摘要：計算機應用到企業(yè)的管理事項中去，能夠真正將企業(yè)內(nèi)部的復雜的事項進行系統(tǒng)地關注，把握在進行人力資源與經(jīng)濟管理事項中發(fā)現(xiàn)的部分問題進行研究，使重點的事項能夠不斷突出出來。檔案管理和企業(yè)文件分別經(jīng)歷了以下三個階段：計算機技術分別應用的階段、計算機技術綜合利用的階段與電子文件階段。本文依照計算機技術應用于企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理工作的環(huán)節(jié)、職能以及運作類型的不同，介紹其不同的幾個發(fā)展階段。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；企業(yè)文件

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 06-0087-01

為實現(xiàn)企業(yè)文件與檔案管理在不同階段與時期對文獻資源的信息共享與信息交換，減少重復輸入數(shù)據(jù)的操作，同時規(guī)范各個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，要求企業(yè)加強對現(xiàn)行文件與檔案管理工作中對計算機技術的應用，開展技術研究，致力于開發(fā)出一套執(zhí)行一體化管理的軟件系統(tǒng)。將歷史性的文件進行有效地的研究，真正將內(nèi)部的文獻進行良性管理，使自己的建設事項能夠在計算機的整體控制下能夠被整合起來，使企業(yè)內(nèi)部文件的真實性與完整性不斷提升。

一、整體的技術分析研究

1.企業(yè)文件管理技術分析。企業(yè)文件對計算機技術的應用始于管理信息系統(tǒng)（Managing Information System，MIS）在企業(yè)內(nèi)部的建立。這一系統(tǒng)有兩個方面的含義：

（1）這個管理信息系統(tǒng)得以建立，要依托在企業(yè)職能管理系統(tǒng)的基礎之上。MIS的建立，一般來說，先要選取較為優(yōu)良的會計電算化軟件進行運用，把握其中的重點事項進行有效地研究，使建設性的管理系統(tǒng)能夠不斷強化，在進行會計事項的正確流程演繹過程中，一定要注意對其中的各項數(shù)據(jù)進行有效地關注，把握在原始憑證、票據(jù)中的數(shù)據(jù)的真實性與完整性，在進行整體性的數(shù)據(jù)輸入過程中，一定要將整體性的數(shù)據(jù)庫建立起來，把握對其中較為優(yōu)良的建設環(huán)境的完善，真正將會計電算化內(nèi)部的整體環(huán)節(jié)進行完善鞏固。

（2）真正將企業(yè)發(fā)展建設過程中的籌資事項、投資建設與建設中造價事項進行綜合施用，使其中的建設能夠不斷進行強化，把握對企業(yè)經(jīng)濟活動中的各個重要的事項能夠在網(wǎng)絡化的信息建立過程中不斷完善。

2.計算機在檔案管理中的運用。加強檔案管理的具體實施原則，將內(nèi)部的人力資源、經(jīng)濟業(yè)務的檔案數(shù)據(jù)進行有效研究分析，使其數(shù)據(jù)能夠在滲透過程中，保持一致性。主要分為以下三類：

（1）利用計算機進行檔案檢索工具的編寫。這項工作首先要按照著錄項目構建存儲數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫進行完善的建立，但是一定要注意各項數(shù)據(jù)都是真實的、完善的，在進行提取施用過程中，要按照相應的目錄進行有效提取，使其能夠為今后的經(jīng)濟、人力資源發(fā)展方向提供條件。

（2）借助計算機開展檔案檢索。對原件進行提取檢索過程中，要利用計算機中的各個細節(jié)進行利用和掌握，真正將內(nèi)部的信息進行有效建立與提升。在此過程需要使用計算機進行檢索操作。

