河南省注冊會計師協(xié)會 楊 陽

全面預算在企業(yè)財務管理中的應用

河南省注冊會計師協(xié)會 楊 陽

新經(jīng)濟環(huán)境下，經(jīng)濟周期大為縮短、市場變化迅速，這種變化帶來的不確定性對傳統(tǒng)的經(jīng)營管理提出了新的挑戰(zhàn)。在新的挑戰(zhàn)面前，充分利用企業(yè)已有資源，降低經(jīng)營成本，形成競爭優(yōu)勢，成為每個企業(yè)關心的首要問題。預算管理是一種有效控制成本、規(guī)范基礎管理的現(xiàn)代企業(yè)管理手段。

一、全面預算的概念及其目的

全面預算是指企業(yè)或個人未來的一定時期內(nèi)經(jīng)營、資本、財務等各方面的收入、支出和現(xiàn)金流的總體計劃。它將各種經(jīng)濟活動用貨幣的形式表現(xiàn)出來。每一個責任中心都有一個預算，它是為執(zhí)行本中心的任務和完成財務目標所需各種資財?shù)呢攧沼媱?。一個預算就是一種定量計劃，用來幫助、協(xié)調(diào)和控制給定期間內(nèi)資源的獲得、配置和使用。編制預算可以看成是將構(gòu)成組織機構(gòu)的各種利益整合成一個所有各方都同意的計劃，并在試圖達到目標的過程中，說明計劃是可行的。貫穿正式組織機構(gòu)的預算計劃與控制工作把組織看成是一系列責任中心，并努力把測定績效的一種系數(shù)與測定該績效影響效果的其他系數(shù)區(qū)別開來。一般說來，預算的意義有以下6種。

1.計劃。全面預算廣泛運用于企業(yè)中，企業(yè)必須列出詳細的計劃，作為其長期規(guī)劃的組成部分。企業(yè)如果缺少做預算的過程，則可能導致一些經(jīng)營問題的出現(xiàn)，影響企業(yè)未來的發(fā)展。作為企業(yè)的一項計劃，預算能有效地保證管理者對企業(yè)的將來作出合理的決策，對企業(yè)未來的走勢作出預期判斷，有效地規(guī)避風險。如果企業(yè)的內(nèi)部計劃健全周詳，那么企業(yè)的發(fā)展將更加平穩(wěn)。即使產(chǎn)生變數(shù)，也能及時有效地積極應對。

2.協(xié)調(diào)。預算的編制過程是把各個組織各個部門的活動進行綜合平衡計劃。管理者和各部門會有很多不同的想法或者意見，而且各部門管理風格也不盡相同，因此，為了達到企業(yè)的目標，預算編制過程中需要協(xié)調(diào)各種不同因素及其之間的關系，降低因為不同的文化、想法和觀念而可能產(chǎn)生或已產(chǎn)生的沖突，剔除不利于企業(yè)長遠發(fā)展的潛在不利因素。一旦管理者和各部門形成統(tǒng)一的認識和信念，在通過做預算進行決策時，管理者能夠提早發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營過程中的問題并盡早解決。

3.溝通。企業(yè)想要取得長足的發(fā)展，在政策和計劃擬定之前必須保持各管理者、各部門間的廣泛聯(lián)系和充分溝通。企業(yè)的每個部門需要清楚地理解自己的權(quán)責。這個步驟將保證合適的個人或部門將被作為預算的工具，合理編制本部門的預算，這樣既方便企業(yè)層面預算的編制，又能提高預算的準確性。企業(yè)高層管理者可以有效地與基層管理者聯(lián)系，預算編制部門與業(yè)務部門充分進行信息互動，使得部門與員工更加清楚地掌握自身職責，有效提高預算參與的全員性。

4.激勵。全面預算用于企業(yè)行為控制是一件行之有效的工具，并且激勵管理者聚集，使他們的決定一致。管理者之間可能存在或已存在的分歧得不到有效地調(diào)和，極有可能導致企業(yè)工作效率的降低甚至形成凝聚力不強的企業(yè)文化。預算管理有助于管理者形成統(tǒng)一的認識與目標，以激勵他們朝著同一目標努力，激勵各部門提高企業(yè)的整體效率。

5.控制。編制全面預算能夠幫助管理者控制他們所負責任的活動。這一步驟保證各級管理者能檢查管理體制，避免管理者將精力專注于與其部門職能不同的情況。通過編制做預算，不僅使管理者能將有效的時間和精力用于處理部門的重點難點工作上，減少跨越權(quán)責范圍的情形，同時為基層管理者在既定范圍內(nèi)提供了更大的發(fā)揮空間，有助于其提高管理效率，改進管理方法。

