張卓群 趙 霞 姜 靜

(青島市科技信息研究所 青島 266003)

基于網(wǎng)絡(luò)的科技查新綜合業(yè)務平臺的設(shè)計開發(fā)

張卓群 趙 霞 姜 靜

(青島市科技信息研究所 青島 266003)

應用基于WEB的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將現(xiàn)有查新工作流程中的受理委托、形成合同、課題分配、檢索、報告生成、歸檔、數(shù)據(jù)導出各個環(huán)節(jié)集成于一個統(tǒng)一的計算機網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境中，免去查新人員的許多重復性人工操作，用系統(tǒng)規(guī)范查新流程，極大地提高了查新工作的效率與管理水平。

科技查新 網(wǎng)絡(luò) 管理系統(tǒng)

1 引 言

科技查新是科技情報機構(gòu)針對用戶委托的科研課題或科技項目，以情報檢索為手段，以科技文獻為依據(jù)，應用信息分析方法進行的一種新穎性、先進性查證咨詢工作。在我國科技查新制度確立至今的20多年間，隨著我國科技的發(fā)展和政府管理職能的不斷增強，科技查新作為科研管理中進行創(chuàng)新評估的重要手段，為決策科學化和科研資源優(yōu)化配置提供了有效支持，成為國家科技創(chuàng)新體系的一部分。科技查新必須隨著國家科技事業(yè)的需要不斷發(fā)展與完善，尤其是提高查新工作及其業(yè)務管理水平意義重大。

2 查新業(yè)務面臨的形勢與開發(fā)科技查新工作平臺的必要性

2.1 科技查新面臨的新形勢

科技查新一直與科研活動聯(lián)系密切。特別是進入21世紀以后，隨著經(jīng)濟的全球化，國際競爭日益表現(xiàn)為以科技為核心的綜合國力的競爭。高新技術(shù)以前所未有的規(guī)模和速度發(fā)展，科技成為經(jīng)濟發(fā)展的助推器。我國政府適時提出“科技興國”戰(zhàn)略，把增強自主創(chuàng)新能力作為發(fā)展的基點，大力促進科技成果向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化，國家、省市地方的科技投入都在不斷增加。為避免重復研究，提高資金使用的有效性，降低研發(fā)成本，對科研立項進行評估更顯得重要。同時要在鑒定、報獎、成果轉(zhuǎn)化及專利申請全過程中進行跟蹤評價，科技查新提供的客觀參考依據(jù)和佐證材料，更加體現(xiàn)出其重要作用。另一方面，企業(yè)或研究機構(gòu)在尋找技術(shù)突破口、研發(fā)、制定競爭策略過程中也非常需要技術(shù)情報的支持與評價[1]，查新報告中的文獻依據(jù)和評估結(jié)論對其后續(xù)研發(fā)具有借鑒和指導作用，因此科技查新也成為技術(shù)創(chuàng)新中的必然需求。在這樣的背景下，科技查新被不斷強化，作為一項基礎(chǔ)性創(chuàng)新評估工作得到了社會的廣泛認知與認可，查新需求也從最初的科技管理，擴展到經(jīng)濟、教育等多個領(lǐng)域，滲透到國家、部委、省、市各個層面；查新報告的用途越來越廣，從科研鑒定、開題立項，到項目評估、驗收、獎勵，乃至項目融資、技術(shù)引進、博士畢業(yè)論文、中學生創(chuàng)新大賽等等。這種形勢造成查新機構(gòu)受理項目的數(shù)量大幅遞增。以青島市科技信息研究所為例，90年代每年為200-300項， 2000年以后增加到500-600項，目前每年接近2000項，高峰期每天需要處理幾十項。與此形成突出矛盾的是，查新人員數(shù)量無太大變化。如此大的工作量，給查新人員帶來巨大壓力。面對查新業(yè)務的快節(jié)奏和高要求，在保證查新質(zhì)量、提高服務水平的同時，如何提高查新業(yè)務流程的效率成為當務之急。解決這一問題，必須從提高管理技術(shù)入手。其中，關(guān)鍵是應該改變傳統(tǒng)的落后的手工處理方式，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)化的科技查新工作平臺，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)再造查新業(yè)務流程。

