任紅燕（常熟理工學院，江蘇常熟，215500）

新建本科高校加強檔案收集工作路徑分析

任紅燕（常熟理工學院，江蘇常熟，215500）

新建本科高校是在原有專科學?；A(chǔ)上，通過獨立升格或合并辦學，由教育部批準組建的普通本科院校。這類高校由于其前身對檔案工作重視程度不夠等歷史原因，導(dǎo)致檔案收集困難，散失現(xiàn)象嚴重。鑒于上述情況，新建本科高校檔案館（室）要充分發(fā)揮應(yīng)有職能，有效推進檔案收集工作，確保高校檔案資源得到更好的管理。

一、制定切合實際的校內(nèi)立卷單位歸檔范圍

歸檔范圍是開展檔案收集工作的主要依據(jù)。高校一般都應(yīng)結(jié)合本校實際情況制定歸檔范圍，但有的部門領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正重視檔案工作，沒有根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度要求制定符合本部門實際的歸檔范圍。同時高校兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差、人員構(gòu)成局限、工作性質(zhì)為兼職等特點又使其對檔案收集工作缺乏積極性，往往不會主動去研究本部門哪些材料應(yīng)該歸檔。《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定，高校檔案館（室）職能之一是“擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實”。因而，高校檔案館（室）應(yīng)主動承擔起修訂本校各立卷歸檔部門歸檔范圍的職責，積極聯(lián)系各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，取得他們的支持，了解、熟悉、分析各部門職能，修訂符合高校檔案管理相關(guān)規(guī)定和各部門實際情況的歸檔范圍。這對于檔案基礎(chǔ)工作相對薄弱的新建本科高校而言，顯得尤為迫切。由于新建本科高校檔案館（室）大多隸屬于黨辦、校辦，沒有獨立發(fā)文權(quán)限，因而更要加強檔案宣傳，爭取本部門和學校檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)重視，使得歸檔范圍在全校范圍內(nèi)正式發(fā)布，增強其嚴肅性、權(quán)威性和約束力。

筆者所在學校是一所新建本科高校，2005年升本之前，以原國家教委《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱《分類法》）為依據(jù)開展檔案收集工作?！斗诸惙ā访鞔_的歸檔范圍對于具體的一個單位而言，過于粗線條，加之各部門檔案意識不夠強，檔案收集工作不盡如人意。2008年學校舉辦建校50周年慶典活動，集中利用檔案時，發(fā)現(xiàn)大量應(yīng)歸檔文件材料沒有歸檔。升本后，學校修訂了《常熟理工學院文件材料歸檔范圍和保管期限表》，作為學校各部門檔案收集依據(jù)，并于2010年發(fā)布。該文件結(jié)合學校實際，對歸檔范圍進行細化，有效推動了檔案收集工作。但由于學校各部門的檔案意識不一，該文件施行過程中，發(fā)現(xiàn)有的部門并不愿意對照歸檔范圍進行本部門檔案材料的收集，影響了檔案的齊全完整。2012年初，學校檔案館又結(jié)合學校各部門職能，修訂了《常熟理工學院立卷單位歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，進一步明確了學校各部門的歸檔范圍，增強了檔案收集、鑒定工作的可操作性。從施行第一年情況看，成效顯著，檔案收集從數(shù)量到質(zhì)量都有較大改觀，截至2012年8月，文書檔案收集數(shù)量較2011年增加了604件。

二、高校檔案館（室）要切實履行監(jiān)督職能

長期以來，新建本科高校檔案館（室）大多作為黨辦或校辦下屬的一個機構(gòu)，對全校檔案工作的監(jiān)督職能被忽略，檔案館（室）僅成為坐等各部門移交檔案的機構(gòu)。要改變這一現(xiàn)狀，檔案館（室）必須發(fā)揮能動性，以教育部第27號令為依據(jù)，對學校各部門檔案工作進行有效監(jiān)督。

履行監(jiān)督職能，要注重對各部門檔案工作前端的監(jiān)督。這就要求檔案館（室）工作人員必須全面了解各部門應(yīng)歸檔材料范圍，明確各部門除了歸檔范圍規(guī)定的常規(guī)工作產(chǎn)生的材料外，還有哪些具體材料應(yīng)該歸檔。只有做到心中有數(shù)，才可能在對兼職檔案員進行歸檔指導(dǎo)時給出明確意見，列出所缺材料，督促其及時做好檔案收集補救工作，切實發(fā)揮監(jiān)督作用。

掌握各部門應(yīng)歸檔具體材料的有效辦法，就是關(guān)注學校及其各部門的年度工作總結(jié)、校領(lǐng)導(dǎo)在教職工代表大會上的工作報告、工會工作報告等總結(jié)性材料。這些材料往往很清晰地展示校內(nèi)各條線的主要工作內(nèi)容、取得的工作成績。檔案館（室）工作人員可以根據(jù)總結(jié)顯示的相關(guān)數(shù)據(jù)核查材料歸檔是否完整。比如，校長工作報告中在講到科研工作時，會有一系列反映科研成果的數(shù)據(jù)，在歸檔時檔案館（室）工作人員可據(jù)此數(shù)據(jù)核對科研管理部門收集的相關(guān)檔案材料是否齊全，發(fā)現(xiàn)缺失即時向科研管理部門指出。檔案館（室）工作人員還可根據(jù)收發(fā)文登記簿核對各相關(guān)部門收文、發(fā)文收集情況，保證收發(fā)文收集齊全完整。