（3）借助計算機完成檔案管理中的各種數(shù)據(jù)與情況的管理與統(tǒng)計，在進行統(tǒng)籌管理過程中，將入庫與出庫的各個數(shù)據(jù)事項能夠建立起來，把握較為精準的統(tǒng)計、審核的狀態(tài)，進行自行建立，使其中的數(shù)據(jù)進行有效排列組合，并且不斷進行自我的完善強化，為今后企業(yè)的發(fā)展提供較為優(yōu)良的建設條件。

二、兩者聯(lián)合施用的技術分析

企業(yè)文件和檔案管理在不同階段與時期對文獻資源的信息共享與信息交換，減少重復輸入數(shù)據(jù)的操作，同時規(guī)范各個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，要求企業(yè)加強對現(xiàn)行文件與檔案管理工作中對計算機技術的應用，開展技術研究，致力于開發(fā)出一套執(zhí)行一體化管理的軟件系統(tǒng)?，F(xiàn)如今，有不少企業(yè)已經(jīng)通過自主開發(fā)或購買而配備了一體化的文檔管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)了對企業(yè)文件與檔案的綜合性管理。此階段與第一階段主要區(qū)別就是在檔案管理子系統(tǒng)上建立了一個端口，把握較為優(yōu)良的管理辦法，在進行管理過程中，使計算機能夠建立完善有效的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，使真正能夠使數(shù)據(jù)提升的建設事項不斷強化，真正將企業(yè)內(nèi)部的建設理念進行滲透，使其數(shù)據(jù)能夠不斷完善地進行滲透建設。

三、企業(yè)文件的電子文件管理事項研究

對于電子文件的理解有許多種解釋，在進行有效地認識過程中，應該建立起較為完善的系統(tǒng)，使電子文件能夠在生成過程中，將內(nèi)部的各項數(shù)據(jù)進行完善地體現(xiàn)，并且要真正認識電子文件的特點，就必須弄清其與機讀文件的差別，兩者間的主要區(qū)別見下：

1.生成的環(huán)境不同。機讀文件指能被計算機的輸入裝置讀取的文件。機讀文件的讀取通常分為兩種，其一，指信息從某個存儲區(qū)讀至另一個存儲區(qū)；其二，指計算機系統(tǒng)從某一類型的記錄媒體，比如磁盤，讀取信息。因此，識別與復制是機讀文件主要的特點。

2.管理模式不同。對機讀文件進行管理的模式是對企業(yè)文件與檔案手工管理程序與方法的模擬，沒有本質(zhì)變化，而對電子文件進行管理的模式則是基于管理方法與現(xiàn)代計算機技術高度整合的基礎。

3.存在的具體形式不一樣。電子文件就是依據(jù)網(wǎng)絡技術中的高科技技術進行系統(tǒng)連接，在進行遠程傳輸過程中，能夠不斷進行自我的強化，并且電子文件的時效性、準確性都是較高的，是能夠體現(xiàn)完整性與真實性的屬性的。

4.管理者構成不一樣。原有文件管理事項中，主要就是由管理人員進行數(shù)據(jù)的管理，把企業(yè)內(nèi)部的檔案及原有的各項零散數(shù)據(jù)進行整合，在控制過程中，由獨立的管理人群進行建立分析；但是目前的電子文件主要就是以計算機維護管理人員進行管理建設，真正將企業(yè)的數(shù)據(jù)建設事項進行了有效地統(tǒng)計，使整體性的數(shù)據(jù)能夠不斷進行提升。

四、結語

正文對三個階段進行的劃分，并不是簡單的依次替代，而是依據(jù)類型進行的區(qū)分。因為，在現(xiàn)代企業(yè)對計算機技術的應用并未完全到位的背景下，這三個不同的階段傾向于長期并存。對計算機技術進行全面的提升，真正將創(chuàng)新的技術進行有效利用，在進行企業(yè)公司內(nèi)部的自主創(chuàng)新事項進行研究，把握經(jīng)濟市場中的有效元素，使計算機能夠進行對企業(yè)內(nèi)部的整體事項都進行有效地滲透。

參考文獻：

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