周昌平（鹽城師范學院，江蘇鹽城，224000）

基層館藏檔案數(shù)字化工作之理性思考

周昌平（鹽城師范學院，江蘇鹽城，224000）

檔案學術(shù)界對數(shù)字化工作的探討方興未艾之際，數(shù)字化工作對于基層檔案工作來說卻仿佛“忽如一夜春風來”，各級基層檔案館轟轟烈烈開始對館藏檔案進行數(shù)字化，提出構(gòu)建數(shù)字檔案館的藍圖。在此背景下，深入地了解基層檔案數(shù)字化工作中存在的問題及面臨的困境，并給出符合基層檔案工作實踐的指導，顯得尤為必要。

一、基層檔案數(shù)字化工作的困境

基層檔案工作數(shù)字化最大問題就是缺乏科學的目標定位，對檔案數(shù)字化需要達到的目標既沒有清晰的認識，也沒有進行科學的論證，導致在數(shù)字化工作中，缺乏系統(tǒng)性和長遠性；組織形式單一，數(shù)字化工作單純地依賴于檔案部門自身，導致數(shù)字化標準不統(tǒng)一，效率低下。另外在數(shù)字化實施過程中出現(xiàn)的具體技術(shù)問題，諸如范圍的確定、數(shù)字化的格式、保存載體的選擇等，也影響了檔案數(shù)字化的正常開展。

二、檔案數(shù)字化的目標定位

數(shù)字化能否成功，合理的目標定位至關(guān)重要。對于以紙質(zhì)檔案為主體的檔案館來說，它的數(shù)字化絕不是簡單紙張載體的掃描，而是應(yīng)著力于追求把檔案的內(nèi)容數(shù)字化并使之與多種有效的檢索、處理工具完美結(jié)合，將其轉(zhuǎn)化存貯在硬盤、光盤等載體上，并通過網(wǎng)絡(luò)高效的共享，為社會和用戶提供知識寶庫和卓有成效的研究手段，這應(yīng)是檔案數(shù)字化的直接目標之所在。另一方面，對于當前電子文件與紙質(zhì)檔案雙軌制共存的檔案管理現(xiàn)實來說，在維護電子檔案原始性和憑證性的基礎(chǔ)上，逐步將正在歸檔和即將歸檔的電子文件全部妥帖、安全地納入到數(shù)字檔案館之中，則是檔案數(shù)字化的另一個目標。

三、檔案數(shù)字化開展的組織形式

當前數(shù)字化工作開展的組織形式主要有兩種，一種是檔案館利用自身的硬、軟件獨立開展數(shù)字化工作，另一種是采用外包的形式交由專門的信息化公司來完成數(shù)字化工作。應(yīng)該說，兩種組織形式各有特點，檔案館獨立完成數(shù)字化工作，因為實施者具有檔案專業(yè)的素養(yǎng)，了解熟悉本部門的檔案工作，在檔案數(shù)字化范圍的確定、內(nèi)容的選擇以及對檔案的安全保密方面具有獨特的優(yōu)勢，但缺點是在信息化技術(shù)和力量方面的缺失，容易導致數(shù)字化進程緩慢，數(shù)字化質(zhì)量不高。外包的形式最大優(yōu)點是數(shù)字化的速度快，成效明顯，缺點是由于缺乏專門的檔案知識，數(shù)字化中檔案的個性化不足，而且存在檔案失密的危險。鑒于兩種組織形式的優(yōu)劣，筆者認為國家各級檔案主管部門應(yīng)該在檔案數(shù)字化工作中承擔更為積極的主導作用，檔案館的數(shù)字化建設(shè)是一項復雜的工程，資金的來源主要還是國家財政，由于國家投資的資金比較緊張而且比較分散，所以數(shù)字化檔案館作為國家基礎(chǔ)信息設(shè)施，國家在投資建設(shè)時應(yīng)改變這種分散支持各個項目的方式，將資助的重點轉(zhuǎn)為支持全國性的數(shù)字檔案館的建設(shè)項目和數(shù)字檔案館的技術(shù)研究之上。通過國家投資引導全國的數(shù)字檔案館建設(shè)向建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，通過對相關(guān)技術(shù)項目的招標，推動我國數(shù)字檔案館技術(shù)的迅速發(fā)展和數(shù)字檔案館技術(shù)標準及早形成。在此背景下，國家各級檔案主管部門嘗試成立統(tǒng)一的國家性、地域性檔案數(shù)字化中心有償為廣大基層檔案館（室）完成檔案數(shù)字化工作，這樣既可保證檔案數(shù)字化工作的標準統(tǒng)一，同時也能發(fā)揮兩種組織形式的優(yōu)點。