三、高校檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作須常態(tài)化

檔案館（室）作為高校檔案工作職能管理部門，對學校各部門檔案工作開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)是其不可推卸的責任。目前高校檔案機構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容主要是對收集到的材料進行鑒定、整理，忽略了如何收集這一環(huán)節(jié)；同時業(yè)務(wù)指導(dǎo)行為更多地發(fā)生在每年上半年的集中歸檔期間。高校檔案包括文書、教學、科技、會計、聲像、實物等類別檔案，各類檔案的歸檔移交時間各不相同，因而為更好地收集歸檔材料，檔案館（室）有必要將業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作常態(tài)化，將檔案收集環(huán)節(jié)納入指導(dǎo)內(nèi)容，根據(jù)不同類別檔案不同的歸檔移交時間要求，及時聯(lián)系相關(guān)部門做好檔案整理移交工作。

檔案館（室）可借助校園新聞網(wǎng)推進業(yè)務(wù)指導(dǎo)常態(tài)化。校園網(wǎng)上內(nèi)容極其豐富，有反映學校各方面情況的大事小情，且圖文并茂。檔案館（室）人員通過瀏覽學校網(wǎng)頁，可快速了解學校發(fā)生的各類事件，進而不定期主動聯(lián)系各部門做好相關(guān)檔案材料的日常收集，確保各類檔案材料收集齊全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整理、移交。以照片檔案的收集為例，筆者所在學校黨委宣傳部是產(chǎn)生照片檔案的主要部門，長期以來照片檔案絕大多數(shù)由他們移交歸檔。但通過瀏覽校園新聞網(wǎng)，我們發(fā)現(xiàn)，有些重要活動由相關(guān)職能部門自行承擔攝影任務(wù)。根據(jù)這一情況，學校檔案館人員在做好黨委宣傳部照片檔案接收工作的同時，主動及時聯(lián)系其他照片檔案產(chǎn)生部門，指導(dǎo)他們收集整理好這些檔案材料，并及時歸檔，保證了照片檔案收集的齊全。近兩年照片檔案收集數(shù)量年增長超過20%。

四、科學設(shè)置考核指標

建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，是推進高校檔案工作開展的重要保證。筆者所在學校檔案館在這方面做了有益嘗試，主動修訂檔案工作考核辦法，提交學校各級領(lǐng)導(dǎo)，獲取領(lǐng)導(dǎo)認同，2012年初頒布了《常熟理工學院檔案工作考核辦法(試行)》（以下簡稱《辦法》）?！掇k法》將考核結(jié)果與部門年度工作目標考核掛鉤，檔案工作不合格單位年度考核結(jié)果不得為優(yōu)秀。此舉極大地促進了檔案工作，在當年度上半年文書檔案集中歸檔期間，各部門歸檔積極性明顯提高，主動聯(lián)系檔案館人員接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)的部門增加了，主動就歸檔工作進行咨詢的電話也增加了。

設(shè)置考核指標時，要兼顧影響檔案工作的各種因素。組織的健全、全員檔案意識的增強、兼職檔案員檔案業(yè)務(wù)能力的提高，是檔案工作正常開展、檔案收集齊全完整的有力保障；檔案材料收集完整齊全有賴于平時對檔案材料的積累、管理。因此，高校檔案考核指標除了歸檔工作方面的要求外，還應(yīng)包括組織領(lǐng)導(dǎo)和平時立卷情況。

組織領(lǐng)導(dǎo)工作考核指標具體包括：部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)是否落實并重視文件材料管理，解決實際問題；文件材料收集、立卷、歸檔工作是否列入部門工作范圍，做到“三納入”、“四同步”管理；是否組織部門教職工學習有關(guān)檔案工作法律、規(guī)定或通過會議等形式宣傳檔案工作；兼職檔案員是否落實并能保持相對穩(wěn)定；檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員是否按時參加學校檔案工作會議、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。平時立卷情況考核指標具體包括：是否堅持做好平時文件材料的形成、積累、整理工作，并有專用柜（屜）存放；是否建立部門收文、發(fā)文、借閱登記制度；歸檔文件材料書寫用紙、用筆是否符合規(guī)范要求,收集的文件材料是否原件。加強對組織領(lǐng)導(dǎo)和平時立卷情況的考核，有利于增強檔案意識，提高業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)造保管條件，推動各部門檔案材料收集工作的順利開展。

［1］黃曉丹.關(guān)于高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的思考.河南工業(yè)大學學報（社會科學版），2010（3）：153-157。

［2］教育部.高等學校檔案管理辦法.教育部令第27號，2008。