張大衛(wèi)

中海石油煉化與銷售事業(yè)部 北京 100029

合同管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)

張大衛(wèi)

中海石油煉化與銷售事業(yè)部 北京 100029

合同管理由于涉及多個(gè)部門和多項(xiàng)內(nèi)容，采用手工作業(yè)時(shí)存在效率低易出錯(cuò)等問題。我公司基于合同管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的開發(fā)基于ASP.NET環(huán)境，開發(fā)語言為C#，采用B/S架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)的主要功能包括合同基本信息、付/收款進(jìn)度及印花稅信息的錄入、維護(hù)及查詢，追蹤合同付/收款進(jìn)度并進(jìn)行提醒。該合同管理系統(tǒng)的開發(fā)使用，極大的提高了工作效率，使用效果良好。

合同管理系統(tǒng) ASP.NET Access

1 合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目背景

1.1 合同管理現(xiàn)狀和不足

中海油氣開發(fā)利用公司，一直以來由于在合同管理中使用手工作業(yè)，造成合同管理過程中業(yè)務(wù)處理效率較低，各部門之間合同流轉(zhuǎn)時(shí)間較長(zhǎng)而且容易出錯(cuò)。在合同管理系統(tǒng)開發(fā)之前，中海油氣開發(fā)利用公司總部合同管理分稅務(wù)自查前后兩階段。首先由各部門自行線下統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)一歸口，稅務(wù)自查時(shí)發(fā)現(xiàn)存在統(tǒng)計(jì)不完整不及時(shí)問題。稅審后統(tǒng)一了統(tǒng)計(jì)表格，各部門每月30號(hào)提交各自累計(jì)到當(dāng)月的合同簽訂情況表。計(jì)財(cái)部匯總計(jì)算當(dāng)月應(yīng)繳印花稅，風(fēng)投部進(jìn)行檔案管理。各部門進(jìn)行登記臺(tái)賬，記錄合同付/收款進(jìn)度及印花稅貼花情況。

這樣的合同管理流程的不足顯而易見：

(1)合同管理仍局限于線下統(tǒng)計(jì)，實(shí)效性和工作質(zhì)量上仍會(huì)不同程度存在問題。

(2)記錄信息不充分，信息不能共享，業(yè)務(wù)部門記錄與財(cái)務(wù)記錄出現(xiàn)差異時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

(3)沒有一個(gè)統(tǒng)一平臺(tái)綜合記錄合同基本信息、執(zhí)行情況、收/付款進(jìn)度、稅款繳付情況。

(4)不能實(shí)時(shí)按各種條件方便查詢合同的簽訂情況和實(shí)際執(zhí)行情況。

(5)當(dāng)合同需要分幾次付/收款時(shí)，需要合同經(jīng)辦人或計(jì)財(cái)部自己記錄合同何時(shí)需要進(jìn)行付/收款。

1.2 合同管理系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

為手工處理合同管理存在的上述問題，滿足日益增長(zhǎng)的合同管理方面的需求，公司急需開發(fā)一套建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的功能完備的合同管理系統(tǒng)軟件，應(yīng)用于整個(gè)公司的各個(gè)部門，實(shí)現(xiàn)公司合同管理智能化和規(guī)范化，提高辦公效率，促進(jìn)公司信息管理水平的提升?；谝陨闲枨?，在各部門的配合下，信息管理部自主開發(fā)了一套“合同管理系統(tǒng)”。

開發(fā)該套系統(tǒng)目的在于進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)完善內(nèi)部合同管理的制度，規(guī)范合同管理流程，從而更加及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反映合同內(nèi)容，協(xié)助企業(yè)管理決策，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理智能化和信息共享，降低管理成本，增強(qiáng)內(nèi)部管理水平，提高工作質(zhì)量，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層適時(shí)了解合同管理業(yè)務(wù)層的工作情況提供第一手資料，適應(yīng)創(chuàng)新管理的工作要求。

合同管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于；

(1)信息共享：合同經(jīng)辦人在簽訂合同的同時(shí)將合同基本信息、規(guī)定付/收款進(jìn)度等錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息共享，提高了工作效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少了其他部門特別是計(jì)財(cái)部的重復(fù)勞動(dòng)。

(2)便于查詢和追蹤：合同經(jīng)辦人在合同執(zhí)行過程中實(shí)時(shí)將合同實(shí)際付/收款信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，便于相關(guān)部門查詢和追蹤。

(3)管理便利：領(lǐng)導(dǎo)層可實(shí)時(shí)掌握公司合同的基本信息，掌握財(cái)務(wù)付/收款進(jìn)度，并可按各種條件組合進(jìn)行查詢并可將查詢結(jié)果導(dǎo)出為Excel文件，提高了企業(yè)信息化管理水平。合同經(jīng)辦人可以將電子版合同及相關(guān)支持材料導(dǎo)入系統(tǒng)，方便查詢。

