林 薇

淺議醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題及改進(jìn)方法

林 薇

福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革與農(nóng)村醫(yī)療保障事業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)行衛(wèi)生系統(tǒng)的管理負(fù)荷和難度也相應(yīng)增加，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求。該文針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的檔案管理意識(shí)薄弱、制度不健全、人員素質(zhì)低等問(wèn)題，分析原因，提出改進(jìn)方法，以期提高醫(yī)院檔案管理工作水平，使醫(yī)院檔案管理工作不斷適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，為醫(yī)院建設(shè)尋求新思路、新方法，更好地為醫(yī)院服務(wù)。

醫(yī)院檔案 管理 改進(jìn)方法

醫(yī)院檔案形成于醫(yī)療、教學(xué)、研究、藥品管理、衛(wèi)生管理、行政管理及各項(xiàng)其它活動(dòng)，是具有保存和研究?jī)r(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。而醫(yī)院檔案管理工作屬于醫(yī)院的基礎(chǔ)管理范疇，滲透于各項(xiàng)職能管理和其它基礎(chǔ)管理之中，是其它管理工作的基礎(chǔ)和條件。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，需要積極吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院管理者提供完整、可靠、原始的信息，這對(duì)積極推進(jìn)醫(yī)療改革，大力控制醫(yī)療費(fèi)用，協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系等方面也都有著十分重要的作用。

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱，管理體制不健全

目前，大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，只一味注重醫(yī)院的整體建設(shè)和效益增長(zhǎng)，忽視檔案資料的使用價(jià)值，從而影響檔案資料的綜合管理和合理利用。許多醫(yī)院的管理體制沒(méi)有隨著醫(yī)院發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，即便建立綜合檔案室，但依舊保留著傳統(tǒng)分散管理模式，只有醫(yī)院辦公室的文書檔案、部分會(huì)計(jì)檔案、科研檔案以及少數(shù)的基建檔案歸入其中。一些重要的人事、醫(yī)學(xué)教育、采購(gòu)儀器、設(shè)備等檔案還分散在各科室。原有分散管理模式雖然分工清晰、歸口明確、便于本崗位利用，但不利于醫(yī)院綜合檔案管理的完整和安全。醫(yī)院檔案管理工作沒(méi)有明確的統(tǒng)一要求與管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案立卷上也沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成各科室各自為政，并且涉及檔案的相關(guān)制度與人員職責(zé)規(guī)定較少，容易造成檔案信息資源的開發(fā)不足，導(dǎo)致歸檔檔案利用率低下。

1.2 檔案人員素質(zhì)參差不齊，管理水平低

醫(yī)院偏向于提高醫(yī)療技術(shù)人員的專業(yè)素質(zhì)和繼續(xù)教育，忽視對(duì)檔案管理專業(yè)人員的總體要求。大部分的醫(yī)院檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的或者是兼職檔案員，屬于檔案管理專業(yè)畢業(yè)的較少，如醫(yī)院核心的綜合檔案室并未配備專業(yè)檔案員，由院辦公室兼職檔案員兼任管理工作，因此無(wú)法全面統(tǒng)籌兼顧檔案工作，導(dǎo)致綜合檔案室管理水平低下。再者，醫(yī)院給予檔案人員的繼續(xù)教育機(jī)會(huì)少，造成工作人員知識(shí)面窄、結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)技術(shù)不夠，觀念和管理水平跟不上發(fā)展，影響著檔案管理的有效性。

1.3 檔案信息化技術(shù)安全措施低

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化已在各界檔案管理工作中占有非常重要的地位，醫(yī)院也已逐步從原來(lái)的傳統(tǒng)手工操作檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。由于檔案信息化是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用，當(dāng)用戶在訪問(wèn)與存儲(chǔ)時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的安全性是最大的問(wèn)題。例如：計(jì)算機(jī)的病毒入侵、黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)漏洞、管理員密碼信息泄露等一系列不安全因素對(duì)電子檔案的形成、處理、歸檔等將造成威脅，真實(shí)完整的信息資料可能因此被篡改或丟失。

1.4 檔案管理設(shè)施配備不到位

近年來(lái)，全國(guó)各家醫(yī)院都加快了改革的步伐，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的快速發(fā)展和規(guī)模的擴(kuò)增，檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加。但是長(zhǎng)期以來(lái)，由于政策規(guī)定的財(cái)政投入不到位，造成醫(yī)院運(yùn)行負(fù)擔(dān)重、創(chuàng)收壓力大的局面，使得醫(yī)院處于負(fù)債建設(shè)發(fā)展。醫(yī)療用房緊張，導(dǎo)致對(duì)檔案管理沒(méi)有更多資金投入，建成的檔案庫(kù)房沒(méi)有按照規(guī)定安置，如建在地下一層，灰塵大，濕氣重，無(wú)防污染凈化空氣設(shè)備、防有害生物設(shè)施，硬件設(shè)備陳舊、技術(shù)落后等問(wèn)題造成保管難度加大，致使歸檔、檢索、查閱等工作方法還停留在手工階段，不利于檔案的利用和開發(fā)，增加了檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法

