王立芳

(河北省邯鄲市中醫(yī)院 河北邯鄲 056001)

淺析檔案管理現(xiàn)代化①

王立芳

(河北省邯鄲市中醫(yī)院 河北邯鄲 056001)

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

檔案管理 現(xiàn)代化

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

1 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,不可能一蹴而就,需要一個(gè)過程,在這個(gè)過程中,手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作,例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗(yàn)收,案卷整理等等,主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此,我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù),也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造,使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來。

2 建立檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化體系

檔案現(xiàn)代化管理的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的錄入細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差。檔案現(xiàn)代化管理工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個(gè)專業(yè),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循,無法可依,重復(fù)、繁雜的混亂局面,檔案管理現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序,取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障,同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中,需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識(shí),為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)。同時(shí),檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定,必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí),來充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)。

同時(shí),檔案現(xiàn)代化管理使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類、錄入及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系,切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

3 加快軟硬件建設(shè),實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

(1)技術(shù)是信息的生命,沒有過硬的技術(shù)支撐,檔案現(xiàn)代化管理形同空話。首先,要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,要充分利用現(xiàn)代科技,利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用,加速實(shí)用、通用軟件的研制,加快檔案現(xiàn)代化管理數(shù)字化處理步伐。

(2)要設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件,使檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。

(3)要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

4 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí),加強(qiáng)人才培養(yǎng)

(1)增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,發(fā)展檔案事業(yè)的過程中,檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念,尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí),切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念,把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù),將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù),使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要,適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

(2)加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程,在這一過程中,始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高,應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容,還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí),又懂信息技術(shù),具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才,為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

5 建立安全管理制度

(1)現(xiàn)代化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來執(zhí)行,所以人是檔案現(xiàn)代化安全的第一道保護(hù)屏障。因此,對(duì)參加制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理,以防不測(cè)。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度,以約束涉及檔案人員的行為。實(shí)踐證明,良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。

(2)加強(qiáng)對(duì)制作和管理人員的管理和教育。在檔案的安全管理過程中,僅靠制度是不夠的,還必須加強(qiáng)對(duì)涉及檔案管理人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑,提高他們對(duì)保證檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識(shí),提高他們科學(xué)管理檔案的素質(zhì),增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感,并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。

(3)建立全過程的管理制度。要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理,就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則;為保證檔案的真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性,就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段,以確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述,由于檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程,而各級(jí)檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同,經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)、環(huán)境條件等都存在著差異,因此,在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起,要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況,先試點(diǎn),后鋪開,堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針,并注重總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn),注重開發(fā)適合我國檔案信息存貯系統(tǒng)的新技術(shù)、新產(chǎn)品,并且面對(duì)21世紀(jì)高科技和信息技術(shù)革命帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn),與時(shí)俱進(jìn),那么我們有理由相信檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)指日可待。

[1] 王洪敏.淺論高校檔案管理現(xiàn)代化[J].商丘師范學(xué)院學(xué)報(bào),2001(5).

[2] 徐雁.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].開封教育學(xué)院學(xué)報(bào),2009(3).

[3]王云蘭.現(xiàn)代科技對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策研究[J].商丘師范學(xué)院學(xué)報(bào),2002(1).

R197.3

A

1674-0742(2012)04(b)-0143-01

王立芳(1974～):女,漢族,黨員,籍貫:河北邱縣,研究方向:檔案信息管理、挖掘、開發(fā),本科。

2012-03-07