(4)系統(tǒng)自動(dòng)集成：系統(tǒng)可對(duì)合同印花稅貼花進(jìn)行集成管理，系統(tǒng)用戶對(duì)合同的錄入、修改、刪除、查詢等操作都會(huì)記錄在系統(tǒng)日志中，提高了工作效率。

(5)清晰的權(quán)限管理：系統(tǒng)進(jìn)行了用戶的權(quán)限管理，比如3級(jí)權(quán)限用戶只能瀏覽本人錄入的合同，2級(jí)權(quán)限用戶可以瀏覽所有合同，1級(jí)權(quán)限用戶可以進(jìn)行系統(tǒng)用戶管理和系統(tǒng)日志管理。

(6)自動(dòng)提醒功能：系統(tǒng)每天會(huì)自動(dòng)對(duì)即將需要付/收款的合同的經(jīng)辦人或計(jì)財(cái)部進(jìn)行郵件提醒。

改合同管理系統(tǒng)的界面簡(jiǎn)單友好，操作便捷，信息豐富，滿足了管理需要，使得工作效率和質(zhì)量同步提高。

2 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

2.1 開發(fā)工具的選擇

ASP.net是一種建立在通用語言上的程序構(gòu)架，能被用于一臺(tái)Web服務(wù)器來建立強(qiáng)大的Web應(yīng)用程序。ASP.net提供許多比現(xiàn)在的Web開發(fā)模式強(qiáng)大的的優(yōu)勢(shì)。ASP.NET是在服務(wù)器上運(yùn)行的編譯好的公共語言運(yùn)行庫(kù)代碼，ASP.NET可利用早期綁定、實(shí)時(shí)編譯、本機(jī)優(yōu)化和盒外緩存服務(wù)，這相當(dāng)于在編寫代碼行之前便顯著提高了性能。 ASP.NET框架補(bǔ)充了Visual Studio集成開發(fā)環(huán)境中的大量工具箱和設(shè)計(jì)器，同時(shí)ASP.NET具備強(qiáng)大的威力和靈活性、簡(jiǎn)易性和可管理性、可縮放性和可用性、自定義 性和擴(kuò)展性以及出色的安全性。因此本系統(tǒng)選擇Visual Studio為開發(fā)環(huán)境，在ASP.NET的框架下實(shí)現(xiàn)。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇

Access是美國(guó)Microsoft公司推出的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。它具有界面友好、易學(xué)易用、開發(fā)簡(jiǎn)單、接口靈活等特點(diǎn)，是一款優(yōu)秀的桌面數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。其主要特點(diǎn)如下：

(1)完善地管理各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)組織、用戶管理、安全檢查等功能。

(2)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，在一個(gè)工作組級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，使用Access開發(fā)的多用戶數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)具有傳統(tǒng)的XBASE（DBASE、FoxBASE的統(tǒng)稱）數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所無法實(shí)現(xiàn)的客戶服務(wù)器(Cient/Server)結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)安全機(jī)制，Access具備了許多先進(jìn)的大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)所具備的特征，如事務(wù)處理/出錯(cuò)回滾能力等。

(3)可以方便地生成各種數(shù)據(jù)對(duì)象，利用存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)建立窗體和報(bào)表，可視性好。

(4)作為Office套件的一部分，可以與Office集成，實(shí)現(xiàn)無縫連接。

(5)能夠利用Web檢索和發(fā)布數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與Internet的連接。 Access主要適用于中小型應(yīng)用系統(tǒng)，或作為客戶機(jī)/服務(wù)器系統(tǒng)中的客戶端數(shù)據(jù)庫(kù)。

經(jīng)分析，該合同管理系統(tǒng)使用了一個(gè)包括幾張表的數(shù)據(jù)庫(kù)，屬于小型的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，而且信息維護(hù)也不怎么復(fù)雜，所以對(duì)該系統(tǒng)來說，Access是一個(gè)較好的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)工具。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

3.1 基本信息的錄入

合同基本信息的錄入和修改，包括合同簽訂時(shí)間、合同號(hào)、合同名稱、合同方名稱、我方經(jīng)辦人、合同金額、合同類型、是否收款合同等。

3.2 合同執(zhí)行情況管理

改系統(tǒng)可及時(shí)將合同規(guī)定和實(shí)際付/收款進(jìn)度進(jìn)行錄入和修改，包括合同規(guī)定付/收款次數(shù)、每次付/收款百分比、合同實(shí)際付/收款次數(shù)及付/收款時(shí)間、金額、付款申請(qǐng)書是否完成、申請(qǐng)開發(fā)票是否完成、開發(fā)票是否完成、付/收款是否完成等。系統(tǒng)根據(jù)付款申請(qǐng)書是否完成、申請(qǐng)開發(fā)票是否完成、開發(fā)票是否完成、付/收款是否完成自動(dòng)判斷下次付/收款時(shí)間和金額，以及全部付/收款是否完成。

3.3 有效性檢查

該系統(tǒng)可對(duì)錄入信息和修改合同時(shí)有必填項(xiàng)檢查和有效性檢查。例如日期必須符合規(guī)定格式及金額必須是正數(shù)。