2.2 傳統(tǒng)業(yè)務模式的低效率催生網(wǎng)絡(luò)化查新工作平臺

查新業(yè)務中的兩個主要文本是查新合同和查新報告，以雙方簽訂查新合同開始，以查新機構(gòu)提交查新報告結(jié)束。國內(nèi)目前基本是以2000年原國家科委發(fā)布的《科技查新規(guī)范》中的查新合同、查新報告模板為藍本。手工處理模式下，用戶填好查新合同后以電子文檔(word格式)或紙件形式提交查新機構(gòu)，經(jīng)審查合格后，正式受理，即進入業(yè)務流程。在受理環(huán)節(jié)，對查新合同用人工方式編號、登記，并注明相關(guān)信息(費用、用戶要求時間等)；業(yè)務流程中，由專人負責分配查新任務，將受理的電子版或紙件查新合同轉(zhuǎn)給某個查新員；查新員完成檢索、撰寫查新結(jié)論后，將合同中用戶填寫的內(nèi)容(課題名稱、委托單位、科學技術(shù)要點、查新點)、其它信息(委托時間、查新類別、查新范圍、檢索數(shù)據(jù)庫及年限、檢索策略、完成時間)，連同自己的工作結(jié)果全部手工加入查新報告模板，再經(jīng)過編輯、排版，形成查新報告……文件處理量大而且繁雜。過程中如果用戶要求更改委托事項會帶來一系列麻煩，進一步加大工作量。顯然，這種缺乏信息化支持的人工操作和流程管理，制約了查新效率，已不適于形勢發(fā)展的要求。如果將用戶委托和查新流程中的各環(huán)節(jié)集成于一個統(tǒng)一的計算機網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境中，查新業(yè)務處理過程盡可能信息化、自動化，把很多操作交給計算機程序去完成，就能免去查新人員的許多勞動，使他們從繁瑣的重復性操作中解放出來，將更多精力投入查新的關(guān)鍵技術(shù)環(huán)節(jié)，將極大提高查新效率，也使整個業(yè)務流程規(guī)范化、有序化。

同時，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)化科技查新工作平臺也是查新檔案管理的需要。查新檔案管理是查新工作的重要組成部分?！犊萍疾樾乱?guī)范》中明確規(guī)定：“查新機構(gòu)應當做好查新檔案的管理工作…應當使用計算機進行檔案管理?！盵2]在實際工作中，有的科研項目在不同階段都要進行再查新；由于學科的交叉融合，不同查新項目的研發(fā)內(nèi)容也有重疊，以往查新報告中的檢索思路、文獻線索對新項目能起到重要的參考借鑒作用，因此要求能夠?qū)Σ樾聶n案進行快速、準確的查找。但查新報告經(jīng)多年積累，數(shù)量很大，在上述工作方式下，只能以紙質(zhì)或電子文檔形式保存，給查找?guī)順O大不便，而且需要越來越大的空間或計算機硬盤存放，安全性也無法保障。其次，查新業(yè)務管理需要從各個角度對查新業(yè)務量進行準確統(tǒng)計，及項目定期上報等，都有很大困難。另外，查新檔案作為科技創(chuàng)新寶貴的原始資料，記錄了一個城市或特定范圍內(nèi)技術(shù)進步的歷史，反映了其科技發(fā)展的特點和變化情況，對查新檔案進行歸類和各種統(tǒng)計分析，可以為制定有關(guān)科技決策提供重要依據(jù)，這都需要信息管理系統(tǒng)的支持。

3 平臺設(shè)計與實現(xiàn)

系統(tǒng)的總體目標是建立一個基于網(wǎng)絡(luò)的，集用戶委托、項目自動編號、任務分配、任務瀏覽、查新結(jié)果上傳、生成合同和報告、導出數(shù)據(jù)、歸檔、查詢于一體的科技查新綜合業(yè)務平臺，使查新業(yè)務流程實現(xiàn)信息化、自動化、規(guī)范化，既方便查新用戶，又能減輕業(yè)務人員的工作量，提高工作效率。

3.1 設(shè)計思路

針對前述需要，我們開發(fā)科技查新工作平臺的設(shè)計思路是：

系統(tǒng)采用ASP+ACCESS技術(shù)，將Web與數(shù)據(jù)庫緊密結(jié)合，發(fā)揮信息化管理的強大優(yōu)勢，為科技查新工作的網(wǎng)絡(luò)化、自動化管理提供技術(shù)保障。主要應實現(xiàn)以下功能：①查新用戶通過Web表單在線提交查新委托、上載相關(guān)技術(shù)文件；②管理員對受理的查新項目在線編號、安排查新時間，分配查新任務；③查新員可在線了解查新任務，提交查新工作結(jié)果；審核員對其有審核權(quán)的所有查新員的查新結(jié)果進行在線審閱、修改、提交審核結(jié)果；④上級管理部門可對查新工作進行在線監(jiān)管，了解查新項目的委托、受理、完成情況；⑤查新結(jié)論經(jīng)審核后，系統(tǒng)程序為查新員提供將用戶委托內(nèi)容自動向查新報告相關(guān)部分的轉(zhuǎn)換、文獻數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果及報告各部分文本自動轉(zhuǎn)換成查新報告標準格式的功能 ，并自動生成查新報告文檔；⑥查新機構(gòu)可在網(wǎng)站發(fā)布通知或公告；查新用戶可在網(wǎng)上了解查新程序、收費標準等信息；⑦自動生成查新檔案數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)多途徑的查詢、統(tǒng)計、報表制作、瀏覽、打印等功能，已完成查新項目可重新自動生成查新報告。

