李志娟，符 文

(湖南省寧道高速公路建設(shè)開(kāi)發(fā)有限公司，湖南永州 425600)

1 項(xiàng)目公司檔案管理的重要性

近幾十年來(lái)中國(guó)在高速公路建設(shè)這條路上邁出了非同尋常的、令人贊嘆的腳步。國(guó)家加大了高速公路項(xiàng)目建設(shè)的投資。一項(xiàng)工程的完成往往是各項(xiàng)資源的整合，特別是一些重大建設(shè)項(xiàng)目，國(guó)家投入了大量的財(cái)力、物力和人力。當(dāng)一項(xiàng)重大工程完工投入使用之后，從投資方到行政部門(mén)，到普通市民，注意力都集中到了工程的實(shí)質(zhì)本身，有些甚至是只關(guān)注建設(shè)工程的外在觀感，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的檔案關(guān)注甚少，知之甚少。從而忽視了檔案是建設(shè)過(guò)程的真實(shí)反映和記錄這一環(huán)節(jié)。但是當(dāng)工程質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題需要對(duì)事故原因進(jìn)行分析的時(shí)候，需要認(rèn)定事故責(zé)任以及工程建設(shè)時(shí)期過(guò)程是否違反規(guī)定的時(shí)候，檔案占據(jù)著非常重要的位置。因此，項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理絕對(duì)不是可有可無(wú)的，而是項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)，關(guān)系到項(xiàng)目工程的質(zhì)量好壞，對(duì)一項(xiàng)工程順利完成和投入使用起到重要的作用。

2 項(xiàng)目公司檔案管理的現(xiàn)狀

1)檔案管理具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門(mén)多，使得建設(shè)檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)。由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身而輕視了檔案的管理。各種資料的收集、整理和歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了檔案工作滯后，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況，反過(guò)來(lái)制約了各項(xiàng)工作的持續(xù)發(fā)展。

2)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。許多參建單位對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中的檔案工作缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，忽視了檔案的整理和歸檔。有些項(xiàng)目單位對(duì)建設(shè)檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，使項(xiàng)目建設(shè)檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門(mén)缺乏相互溝通交流，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員。由于有些檔案人員不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，使得項(xiàng)目建設(shè)資料的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。

3)檔案管理體制不完善。雖然交通運(yùn)輸部頒布了《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》，但是由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的諸多原因，許多單位沒(méi)有建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，工程檔案管理不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒(méi)有設(shè)立專職檔案人員，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒(méi)有專門(mén)的庫(kù)房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，在一定程度上影響了工程的有序開(kāi)展。

4)歸檔的檔案質(zhì)量不高。已經(jīng)歸檔的資料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件;有些圖紙上有任意涂寫(xiě)等情況。檔案的信息化程度也普遍低，檔案信息收集、管理方式落后，一般只能做到初級(jí)的管理，即在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄以便于查詢，并沒(méi)有相應(yīng)的電子文件，立卷制度和完整的信息化系統(tǒng)。

3 項(xiàng)目公司檔案管理的措施

1)各項(xiàng)公司應(yīng)該重視項(xiàng)目建設(shè)時(shí)期檔案管理。項(xiàng)目公司的檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，包括從立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗(yàn)收后投入使用，這是一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的周期。檔案是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個(gè)主體單位永久保存的法律原始性憑證。項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。

2)完善項(xiàng)目公司檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持工程在施工過(guò)程中及施工完成后的管理工作，是適應(yīng)現(xiàn)代化工程建設(shè)的要求。建設(shè)一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個(gè)方面的要求:

①檔案人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息現(xiàn)代化的管理和應(yīng)用，否則就無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的要求，也根本無(wú)法介入到電子文件的收集和管理中去，更不可能高質(zhì)量地實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)。

②在信息安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，加強(qiáng)身份和密碼認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控。計(jì)算機(jī)要加裝有效的防毒軟件，要加強(qiáng)局外網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份。

③在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。

3)要強(qiáng)化在建項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理。

在項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中，要樹(shù)立全局意識(shí)，充分運(yùn)用合同條款，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。實(shí)行統(tǒng)籌兼顧，先期介入，控制為主。在工程準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門(mén)進(jìn)行宣傳。每一個(gè)工程在建設(shè)過(guò)程中都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建設(shè)單位不同的部門(mén)，不同單位和部門(mén)在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù)，因此必須落實(shí)好各單位、各部門(mén)的責(zé)任，及時(shí)分步、分項(xiàng)做好各項(xiàng)原始記錄，使資料整理和工程進(jìn)度取得同步。各級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)要加強(qiáng)監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)有做假資料、出具假試驗(yàn)報(bào)告、不履行監(jiān)督職責(zé)的行為要及時(shí)制止，以確保工程質(zhì)量的真實(shí)性和技術(shù)資料的規(guī)范。如:湖南省寧道高速公路建設(shè)開(kāi)發(fā)有限公司堅(jiān)持“統(tǒng)籌兼顧、提前介入、全程監(jiān)控”的原則，建立健全了企業(yè)檔案工作制度，并納入到了公司管理制度范圍，制訂并落實(shí)了歸檔、保管、保密、利用、安全保衛(wèi)等制度，使公司的檔案管理工作有據(jù)可查，有章可循。公司建立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了綜合檔案室，對(duì)檔案工作實(shí)行了集中統(tǒng)一管理，基本形成了公司領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室負(fù)責(zé)人主管，檔案工作人員具體管的檔案工作體制。有一定業(yè)務(wù)能力的人員兼職檔案員工作，均具有大專以上文憑，能熟練操作計(jì)算機(jī)，公司還把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》作為普法活動(dòng)的重要內(nèi)容之一，組織員工學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)檔案知識(shí)，通過(guò)會(huì)議，文件和張貼圖片等方式要求全體員工積極參與、高度重視檔案工作，為公司全面開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷加快，新的歷史時(shí)期項(xiàng)目公司檔案管理占據(jù)著越來(lái)越重要的地位。工程質(zhì)量管理項(xiàng)目公司首先確立“質(zhì)量是企業(yè)的生命源泉”的思路，，建立項(xiàng)目管理各項(xiàng)規(guī)章制度和處罰條例，做到源頭預(yù)防、過(guò)程檢查、分項(xiàng)工程完成驗(yàn)收的層層管理機(jī)制，確保工程檔案處在控制之中。檔案管理人員應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，在工程建設(shè)期間，加強(qiáng)自己的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，讓檔案在工程中發(fā)揮重要作用，同時(shí)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和工程建設(shè)的需求，推動(dòng)項(xiàng)目公司檔案管理提高到新的水平。

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