鄭州輕工業(yè)學院人事處 林曉云

高校檔案信息管理系統(tǒng)建設

鄭州輕工業(yè)學院人事處 林曉云

高校檔案信息管理是一個集教學、科研、黨政管理、財務審計等眾多門類為一體的綜合性檔案系統(tǒng)。作為重要的檔案信息資源，高校檔案信息管理在我國的教育事業(yè)中起著至關重要的作用。隨著計算機技術的發(fā)展，網絡已經深入到社會的各個角落，帶動著經濟、文化、教育的快速發(fā)展，給人們的生活、學習和工作帶來了很大的方便。高校檔案信息管理也應該適應網絡化這個大環(huán)境，積極迎接新挑戰(zhàn)，變傳統(tǒng)信息管理模式為現代化新型信息管理模式，積極采用現代化手段，努力提高檔案信息的利用率。

一、高校檔案信息數字化、網絡化是時代發(fā)展的要求

1.高校檔案信息數字化、網絡化便于信息的查閱和使用?，F代化的高校檔案管理系統(tǒng)可以讓使用者不受時間、空間的限制，在任何時間和地點通過一臺電腦即可查閱自己所需要的信息，使檔案信息及時歸檔，便于利用，使檔案信息所屬人能及時了解自己的相關信息。

2.高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案信息管理效率的有效手段。高校管理對象多，且具有一定的流動性，比如學生入學和畢業(yè)，教職工的引進和調離等。要想準確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按照傳統(tǒng)的操作方法不僅程序十分瑣碎，操作起來工作量大，而且容易出錯。而通過網上計算機管理的數字化檔案信息就能隨時準確地輸入、修改、調用相關資料信息。

3.高校檔案信息數字化、網絡化在一定程度上衡量著一個國家或地區(qū)現代化程度的高低。高校檔案信息雖說是個人學習和工作的原始記錄，表面看來一切權限都歸個人所有，但實際上我國《檔案法》嚴格規(guī)定：人事檔案隸屬國家，是國家信息資源的一大組成部分。每位職工的檔案信息都是和自身的利益聯(lián)系在一起的，比如干部的選拔、工資晉級、職稱評定、工人技術考核、養(yǎng)老保險辦理、教職工離退休手續(xù)辦理等，可以看出，檔案是國家掌握的最權威的個人信息材料。檔案信息數字化、網絡化是時代發(fā)展的必然要求，并且在一定程度上衡量著一個國家或地區(qū)現代化程度的高低。

二、建立現代化高校檔案信息管理的步驟

現代化高校檔案信息管理系統(tǒng)的建立需要具備一定的經濟基礎和人力資源基礎，且應該以新系統(tǒng)的開發(fā)和使用為建立系統(tǒng)的核心任務。具體步驟主要包括以下幾個方面。

1.高校檔案管理系統(tǒng)需求分析和數據準備。檔案管理系統(tǒng)需求分析是高校檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的第一步，也是至關重要的一步。軟件系統(tǒng)開發(fā)人員在這一過程中起著非常重要的作用，他們需要全方位地了解整個人事檔案工作的流程。同時，檔案管理人員應與軟件開發(fā)人員積極配合，把軟件需要實現的各項功能詳細、認真地講解給軟件開發(fā)人員。在已有數據被導入系統(tǒng)之前，檔案管理人員需要對這些數據進行認真地整理。人事處的已有數據庫主要包括教職工的基本信息和人事檔案歸檔信息，因此需要檔案管理人員采集人事基本信息和人事檔案歸檔信息中的數據并進行整理。

2.檔案信息管理人員的培訓和系統(tǒng)的試運行。首先，在完成基本的檔案管理系統(tǒng)編碼后，檔案信息管理人員就要把修改整理后的原始數據按照軟件開發(fā)人員的要求錄入新的檔案管理系統(tǒng)中。其次，需要對檔案信息管理人員進行新系統(tǒng)的使用培訓，以使他們充分認識和了解整個系統(tǒng)操作過程中的相關注意事項，便于今后的實際操作。最后，對整個檔案管理系統(tǒng)進行試運行。這一過程需要有軟件開發(fā)人員的指導和配合，使檔案信息管理人員對系統(tǒng)的工作流程有一個更加全面深入地了解，并基本上掌握整個系統(tǒng)的具體操作方法，以減少今后操作過程中出現的問題。