圖1平臺功能結(jié)構(gòu)圖

此外，系統(tǒng)著重考慮以下幾點：

(1)系統(tǒng)安全性。為確保查新信息的保密性和安全性，除用戶外，對系統(tǒng)訪問者實行權(quán)限等級管理。管理員、查新員、審核員、上級監(jiān)管登錄系統(tǒng)時，都要通過權(quán)限、用戶名、密碼驗證，否則無法進入系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員擁有最高權(quán)限，可操作所有管理模塊。

(2)系統(tǒng)交互性。當用戶提交表單時進行有效性驗證，如有必要內(nèi)容遺漏或數(shù)據(jù)類型錯誤，系統(tǒng)不接受委托，提示用戶重新輸入；重要信息項有填寫要求提示信息；表單提交成功后，系統(tǒng)返回用戶名和密碼，用戶可在查新實施之前修改、撤銷委托。這樣通過交互在用戶端實現(xiàn)了對查新委托的控制。其次，對管理員、查新員的操作時進行驗證。

(3)系統(tǒng)智能化。用戶查新委托經(jīng)審查合格后，可自動生成合同書；系統(tǒng)自動判斷查新類別、所屬編號序列，對項目自動編號；自動判斷項目所屬專業(yè)(學科)，向查新員推送需檢索的國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(名稱、年限范圍)，自動導入查新工作界面。

(4)鼠標操作和使用日歷控件。為加快輸入速度，盡可能將操作項以列表框顯示，以便鼠標選擇。系統(tǒng)中所有對時間的操作均使用日歷控件，使輸入時間信息數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，便于實現(xiàn)按時間排序、查詢等功能。

3.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與關(guān)鍵技術(shù)

系統(tǒng)應用B/S結(jié)構(gòu)及微軟公司ASP動態(tài)服務器頁面技術(shù)，結(jié)合Access2003關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。ASP處理動態(tài)網(wǎng)頁和web數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，Access負責存儲數(shù)據(jù)，以Dreamweaver MX 2004開發(fā)Web 站點和應用程序。

B/S結(jié)構(gòu)(Browser/Server)，即瀏覽器/服務器結(jié)構(gòu)。通過Web瀏覽器呈現(xiàn)用戶界面，業(yè)務邏輯在服務器端(Server)實現(xiàn)，減輕了系統(tǒng)維護與升級的成本和工作量，便于系統(tǒng)擴展。

ASP(Active Server Page)，用來創(chuàng)建動態(tài)Web應用程序。用戶在瀏覽器地址欄中輸入網(wǎng)址，瀏覽器向IIS服務器發(fā)出請求，IIS調(diào)用腳本解釋程序處理請求頁面，執(zhí)行腳本命令，最后將HTML內(nèi)容返回到瀏覽器。

ADO (ActiveX Data Objects)，它提供了編程語言和OLE DB的一個中間層，開發(fā)人員編寫訪問數(shù)據(jù)的代碼而不用關(guān)心數(shù)據(jù)庫是如何實現(xiàn)的。

系統(tǒng)采用VBScirpt和JavaScript腳本語言編寫ASP程序，在支持該語言的Web服務器上運行后，用戶在瀏覽器上就能夠瀏覽動態(tài)網(wǎng)頁。利用ADO(ActiveDataObject)組件完成訪問數(shù)據(jù)庫的功能。

查新合同、查新報告中有較多的內(nèi)容是重復的，主要是查新報告中的一些信息是從查新委托合同中移植過來的。如果能直接從用戶委托數(shù)據(jù)庫中調(diào)用這些信息，自動生成WORD文檔，將大大減少工作量[3]。使用ADO 技術(shù)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫與WORD文檔之間進行數(shù)據(jù)交互，具有對WORD文檔進行讀寫和對數(shù)據(jù)庫中信息進行處理的功能。

生成Word格式查新報告。通過MS Office Word程序生成報告模板，然后將模板保存為Asp頁面，使用VBScript和ADO將數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容插入到該模板頁面中，最后向瀏覽器發(fā)送Word格式的內(nèi)容。

