巫娜燕

（云南建工第六建筑工程有限公司，云南 昆明 650000）

1 概述

無論是企業(yè)還是政府機關,都會有大量的文案需要處理,復雜的工作流程需要安排,科學技術的進步使辦公方式發(fā)生了巨大的變化，各類現代化辦公設備日益普及，這不僅節(jié)省了人們的辦公勞動，而且大大提高了辦公效率和質量，改善了辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復性、例行性的辦公事務中解救出來，從而有更多的時間和精力去思考和解決復雜的棘手的問題，最終達到促進發(fā)展，提高經濟效益的目的。

2 辦公自動化系統(tǒng)的特點

2.1 面向服務(SOA)架構

強大的用戶自定義功能，政府用戶可根據本單位內部的實際需求，構建各種業(yè)務功能和業(yè)務流程，以適應OA應用的不斷發(fā)展和變化。

2.2 各個部門的收發(fā)文管理

辦公自動化改變了過去復雜、低效的手工辦公方式。通常各部門的業(yè)務，主要是進行大量文件處理。而利用計算機文字處理技術產生各種文檔，存儲各種文檔，或采用其它先進設備，如復印機、傳真機、掃描儀等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，既節(jié)省了人力和辦公用品支出，又可以節(jié)約大量時間。所以，辦公自動化是實現無紙化辦公、自動化辦公的重要環(huán)節(jié)。

2.3 信息高度共享

可實現各種部門文件、軟件和文件檔案自動化管理和快速查詢。統(tǒng)一建立各種部門常用文件、軟件和檔案的電子文檔資料共享，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享，可以提高文件和檔案的管理水平，達到文件檔案管理與資料檢索查詢的現代化。

2.4 信息的迅速傳達

電子公告為政府用戶建立了一個電子公告欄，用戶可以發(fā)布通知、通告和各種消息，并提供方便瀏覽公告牌的手段，使用戶可以在最短時間內得到信息。

2.5 會議管理

會議管理對政府機關內部的會議實現電腦化管理，主要包括會議安排、會議紀要、會議室的管理。會議安排管理主要是進行會議時間安排和地點安排、登記會議議程、參會人員、議題、主持人等。會議安排資料可以通過網絡送達相關人員。

2.6 實現異地辦公

當工作人員不在我單位時，可以通過Internet網絡登陸到辦公自動化系統(tǒng)上處理相應事務或知曉單位近期開展的工作。

以上列舉了我單位辦公自動化的幾個最主要的功能。此外，辦公自動化還有很多其他的輔助功能，如資料管理、車輛管理、日程安排、督辦管理、值班記錄、電子期刊、內部短消息、公共通訊錄等，在此不一一贅述。

3 運行前期信息化建設情況

結合機關各部門信息化實際運作情況，OA單位管理員在近期根據各個部門在OA協同辦公操作上所遇到的一些問題，進行了關于OA操作流程的具體技術性指導，除進一步讓員工熟悉協同事項、在線消息、通知公告的發(fā)送、接收等技術流程外，還進一步就如何參與單位 OA平面建設為員工提供建設性的意見，逐步培養(yǎng)公司員工對OA協同辦公的興趣和認同。

公司辦公室OA單位管理員會不定期的把總公司的最新信息及時通過OA、QQ的形式發(fā)布，每天也會在OA、QQ上發(fā)布各種信息鼓勵員工交流有關使用OA的心得，以期讓大家積極投入OA的日常化運作，及時發(fā)現具體運作工程中所遇到的技術層面的問題，并不斷解決和完善，更好地落實總公司大力推進OA信息化建設的工作要求。

4 OA應用效果實例

以實施案例分模塊來詳細闡述一下使用辦公自動化系統(tǒng)前后的工作情況：

4.1 發(fā)文管理 （使用辦公自動化系統(tǒng)前）

文件擬稿后要文秘送給部門領導去審核，然后要送給某部門領導去會簽，如果領導不在辦公室就要重新送，這個過程可能會重復很多遍；如果領導出差或是有事情，文件可能要滯后很長時間，而且也浪費了傳送者的很多時間。如果文件擬好后領導看完不合格要重新起草，這樣會浪費很多紙張。如果很多領導對文件內容進行修改，會導致文件的頁面非?；靵y。文件辦結后分發(fā)時要印出很多份，極大的浪費了紙張。要查看以往的文件時，需要人為去借閱，還要說出文件題目或是編號等比較具體的信息，并且一份文件一次只能由一個人借閱。據實際情況最快發(fā)一個文件要一周左右。一般情況發(fā)一個文件要用到10份以上的紙張。文件不規(guī)范、不統(tǒng)一。

4.2 發(fā)文管理（使用辦公自動化系統(tǒng)后）

擬稿人直接在系統(tǒng)中擬稿，秘書只需要點一個按鈕，文件就會自動送給相關領導，秘書隨時可以監(jiān)控文件的情況，如果領導出差或是長時間未處理，可以隨時把文件收回，送給其他領導簽署。處理一份文件最快的情況只需要幾分鐘。