6.評估管理者的業(yè)績。一個管理者的業(yè)績通常通過測量他們是否能成功地完成預算來評估。能否成功地編制下年的預算可以全方面綜合反映管理者的能力，同時管理者也喜歡被企業(yè)評價，這樣他們可以在工作中表現(xiàn)自己的能力。企業(yè)應該對不同位置和地位的管理者們的行為和能力，以及誰在自己的工作崗位上做得更加出色，或者誰在遇到困境時能夠輕松有效地解決有一個清楚的認識。企業(yè)通過評估員工的業(yè)績來獎勵和鼓勵那些工作更努力的員工對于企業(yè)的整體進步是十分有用的。

二、企業(yè)實施全面預算管理模式存在問題

1.預算經(jīng)不起市場的考驗。一些企業(yè)經(jīng)常在預算管理過程中忽視對市場的調(diào)研與預測，使很多預算指標與企業(yè)的外部環(huán)境不匹配。整個預算指標體系難以被市場接受，經(jīng)不起市場考驗的預算很難有效地在企業(yè)中實施。

2.預算編制方法單一。企業(yè)內(nèi)部各職能部門之間缺乏充分的溝通和交流，不利于處理好各部門之間的利益關系，也降低了預算的權(quán)威性。企業(yè)在制定預算時沒有充分考慮到自身的行業(yè)性質(zhì)、業(yè)務特點、組織架構(gòu)與決策程序以及企業(yè)的管理文化等，結(jié)果使預算編制耗時耗力、成本高，難以適應多變的經(jīng)營環(huán)境。

3.預算考核流于形式。有些企業(yè)忽視對預算的執(zhí)行結(jié)果進行考評，進行考評的企業(yè)通常也只重視財務業(yè)績指標的考核而忽視了可以體現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的非財務業(yè)績指標的考核。同時，在企業(yè)預算管理過程中，以預算標準考核責任單位和責任人，并以考核結(jié)果對他們獎懲時，由于沒有配套的獎懲措施，缺乏應有的激勵機制，使考核工作流于形式。預算指標約束作用的喪失，可能使整個預算工作名存實亡。

4.預算管理的技術(shù)支持系統(tǒng)不完備。預算管理是對企業(yè)經(jīng)營活動全過程、全方位的動態(tài)管理，需要大量的及時信息支持。信息網(wǎng)絡技術(shù)的應用使得人們對信息的獲取、分析處理更加快捷、更加準確可靠。然而，大部分企業(yè)都沒有實現(xiàn)通過網(wǎng)絡系統(tǒng)完成預算的提報、審批、執(zhí)行和控制，也沒有建立相對準確和完整的基礎信息數(shù)據(jù)庫，更沒有引入先進的預算管理軟件，導致預算管理還處于手工階段，信息反饋速度相當慢，造成預算的監(jiān)控和分析不及時，嚴重影響了預算的執(zhí)行效果和預算管理功效的發(fā)揮。

三、完善企業(yè)全面預算管理機制的措施

產(chǎn)生以上問題的原因，可能是多方面的，但從根本上講，關鍵在于缺乏有利于執(zhí)行的預算管理機制。因此，在新的經(jīng)濟形勢下，要提高企業(yè)的核心競爭力，需要進一步完善其預算管理機制。

1.進一步提高認識。要完善預算管理機制，就必須正確認識全面預算管理制度。全面預算管理是一種綜合管理，是一項系統(tǒng)工程。全面預算包括經(jīng)營預算、財務預算和資本預算。而在實踐中有許多人認為全面預算僅僅指財務預算。預算是一種管理工具，是幫助企業(yè)各個層級的管理者共同來實現(xiàn)企業(yè)整體目標的工具，而并不是僅僅針對財務部門的工作。一個企業(yè)需要編制各種預算，如銷售預算、采購預算、生產(chǎn)預算等等，因此就需要銷售部門、采購部門和生產(chǎn)部門來編制與其部門有關的相應預算，需要編制預算的各個部門對預算的編制、執(zhí)行等工作負責。實際上，如果只做財務預算而不做經(jīng)營預算和資本預算，那么財務預算的編制將缺乏前提和根據(jù)。

