(diào)查數(shù)據(jù)中可見，當(dāng)前社會(huì)的檔案意識(shí)尚未普及，如何提高人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)水平仍然是我們?cè)鰪?qiáng)檔案社會(huì)職能、提升檔案工作效益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。筆者通過對(duì)高職院校檔案工作的了解和研究發(fā)現(xiàn)，高職院校師生也不同程度地存在檔案意識(shí)淡薄、檔案管理工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象，而且檔案意識(shí)淡薄是我國高職院校當(dāng)前普遍存在的問題，在一定程度上制約著高職院校的整體發(fā)展，需要進(jìn)一步從教育發(fā)展、人才培養(yǎng)的高度去看待檔案意識(shí)的培養(yǎng)問題，并采取切實(shí)措施，為增強(qiáng)檔案意識(shí)、提高檔案工作效益做出積極努力。

二 當(dāng)前高職院校檔案意識(shí)淡薄的主要表現(xiàn)和原因

作為社會(huì)檔案意識(shí)反映的一個(gè)縮影，高職院校檔案意識(shí)淡薄有其歷史原因和現(xiàn)實(shí)的客觀原因，主要表現(xiàn)在以下方面：

第一，歷史的原因造成了許多檔案館（室）工作與公眾的距離，讓人們有一種敬而遠(yuǎn)之的心理，不關(guān)心檔案的作用和價(jià)值，也不會(huì)產(chǎn)生利用檔案的念頭。各院校“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的檔案館（室），儼然是一個(gè)保密機(jī)關(guān)，較為封閉，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗，因此不少人根本不知道檔案到底為何物。在高職院校，一般職工覺得檔案館（室）是保密重地，與自己沒有關(guān)系，除非因工作需要必須查閱存檔的文件，否則不會(huì)輕易地踏進(jìn)檔案部門的大門；學(xué)生更認(rèn)為學(xué)校檔案工作與己無關(guān)。這種狀況，正是直接導(dǎo)致學(xué)校師生的檔案意識(shí)淡薄的主因。

第二，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠。檔案工作是高職院校一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的重要工作，由于受傳統(tǒng)觀念、工作方法和思維習(xí)慣等主客觀因素的影響，不少高職院校領(lǐng)導(dǎo)并沒有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，在潛意識(shí)中存在重建設(shè)、輕檔案的思想。如在檔案工作人員的配備上，許多高職院校的絕大多數(shù)檔案管理人員沒有按檔案工作要求去配備；不少院校沒有落實(shí)必要的檔案專用經(jīng)費(fèi)，不太重視檔案的保管條件，不能實(shí)現(xiàn)“兩室”“三室”分開；院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作疏于過問，不把檔案工作納入議事日程等。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知觀念無形中影響著干部職工對(duì)檔案工作的態(tài)度；同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)忽視往往給檔案部門帶來人員缺少、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊的尷尬局面，在很大程度上制約了高職院校檔案工作的有效發(fā)展和師生對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)水平。

第三，檔案工作人員職業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的作用和意義認(rèn)識(shí)不足。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，具有很高的憑證價(jià)值，隱藏著許多信息，在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育等方面都可發(fā)揮其特有的重要作用。當(dāng)前，我國有相當(dāng)一部分高職院校是合并組建院校，檔案分散，檔案管理人員變動(dòng)大，加之合并重建檔案的難度大，部分檔案工作者對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致很多高職院校檔案工作效率較低，還主要依靠手工處理，檔案人員還存在“坐堂等客”的工作方法，沒有從被動(dòng)的保管員轉(zhuǎn)為主動(dòng)的服務(wù)者，未能從封閉走向開放、主動(dòng)融入社會(huì)，為社會(huì)和學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

第四，高職院校許多基層部門沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在整個(gè)教學(xué)、科研和管理中的重要作用，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，不能很好地配合學(xué)校檔案館（室）做好檔案的歸檔、管理工作。有的基層部門兼職檔案管理人員歸檔拖拉，對(duì)應(yīng)歸檔的檔案材料不能按時(shí)按規(guī)定移交。有的工作人員只圖自己在工作中使用方便，沒有把文件、資料保留存檔的習(xí)慣，造成了工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料不全，或歸檔材料不規(guī)范、不完整，在很大程度上影響了正常的教學(xué)、管理工作秩序，同時(shí)也影響了檔案材料的真實(shí)性。這些問題的發(fā)生，歸根到底還是因?yàn)闄n案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作不到位，致使高職院校檔案工作無法進(jìn)行有效的統(tǒng)一管理而產(chǎn)生的。

第五，高職院校大學(xué)生檔案意識(shí)極為缺失，對(duì)自身檔案內(nèi)容不了解，對(duì)學(xué)校和社會(huì)的檔案管理制度及轉(zhuǎn)檔程序知之甚少，甚至還存在大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象。很多大學(xué)生畢業(yè)后，不清楚自己在校學(xué)習(xí)期間所形成的學(xué)生檔案會(huì)在自己畢業(yè)后成為干部人事檔案或工人檔案，不清楚自己的檔案會(huì)隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對(duì)此事不關(guān)注。這兩種情況都使大學(xué)生畢業(yè)后沒能及時(shí)關(guān)注自己人事檔案的下落。如果學(xué)生有檔案意識(shí)，畢業(yè)后能及時(shí)了解自己的人事檔案的下落，發(fā)生檔案丟失的情況就會(huì)大大減少。

