陳亮

（廉江市人民醫(yī)院，廣東 廉江 524400）

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件材料。衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案是對衛(wèi)生人才個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的重要依據(jù)。完善人事檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理作用，是促進衛(wèi)生人事制度改革，有效配置衛(wèi)生人力資源、促進醫(yī)院發(fā)展的有力保證。

1.當前醫(yī)療單位人事檔案管理中存在的問題

當前隨著社會的發(fā)展,醫(yī)務人才流動頻率的加快,越來越多的"單位人"變成"社會人",人檔分離普遍存在,有的人把其檔案轉到人才中心后一去不復返,有的干脆懷揣檔案周游各地,造成人事檔案遺失虛假現(xiàn)象屢屢出現(xiàn),社會面臨好多信用危機。究其原因主要有如下幾方面:

1.1 對人事檔案管理的重要性認識不夠

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案工作是一項單純并不容易取得明顯成績的工作。社會上相當一部分人員對此項工作認識存在誤區(qū)。認為人事檔案工作就是抄抄寫寫的保管性事務工作,只要"守好攤",不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就可以了,未能從實質上認識其重要性。因此,一些單位領導往往忽視此項管理工作,未能真正納入議事日程。大多數(shù)人事檔案工作人員身兼數(shù)職,與醫(yī)療衛(wèi)生技術人員相比待遇落后,久而久之,對此項工作形成應付檢查的"一陣風"現(xiàn)象,養(yǎng)成了"說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要"的狀況,這樣導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài),難以為提高醫(yī)療系統(tǒng)工作者和干部隊伍的素質服務。

1.2 人事檔整理收集工作存在難度

近年來,隨著社會的發(fā)展,特別是人才資源配置市場化,醫(yī)療工作者人才流動日益頻繁,一方面越來越多的"單位人"變?yōu)?社會人",人才的流動造成人檔分離,造成人事檔案管理體制與收集整理工作難度越來越大,棄檔不用的人員越來越多;另一方面,在人事檔案的收集整理方面存在歸檔的材料不全面,甚至于一些檔案材料不夠真實和準確。檔案材料不能客觀歷史地記載本人情況。尤其是"三齡一歷"(年齡、黨齡、工齡、學歷)虛假現(xiàn)象較為嚴重。據(jù)不完全統(tǒng)計,截止2008年底,全國有3多萬份醫(yī)療工作者檔案變?yōu)?棄檔"和"死檔",與主人失去聯(lián)系。"三齡一歷"虛假在某些城市存在普遍現(xiàn)象,特別是有些材料在內容和形式上如出一轍,如一些鑒定、考核、評價材料大多是套話,"千篇一律",不能真實反映某個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案質量。

1.3 人事檔案保護設施落后

部分醫(yī)衛(wèi)單位,主抓醫(yī)療科研技術,在人事檔案保護方面設施陳舊落后。大多數(shù)人事檔案室采取"因陋就簡",融辦公、倉庫、閱檔為一間,更無嚴格標準防盜失基本設施,防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平,調閱方式原始。有的檔案由于反復調用原件經(jīng)多次照射,造成紙張損壞現(xiàn)象嚴重;有的檔案長期被子束之高閣,保護措施落后,變成一文不值的廢紙,直接影響到檔案的完整與安全。更有甚者,把屬于保密范疇的人事信息也公開化,更談不上什么機密可言,根本上失去了其本身的意義。

2.關于完善醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理的建議

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理中存在的各種問題,原因是多方面的、深層次的,它是社會發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問題。關鍵是我們要探討解決問題的方法,要根據(jù)當前發(fā)展的需要,完善醫(yī)衛(wèi)系統(tǒng)人事檔案管理,改革以往弊端,賦予其新的生命力,提升其利用價值。

2.1 提高認識

根據(jù)當前實際,領導層首先應當高度重視人事檔案工作,定期對檔案管理進行檢查、指導、督促,發(fā)現(xiàn)問題、困難及時給予幫助解決,并建立人事檔案管理達標升級考核機制,實行定量定性考核,分類分級指導,等級升降動態(tài)管理,進一步推進人事檔案規(guī)范化建設。

2.2 完善隊伍建設

人事檔案管理是文化水平、專業(yè)知識要求較高的一門技術性工作,培養(yǎng)專業(yè)人才,完善隊伍建設是重視和促進其發(fā)展的根本。

(1)要定期組織舉辦人事檔案工作者技術學習,完善新知識和有關知識的補充;

(2)積極開展人事檔案管理經(jīng)驗交流,參加專家授課輔導或外出參觀學習,從而提高專業(yè)知識和管理水平;

(3)建立人事檔案管理工作激勵機制,進一步提高人事檔案管理工作者的待遇,從而調動其工作積極性,變被動為自覺做好工作。

2.3 健全管理制度

人事檔案管理制度要以"中華人民共和國檔案法"為指導原則,建立切合醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)實際的管理制度。

(1)硬件建設必須達標。人事檔案室必須設有專門庫房,做到檔案庫房、閱檔室和辦公室三室分開,而且嚴格檔案室調閱各項程序。要求配備空調、去濕、監(jiān)控、滅火、防潮、防光、防盜等設備,并做到設施運行正常。

(2)嚴格保密原則。充分利用計算機網(wǎng)絡技術進行人事檔案管理創(chuàng)新,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,保密范圍的檔案信息嚴格執(zhí)行不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,充分發(fā)揮人事檔案的潛在價值。

(3)落實監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對象的不同目的,完善重點監(jiān)護,有條件的檔案還可以安裝攝像監(jiān)控系統(tǒng),保證對檔案的利用過程的全方位監(jiān)控。

2.4 改進管理方法

采用科學的理論和方法,遵循人才信息資源工作的發(fā)展規(guī)律,把一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理,是使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作邁向更高水平的有效手段。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃,統(tǒng)一協(xié)調,實現(xiàn)人事檔案管理工作標準化、規(guī)范化,使得不保密范圍檔案信息資源經(jīng)得以共享。

(1)建立人事檔案計算機管理制度,并以縮微技術、復制技術、視聽技術等加以輔助,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔,對不符合要求的材料及時進行處理,手續(xù)不全材料要及時進行補辦,保證人事檔案的權威性與準確性、真實性。

(2)要完善人事檔案案卷的整理工作細則,使案卷整理更加科學、全面、完整,為系統(tǒng)考察任用人才提供真實、準確、實用的個人信息。如對檔案內涵進一步豐富,涉及到養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險,側重工作業(yè)績、專業(yè)技能評價,補充其他有關的求職者特長和用人單位需求功能等,以便不斷提高人事檔案的效率與質量,達到"人盡其才"的目的,減少棄檔現(xiàn)象發(fā)生。

3.結束語

綜上所述，人事檔案的作用在于為人事工作服務，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的加快，醫(yī)院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項工作，必將推動醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實現(xiàn)離不開人事檔案管理工作的有力支持。因此檔案管理者必須增強服務意識，主動參與，超前服務。醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，才能提高檔案的利用價值，才能使人事檔案煥發(fā)新的生機和活力。

[1]汪紅梅，孟煜.醫(yī)院人事檔案管理的做法[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2006.08.

[2]胡莉.試論如何加強醫(yī)院的人事檔案管理工作[J].蘭臺世界,2010.12.