2.進一步健全預算管理組織體系。預算組織體系是預算機制運行的基礎環(huán)境。它由預算決策機構(gòu)、預算組織機構(gòu)和預算執(zhí)行機構(gòu)3個部分組成。預算決策機構(gòu)是企業(yè)最高預算決策單位，負責制定符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的預算目標；預算組織機構(gòu)是負責預算的編制、協(xié)調(diào)、調(diào)整和反饋的組織機構(gòu)；預算執(zhí)行機構(gòu)是指預算執(zhí)行過程中的責任單位。要進一步明確它們的具體職責，強化預算的約束力。

3.建立以戰(zhàn)略導向為目標的預算體系。戰(zhàn)略導向的預算目標確定以企業(yè)的戰(zhàn)略目標為邏輯起點，可以推動企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。傳統(tǒng)預算目標的重點是放在把企業(yè)現(xiàn)有的各種費用成本降下來，以謀求成本的最小化和利潤的最大化。在這種預算目標指導下編制的預算將有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，但它只重視了明顯的材料費、人工費、財務費用和管理費用等，而忽視了隱含的成本因素，沒有全面地揭示企業(yè)的真正成本構(gòu)成，這樣的成本預算不但不能夠幫助管理者有效地進行戰(zhàn)略決策，反而會影響戰(zhàn)略決策的正確性。因此，戰(zhàn)略導向的預算目標體系不僅要有能夠反映經(jīng)營成果的體系，也要有能夠反映企業(yè)戰(zhàn)略目標的體系，要有效地引導經(jīng)營者的行為，促進個人目標和企業(yè)目標的一致，逐步建立起一個完整的戰(zhàn)略導向的預算目標體系。

4.要加強對預算執(zhí)行過程的監(jiān)控、分析和調(diào)整。預算監(jiān)控就是在預算執(zhí)行過程中對預算執(zhí)行情況進行日常的監(jiān)督和控制，它是預算目標實現(xiàn)的必要保證，對預算的監(jiān)控應當保證預算管理系統(tǒng)中傳送真實和完整的數(shù)據(jù)。各單位要以預算為依據(jù)進行控制，按基本預算分解網(wǎng)絡，建立責任落實制度。包括事前申請、事中控制和事后審批，按預算的項目詳細記錄預算額、實際發(fā)生額、差異額等。預算執(zhí)行過程中應當進行全程監(jiān)控，對于異?，F(xiàn)象，尤其是接近或突破預算的項目，必須能夠有效監(jiān)控，要嚴格控制預算外項目支出，且預算項目間不得隨意挪用。預算項目之間的調(diào)整要履行相應的程序。對預算的執(zhí)行情況進行全面分析，其目的是找出各項業(yè)務與預算之間發(fā)生差距的原因，提出改進管理的措施和建議，適時控制預算的執(zhí)行，確保預算目標的完成。

5.建立完善的預算考核體系。要根據(jù)行業(yè)不同特點，增加各種難以或無法計量因素的考核指標，如產(chǎn)品質(zhì)量、新產(chǎn)品的設計與開發(fā)、市場需求情況、市場占有率、生產(chǎn)能力的利用程度等非財務指標。這些非財務指標有時會成為業(yè)績評價的決定性因素，要將考核結(jié)果與各部門的工資、獎金掛鉤；要堅持“以人為本”的原則，做到適時講評，及時獎勵表彰創(chuàng)意和創(chuàng)新，最大限度地調(diào)動經(jīng)營者、員工的積極性和創(chuàng)造性。

6.完善預算信息化管理體系。要建立綜合高效的預算信息化管理體系。目前，一些企業(yè)已采用了ERP系統(tǒng)，但僅限于會計核算。應盡快將財務、銷售、生產(chǎn)、采購、項目管理、資金管理、人力資源等系統(tǒng)集成為一個一體化的系統(tǒng)，使各部門、各分公司能夠快速、準確地完成預算編制。在相關人員錄入業(yè)務單據(jù)和憑證時，預算管理系統(tǒng)可以自動監(jiān)測預算額度。按照系統(tǒng)設置的預算控制方式處理業(yè)務，從而使業(yè)務的運營處于企業(yè)管理層的預算范圍內(nèi)，強化管理制度的貫徹執(zhí)行。統(tǒng)一的預算信息化管理體系的建立，可以減少預算編制工作量，減少無謂的差錯，提高工作效率，同時便于預算的執(zhí)行、監(jiān)控。通過預算系統(tǒng)與財務、業(yè)務系統(tǒng)的緊密集成，使預算的控制，以及預算的及時有效分析成為可能，使企業(yè)的預算目標、執(zhí)行過程、業(yè)績結(jié)果可視化，便于及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，尤其是對重要事項的執(zhí)行偏差能夠盡早掌握，起到防患于未然的預警作用。