喬寶亮

山東泰安市高級(jí)技工學(xué)校商務(wù)系計(jì)算機(jī)教研室 271000

用Access輕松開(kāi)發(fā)《檔案管理系統(tǒng)》

喬寶亮

山東泰安市高級(jí)技工學(xué)校商務(wù)系計(jì)算機(jī)教研室 271000

Access是微軟公司開(kāi)發(fā)的一款優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，該文向大家展示了不編程、不用命令也可開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)的具體過(guò)程。

Access ；檔案管理系統(tǒng)

Access是微軟公司優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，使用sql語(yǔ)言作為數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言，具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力和通用性，被人稱為“最受歡迎的桌面數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)”。筆者在多年的教學(xué)實(shí)踐中，對(duì)此深有體會(huì)?，F(xiàn)在我把學(xué)生上機(jī)作業(yè)《開(kāi)發(fā)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)》拿來(lái)和大家交流，不足之處請(qǐng)大家斧正。

先建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。 在Access 中，選擇“文件”“菜單---”新建“---”“空數(shù)據(jù)庫(kù)”，“命名為”學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)“并保存”。在該數(shù)據(jù)庫(kù)中，選擇“表”選項(xiàng)卡，再選“新建”命令，創(chuàng)建一個(gè)學(xué)生檔案表。數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建包含兩步：第一,建立表結(jié)構(gòu)。學(xué)生檔案表包含字段及類型如下：班級(jí)、學(xué)號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、政治面貌、學(xué)制、個(gè)人電話、家庭住址、家長(zhǎng)姓名和家長(zhǎng)電話這些字段都是文本類型，是否住校、是否參加醫(yī)保和是否享受助學(xué)金都是“是/否”類型的，備注字段為備注類型，照片字段為OLE對(duì)象；第二，輸入表內(nèi)容。數(shù)據(jù)表包含的字段和及其屬性如左下圖所示：其中主鍵是“學(xué)號(hào)”，編碼方法為：入學(xué)年份+專業(yè)代碼+班級(jí)編號(hào)+學(xué)生班內(nèi)編號(hào)，照片類型為“OLE對(duì)象”。

在創(chuàng)建完數(shù)據(jù)表之后，我們?yōu)槭箤?shí)例顯得專業(yè)點(diǎn)，先做一個(gè)輸入表內(nèi)容的窗體。在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，選中“窗體”選項(xiàng)，再選“新建”，之后選擇“設(shè)計(jì)視圖”，在“對(duì)象的來(lái)源表”選項(xiàng)中，選擇剛建立的“學(xué)生檔案表”，這樣窗體和數(shù)據(jù)表之間建立了一種聯(lián)系，點(diǎn)“確定”后進(jìn)入窗體創(chuàng)建界面，把表的字段全部拖到窗體上并調(diào)整好各個(gè)字段的布局。

數(shù)據(jù)表記錄很多時(shí)要添加數(shù)據(jù)瀏覽按鈕。若工具欄的“控件向?qū)А卑粹o沒(méi)打開(kāi)，左鍵單擊一下該按鈕即可。選擇工具欄的“命令按鈕”，在窗體上合適位置畫(huà)出該命令按鈕，彈出命令按鈕創(chuàng)建向?qū)?，在“類別列”我們選擇“記錄導(dǎo)航”，在“操作列”選擇“轉(zhuǎn)至前一項(xiàng)記錄”，接著選擇“下一步”，我們?cè)诮酉聛?lái)的操作中，命令按鈕類型選擇“文本”，在右邊的文本框里輸入文字“上一條”，最后點(diǎn)擊“完成”命令按鈕，從而完成第一個(gè)瀏覽記錄的創(chuàng)建。重復(fù)上面操作，完成“下一條”按鈕的創(chuàng)建。

數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)輸入之后，就可以建立查詢命令按鈕了。在添加“按班級(jí)查找”、“按姓名查找”、“按學(xué)號(hào)查找” 和“按身份證查找”四個(gè)按鈕前，要先建立四個(gè)查詢，因?yàn)槊畎粹o的功能是由查詢實(shí)現(xiàn)的。這四個(gè)查詢是：1.按班級(jí)查找2.按姓名查找3.按學(xué)號(hào)查找4.按身份證查找。先做“按班級(jí)查找”查詢——在數(shù)據(jù)庫(kù)視圖中選中“查詢”選項(xiàng)，再點(diǎn)擊“新建”按鈕，打開(kāi)“新建查詢”對(duì)話框，選“設(shè)計(jì)視圖”，點(diǎn)“確定”。接下來(lái)，因?yàn)橐獙?duì)“學(xué)生檔案表”進(jìn)行查詢，所以在“顯示表”對(duì)話框中我們添加“學(xué)生檔案表”，進(jìn)入“查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖”。在查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖中，添加幾個(gè)字段，將來(lái)查詢就顯示幾項(xiàng)內(nèi)容，沒(méi)被添加的數(shù)據(jù)表字段，查詢中不顯示。我們將數(shù)據(jù)表全部字段添加到“查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖”的字段所在行。那么，按班級(jí)查詢的功能是如何實(shí)現(xiàn)的呢？先找到“班級(jí)”所在列和“條件“所在的行的交界處，在此單元格里輸入如下內(nèi)容“[請(qǐng)輸入要查找的班級(jí)名稱]”，注意：[]一定要在半角英文狀態(tài)下輸入，否則Access認(rèn)為語(yǔ)法錯(cuò)誤。