3.3 功能模塊

根據(jù)查新業(yè)務流程及查新報告信息構(gòu)成的需要，設(shè)計了查新合同管理、數(shù)據(jù)庫資源管理、查新類別管理、工作人員管理、報告查詢統(tǒng)計、公告管理、數(shù)據(jù)導出、報表生成八大系統(tǒng)模塊。

3.3.1 查新合同管理 查新合同管理模塊首先報告當前任務總數(shù)。合同分為“未分配”、“已分配”、“已完成”三種類型，可切換顯示列表，并分別按“用戶要求時間”、“查新時間”、“完成時間”排序，一目了然。系統(tǒng)對“未分配”合同自動編號，管理員以時間控件寫入“查新時間”、從列表中選擇查新員，確認后，該合同即進入“已分配”列表?！耙逊峙洹鳖愋统丝梢燥@示全部已被分配的項目外，還可顯示全部有查新任務的工作日(在程序的sql select查詢語句中通過使用distinct關(guān)鍵字實現(xiàn))，選擇任一工作日則列出當日應完成的所有項目以及查新員信息；還可以顯示各查新員當前被分配的任務數(shù)量及其列表，從而實現(xiàn)了對整體進度工作量的掌控。該模塊還可以對合同進行修改、刪除、自動生成合同文本，對已分配的項目重新分配。

3.3.2 數(shù)據(jù)庫資源管理 該模塊實現(xiàn)對查新檢索文獻數(shù)據(jù)庫的管理、控制，包括數(shù)據(jù)庫名稱、起止時間、更新時間等信息，可對文獻數(shù)據(jù)庫進行增、刪、改。保存的數(shù)據(jù)庫信息在生成查新報告時被直接自動調(diào)用。

3.3.3 查新類別管理 用戶查新目的(即查新類別)總體上可分為立項、鑒定、報獎三種。每一種又為國家級、省級、市級。對立項而言，國家級、省級下又有多種具體名目。因此，為實現(xiàn)查新類別的多層次管理，要對數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)進行特殊設(shè)計，以一級分類、二級分類字段來標識。該模塊可對查新類別進行增、刪、改操作，并直接顯示于網(wǎng)站首頁(用戶在線委托頁面)。

3.3.4 工作人員管理 可對全部查新人員信息進行增、刪、改操作，包括登陸用戶名、密碼、姓名、職稱、權(quán)限(查新員、審核員、管理員)、辦公地點、聯(lián)系電話；還可對審核員、查新員的關(guān)系進行調(diào)整修改。

3.3.5 報告查詢統(tǒng)計 可以對全部已完成的查新報告按完成年、月、日、報告編號、項目名稱、委托單位、查新范圍、查新目的、聯(lián)系人、查新完成人、專業(yè)范圍等多字段實現(xiàn)查詢；進行查新報告數(shù)量統(tǒng)計，管理員權(quán)限可以對全部報告進行收費額統(tǒng)計，查新人員只能查詢本人完成報告的收費情況，否則系統(tǒng)提示無限查詢；點擊項目列表可對項目進行瀏覽、修改、重新生成報告，操作權(quán)限與查詢相同。

3.3.6 公告管理 可以實現(xiàn)公告管理功能，用于發(fā)布查新機構(gòu)的通知和公告。

3.3.7 數(shù)據(jù)導出 可以按照任意起始時間、截至時間，將查新檔案按照預先規(guī)定的字段自動導出到指定的數(shù)據(jù)庫文件中，以便進行數(shù)據(jù)的上報。導出的數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)庫文件中，當進行下一次導出時，以前導出的數(shù)據(jù)被自動清空。

3.3.8 報表生成 可以按照任意起始時間、截至時間，將查新檔案按照設(shè)定的字段自動生成報表，以便打印出來作為查新檔案材料供各類認證、檢查、抽查使用。

4 平臺工作流程

網(wǎng)絡(luò)化查新平臺流程是在原有工作流程基礎(chǔ)上，盡可能將查新業(yè)務處理過程信息化、自動化，從而采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)來實現(xiàn)規(guī)范化管理和程序化操作。系統(tǒng)的主要流程有：查新委托表單提交、受理查新委托形成查新合同、查新任務分配、查新任務完成提交、查新報告審核、查新報告生成、查新檔案管理等。

4.1 查新委托

用戶進入查新網(wǎng)站主頁后，可在線填寫查新委托書，并提交。如圖2所示。

圖2 在線填寫查新委托單

其中帶有*的項目為必填，其中有項目名稱、委托單位、聯(lián)系人、電話、查新目的、學科分類、項目技術(shù)要點、查新點、關(guān)鍵詞、合同密碼。這是系統(tǒng)以下流程所需要的信息。一些重要信息要按彈出框的提示要求填寫。委托內(nèi)容提交后，可用合同密碼進行修改或撤銷。

