李愛芝

摘要：針對目前我國在檔案數(shù)字化路徑選擇方面存在的問題，進(jìn)一步明確堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化檔案信息的篩選與共享半徑的基本原則，從信息的構(gòu)成、信息篩選方法、信息質(zhì)量保證與更新、信息區(qū)域化特點(diǎn)、確定數(shù)字檔案信息共享合理半徑等方面，構(gòu)建我國數(shù)字化檔案信息路徑的優(yōu)化模式。

關(guān)鍵詞：檔案信息 數(shù)字化 路徑

從近年來檔案系統(tǒng)開展檔案數(shù)字化管理理論研究和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)看，我國在檔案數(shù)字化路徑選擇方面還存在很多問題：無論是檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的開展,還是社會(huì)對數(shù)字檔案信息的應(yīng)用和篩選都存在不足,數(shù)字檔案信息的種類和數(shù)量還不能充分揭示館(室）藏檔案的主體，應(yīng)用的成本也很高；各個(gè)地方檔案信息化機(jī)構(gòu)數(shù)量、結(jié)構(gòu)、規(guī)模和服務(wù)還存在較大差距，數(shù)字化檔案信息共享半徑存在問題，需要在不同區(qū)域范圍和不同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)間加以整合。因此，我國檔案數(shù)字化管理平臺(tái)共享實(shí)現(xiàn)的路徑有待于進(jìn)一步優(yōu)化。本文認(rèn)為，通過確立、完善數(shù)字化檔案信息篩選與共享半徑的基本原則，并采取符合我國國情的適當(dāng)措施，可以實(shí)現(xiàn)我國檔案數(shù)字化管理平臺(tái)路徑的優(yōu)化。

一、檔案數(shù)字化管理路徑中信息篩選與共享半徑應(yīng)遵循的基本原則

1.數(shù)字化檔案信息篩選的充分性和必要性原則

信息的篩選需要充分體現(xiàn)某一行政區(qū)域或某一單位的主體內(nèi)容，因此，信息篩選應(yīng)該降低成本、保證效率、突出核心數(shù)據(jù)，加強(qiáng)現(xiàn)代計(jì)量、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，盡量以核心數(shù)據(jù)為主開發(fā)數(shù)字化模型，減少信息采集成本和數(shù)據(jù)冗余。比如國家綜合檔案館可以把主要全宗和涉及民生的利用頻繁的檔案數(shù)字化，滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

2.信息有效共享與保密原則

信息共享要使信息得到有效的利用,但又不能被濫用。要滿足社會(huì)各方面的需要，服務(wù)于政治、經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)，并逐漸擴(kuò)大到基層社區(qū)，延伸服務(wù)領(lǐng)域，拓展系統(tǒng)功能。同時(shí)必須加強(qiáng)對個(gè)人隱私和商業(yè)秘密及檔案安全的保護(hù)。征集與共享的檔案信息內(nèi)容應(yīng)與提供單位和個(gè)人進(jìn)行確認(rèn)，核實(shí)利用范圍和保密內(nèi)容，確保檔案信息采集和使用的途徑、動(dòng)機(jī)、過程都合規(guī)、合法。

3.數(shù)據(jù)的公開與真實(shí)性原則

檔案信息化機(jī)構(gòu)從數(shù)據(jù)庫的建庫目的、數(shù)據(jù)采集、處理、加工到對外提供利用等方面的政策、標(biāo)準(zhǔn)和程序，均應(yīng)向社會(huì)公眾公布，確保檔案數(shù)據(jù)主體享有知情權(quán)。同時(shí)，必須保證檔案信息數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確，要明確檔案信息數(shù)據(jù)提供主體、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)主體的責(zé)任，及時(shí)刪除錯(cuò)誤或不完整的數(shù)據(jù)，進(jìn)行必要的更新。檔案信息利用者利用數(shù)字檔案信息做出不利于數(shù)字檔案信息提供者行為時(shí)，應(yīng)履行對當(dāng)事人的告知義務(wù)，防止數(shù)字檔案信息提供者因不準(zhǔn)確的信息而遭受損害，方便數(shù)字檔案信息提供者對異議信息提出異議申請。

4.集中統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫與地方部門數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的原則