四、基層檔案數(shù)字化加工過程中需注意的問題

館藏檔案數(shù)字化不是館藏檔案的簡單掃描，而是館藏公共信息資源的整合。因此，在具體加工過程中，以下問題需要解決：

1.檔案數(shù)字化對象的確定

當前，在館藏檔案數(shù)字化對象確定的原則中，首先是應(yīng)遵循尊重“高齡”檔案的原則，面對保護任務(wù)日益艱巨的“高齡”檔案，在數(shù)字化對象確定時凡屬于高齡檔案在不損壞其原貌的前提下，必須首先納入數(shù)字化的對象范圍，這類檔案數(shù)字化保護的意義要甚于開發(fā)、利用。二是開放性原則，即紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放的有關(guān)規(guī)定，積極做好檔案開放的鑒別、檔案的解密、降密等工作。對凡屬于能夠公開的檔案，一定要積極進行數(shù)字化，方便社會利用。三是價值性原則，即屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。第四，效益性原則，確定用戶的常規(guī)性的需求為館藏檔案數(shù)字化范圍，亦應(yīng)成為數(shù)字化對象確定的原則，正如加拿大讓·斯蒂芬·比奇在《加拿大圖書和檔案館的數(shù)字化策略和框架》一文中所指出的“政府或檔案部門就要充分地了解用戶的需求，尤其是網(wǎng)絡(luò)用戶的需求，從而制定哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案不需要數(shù)字化，而不是盲目地將檔案全部數(shù)字化，造成數(shù)字化工作成本的浪費?！?/p>

2.檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

館藏檔案數(shù)字化是檔案信息資源的集成化、有序化和利用的便利化，其目標是促進信息資源的共享利用。而質(zhì)量控制是為了達到規(guī)定的質(zhì)量要求而開展的一系列的質(zhì)量管理活動，即通過建立健全有關(guān)質(zhì)量控制機制，規(guī)范數(shù)字化建設(shè)標準和業(yè)務(wù)規(guī)范，將館藏檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求落實到各個工作環(huán)節(jié)，其重點是確保數(shù)字化內(nèi)容的可用性、數(shù)字化圖像的品質(zhì)和目錄與全文關(guān)聯(lián)檢索的有效性。數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制，具體可從以下兩個方面加以實施：一是前端控制，主要是對檔案數(shù)字化的范圍、用戶需求傾向性、數(shù)字化方式等進行廣泛調(diào)研和仔細論證，在此基礎(chǔ)上確定數(shù)字化的目標、規(guī)范數(shù)字化標準，制定數(shù)字化的標準，包括檔案的著錄項目、標引格式、掃描色彩模式、分辨率、圖象儲存格式、數(shù)據(jù)庫的模式、目錄與圖象的鏈接技術(shù)等等，保證不同時間和不同人員數(shù)字化處理的規(guī)范性和一致性，從數(shù)字化的源頭進行有效控制。二是過程控制，數(shù)字化需要各個環(huán)節(jié)的相互配合。質(zhì)量控制貫穿于前期的案卷目錄的標引、著錄，中期的全文掃描以及后期的網(wǎng)絡(luò)共享。當前大多數(shù)基層檔案館藏數(shù)字化工作停留在完成掃描工作的階段，對每個階段需要完成的配套工作了解甚少，關(guān)注甚少，實踐中就會形成整個檔案數(shù)字化工作的流程混亂，質(zhì)量無法得到保證。因此，過程控制應(yīng)緊扣整個檔案數(shù)字化工作的目標和每個環(huán)節(jié)的階段性目標，將目標管理細化到檔案數(shù)字化工作中的每個環(huán)節(jié)和過程之中，杜絕盲目的和上下脫節(jié)的檔案數(shù)字化工作。

