文/田麗君

談?wù)勲娮游募n案工作的影響及對策

文/田麗君

當(dāng)前，電子文件在檔案工作中所占比重越來越大，它對傳統(tǒng)的檔案管理乃至檔案學(xué)理論所產(chǎn)生的影響也越來越大。面對這一形勢，客觀地研究電子文件的特點(diǎn)及影響，并提出相應(yīng)的對策，是十分必要的。

電子文件是人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件有四個(gè)特點(diǎn)：它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀和利用；它可以由現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理和傳遞；它可以共享，且不受時(shí)間或距離的影響；它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求則相對較高。

電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響，主要表現(xiàn)為以下三個(gè)方面：一是傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而電子文件取代了以往的文字材料，它由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，文件一旦形成，立即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)之中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，形成了一整套嚴(yán)密的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷一般是文件形成后，先由文書部門收集立卷，而后交檔案部門管理，一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二是由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。三是按照傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

電子文件對檔案學(xué)理論也將產(chǎn)生以下三個(gè)方面的影響：一是對檔案本質(zhì)屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。正是這種原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，都成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。二是對檔案來源原則的影響。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為檔案檢索系統(tǒng)必須建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對文件信息進(jìn)行復(fù)制、修改和重新組合，這樣就勢必打亂或破壞文件的本來順序。三是對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象的，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象就發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就相隨著發(fā)生了變化。

鑒于以上分析，筆者以為，檔案界應(yīng)采取以下對策，來應(yīng)對檔案工作的發(fā)展和變化。

一、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理，實(shí)施電子文件的管理戰(zhàn)略。檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件的工作領(lǐng)域，對工作中產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作提前介入，適時(shí)指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

二、解決好電子文件的保存問題。由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題就成了有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

三、使檔案管理向立體化方向發(fā)展。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，這樣就構(gòu)成了三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

四、檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。檔案人員必須采取積極措施抓好知識更新，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

（作者單位：呼和浩特市房產(chǎn)局產(chǎn)權(quán)市場處）