胡 曉

（湖南科技學院 辦公室，湖南 永州 425100）

高校辦公室作為一個管理機構，是高校黨委和行政的綜合辦事機構，在學校管理系統(tǒng)中擔負著上下溝通、內外聯系、左右協(xié)調的中樞和橋梁作用。辦公室管理水平的高低、工作效率的快慢、服務質量的優(yōu)劣等直接關系到學校各項工作的正常運轉，更直接影響到學校的聲譽和形象。模糊管理是管理學界近年來提出的一種新理念，它極大地豐富和發(fā)展了既有的管理學理論，有助于人們重新審視和把握傳統(tǒng)的管理行為。在高校辦公室工作實踐中，科學理解和準確把握模糊管理的內涵，恰當運用模糊管理，有助于全面提升辦公室的管理水平和服務質量。

一 模糊管理的概念和內涵

“模糊”是從哲學領域引進的術語，是指客觀事物（包括人類的思維和語言）的不穩(wěn)定、不精確、不清晰。它不等同于我們所說的含糊、含混，而是認識事物的一種方法。德國哲學家康德于1764年提出“模糊”這一概念，認為“模糊比清晰更具有表現力”。中國古典文論較康德早三、四百年就認識到使用模糊概念和模糊手法，對于傳情達意有說不盡的妙處。1965年，美國加利福尼亞大學教授查德提出“模糊集”，并發(fā)表著名論文《模糊集合》，這標志著模糊理論的誕生。由此，“模糊”的方式逐步得到重視并開始廣泛運用于各個領域。人們逐漸認識到，事物本來就有模糊性和精確性、不確定性和確定性、穩(wěn)定性和變化性之分，這些兩相對立、相依相存、矛盾統(tǒng)一而又不可相互轉化，正確運用“模糊”，有效把握事物中的模糊性，不僅有利于正確把握事物的本質和規(guī)律，還能有效促進事物更好地發(fā)揮作用。

模糊管理是在批判吸收科學管理的基礎上，以系統(tǒng)科學尤其是模糊科學的成就為理論指導，吸納中國傳統(tǒng)管理哲學、管理方法論和管理模式而建立起來的一門新的管理學。模糊管理是有限的規(guī)范、不十分清晰的界限以及復雜的人際關系情況下的一種管理方法，是與精確管理相對應的管理藝術?？茖W管理是建立在一種不斷變化發(fā)展的規(guī)范化、確定性的基礎上，而模糊管理則要求有限的規(guī)范、不十分清晰的界限以及人文和人倫（人際關系）的方法。模糊管理并不排斥規(guī)范、界限、定量和技術方法，并沒有否定科學管理，只是從另一個角度提出這些并不是絕對的。現代管理思想已經出現了科學管理與模糊管理的兩種趨勢。這并不意味著科學管理失去了生命力，恰恰相反，由于模糊管理的挑戰(zhàn)，科學管理隨著科學技術的進一步發(fā)展有可能變得更合理。合理的方式與管理模式應該是科學與模糊相結合。正如恩格斯所指出的：“除了‘非此即彼’，也應在適當的方面承認‘亦此亦彼’！并且使對立互為中介。”可見，模糊理論豐富了唯物辯證法，而運用模糊理論來認識客觀事物、把握對象，揭示其本質和規(guī)律是一條不可或缺的重要途徑。高校辦公室作為高校行政管理的主要部門，在整個高校管理工作中占據著十分重要的地位。它既包含“事”的管理，也包含“人”的管理，既包含“對內”的管理，也涉及“對外”的管理，既包含對確定、精確、穩(wěn)定等事物的管理，也包含對不確定、模糊、變化等事物的管理，這就決定了它理應被置于模糊管理的觀照視野之中。在高校辦公室工作中，合理運用模糊管理，使之與科學管理有效結合，不僅能解決精確管理中不能解決的問題，更能促進高校辦公室工作健康有序發(fā)展。

二 模糊管理對高校辦公室管理的啟示

1.提高辦公室工作效率

參與政務和管理事務是高校辦公室工作的主要部分，參與政務即協(xié)助領導決策、組織決議實施、監(jiān)督檢查等，管理事務就是日常的服務性工作，包括辦文、辦會、辦事、公務用車、來訪接待等。這兩方面不是固定不變的，而是靈活性很大。政務與事務兩者相輔相成，緊密聯系，兩者之間又可以相互促進，很多參謀意見都是在處理日常事務時形成的，反過來又會通過輔助領導決策發(fā)揮作用。同時，這兩者也不是墨守成規(guī)的，而是要在堅持原則的基礎上及時吸收新理念、新方法、新思路，保持開放性，才能與時俱進，不使高校辦公室工作陷入保守落后的境地。

一方面，當好領導的參謀助手是辦公室工作人員的天職，但辦公室不是“參謀部”和“指揮部”的統(tǒng)一體。因此，在參謀過程中，辦公室人員一定要掌握“度”，定好“位”，要保持目標的模糊性，緊緊圍繞工作重心，抓住事物的重點、難點，多出點子、多想辦法，促進事物的順利完成，但決策的事應由領導按照程序辦理，做到到位而不越位，獻策而不決策。如果一味追求大而全，只會竹籃打水一場空，沒有任何成效。