建立集中統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫有利于在最大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息共享，使用先進(jìn)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和匹配。但在目前國家和地方以及系統(tǒng)部門檔案數(shù)字化管理平臺(tái)不統(tǒng)一、不完善的情況下，為了逐步推進(jìn)檔案信息化的社會(huì)進(jìn)程，應(yīng)從各方面篩選重點(diǎn)數(shù)據(jù)，突出不同區(qū)域、系統(tǒng)、部門的特點(diǎn)，加強(qiáng)地方部門檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而為全面征集社會(huì)數(shù)字檔案信息、區(qū)分區(qū)域部門檔案信息化特點(diǎn)和實(shí)現(xiàn)各級數(shù)據(jù)交換打下基礎(chǔ)。

二、檔案數(shù)字化路徑的優(yōu)化模式

按照檔案數(shù)字化路徑優(yōu)化的基本原則，可以從信息的構(gòu)成、信息篩選方法、信息質(zhì)量保證與更新、信息區(qū)域化特點(diǎn)、確定數(shù)字檔案信息共享合理半徑等方面構(gòu)建我國數(shù)字化檔案信息路徑的優(yōu)化模式。

1.建立完善的信息構(gòu)成體系

充分學(xué)習(xí)西方發(fā)達(dá)國家在數(shù)字化檔案信息篩選方面的理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在建立檔案信息數(shù)字化構(gòu)成體系方面，結(jié)合我國實(shí)際情況，對檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)置，既強(qiáng)調(diào)國家綜合檔案館檔案數(shù)字化的重要性，又關(guān)注各專業(yè)部門檔案館的特殊性，同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到基層單位檔案室的普遍性。一方面，切實(shí)改變各方面檔案信息和數(shù)據(jù)不能互通共享的“信息孤島”局面，使各方面協(xié)調(diào)一致，避免條塊分割，對信息資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作,特別是勞保、民政、計(jì)生等反映民生的檔案信息資源要盡快實(shí)現(xiàn)共享。另一方面，切實(shí)把握檔案信息篩選的必要性原則，避免檔案信息的過度采集引起成本增加以及對檔案安全保密方面的負(fù)面影響。

2.構(gòu)建數(shù)字檔案信息篩選質(zhì)量保證體系

檔案信息化的主要目的是實(shí)現(xiàn)全社會(huì)對檔案信息資源的共享，滿足社會(huì)發(fā)展的需要。因此，對信息的篩選必須準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，這是檔案數(shù)字化的生命線。建立地方統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，形成地方綜合性最高的數(shù)據(jù)庫，可以收集來自各個(gè)系統(tǒng)單位的檔案數(shù)據(jù)，為確保數(shù)字檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性、有效性、及時(shí)性和跨系統(tǒng)領(lǐng)域的一致性提供保障。隨著各地高度集中的綜合數(shù)據(jù)庫的逐步建立，要求在信息篩選過程中運(yùn)用更先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新、審核與校對，強(qiáng)化實(shí)體匹配、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、軟件同步等數(shù)據(jù)質(zhì)量控制環(huán)節(jié)的操作，同時(shí)加強(qiáng)對基層電子檔案形成、積累、歸檔的規(guī)范化控制以及對電子檔案提供人的規(guī)范管理,確保數(shù)據(jù)的及時(shí)報(bào)送與更新。

3.充分運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘是通過自動(dòng)或半自動(dòng)的工具，對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行探索和分析的過程。按照檔案信息屬性的不同建立不同的類別，對新的信息進(jìn)行特征描述，然后將其歸入事先確定的類別中。在某一類別的信息集合中，信息按照自身特征的相似性聚集在不同的子類別中，相似的信息分成一個(gè)子類別，差距較大的信息分在不同的子類別之中。如果不同類別中的子類別信息具有相似性或核心信息一致，則可以合并為一個(gè)子類別；如果核心信息不一致，是否合并要視全部信息的相似程度而定；如果兩個(gè)子類別信息完全沒有相似性，則不可以合并。通過一系列的數(shù)據(jù)挖掘過程，數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)按照人們對信息的需求進(jìn)行重新篩選、排列，把不在需求范圍之內(nèi)的信息清洗掉,同時(shí)將有價(jià)值的信息按照需求形成更加合理的組合，有效提高數(shù)字檔案信息篩選的質(zhì)量和效率。