領導看完文件覺得不合格可以直接回退，擬稿人可以修改之后重新流轉。

多個領導對文件內容修改也不會導致頁面的美觀度，需要查看留痕時，只需要點擊“查看留跡”按鈕即可用不同顏色顯示領導的修改痕跡。

文件分發(fā)也只需要選定分發(fā)的對象即可發(fā)送給相關人員查看，不需要打印很多份。要查閱文件可以到文件瀏覽里查看，所有的文件都會保存在文件庫里，還支持模糊查詢。發(fā)文件時間快，效率大大提高。發(fā)一個文件最多只需打印出一份文件存檔，甚至不用打印。文件得到了規(guī)范，文件的傳遞更加人性化、合理化。

4.3 會議管理

開會首先要打電話去預定會議室，并要聯系相關的人員整理會議室，申請一個會議需要很長時間，并且領導要隨時去詢問自己的會議情況，很不方便。

在使用OA系統(tǒng)后，單位的會議預定就快捷了很多，并且會議形成了周表，領導可以隨時查看自己的會議安排情況。

4.4 信息發(fā)布

單位的信息情況基本是采用人通知人的方式或將信息打印出來，分發(fā)至各個部門，很不利于信息的共享且浪費資源。

信息可以分成不同的版塊，并設置不同權限的用戶查看不同級別的信息，使得信息的管理上更加規(guī)范，更加合理，也使信息的傳遞效率得到了大幅度的提高。

4.5 簽報管理

單位的簽報（請示、報告）很不規(guī)范，打了請示后沒有經過部門領導審核或是部門級的會簽就直接送到辦公室，或是需要會簽的部門遲遲不予辦理，使文件滯后，給工作上帶來了很多不便。使用系統(tǒng)后，使得簽報的呈送得到了規(guī)范，并且簽報的流轉過程都可以監(jiān)控到。

5 OA協同辦公模塊目前運行現狀及今年后續(xù)工作計劃

單位為了更好更快的推進OA的運行，辦公室在去年下半年已經相應地對公司員工進行過四次內部培訓，OA單位管理員對協同信息、公文管理、表單應用、知識管理、電子郵件、公共信息、個人事務等內容操作程序都進行過具體的現場講解，但由于公司前期網絡一直不穩(wěn)定，影響了大家登錄OA的熱情，再加上一些管理上的疏忽，以至于很多日常性的OA信息傳送工作無法流暢的開展，無法成為公司信息交流的一種常規(guī)化運作。

為改善目前公司內部OA運行的種種弊病，使OA信息化工作能良性化、日常化運作起來，真正地為公司發(fā)展建設服務，現結合集團總公司不久前制定的《信息系統(tǒng)應用考核辦法》，辦公室已結合公司現狀制定出公司內部OA考核的量化細分標準。通過適當的激勵機制和獎懲措施來完善OA流程模塊的日常運用。

OA單位管理員根據各個部門在OA協同辦公操作上所遇到的一些具體運用問題，來進行相關技術性指導，除進一步讓員工熟悉協同事項、公文表單、在線消息、通知公告的發(fā)送、接收等技術流程外，還需進一步強化員工對OA的參與意識，逐步培養(yǎng)他們對OA協同辦公的興趣和認同。

要進一步加大各部門和基層單位的OA建設力度，要進一步強化對部門OA信息員的培訓力度，使他們在熟悉具體技術流程基礎上，能根據本部門OA運行所存在的問題提出具體建設性意見，并公司內部各方面的交流合作、群策群力，把OA信息化建設提高到一個新的水平。

6 運行信息化建設的工作

隨著OA系統(tǒng)在我單位的推廣運行，使我們更加的體會到了該系統(tǒng)的強大功能，在OA上如何進行電子郵件收發(fā)管理、計劃管理、會議管理、公文表單的綜合查詢、博客管理等方面，我們將結合目前公司的運作現狀不斷作出相應的調整。繼續(xù)強化公司每天的OA信息化維護，并對各位員工在使用過程中所發(fā)現的疑難事項及時在線解答或現場指導。我們將結合公司形象宣傳的實際要求和員工的具體信息需求，加大單位空間和個人空間版面的美化力度，以求更好地反映出公司積極進取、精益求精的精神風貌。隨著安寧草鋪回遷房和首領公館項目的展開，如何將OA系統(tǒng)流暢地運行在新開發(fā)的項目上，使OA系統(tǒng)能積極有效地為項目的各項事務服務，成OA系統(tǒng)建設的一個新的課題。

7 總結

辦公自動化，首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件,申請,單據在各部門跑來跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網絡上進行.其次是節(jié)省運營成本:包括時間和紙張.第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽,計劃日志,用款報銷等工作流程審批都可在網上進行.第四是提高企業(yè)競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企事業(yè)的單位的內部的凝聚力將大大增強.第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不了解情況,缺乏數據的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數據和真相為依據做出的科學的決策。

辦公自動化系統(tǒng)可顯著節(jié)約各單位的辦公經費，同時提高了辦公效率和決策的科學性、準確性及綜合管理水平。

[1]周應萍.積極探索企業(yè)信息化建設的新路徑.西安財經學院[J].商場現代化，2005.07.05.