另一方面，事務管理是辦公室的常規(guī)工作。高校辦公室被稱為“都管部”，意指凡是別的部門不好協(xié)調、不好出面處理的工作都交給辦公室處理，這就使得高校辦公室事務十分瑣碎繁雜，工作不確定性和隨意性較大。同時，高校辦公室工作又十分重要，任何一個環(huán)節(jié)的疏漏都有可能造成重要影響和損失，但這并不是說必須用科學管理而不允許用模糊管理的方式，相反，高校辦公室工作是一個連貫性的工作，每個環(huán)節(jié)之間都息息相關，如果刻板地只用科學管理方法，每項工作雖然都完成了，但一定會大大損失工作之間的靈活性，會使辦公室工作陷入被動和僵化的局面。恰當運用模糊管理，不強調細致、絕對的分工和目標的完成程度，而是從總體上提出大概性的要求，同時，模糊管理對工作過程也不做強制的規(guī)定，給管理對象很大的活動空間，允許工作人員根據工作實際改變和調整計劃，并允許其發(fā)揮主觀能動性，利用周圍一切有利條件，達到組織目標，提高辦公室的工作效率。

2.促進辦公室管理的民主化

人是自然、社會、精神的統(tǒng)一體，其本質是一切社會關系的總和。任何管理活動都必須建立在對現實人性的理解基礎之上。對人性的理解是促進管理工作民主的核心要求，而要做到管理的民主化，就必須樹立“以人為本”的管理理念。近年來，隨著高等教育的快速發(fā)展和高校管理體制改革的不斷深化，人本管理思想也已經或正在滲透到高校的各項管理工作中，成為高校管理體制改革的重要推動力。在高校辦公室管理過程中，建構人本管理模式，樹立以人為本的管理理念，是當前高校辦公室加強管理、提高工作效率的發(fā)展方向。模糊管理在本質上是“以人為本”的管理。它所提出的“以人為本”，不僅指通過尊重人、關心人、愛護人，來調動人的勞動積極性；也不僅指把人作為手段來開發(fā)和利用，而是既把人當作手段，又把人當作目的，實現目的與手段的統(tǒng)一?？梢?，模糊管理對人性的認識比以往管理理論更全面、更深刻，更有利于人的全面自由發(fā)展。

高校辦公室工作人員大多數綜合素質較高、思想品德好，他們對事物的認知有其獨特的判斷能力，一般難以接受命令式的管理，更反感管理者用簡單的行政命令的方式來推動管理目標的實現。而與之相對應的，高校辦公室管理長期以來處在一種封閉或半封閉的狀態(tài)中，工作透明度不高，既難以保證管理的科學化，又很難避免人為因素的干擾，管理失誤現象時有發(fā)生，已經越來越不適應形勢的發(fā)展的要求。人本管理的運用，要求在辦公室各種管理工作中要將工作人員放到應有的主體地位，不僅尊重人、理解人，還要做到依靠人、滿足人、發(fā)展人，努力營造平等、民主的人際氛圍，使之更好地完成相應的工作任務；要求充分考慮和尊重辦公室工作人員的發(fā)展需求，如下放管理權和決策權，讓工作人員參與管理和決策，形成一種全員參與、心往一處想、力向一處使的管理模式，促進辦公室工作關系和諧發(fā)展。

3.推動辦公室工作創(chuàng)新

辦公室工作人員是活生生的現實的人，是人格獨立、地位平等的人，他們都有各自的喜怒哀樂、愛好習慣和個性特點，都有自己的適應面和發(fā)展空間，傳統(tǒng)管理過程中太多的共性，必然扼殺人類本性中的創(chuàng)造性潛能，使辦公室管理活動失去應有的生機和活力。

模糊管理理論者認為，管理行為中的關鍵因素是人，是人的積極性的調動，通過全面調動人的積極性，開拓人的創(chuàng)新思維，促進事物的發(fā)展。辦公室管理中適當運用模糊管理，用人所長，從大處著眼，不過度吹毛求疵，能為辦公室工作人員提供較為寬廣的空間，啟發(fā)和激發(fā)人的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而有利于促進工作創(chuàng)新，促進工作開展。同時，合理運用模糊管理，能在一定程度上減小管理對象的壓力，使其能夠更好地朝著預定目標發(fā)展。

總之，對于管理工作來說，模糊管理與精確管理都是經論證且有效的管理方法，不存在孰高孰低、孰對孰錯的問題。模糊管理主要用于解決宏觀性、抽象性的問題，精確管理主要用于解決具體的、定量性的問題。實踐告訴我們，只有在進行科學的精確管理的前提下，充分發(fā)揮模糊管理的作用，把原則性、嚴肅性、計量性與必要的靈活性、開放性、機動性有機結合，才能更好地促進辦公室管理水平的不斷提高，使辦公室更好的發(fā)揮中樞和橋梁紐帶作用。

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