對于辦公用戶而言,很多都習慣使用Foxmail、Outlook這樣的客戶端程序來處理郵件,不過在新版的Foxmail中,一些新的功能會給工作帶來更多的便利。
激活Foxmail的“后悔”功能
在郵件撰寫之后,估計大部分用戶是立即單擊“發(fā)送”按鈕,不過經(jīng)常會有這樣的尷尬:忽然想到郵件有什么問題,例如忘記寫正文、沒有插入附件,甚至有時搞錯收件人……更糾結(jié)的是,這份錯誤百出的郵件,竟然可能是發(fā)往上級部門的工作郵件,而此時已經(jīng)根本沒有取消的時間,難道只能打電話向?qū)Ψ浇忉專?/p>
其實,只要將Foxmail更新至最新的083版本,那么只要進行簡單的設(shè)置,就可以激活Foxmail的“后悔”功能。
實現(xiàn)遺忘附件的自動提醒
打開系統(tǒng)設(shè)置窗口,切換到“寫郵件”設(shè)置面板,在這里可以看到“自動檢查缺失的附件”設(shè)置項。單擊“關(guān)鍵字”按鈕,隨后會彈出“檢查附件”對話框,在這里手工增加相應(yīng)的關(guān)鍵詞(如圖1),保存之后即可生效。如果郵件內(nèi)容包含列表中的關(guān)鍵詞,但并沒有相關(guān)的附件,那么在發(fā)送郵件時,F(xiàn)oxmail會自動發(fā)出提醒,只有確認之后才會繼續(xù)發(fā)送這份沒有附件的郵件,這樣就不會出現(xiàn)遺忘附件的馬大哈錯誤了。
發(fā)送郵件延遲1分鐘
郵件的尷尬并非僅僅遺忘附件那樣簡單,為什么不讓郵件適當拖延一些時間再發(fā)送呢?打開系統(tǒng)設(shè)置窗口,切換到“高級”設(shè)置面板,切換到“寫郵件”選項卡,在這里勾選“延遲1分鐘發(fā)送郵件”復(fù)選框(如圖2),確認之后即可生效。在撰寫郵件之后,即使立即單擊“發(fā)送”按鈕,郵件也不會立即發(fā)送。
提高Foxmail的搜索效率
Foxmail的搜索功能相當出色,不過如果經(jīng)常需要進行類似的搜索,那么可以像Windows 7那樣,將搜索操作保存下來,下次直接調(diào)用,這里以Foxmail 7(build 084)版本為例。
例如我們需要針對“已發(fā)送文件夾”進行搜索。首先在搜索框按照要求完成一次搜索,建議切換到高級搜索模式進行操作,這里可以設(shè)置更多的搜索條件。待顯示搜索結(jié)果之后從“操作”下拉菜單中選擇“保存為搜索文件夾”,此時會彈出一個對話框(如圖3),如果沒有什么需要更改的話,單擊“確定”按鈕即可生效。也可以直接右擊“已發(fā)送郵件”文件夾,從右鍵菜單中選擇“新建搜索文件夾”,此時同樣會彈出該對話框,只不過需要設(shè)置搜索條件而已。
此時,在“已發(fā)送文件夾”下會發(fā)現(xiàn)剛才創(chuàng)建的搜索文件夾,以后所有符合條件的郵件都會自動被索引到這個文件夾,也就是說這里的內(nèi)容會被實時更新,不再需要手工搜索,這顯然是方便多了。
快速瀏覽郵件附件
在很多人每天接收的郵件中,許多都包含了數(shù)量不等的附件,一般都是.doc或.xls格式的Office文檔,每次打開無疑浪費不少時間,而且可能還存在安全方面的隱患,其實只需要預(yù)覽其中的內(nèi)容就可以了。
如果計算機上安裝了最新版本的Office 2010,在Foxmail 7主界面下可以直接預(yù)覽相應(yīng)格式的附件。單擊郵件中的郵件,此時會顯示一個“預(yù)覽附件”的按鈕,如果不希望每次看到這樣的提示,可以勾選“這種類型的附件下次不再提示”復(fù)選框,然后就可以直接預(yù)覽附件的內(nèi)容了,對于附件中的內(nèi)容,可以進行簡單的復(fù)制操作。
為發(fā)送郵件設(shè)置后續(xù)標志
在發(fā)送郵件時,如果希望能夠在對方的郵件列表中占據(jù)顯眼的位置,讓對方一眼就看到,但總不能打電話提醒吧?其實,借助Foxmail 7的“后續(xù)標志”功能,可以為發(fā)送的郵件加上提示信息。
撰寫郵件時,單擊工具欄上的“后續(xù)標志”按鈕,從下拉菜單中選擇內(nèi)置的后續(xù)標志,例如“請回復(fù)”或“請打電話”,或者也可以打開“自定義標志”對話框進行設(shè)置(如圖4),這里除了可以自定義后續(xù)標志的內(nèi)容之外,還可以在指定時間對收件人進行提醒。
對方收到這份帶有后續(xù)標志的郵件之后(如圖5),不僅郵件會自動添加“重要文件”的星標,而且還會有發(fā)件人的提示信息,到達指定時間,F(xiàn)oxmail 7也會在桌面底端彈出相應(yīng)的提醒。