三 大力加強(qiáng)檔案意識(shí)培養(yǎng)工作，切實(shí)提高高職院校檔案工作效益

筆者認(rèn)為解決當(dāng)前我國高職院校師生檔案意識(shí)缺失，提高高職院校的檔案利用率和檔案工作效益，應(yīng)從以下方面入手：

1．強(qiáng)化高職院校各層次領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)”，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理等工作的重要性，才會(huì)將檔案管理工作列入議事日程，認(rèn)真開展檔案工作的研究、規(guī)劃、布置、考核和檢查指導(dǎo)，幫助解決學(xué)校檔案工作中存在的問題和困難，才能對(duì)教職工增強(qiáng)檔案意識(shí)起到積極的推動(dòng)和影響作用。同時(shí)，檔案工作者也要抓住有利時(shí)機(jī)，把黨和國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、方針政策和工作要求等多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使領(lǐng)導(dǎo)更加了解和認(rèn)識(shí)檔案工作。同時(shí)在工作中要勤于向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，善于利用檔案工作中正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的感性認(rèn)識(shí)，幫助解決工作中的實(shí)際問題。

2．不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)，尤其要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)

檔案人員的思想政治素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力充分反映在檔案管理的質(zhì)量和水平上，而且與檔案人員的檔案意識(shí)息息相關(guān)，因此，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

第一，注重檔案管理人員的培養(yǎng)，不斷提高他們對(duì)檔案工作重要意義的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)工作責(zé)任感和事業(yè)心。要從政治、工作、學(xué)習(xí)、生活等方面關(guān)心檔案管理人員，使他們安心工作，在工作崗位上更好地發(fā)揮作用。

第二，幫助檔案管理人員在工作中解放思想，不斷學(xué)習(xí)調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，定期組織他們參加有關(guān)培訓(xùn)或外出參觀學(xué)習(xí)，更新業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)水平。

第三，要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案的利用效率。檔案管理人員必須牢固樹立“服務(wù)第一”的思想，全心全意為教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)。要深入基層及時(shí)了解學(xué)校師生對(duì)檔案信息的需求，開發(fā)好檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的作用，以自身的工作實(shí)效改變?nèi)藗儗?duì)檔案的消極看法，不斷提高人們對(duì)檔案的重視程度。

第四，要重視和加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。兼職檔案隊(duì)伍對(duì)貫徹檔案法律法規(guī)和落實(shí)學(xué)校檔案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部門不夠重視，兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱，加之兼職檔案管理人員流動(dòng)性大，工作責(zé)任不明確，許多兼職檔案人員存在應(yīng)付思想，導(dǎo)致檔案材料收集難、保管難、歸檔難。因此，對(duì)兼職檔案人員的教育和培養(yǎng)不容忽視，高職院校應(yīng)進(jìn)一步穩(wěn)定兼職檔案人員隊(duì)伍，強(qiáng)化其責(zé)任心，提高業(yè)務(wù)能力，使兼職檔案員能夠真正成為高職院?；鶎訖n案工作的骨干力量。

3．積極開展多種形式的學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)

開展檔案法規(guī)和檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、宣傳，是增強(qiáng)廣大師生檔案意識(shí)的重要手段，高職院校應(yīng)對(duì)此項(xiàng)工作常抓不懈。要結(jié)合實(shí)際組織學(xué)習(xí)和廣泛宣傳，使學(xué)校師生能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案工作的良好氛圍。由于長期受檔案神秘傳統(tǒng)意識(shí)的影響，人們對(duì)檔案材料的開發(fā)利用不同程度地存在顧慮，重存、重保、輕用，許多富有價(jià)值的檔案材料都沒有被學(xué)校師生有效利用，從而制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮。學(xué)校在這方面一定要解放思想，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，為廣大師生員工服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)。高職院?？刹扇《喾N多樣的學(xué)習(xí)宣傳形式，如：通過校報(bào)、黑板報(bào)、櫥窗、書籍、智能辦公系統(tǒng)和校園網(wǎng)等，宣傳國家檔案法規(guī)及相關(guān)管理制度，讓廣大師生學(xué)習(xí)檔案基本知識(shí)，分清文書、教學(xué)、科研檔案及人事檔案等的區(qū)別，學(xué)會(huì)利用檔案的基本方法，充分認(rèn)識(shí)檔案資料的價(jià)值和作用，增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而更加重視和支持檔案工作。

