曾嶸

隨著現(xiàn)代信息化及網(wǎng)絡(luò)化進程的不斷深入，在全球范圍內(nèi)掀起了以計算機為代表的數(shù)字化革命。對檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)條件進行論述的基礎(chǔ)上，對檔案信息資源的開發(fā)及利用方式進行了較為詳細的論述，以期通過這種方式來提高對檔案信息的利用程度。

一、引言

隨著現(xiàn)代信息化及網(wǎng)絡(luò)化進程的不斷深入，在全球范圍內(nèi)掀起了以計算機為代表的數(shù)字化革命。數(shù)字化是指以數(shù)字技術(shù)為特征，但是并非等同于數(shù)字技術(shù)，只有將數(shù)字技術(shù)得到人們的廣泛認同及大量的推廣應(yīng)用之后，才能出現(xiàn)廣泛的數(shù)字化。我們現(xiàn)階段還處于一個數(shù)字化的初級階段，而這時的檔案管理工作就是要將過去的所有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化、標準化的處理，為以后的數(shù)字化時代做好前期準備。尤其是隨著全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化進程的加劇，各國之間的經(jīng)貿(mào)和科技文化方面的交流日益頻繁，同時我國的電子商務(wù)和電子政務(wù)得到了長足的發(fā)展，在這些過程中產(chǎn)生了海量的數(shù)字化文件。對這些電子文件進行收集、管理具有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理完全不同的方式，加快對檔案的數(shù)字化管理，對檔案信息資源進行全面的開發(fā)，以最大可能的方式和手段來滿足各個用戶的需求，實現(xiàn)檔案資源的共享一直是檔案管理工作者所面臨的主要問題。

二、檔案資源的數(shù)字化

1.檔案信息資源的數(shù)字化必須穩(wěn)步推進。檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，也是信息時代對檔案管理工作的一項必然要求。在檔案資源的數(shù)字化過程中應(yīng)該預(yù)先定好一個進行檔案數(shù)字化的目標與計劃，然后根據(jù)當前的人力、物力及財力等外部條件的綜合情況，以優(yōu)先搶救最有價值的檔案為基本原則，分批次的對檔案進行數(shù)字化處理。在對需要進行數(shù)字化的檔案進行處理的過程中，檔案的選擇應(yīng)該具有典型性與代表性。同時，實施具體的數(shù)字化時，要制定一個電子檔案標準，對電子檔案的格式進行規(guī)范。

同時，檔案管理人員應(yīng)該積極的與計算機信息技術(shù)部門相協(xié)作，共同開發(fā)紙質(zhì)檔案的掃描系統(tǒng)、音頻和視頻檔案的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及檔案縮微轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，對不同載體的檔案提出不同的轉(zhuǎn)換要求，按照不同載體檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換要求將實物檔案經(jīng)過轉(zhuǎn)換之后進行保存，確保處理之后的文件數(shù)據(jù)的完整性、準確性及系統(tǒng)性。

2.加強對現(xiàn)有電子文件的歸檔工作?，F(xiàn)有電子文件的歸檔工作是檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。當前，各個檔案管理部門所采用的軟、硬件系統(tǒng)，檔案管理類軟件的數(shù)據(jù)庫不盡相同，導(dǎo)致各種檔案的文件格式多種多樣，容易出現(xiàn)相互不兼容、數(shù)據(jù)不能共享的后果。因此，檔案管理部門應(yīng)該制定一套嚴格的電子文件歸檔程序，構(gòu)建一個統(tǒng)一、高效的電子文件數(shù)據(jù)收集、轉(zhuǎn)換平臺，以更好的滿足社會需求。

三、檔案信息資源的開發(fā)與利用

1.積極構(gòu)建起一個資源豐富、功能齊全的資源信息數(shù)據(jù)庫。國家檔案局所頒發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中就明確指出應(yīng)該加強檔案信息的建庫和入網(wǎng)工作，尤其應(yīng)該將各地的檔案數(shù)據(jù)庫納入到當?shù)氐碾娮诱?wù)及信息港當中去。這明確的給我國新時期數(shù)字檔案庫的建設(shè)工作指明了方向。因此，在檔案信息資源建設(shè)的過程中要充分的發(fā)揮出資源的優(yōu)勢作用，將電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作為首要的任務(wù)加以重點開展。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案部門網(wǎng)絡(luò)信息資源及檔案信息資源建設(shè)的核心部分。在對之進行建設(shè)的過程中，應(yīng)該根據(jù)當?shù)氐木唧w情況采取揚長避短的方式，結(jié)合國際、國家的相關(guān)標準，在一定的時間內(nèi)集中人力、物力和財力，以電子政務(wù)平臺作為依托，構(gòu)建起一個資源豐富、功能齊全的檔案綜合數(shù)據(jù)信息庫。例如，檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等。

2.建立布局科學(xué)的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是在數(shù)字信息時代進行檔案資源信息傳遞與利用的重要陣地。為了確保檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)以及檔案信息資源的共建、共享，各個檔案管理部門應(yīng)該積極的和當?shù)卣疁贤ǎ怪谥贫娮诱?wù)計劃時將數(shù)字檔案館的建設(shè)納入到規(guī)劃當中，進行統(tǒng)籌管理，實現(xiàn)數(shù)字檔案館的科學(xué)布局。首先，可以以省級檔案部門作為核心建立起省級間的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)，這樣既能保證省級數(shù)字檔案館的建設(shè)及省級數(shù)字檔案館間信息的交流，同時還能確保省級部門間信息的橫向交流；其次，可以在省級數(shù)字檔案館網(wǎng)下依照行政區(qū)劃來逐層建立起下屬的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)，采用內(nèi)部的OA系統(tǒng)進行部門間的集成，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理及規(guī)劃。

3.采用檔案管理創(chuàng)新，形成檔案資源開發(fā)利用的內(nèi)在動力。從本質(zhì)上來講，檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作，資源的利用率及利用效果是檢驗服務(wù)工作的主要標準。在檔案資源的開發(fā)和利用過程中，要在檔案管理制度、管理工作人員的服務(wù)意識和服務(wù)機制以及檔案管理人員的支持培訓(xùn)等方面進行創(chuàng)新，以滿足檔案工作的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的需求，從內(nèi)部形成資源開發(fā)的動力，提高檔案的開發(fā)和利用效率。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)及信息資源的利用時一項頗為復(fù)雜的工作，檔案管理工作應(yīng)該抓住信息化建設(shè)的這個機遇，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化，為深度的利用和開發(fā)檔案資源提供一個良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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[2]高雪紅.檔案信息數(shù)字化進程給檔案工作帶來的問題及探討[J].機電兵船檔案,2010（4）.

（作者單位：廣東省高速公路發(fā)展股份有限公司）