到這里，按班級(jí)名稱的查詢就做好了。我們點(diǎn)工具欄上的紅色嘆號(hào)運(yùn)行一下看看效果如何。想要查詢哪個(gè)班級(jí)，把班級(jí)名稱輸入文本框點(diǎn)“確定”，就可以找出想要的結(jié)果。從這里我們還知道了[ ]里的文字的作用：在查詢中提示用戶輸入什么信息。如果沒(méi)有這些提示文字，我們就不知道該輸入什么內(nèi)容。最后以“按班級(jí)查詢”為名保存查詢。剩下的“按姓名查找”“按學(xué)號(hào)查找”“按身份證查找”三個(gè)查詢我們可以按相同的步驟做出來(lái)，這里就不一一累述了。

下面我們看如何利用“命令按鈕向?qū)А辈樵償?shù)據(jù)表。再回到剛才的“學(xué)生檔案信息化管理窗口”，在工具欄上的“控件向?qū)А遍_(kāi)啟的情況下選擇命令按鈕，在窗體合適位置畫(huà)出該命令按鈕，進(jìn)入“命令按鈕向?qū)А?，在“類別列”中選擇“雜項(xiàng)”，在“操作列”中選擇“運(yùn)行查詢”，然后點(diǎn)“下一步”，在“選擇命令按鈕運(yùn)行的查詢”中，選擇“查找班級(jí)”查詢，點(diǎn)“下一步”，按鈕類型選擇“文本”，把“運(yùn)行查詢”改為“按班級(jí)查詢”點(diǎn)“完成”即可，如上圖所示。這樣就把剛才建立的“按班級(jí)查詢”和我們“查詢命令按鈕”聯(lián)系起來(lái)了，從而實(shí)現(xiàn)選擇該按鈕就運(yùn)行該查詢，實(shí)現(xiàn)按班級(jí)查詢的功能。重復(fù)上面的步驟，把“按姓名查找”“按學(xué)號(hào)查找”“按身份證查找”三個(gè)命令按鈕也添加進(jìn)來(lái)，并且和對(duì)應(yīng)的查詢建立起鏈接。

數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作中，有時(shí)我們需要把一些沒(méi)用的記錄刪除掉。下面添加一個(gè)刪除按鈕。在工具箱中選擇“命令按鈕”工具，在窗體適當(dāng)位置畫(huà)出該按鈕，彈出“命令按鈕向?qū)А?，“類別列”選擇“記錄操作”，“操作列”選“刪除記錄”，點(diǎn)擊“下一步”，然后選擇“文本”類型按鈕，在右邊輸入按鈕上的文本“刪除本記錄”，點(diǎn)“完成”實(shí)現(xiàn)按鈕制作。

“關(guān)閉”按鈕制作：在工具欄選擇“命令按鈕”在窗體上畫(huà)出該按鈕，轉(zhuǎn)入添加命令按鈕向?qū)?，在“類別列”選項(xiàng)中選擇“窗體操作”，在“操作列”中選擇“關(guān)閉窗體”，點(diǎn)“下一步”，選擇“文本”按鈕，輸入命令按鈕文本“關(guān)閉本窗口”完成關(guān)閉按鈕的制作。

這個(gè)實(shí)例的最大特點(diǎn)是學(xué)員不需要掌握復(fù)雜的編程知識(shí)和語(yǔ)法，無(wú)需編寫(xiě)命令和語(yǔ)句，就可以開(kāi)發(fā)出適合我們需要的《學(xué)生檔案管理系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入與編輯、數(shù)據(jù)查找與刪除等工作，從而提高我們工作的效率。當(dāng)然，在其他行業(yè)工作的同志也可以簡(jiǎn)單的把表中的字段改變一下，同樣可以完成本單位檔案管理的日常工作，因此本例也有很強(qiáng)的通用性。

[1] 黃彥. 中文access2002及其應(yīng)用.中國(guó)勞動(dòng)社會(huì)保障出版社，2003

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.057

喬寶亮，1999年畢業(yè)于山東礦業(yè)學(xué)院數(shù)學(xué)系計(jì)算機(jī)及應(yīng)用專業(yè)本科班，同年分配到泰安市高級(jí)技校任教，現(xiàn)為講師。