4．建立健全檔案管理制度，使檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化

增強(qiáng)檔案意識(shí)，要有相應(yīng)的約束機(jī)制，其重要的一條就是要用規(guī)章制度管人管事，懂規(guī)矩，才能明事理而強(qiáng)意識(shí)。事實(shí)證明，一些部門檔案工作規(guī)章制度落實(shí)不好，工作人員的檔案意識(shí)就差；反之，制度堅(jiān)持好，檔案基礎(chǔ)工作做得好的，工作人員的檔案意識(shí)也較強(qiáng)。所以，制度是基礎(chǔ)，落實(shí)是關(guān)鍵。高職院校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，在實(shí)際工作中做到有法可依，有章可循。同時(shí)，檔案工作制度的落實(shí)也必須敢于“動(dòng)真格”，把檔案管理工作納入各部門和各級(jí)管理人員的崗位責(zé)任，作為考核工作職責(zé)和管理水平的內(nèi)容之一，與各個(gè)部門、各級(jí)管理人員的考核、晉職、獎(jiǎng)懲、績效掛鉤。同時(shí)，要抓好檢查指導(dǎo)，監(jiān)督和推動(dòng)檔案工作的開展。通過建立制度，抓好落實(shí)，使檔案工作由抽象到具體，由“幕后”到“臺(tái)前”，真正融入到教學(xué)、科研、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視、全體教職工自覺配合的良好局面，使檔案工作向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

5．重視和加強(qiáng)在校大學(xué)生的檔案意識(shí)培養(yǎng)工作

高職院校大學(xué)生是一支未來的國家建設(shè)的生力軍，是一個(gè)正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，是檔案知識(shí)宣傳教育的薄弱環(huán)節(jié)，但同時(shí)也蘊(yùn)藏著較好的檔案意識(shí)培養(yǎng)時(shí)機(jī)。抓好大學(xué)生的檔案意識(shí)培養(yǎng)，對(duì)社會(huì)檔案意識(shí)、家庭檔案意識(shí)提升均有積極的意義。高職院?？蓮囊韵聨追矫嬷峙囵B(yǎng)在校生的檔案意識(shí)：

第一，利用新生入學(xué)教育的機(jī)會(huì)培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)，在新生入學(xué)教育中增加檔案基礎(chǔ)知識(shí)與檔案信息運(yùn)用技能的內(nèi)容，特別是與學(xué)生有密切關(guān)系的內(nèi)容。如印發(fā)有關(guān)“學(xué)生檔案”的資料，讓學(xué)生了解自己的檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容，在學(xué)習(xí)階段形成的檔案哪些會(huì)裝入學(xué)籍檔案，今后社會(huì)和工作單位會(huì)如何利用自己的檔案等。還可利用新生填寫學(xué)籍表、學(xué)年鑒定表、團(tuán)員登記表、入團(tuán)、入黨申請(qǐng)書、志愿書等機(jī)會(huì)培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)。老師在指導(dǎo)新生填寫這些材料時(shí)，應(yīng)因勢(shì)利導(dǎo)地告知學(xué)生作為檔案保存的這些材料有什么要求，填寫不規(guī)范會(huì)有什么樣的影響等。

第二，加強(qiáng)對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案使用的宣傳教育。畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)課、就業(yè)講座可加入檔案意識(shí)培養(yǎng)內(nèi)容，介紹檔案對(duì)求職及個(gè)人發(fā)展的重要作用，說明檔案轉(zhuǎn)遞的基本程序和要求，教育畢業(yè)生重視自己的檔案、關(guān)注畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向、利用新的工作單位的檔案材料加快適應(yīng)新工作崗位等檔案知識(shí)。

第三，在平時(shí)的課程學(xué)習(xí)中教會(huì)學(xué)生利用檔案。例如，在《應(yīng)用文寫作》及選修《檔案管理學(xué)》教學(xué)中，除了讓學(xué)生掌握基本的檔案理論知識(shí)外，更重要的是要培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力，學(xué)會(huì)利用檔案。可以拿出一些檔案復(fù)印件或重份的檔案，如公文范本檔案，讓學(xué)生親手接觸檔案，使教學(xué)更直觀，對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)的培養(yǎng)起到潛移默化的作用。

6．加強(qiáng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效益

檔案管理人員要不斷提升檔案信息開發(fā)利用能力，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，創(chuàng)新檔案管理方法，實(shí)施檔案信息化，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理優(yōu)勢(shì)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的資源共享和檔案利用價(jià)值的最大化，充分發(fā)揮檔案的功能和作用，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，隨時(shí)主動(dòng)為學(xué)校的中心工作和建設(shè)大局提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓師生員工真切感受到檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的重要作用，深入體會(huì)到檔案的價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)廣大師生檔案意識(shí)的提高。

綜上所述，高職院校檔案工作是一項(xiàng)重要的管理工作，也是對(duì)師生進(jìn)行教育的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有重視檔案意識(shí)的培養(yǎng)，加強(qiáng)管理制度的建立健全和檢查落實(shí)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率和服務(wù)水平，才能喚起師生的認(rèn)同和重視，形成各部門、各級(jí)管理人員支持配合、師生共同做好檔案工作的良好局面，從而切實(shí)提高高職院校檔案工作的效益。

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〔責(zé)任編輯：李錦雯〕