4.科學(xué)地確定信息共享的合理半徑

信息共享半徑的設(shè)計(jì)目的在于既要使信息得到有效的利用，但又不能被濫用。首先，不同機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化模式?jīng)Q定了不同的信息共享半徑。國家綜合檔案館為社會(huì)各方面提供服務(wù)，滿足全社會(huì)的信息需求。在信息共享方面，需要鼓勵(lì)基層單位檔案館(室）積極參與，并且遵循互利原則，為國家綜合檔案館提供電子檔案數(shù)據(jù)的基層單位有獲取數(shù)據(jù)信息的優(yōu)先權(quán)。而企事業(yè)單位應(yīng)充分考慮成本、效益原則，既為企事業(yè)單位內(nèi)部提供檔案信息咨詢服務(wù),也可以向地方檔案數(shù)字化管理平臺(tái)提供數(shù)據(jù)。法律規(guī)定的檔案信息使用范圍是基層單位最大的檔案信息共享半徑。此外，在檔案信息共享的區(qū)域半徑方面，應(yīng)根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政務(wù)信息公開的需要，在最大范圍內(nèi)共享數(shù)字檔案信息，使這些信息得到最廣泛有效的利用。

5.根據(jù)區(qū)域性特點(diǎn)進(jìn)行信息篩選和共享

區(qū)域性檔案信息既可以指某個(gè)地區(qū)內(nèi)的檔案信息，也可以指某個(gè)行業(yè)內(nèi)的信息。隨著各地檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的建立，數(shù)字化檔案館(室）的擴(kuò)大，數(shù)字化管理平臺(tái)中的檔案信息己經(jīng)不再僅僅局限于國家綜合檔案館、專業(yè)檔案館，越來越多的工商、金融、稅務(wù)、勞動(dòng)等機(jī)關(guān)企事業(yè)部門檔案信息將納入地方綜合檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。要把這些包羅萬象的檔案信息全面、完整地納入一個(gè)全國統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)之中缺乏足夠的可行性，一方面數(shù)據(jù)庫的容量有限，處理如此海量的信息會(huì)嚴(yán)重影響系統(tǒng)的速度和效率；另一方面，一些檔案信息的區(qū)域性特征非常明顯，主要在某個(gè)地區(qū)或行業(yè)內(nèi)發(fā)揮作用，盲目地全面共享會(huì)使數(shù)據(jù)庫建設(shè)成本大幅上升，同時(shí)帶來大量信息沉淀。因此，對于部分具有區(qū)域性需求的檔案信息,可以考慮在區(qū)域內(nèi)進(jìn)行篩選和共享。

6.從不同的層面加快地方檔案信息化機(jī)構(gòu)發(fā)展

根據(jù)全國和地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際水平和現(xiàn)實(shí)需求，積極探索地方綜合數(shù)字化機(jī)構(gòu)的發(fā)展。一方面，推進(jìn)地方檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的形成，為建設(shè)全國性檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)打下基礎(chǔ)，并根據(jù)地方經(jīng)濟(jì)狀況、檔案信息化基礎(chǔ),篩選區(qū)域性數(shù)字化檔案信息,分析區(qū)域性電子檔案特點(diǎn)，提供相應(yīng)的檔案信息共享服務(wù)。另一方面，積極建立具有地方特色的檔案信息化服務(wù)機(jī)構(gòu)，緊密結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌鲂枨螅嘤哂械胤教厣臋n案信息化中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)與維護(hù)、數(shù)字檔案信息專項(xiàng)成果等具有個(gè)性化特征的增值服務(wù)。這不僅是對建立覆蓋全國的檔案信息化服務(wù)體系的有益補(bǔ)充，而且能夠更好地發(fā)揮檔案信息在社會(huì)公用政務(wù)信息體系建設(shè)中的作用，是優(yōu)化我國檔案信息化路徑的重要舉措。

參考文獻(xiàn):

1.袁紅軍.數(shù)字檔案館服務(wù)模式研究[J] .檔案，2007（1）.

2.宛玲.數(shù)字資源長期保存的管理機(jī)制[M].北京圖書館出版社,2006.作者單位：聊城大學(xué)