王西海

水利普查檔案作為普查工作的最終成果，蘊藏著及其豐富的信息，能夠客觀、全面、系統(tǒng)地反映我國水利發(fā)展狀況、江河湖泊基本情況、水資源開發(fā)利用和保護現(xiàn)狀、經(jīng)濟社會發(fā)展對水資源的需求、水利行業(yè)能力建設(shè)狀況等，將為科學制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，謀劃水利長遠發(fā)展思路，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，提供重要依據(jù)。同時，也將為實行嚴格的水資源管理制度、深化水利管理體制改革以及水資源開發(fā)保護利用提供大量翔實的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。做好水利普查檔案的收集與整理十分重要。

第一次全國水利普查以縣級行政區(qū)為基本工作單元，普查數(shù)據(jù)或表格均以縣級行政區(qū)為基本單元進行填報和匯總。因此，縣級水利普查檔案是整個水利普查檔案的基礎(chǔ)和支撐，做好縣級水利普查檔案收集、整編意義重大。

一、建立健全水利普查檔案管理機構(gòu)和工作制度

1.落實水利普查檔案集中統(tǒng)一管理制度

（1）落實機構(gòu)，明確責任

根據(jù)水利部、國家檔案局《關(guān)于印發(fā)<第一次全國水利普查檔案管理辦法>的通知》（以下簡稱《辦法》）規(guī)定，縣級水利普查辦是同級水利普查檔案工作的責任主體，負責同級水利普查檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導、集中管理?？h級水利普查辦應明確檔案工作分管領(lǐng)導，配備檔案工作人員，統(tǒng)籌安排經(jīng)費，為水利普查檔案的收集、整理、保管、利用等創(chuàng)造條件，提供保障。

在組建縣級水利普查機構(gòu)時，一般都明確了由綜合協(xié)調(diào)組或其他工作組負責水利普查檔案管理工作。在實際工作中，縣級水利普查辦應落實專人負責收集、保管普查過程中形成的應歸檔文件材料，并將檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導和檔案管理人員的崗位責任制，納入目標考核，從組織上保障檔案工作有序開展，確保普查活動中形成的檔案資料齊全完整。

（2）科學分類，集中整編

根據(jù)《辦法》要求，在水利普查檔案整編前，縣級水利普查辦應結(jié)合工作實際，進一步細化水利普查檔案歸檔內(nèi)容，制定科學的分類整編方案。在立卷整編過程中，應嚴格按照整編方案要求，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，分類立卷，確保水利普查檔案案卷的成套性、科學性。

水利普查檔案整理、立卷工作結(jié)束后，由上級普查機構(gòu)和檔案部門進行檢查、驗收，對于達不到標準和要求的檔案要重新返工，一定要保證普查檔案整理工作的質(zhì)量?？h級水利普查辦應善始善終完成水利普查檔案的收集、整理工作，水利普查檔案整理、立卷工作不結(jié)束，水利普查機構(gòu)不能解散，以免檔案資料散失。

（3）及時移交，統(tǒng)一管理

普查檔案通過驗收以后，按照《辦法》要求，縣級水利普查機構(gòu)應在普查工作完成后3個月內(nèi)，將已經(jīng)整理好的水利普查檔案向同級水行政主管部門檔案機構(gòu)移交，并辦理移交手續(xù)。

2.制定水利普查檔案工作規(guī)劃

縣級水利普查辦應將檔案工作納入水利普查工作計劃和管理工作程序，制定切實可行的水利普查檔案工作規(guī)劃，明確各階段檔案工作目標任務(wù)和檔案收集、歸檔重點。同時，要明確同級各部門、普查辦各工作組及縣以下水利普查機構(gòu)檔案工作責任，建立誰形成誰負責、誰提供誰整編的工作機制，構(gòu)建橫向到邊、縱向到底的檔案工作責任網(wǎng)絡(luò)，確保水利普查檔案真實、完整、收集齊全。

