摘要：本文從高校檔案管理現(xiàn)狀，提出從部門立卷、實物展示、檔案宣傳、開放利用等方面對檔案管理模式進行改革和研究。并對研究的學術(shù)價值、社會影響及在研究中出現(xiàn)的問題進行了透徹的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；部門立卷；實物展示；檔案宣傳；開放利用

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 06-0171-01

一、研究目的和意義

國家教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）中規(guī)定“高校檔案機構(gòu)應當采用先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管（第三章檔案管理中第二十一條）”、“高校檔案機構(gòu)的管理職責是……編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源……組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作……利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能……(第二章機構(gòu)設置與人員配備第八條)”。

要達到上述規(guī)定要求，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)與模式已經(jīng)呈現(xiàn)出很大局限性，不能充分適應當今時代檔案管理人員對信息的展示、處理、查詢、維護等信息管理習慣和公眾接受信息的習慣?？v觀目前各大高校檔案館或檔案室，在部門立卷、實物展示、檔案宣傳、開放利用等方面，多媒體管理技術(shù)或者難覓蹤跡，或者僅起到少部分展示功能，這完全與信息時代不相匹配。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息越來越多地涵蓋了更多內(nèi)容，由原來單一的文字之外，還包含了圖像、聲音、視頻等多媒體信息。但是，縱觀各大高校檔案館或檔案室，對多媒體技術(shù)的應用仍然主要停留在對多媒體檔案的初步采集上，尚缺乏更深層次的應用。因此，在檔案管理中如何充分利用多媒體技術(shù)，使檔案管理利用進入到更高層次的發(fā)展階段是高等院校的迫切任務。

二、研究計劃和主要內(nèi)容

（一）研究計劃：整個實施過程計劃經(jīng)歷三個相互銜接而又交叉進行的階段：通過調(diào)研分析、理論探索，確定研究目標和內(nèi)容，規(guī)劃和設計信息化時代基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理模式階段；在高校檔案管理實踐中檢驗并不斷改進管理模式階段；項目總結(jié)及形成基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理模式階段。具體實施計劃如下：1.項目的規(guī)劃和設計階段。主要進行項目的總體規(guī)劃與設計；調(diào)研分析我國各高校檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題，梳理、總結(jié)已有的工作經(jīng)驗；初步規(guī)劃和設計基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理工作模式等。2.高校檔案管理工作模式實踐、評價和完善階段。主要完成高校檔案管理工作模式的實踐；高校檔案管理工作模式形成性評價與改進；高校檔案管理工作模式的總結(jié)性評價與修訂。3.確立高校檔案管理工作模式和項目總結(jié)階段。主要進行總結(jié)項目研究取得的經(jīng)驗和成果，形成項目研究報告；形成有推廣價值的高校檔案管理工作模式。