3.4 稅務(wù)審查

計(jì)財(cái)部稅務(wù)負(fù)責(zé)人可以設(shè)置和查看合同是否需要和是否已經(jīng)貼印花稅，以及稅率和印花稅金額、印花稅總金額。

3.5 自動(dòng)計(jì)算功能

系統(tǒng)根據(jù)合同金額和合同實(shí)際付/收款情況自動(dòng)計(jì)算合同已付金額和未付金額。

3.6 組合查詢合同記錄

用戶可以按多種條件組合查詢合同記錄，并可將查詢結(jié)果以及合同總金額、印花稅總金額導(dǎo)出為Excel文件。其中3級(jí)權(quán)限用戶只能查詢本人錄入的合同記錄，2級(jí)權(quán)限用戶只能查詢本部門的合同記錄，1級(jí)和0級(jí)用戶可以查詢所有合同記錄。

3.7 資料修改

用戶可以上傳電子版合同或相關(guān)支持材料，并可對(duì)已上傳的文件進(jìn)行改名、刪除及下載操作。

3.8 系統(tǒng)日志記錄

系統(tǒng)日志記錄用戶對(duì)合同的錄入、修改、刪除、查詢等操作。具有可追溯性。0級(jí)權(quán)限用戶可以根據(jù)不同條件對(duì)系統(tǒng)日志進(jìn)行查詢。

3.9 權(quán)限管理

0級(jí)權(quán)限用戶可以進(jìn)行用戶權(quán)限管理。該權(quán)限管理包括增加、刪除用戶，修改用戶的部門、姓名、登錄密碼、權(quán)限、Email。

3.10 密碼管理

系統(tǒng)用戶可對(duì)本人的密碼進(jìn)行修改。

3.11 進(jìn)度提醒

系統(tǒng)每天會(huì)自動(dòng)對(duì)所有合同記錄進(jìn)行1遍掃描。對(duì)于下次付/收款時(shí)間在3d以內(nèi)或已過期的合同，如果是付款合同，系統(tǒng)會(huì)通過郵件提醒合同錄入者完成付款申請(qǐng)書，或者提醒計(jì)財(cái)部完成付款；如果是收款合同，系統(tǒng)會(huì)通過郵件提醒合同錄入者完成開發(fā)票申請(qǐng)，或者提醒計(jì)財(cái)部完成開發(fā)票或完成收款。

3.12 合同完成提醒

當(dāng)用戶修改合同付/收款信息使得合同全部付/收款完成時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送郵件，通知合同錄入者和計(jì)財(cái)部此合同已完成付/收款。

4 效益分析

合同管理系統(tǒng)自2010年3月上線，至今運(yùn)行穩(wěn)定，為公司創(chuàng)造了較高的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。

4.1 動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同的執(zhí)行情況

系統(tǒng)存儲(chǔ)了與合同相關(guān)的所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)，通過各種提醒、警告等功能的設(shè)置，對(duì)合同監(jiān)控，從而對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督并自動(dòng)形成記錄。例如：隨時(shí)查看需要付款/收款的合同，提醒或警告用戶下一步的操作，使企業(yè)的收益最大化。

4.2 規(guī)范化和透明化合同管理的工作流程

系統(tǒng)設(shè)置了三級(jí)用戶權(quán)限，規(guī)定了不同級(jí)別的用戶在系統(tǒng)中的功能，從而簡(jiǎn)化了合同管理過程中各個(gè)崗位的職能，規(guī)定其特有職能、職責(zé),例如一般用戶只能瀏覽各自部門的合同數(shù)據(jù)，使得每個(gè)用戶能夠各司其職，避免了人為干預(yù)和權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象。

4.3 提高了工作效率，降低了運(yùn)營(yíng)成本

系統(tǒng)應(yīng)用后，業(yè)務(wù)人員可簡(jiǎn)捷地進(jìn)行業(yè)務(wù)操作、資料查閱、相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)展查詢等各種日常工作。領(lǐng)導(dǎo)人員可方便地進(jìn)行各種業(yè)務(wù)查詢、導(dǎo)出查詢結(jié)果等。各級(jí)人員擺脫了原有手工操作的束縛，大大地提高了工作效率，即使無專業(yè)背景的情況下也可輕松入門?？傊?系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了合同管理的信息化、智能化、統(tǒng)一化，減少了不必要的人力和物力，大大地降低了公司的運(yùn)營(yíng)成本。

4.4 業(yè)務(wù)操作有據(jù)可查

系統(tǒng)日志記錄了用戶對(duì)合同的錄入、修改、刪除、查詢等操作，對(duì)幾乎所有的業(yè)務(wù)操作均留有記錄以便日后查看。這樣有效的避免了責(zé)任無法分清的問題，并且可以方便的了解合同數(shù)據(jù)的變更記錄。

TU17

B

1672-9323（2011）04-0093-03

2011-05-11）