3.系統(tǒng)的正式完善和運行。任何系統(tǒng)的建立都不可能完美無缺，在試運行的過程中肯定會出現一些預先沒考慮周全或者設計不合理等方面的問題，這就需要檔案管理人員及時反饋問題并配合軟件開發(fā)人員對系統(tǒng)做進一步地維修和完善。在試運行一段時間后，沒有出現問題就可以開始正式的系統(tǒng)運行。在做好后期的維護和升級工作的同時，還要根據實際工作情況在使用過程中對系統(tǒng)進行調整和改善，使系統(tǒng)更加完善，為檔案管理工作發(fā)揮更大的作用，使檔案管理工作高效、快捷、順利地進行。

三、建立高校檔案信息系統(tǒng)需要注意的問題

1.要結合高校數字化、網絡化、現代化建設進行檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)。高校的人事檔案管理系統(tǒng)雖說可以獨立開發(fā)，但在數字化、網絡化普及加快的今天，如果結合高校信息化建設的總體布局來開發(fā)將會使檔案管理系統(tǒng)更加完善。它可以使人事檔案管理業(yè)務充分結合高校人事管理工作流程，更好地保證人事信息的準確性和完整性，大大提高工作效率，避免相關數據的重復錄入。

2.利用高校人事部門現有的資源進行檔案數字化、網絡化建設。高校人事部門的現有資源包括資金、系統(tǒng)數據和工作人員等，其中系統(tǒng)數據和工作人員是整個檔案管理工作中至關重要的因素，需要不斷加以整合和充分利用。高校人事處一般包括教職工的基本信息、師資、勞資等，新的人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)后要將這些信息整合進來，此時檔案管理系統(tǒng)就可以充分把這些數據利用起來。在整個檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中需要大量的人力，如果僅依靠管理人員是無法完成的，這就需要把人事部門的現有人員調動起來，使他們發(fā)揮自己的特長，在系統(tǒng)開發(fā)中承擔起一定任務，高效、高質量地完成人事檔案管理系統(tǒng)的建設。

3.注意人事檔案管理系統(tǒng)數據的保密性和安全性。首先，現代化的網絡技術為檔案工作提供了高效、快捷的管理方式，同時也帶來了一定的安全隱患。因此，在檔案數字化、網絡化建設中，既要有一套科學、規(guī)范的規(guī)章制度來保證人事檔案的安全，還要對用戶的管理實施一定的權限，建立一套嚴格的用戶管理機制。其次，現在一些高校在進行檔案管理時缺乏一定的安全意識，任何由于個人的疏忽而造成人事信息的丟失或泄漏都會給檔案管理工作造成極大的損失。所以，對高校檔案管理人員進行檔案工作安全性教育是高校人事部門領導的職責所在，也是必須加以實施的重要工作，使管理人員在工作中不斷提高安全意識。第三，在管理中還應該對高校人事檔案管理的相關政策加以系統(tǒng)研究，運用好計算機的加密保護功能，對數據庫進行加密，進一步鞏固人事檔案資料的安全性。最后，電子檔案的管理在保護環(huán)境和手段上都有一定的要求，因此，檔案管理人員要做好防護工作，預防病毒侵入，切實加強人事檔案資料的保密性、安全性研究，最好對現有檔案進行電子備份，確保檔案資料的安全和完整。

4.強化人事檔案管理的法規(guī)建設，提高檔案管理人員的專業(yè)素質。首先，一定的法律法規(guī)能協(xié)調管理部門與形成檔案的個人之間的關系，保證檔案管理工作的順利進行。只有在相應的法律法規(guī)的保護下，人事檔案的數字化、網絡化建設才能安全順利地進行。因此，高校應建立健全人事檔案管理工作規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有章可循。其次，人事檔案管理人員是信息化建設的關鍵因素，其專業(yè)素質的提高是信息化建設的關鍵所在。這就需要高校建立一支熟悉檔案管理工作流程，人員穩(wěn)定、專業(yè)素質過硬的檔案工作隊伍。管理人員不僅要精通檔案管理專業(yè)知識，還應該不斷拓展自己的知識面，熟練掌握檔案管理理論和其他相關知識以及計算機操作技能，甚至還要具備較高的英語水平等，從各個方面不斷提高自身的綜合素質?？傊?，信息時代對高校檔案管理人員提出了更高的要求，只有檔案管理人員素質不斷提高，才能讓檔案管理工作高效、快捷、順利地進行，實現質的飛躍。

綜上，現代化的人事檔案管理模式是高校教育發(fā)展的必然趨勢，但人事檔案基礎工作也不能有絲毫松懈。制度的不斷完善、內容的適時更新、服務質量的提高都要達到科學化、規(guī)范化標準。而現存的紙質檔案是最真實、最永久、最具法律效應的真憑實據，每個檔案管理者及每一位檔案擁有者都要珍視。只有建設好現代化的高校檔案信息管理系統(tǒng)，才能使高校的發(fā)展跟上現代化的步伐，為高校的繁榮發(fā)展提供服務。