（二）研究的主要內(nèi)容：主要歸納為以下四個方面。

1.部門立卷。在當前的部門立卷工作中，各大高校普遍使用培訓班或者說明書的方式。但是，無論采用哪一種培訓方式，效果都不佳。因此，利用多媒體技術(shù)制作視頻向?qū)к浖_展培訓，能有效地解決以上問題，提高工作效率。多媒體技術(shù)制作視頻向?qū)к浖?，能快速指導檔案員進行文件的立卷，能達到一定的效果。步驟如下：(1)制作：利用攝像機將各種類別的立卷過程分別拍成多媒體視頻。再利用多媒體后期制作軟件premiere或edius、after effects進行后期處理制作成美觀大方，簡潔方便的視頻軟件，若視頻內(nèi)容較多，可借助于office軟件中的powpoint進行各視頻內(nèi)容鏈接，生成.exe文件，實現(xiàn)點播。同時，在制作視頻時，可將符合立卷要求的與不符合要求的操作進行對比示范，加深檔案員的印象，能在一定范圍內(nèi)提高歸檔的質(zhì)量。(2)使用：利用校園網(wǎng)，將多媒體視頻檔案向?qū)旖拥叫@網(wǎng)上，無需安裝其它播放軟件，也可使校內(nèi)人員觀看。這樣使用起來十分的簡單方便。另外，利用多媒體QQ群，在線交流交答疑，可提高檔案員歸檔的效率和質(zhì)量。2.實物展示。目前，由于實物檔案的載體各有不同，形狀不一，很多檔案館(室)都沒有充裕的空間和足夠的裝具來陳列，不得不將實物檔案放之高閣，導致實物檔案的利用率不高。針對這種情況，可利用多媒體技術(shù)用音頻、視頻等多媒體的表現(xiàn)形式，展示各種實物檔案及其背景信息。同時，通過網(wǎng)絡，利用者可以簡易地了解到整個實物檔案庫存的信息，為利用者提供便利。3.檔案宣傳。高校檔案是學校歷史發(fā)展的見證[1]。是學校管理與教學的真實歷史記錄，是豐富的資源庫。一般來說，現(xiàn)在各高校檔案管理都進入了信息化；也使用了檔案管理軟件?；虼塑浖蔷W(wǎng)絡版的，不僅僅檔案員可查看，其它校內(nèi)教師或工作人員也可查看。但是查看的內(nèi)容有限，只可查看常規(guī)的內(nèi)容，不能看全貌。因此，充分利用多媒體技術(shù)，可將一些靜態(tài)的典型事例加工制作成動態(tài)的多媒體視頻。方便查詢者了解相關(guān)檔案信息。除此之外，也可購置多媒體的電子展廳，按不同主題將歷史印記用虛擬的參觀功能再現(xiàn)現(xiàn)實。進而擴大了檔案宣傳，增強了檔案的渲染力。4.開放利用。多媒體強大的網(wǎng)絡交互功能，提高了館藏信息的輸出力，為進一步規(guī)范高校檔案管理的服務體創(chuàng)造了條件。(1)充分利用多媒體技術(shù)，實現(xiàn)信息檢索技術(shù)個性化。針對不同類目的標識和索引，可以充分利用多媒體技術(shù)進行實現(xiàn)操作的便捷化。(2)利用QQ在線聊天視頻，實現(xiàn)檔案員之間強有效的交互功能。檔案員之間通過語音或視頻，能快速地解決檔案管理之間出現(xiàn)的問題。

三、研究的學術(shù)價值、應用價值及社會影響

（一）以石家莊學院檔案管理為例，探討在高校檔案管理中如何廣泛運用多媒體技術(shù)，改善檔案工作管理手段和信息環(huán)境，拓寬高校檔案管理服務功能等問題，因此研究工作在構(gòu)建新型檔案管理模式方面有一定的理論價值。（二）本課題的研究實踐和成果推廣，不僅僅對石家莊學院的檔案建設與管理有促進作用，而且對高校檔案管理領域提高多媒體技術(shù)應用深度和層次方面具有較強的實踐推廣價值，并促進高校管理信息化進程。

四、研究遇到的問題及尚需深入研究之處

（一）人員的配備。因檔案員的工作較繁瑣，人員太少導致檔案管理效率不高，影響正常的運轉(zhuǎn)。（二）人員的綜合素質(zhì)。檔案管理要經(jīng)常實施、維護、內(nèi)容更新，若檔案員的綜合素質(zhì)跟不上，檔案管理的運作也會陷入尷尬的局面。（三）經(jīng)費問題。利用多媒體技術(shù)制作各類音頻、視頻、向?qū)к浖刃枰度胼^多的資金，若經(jīng)費不到位，也會影響檔案管理的使用效果，降低檔案管理的使用檔次。

參考文獻：

[1]呂杏.信息化時代基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理改革與創(chuàng)新.文史博覽(理論)，2010(3):55-56

[作者簡介]符蘊芳（1973.6-），女，江西樂安縣人，副教授。研究方向：多媒體技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。

項目來源：河北省教育學會“十二五”規(guī)劃課題。