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        辦公快操作等

        2011-12-31 00:00:00
        電腦迷 2011年17期

        # 辦公快操作 #

        很多人覺得辦公軟件很麻煩,其實有些快捷操作可以使原本要幾大步驟才能搞定的事一次就OK,辦公快操作,就是幫你十步并作一步走,時間省多多!

        拖動快速復制網頁文本

        通常從網頁上收集文本時總得逐一打開不同的網頁,不斷重復選中、復制、切換到Word、粘貼等操作。其實完全不必這么麻煩,直接拖動就可以搞定文本的復制粘貼。

        打開IE和Word窗口,并確保能同時看到這兩個窗口。在IE窗口中直接選中要采集的網頁內容,用鼠標左鍵按住直接拖動到Word窗口的編輯區(qū)中,放開鼠標左鍵,即可把選定的內容復制粘貼到Word窗口中,原輸入光標所在的位置。你可以把Word窗口盡量調小或盡量拖到屏幕外,只要讓窗口編輯區(qū)留下一小部分能看到就行了。

        此外,需要在Word、Excel、PPT等程序間復制粘貼也同樣可以通過拖動快速實現(xiàn),不過拖動時要同時按住Ctrl鍵才能實現(xiàn)復制粘貼,直接拖會變成剪切粘貼。

        快速消除行首空格

        從網上下載的文本行首縮進大多都是用兩個空格實現(xiàn)的,在Word中編輯時很容易造成縮進不統(tǒng)一,所以編輯前需要把行首的空格刪除掉。在Word中有一個很簡單的方法可以快速刪除所有行首空格。選中所有需要刪除的行首空格的文本,單擊“開始”選項卡中的“居中”使文本全部居中對齊,所有行首空格都會被自動刪除。然后再設置回原來的“左對齊”就行了。

        Word,一次打印多個文檔

        平時經常碰到需要同時打印多個文件的情況吧?大家可能比較習慣于逐一打開文件再進行打印,但這樣顯然很麻煩。其實在Word中完全可以在不打開文檔的情況下一次打印多個文檔。在Word 2010中只要切換到“文件”選項卡,單擊“打開”,在對話框中打開文件所在的文件夾,按住Ctrl鍵逐一單擊選中所有要打印的文檔。然后單擊對話框左下角的“工具”按鈕,從彈出菜單中選擇“打印”命令即可直接把所有選中文檔都打印出來。

        在Word中看超寬文檔

        一些超寬的文檔在打開查看編輯時,屏幕寬度不足以完整顯示整行文字,此時要查看編輯會很麻煩??s小顯示比例會因字太小看不清,調整頁面寬度又怕會影響原文版式。我們總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧?

        在Word2010中這很容易解決,只要切換到Web版式視圖就可以很方便地查看這類超寬文檔。先切換到“視圖”選項卡,單擊“Web版式視圖”,你會發(fā)現(xiàn)過寬的文字已經根據(jù)Word窗口的寬度自動換行完整顯示了。其實切換到大綱視圖、閱讀版式視圖也同樣可以自動換行以完整顯示文字,不過大綱視圖不顯示圖片,而閱讀版式則無法編輯,所以效果要差點。

        快速選定表格有高招

        通常比較重要的表格對沒有內容可填的空格,都要求在空格內寫上無、空等,以防止別人以后套印補填篡改。要手工逐一填寫表格中所有空格顯然挺麻煩。在Excel中可以通過查找替換快速填寫所有空格。先選中要填寫空格的表格所在單元格區(qū)域,單擊“開始”選項卡“編輯”組的“查找和選擇”,選擇“替換”。在替換對話框的“替換為”中輸入“無”,查找內容不要輸入,單擊“全部替換”即可快速在所有空格中填上無。Excel只在選擇區(qū)域的最后一行有數(shù)據(jù)的行和最后一列有數(shù)據(jù)的列以內的區(qū)域才會自動填寫。因此若選中區(qū)域外側有整行(列)的空行(列),則這些空行空列不會被填寫。若選擇區(qū)域中完全沒有數(shù)據(jù)則會提示找不到而無法替換。

        注:本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文

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