2.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，改變管理模式

醫(yī)院檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)給予重視和支持，首先醫(yī)院管理者應(yīng)將檔案管理列為醫(yī)院整體建設(shè)項(xiàng)目來(lái)親自抓，實(shí)行專人專管制度，使檔案工作有序地開展。醫(yī)院還應(yīng)該多渠道多形式地開展檔案宣傳，普及檔案法律知識(shí)，增強(qiáng)全院干部職工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院在做大做強(qiáng)的同時(shí)，要改變?cè)械臋n案管理模式，由分散到集中管理模式變遷，把原有各科室分散管理改為集中統(tǒng)一管理的方式。集中式管理模式能實(shí)現(xiàn)資源共享，減少人力、物力的浪費(fèi)，提高使用率。

2.2 健全檔案管理制度，提高管理水平

醫(yī)院在建立檔案制度的時(shí)候，應(yīng)先對(duì)各部門進(jìn)行全面檔案自查再根據(jù)本單位的特點(diǎn)和實(shí)際管理情況，結(jié)合《檔案法》等法律法規(guī)制定檔案的立卷、查閱、移交、銷毀等制度和檔案管理人員崗位職責(zé)以及檔案庫(kù)房管理、設(shè)備維護(hù)和檔案安全保管等各項(xiàng)制度，做到有法可依，有章可循，把檔案工作落實(shí)到具體業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，使檔案管理更加專業(yè)化、規(guī)范化。

2.3 強(qiáng)化崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)紛繁枯燥而又嚴(yán)密細(xì)致的工作。要搞好檔案管理工作，首先要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范的職業(yè)道德教育，增強(qiáng)工作責(zé)任心，使其養(yǎng)成愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守的品質(zhì)。其次是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，定期參加檔案培訓(xùn)班，增加與同行之間的學(xué)術(shù)交流，提高知識(shí)水平。再次利用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，公平競(jìng)爭(zhēng)、優(yōu)勝劣汰，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行擇優(yōu)上崗，促進(jìn)檔案工作順利開展。

2.4 加強(qiáng)檔案信息安全防范，保證檔案完整性

醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息中心要制定一系列信息安全防范措施，對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，根據(jù)不同級(jí)別的訪問(wèn)者進(jìn)行入網(wǎng)控制，設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，設(shè)置防火墻屏障阻止網(wǎng)絡(luò)黑客的攻入。同時(shí)各科室電子文件管理人員要加強(qiáng)信息安全意識(shí)，對(duì)電子文件進(jìn)行信息加密處理，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)和信息咨詢服務(wù)，還要對(duì)于非人為因素造成的數(shù)據(jù)損失進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)備份，以保障檔案的原始性、完整性。

2.5 加大資金投入，改善檔案基礎(chǔ)配備

醫(yī)院應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范化要求，配備標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房、先進(jìn)的硬件設(shè)備、檔案專業(yè)的軟件進(jìn)行工作，以便工作人員能夠及時(shí)地查找、閱讀相關(guān)檔案資料。同時(shí)還可以運(yùn)用現(xiàn)代化局域網(wǎng)技術(shù)，利用醫(yī)院小型局域網(wǎng)為各部門之間服務(wù)，提高工作效率，達(dá)到信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與自動(dòng)化，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

2.6 拓寬服務(wù)領(lǐng)域,樹立醫(yī)院形象

醫(yī)院檔案是整個(gè)醫(yī)院歷史文化的積淀，在不涉及社會(huì)秩序、受法律保護(hù)或有時(shí)效性的限制文件，以及本單位機(jī)密的前提下，拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，將檔案信息主動(dòng)提供給社會(huì)，服務(wù)于群眾，提高檔案的利用價(jià)值，擴(kuò)大醫(yī)院社會(huì)影響力。同時(shí)也為醫(yī)院樹立了良好的形象，加強(qiáng)了內(nèi)涵建設(shè)，有利于提高醫(yī)院的社會(huì)效益、增強(qiáng)醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力，全面提升醫(yī)院形象。

綜上所述，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定措施，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的規(guī)范化管理檔案，才能適應(yīng)新時(shí)期的需求。積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，配置現(xiàn)代化設(shè)備，多渠道地開發(fā)利用檔案資源，使檔案管理工作走向科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，推動(dòng)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)全面發(fā)展。

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