3.檔案數(shù)字化工作的常態(tài)化管理

檔案數(shù)字化工作是一個長期的、基礎(chǔ)性的工作，基層檔案數(shù)字化工作貴在堅持常態(tài)化管理，即對確定的檔案數(shù)字化的方向和目標不動搖，對檔案數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的挫折和困難不退縮，做到持之以恒。檔案數(shù)字化工作不僅僅是將某個時期檔案的數(shù)字化，而是面向過去、現(xiàn)在和未來檔案的數(shù)字化工作，所以堅持常態(tài)化管理意義重大。堅持常態(tài)化管理，首先應(yīng)建立常態(tài)化有效運行的機制。將檔案數(shù)字化工作從制度上納入到整個檔案管理工作的流程之中，明確其為檔案歸檔的必需工作環(huán)節(jié)，將數(shù)字化工作開展的水平高低，作為檔案部門評優(yōu)升級的重要衡量指標，讓基層檔案工作者明白數(shù)字化工作的重要性和必要性，從制度上消除檔案數(shù)字化工作的跟風現(xiàn)象和隨意現(xiàn)象。其次，切實提高基層檔案工作者的數(shù)字化技能，儲備優(yōu)秀人才。要實現(xiàn)今后檔案數(shù)字化的常態(tài)化管理，檔案工作者的能力和素質(zhì)是關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理的方式在面向未來的數(shù)字化檔案工作中必須要進行自我的揚棄和提高，以未來數(shù)字化的視角和信息化、知識社會的管理方式才能真正推動檔案數(shù)字化工作的不斷向前發(fā)展。最后，對于檔案數(shù)字化工作成為常態(tài)化管理還需要在檔案人員的編制和經(jīng)費上予以重新的核定和預算，傳統(tǒng)的檔案編制只以檔案的案卷數(shù)量來進行核定顯然無法保障已成為檔案工作重要內(nèi)容、耗費大量人力與財力的數(shù)字化工作。

4.檔案“后數(shù)字化”時代的管理工作

隨著數(shù)碼視訊技術(shù)的發(fā)展，社會已經(jīng)初步進入后數(shù)字化時代，后數(shù)字化時代的開啟是以數(shù)字化的基本完成和數(shù)字技術(shù)的大量應(yīng)用為標志。在這個時代，人們從對周邊數(shù)字化環(huán)境的適應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)檎瓶兀_始享受數(shù)字化帶來的方便快捷的新生活。

檔案的數(shù)字化不是整個檔案數(shù)字化管理工作的一個終點，而是一個起點，在數(shù)字化主體內(nèi)容基本完成后，檔案工作的重點應(yīng)轉(zhuǎn)為面向?qū)n案信息資源和知識的揭示、開發(fā)、管理和提供富有時代氣息的服務(wù)上來，使傳統(tǒng)的檔案工作以更加積極的姿態(tài)迎接后數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。檔案工作如何與網(wǎng)絡(luò)、手機、數(shù)字電視等新媒體和視訊技術(shù)更加緊密結(jié)合，不斷切合廣大人民需求的信息服務(wù)，檔案工作者任重而道遠。

［1］王文娟.視訊時代：感受“數(shù)字”的力量［J］.中關(guān)村，2008（09）.

［2］肖琬蓉.信息資源數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量控制研究［J］.圖書與情報，2010（05）.