3.建立健全水利普查檔案收集、歸檔等制度

縣級水利普查辦應及時建立健全水利普查檔案收集、歸檔、借閱、保管等工作制度，保證水利普查檔案工作有法可依、有章可循，達到規(guī)范化管理的目標要求。采取措施，嚴格接收、借閱登記手續(xù)，保證水利普查檔案安全、完整、準確、系統(tǒng)和有效利用。

二、堅持與水利普查工作同步

要提高水利普查檔案管理水平，必須堅持統(tǒng)一領(lǐng)導、集中管理，必須實行標準化、規(guī)范化管理，做到檔案管理與普查工作同步進行，實現(xiàn)全過程管理。確保水利普查開展過程中產(chǎn)生的各類具有保存價值的文件材料及時歸檔，發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明”的獨特作用。

1.隨辦隨歸，及時歸檔

高度重視普查檔案資料的保管整理工作，特別注重檔案資料的積累，普查工作一開始就要明確專人負責收集、整理檔案。為有效防止普查資料的流失，確保普查資料齊全、完整、安全，縣級水利普查辦各部門、個人或縣以下水利普查機構(gòu)在水利普查中形成的應歸檔文件材料，應在辦理完畢后，及時移交縣級水利普查辦檔案部門歸檔保管。因工作需要，暫不能歸檔的，也應在階段工作完成后，定期移交歸檔。

2.分類整理，扎實推進

第一次全國水利普查工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，形成的文件材料數(shù)量較多，各階段的工作成果表現(xiàn)形式多樣，有圖、表格和文字檔案等。這些資料都是原始基礎(chǔ)資料，需及時存檔保管，其整理歸檔工作量相當繁重。對這些檔案資料，縣級水利普查機構(gòu)要注意資料逐步積累，分階段、分門別類地做好歸檔整理工作。

3.妥善保管，確保安全

與紙質(zhì)的資料歸檔一樣，水利普查電子文件材料歸檔也應分門別類建立文件夾，在不同時期存放在指定的服務(wù)器上不同的區(qū)域，以杜絕檔案材料的泄密，并注意及時備份。應配備必要的管理設(shè)施設(shè)備，保管好普查檔案。應根據(jù)實際工作需要，設(shè)置檔案庫房，購置符合規(guī)范的檔案裝具和柜架，配備必要的保管保護設(shè)施設(shè)備，確保普查檔案資料妥善保管。

三、抓好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

1.加強業(yè)務(wù)培訓，提高檔案工作人員素質(zhì)

縣級水利普查辦應加強對檔案工作人員的培訓，普及檔案業(yè)務(wù)知識和水利普查知識，加強檔案法規(guī)的宣傳教育，使檔案工作人員能熟練掌握檔案業(yè)務(wù)和水利普查知識，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。檔案工作人員應加強檔案業(yè)務(wù)知識學習，不斷提高自身素質(zhì)。同時，要增強事業(yè)心和責任感，切實做好檔案的收集、管理工作，做到不遺不漏，保證檔案材料的齊全、完整、準確，使水利普查檔案資料能夠準確地反映水利普查的全過程。

2.把握水利普查檔案管理工作的重點

水利普查的不同階段有不同的歸檔重點，各個階段的工作內(nèi)容順序性較強，前一環(huán)節(jié)的文件材料往往是后一環(huán)節(jié)的依據(jù)，后一環(huán)節(jié)的文件材料是前一環(huán)節(jié)的豐富和發(fā)展。因此，在建檔管理方面要重點抓好及時按工作環(huán)節(jié)歸檔，并隨時提供利用。

3.抓好水利普查檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)

在水利普查檔案管理過程中，要注重運用計算機、掃描儀、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化工具收集、整理水利普查檔案資料。同時，水利普查工作中形成的電子文件和電子數(shù)據(jù)是水利普查檔案的內(nèi)容，應切實加強對普查電子文件和電子數(shù)據(jù)的歸檔管理，應按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的要求，做好水利普查電子文件和電子數(shù)據(jù)的歸檔工作，為提高水利普查檔案工作現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)