4.2 工作人員登錄

輸入用戶名和密碼登錄后，系統(tǒng)根據(jù)用戶名判斷所分配的權(quán)限，分別進入管理員、查新員、審核員工作界面。

管理員登錄后，可在“查新合同管理”中看到所有用戶委托合同，如合同符合查新要求，自動生成合同文本，打印存檔。與各委托人聯(lián)系后約定合同履行具體時間，通過日歷控件對數(shù)據(jù)庫記錄進行操作，將任務分配給相關(guān)查新員和審核員。在“查新員管理”中對查新員信息進行增、刪、改。同時還有“查新數(shù)據(jù)庫資源管理”、“查新項目類別管理”、“查新報告查詢統(tǒng)計”、“報表輸出”等功能。其中查新合同管理如圖3所示。

圖3 查新合同管理界面

查新員登錄系統(tǒng)后，可從“我的待查項目”看到管理員分配的查新任務數(shù)量及項目列表。在此可以日歷控件寫入與用戶協(xié)商后查新報告的預定完成時間，并可將用戶查新內(nèi)容“鎖定”，鎖定后用戶就不可以通過合同委托頁面修改自己的查新項目相關(guān)內(nèi)容了，這主要是為了防止查新已經(jīng)正式實施后用戶隨意更改查新要點。如果查新員想允許用戶修改查新要點，只需將查新內(nèi)容“解鎖”即可。點擊項目名稱后進入查新過程(圖4)。這里查新員可以根據(jù)實際情況修改查新目的、查新范圍、查新所屬專業(yè)、查新要求，這些內(nèi)容修改后，編號序列、推送的數(shù)據(jù)庫等，程序都會自動識別并做出相應改變。查新員填寫查新結(jié)果后，提交給系統(tǒng)進行存儲，待審核員完成審核后，點擊“生成報告”，程序自動調(diào)用查新報告模板，生成并打印WORD報告(圖5)，查新流程結(jié)束。對于未通過的報告可以繼續(xù)修改。已經(jīng)交付客戶的課題自動轉(zhuǎn)到歷史任務中。還可查詢所有查新報告檔案，以供今后在為其它查新項目做參考。任務完成后“退出系統(tǒng)”。

圖4 查新員工作界面

圖5 自動生成查新報告

審核員可看到有無送交審核的項目，如有，點擊進入，與查新員溝通后，可對查新報告進行修改。

5 應用效果及今后的一些考慮

目前經(jīng)過兩年的運行和功能細節(jié)的改進，平臺的應用效果是比較好的，受到了查新人員和用戶的肯定，保證了科技查新工作的科學化、規(guī)范化和標準化。今后需要進一步完善的地方，一是在用戶委托界面考慮提供文本編輯器功能，一些查新委托中含有數(shù)學符號或數(shù)字的上、下標等無法通過表單文本域傳送到服務器，給用戶造成不便；其次平臺開發(fā)環(huán)境和數(shù)據(jù)庫考慮采用ASP.NET+SQL Server，使系統(tǒng)更符合企業(yè)級應用和獲得更多的數(shù)據(jù)庫支持。

[1] 楊薇炯,肖滬衛(wèi). 科技查新在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的重要作用及探索實踐[J]. 情報科學,2006(S1):193-195.

[2] 《科技查新教程》編寫組. 科技查新教程[M]. 北京:機械工業(yè)出版社,2001.

[3] 袁 潤,周金元,盧章平. 科技查新管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]. 現(xiàn)代情報,2007(7):152-155.

TheDesignandDevelopmentofanIntegrativeOperationNetworkPlatformforSci-techNoveltyRetrieval

Zhang Zhuoqun, Zhao Xia, Jiang Jing

Science &Technology Information Institute of Qingdao, Qingdao 266003, China

The application of the WEB database technology integrates such steps in the novelty retrieval as request acceptance, contract forming, topic assignment, retrieval, report production, filing-up, and data derivation into a unified computer network platform, thus saving the duplicated manual work. And using the network to standardize the retrieval procedure will greatly improve the retrieval efficiency and the management.

sci-tech novelty retrieval; network; management system

G252.62

張卓群，男，1966年生，副研究員，研究方向為信息分析、系統(tǒng)開發(fā)，發(fā)表論文數(shù)篇；趙 霞，女，1966年生，副研究員，發(fā)表論文10篇；姜 靜，女，1980年生，助理研究員，發(fā)表論文2篇。