李建華

（忻州市水利局，山西 忻州 034000）

忻州市水利檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

李建華

（忻州市水利局，山西 忻州 034000）

水利檔案是對(duì)水利建設(shè)工作的記錄，是水利事業(yè)的重要組成部分。但在目前的水利檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題，亟需改進(jìn)。結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)忻州市水利檔案管理的現(xiàn)狀和重要性進(jìn)行了分析，并針對(duì)性地提出了解決措施。

水利檔案；檔案管理；技術(shù)檔案；工程檔案

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)水利工作的日益重視，忻州市水利事業(yè)取得了長(zhǎng)足發(fā)展，但由于自然條件差、自然災(zāi)害頻發(fā)、水利基礎(chǔ)設(shè)施缺乏等原因，全市水利建設(shè)落后的狀況沒(méi)有得到根本性的改變，成為制約忻州市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的瓶頸。在今后一段時(shí)期內(nèi)，水利工程建設(shè)將成為忻州市工程建設(shè)的重中之重。檔案管理作為水利工程建設(shè)工作的重要組成部分，目前傳統(tǒng)落后的檔案管理辦法已不能適應(yīng)現(xiàn)代工程建設(shè)管理的需要。如何做好新時(shí)期水利工程建設(shè)檔案的管理工作，促進(jìn)忻州市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展是亟需深入研究的課題。

1 水利檔案現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

忻州市水利工程在灌溉、防洪、發(fā)電等方面曾經(jīng)發(fā)揮過(guò)巨大作用，有力地促進(jìn)了工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展。但隨著時(shí)間的推移，很多水利工程老化失修、帶病運(yùn)行，灌溉面積逐年減少，工程效益逐年降低。近年來(lái)，水利工程除險(xiǎn)加固、節(jié)水改造等項(xiàng)目日益增多，但由于歷史原因，一些水利工程檔案資料缺失甚至不全，給項(xiàng)目的鑒定和整治帶來(lái)了很多困難。

1.1 個(gè)別單位和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利檔案工作重視不夠

一項(xiàng)水利工程的完工由建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位參與，手續(xù)繁多、內(nèi)容復(fù)雜，形成的水利檔案資料也十分龐大。然而很多單位并未真正認(rèn)識(shí)到水利檔案收集工作的重要性，對(duì)檔案工作重視不夠，甚至有些檔案資料只掌握在個(gè)人手里。而且檔案室大多設(shè)備老化、配置不全、資料缺乏，檔案管理極不規(guī)范。

1.2 檔案工作人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位

部分檔案工作人員工作缺乏積極性和主動(dòng)性：只注重收集紅頭文件、忽視其他材料；只注重收集以單位、組織名義的文件，忽視以個(gè)人名義形成的重要文件；只注重收集通過(guò)文秘部門發(fā)出的文件，忽視其他方面的文件；只注重收集本單位的生產(chǎn)技術(shù)檔案，忽視設(shè)備、基建等其他技術(shù)檔案；只注重收集紙質(zhì)文件材料，而忽視照片、影像檔案等。由于檔案人員對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)普遍不高，重視不夠，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工工作。這種狀況對(duì)水利工程的安全鑒定和日常維護(hù)極為不利。

1.3 案卷規(guī)范整理工作不到位

水利建設(shè)工程大都建在比較偏僻的農(nóng)村。從近幾年全市水利工程項(xiàng)目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來(lái)看，基層檔案管理人員水平參差不齊，人員變動(dòng)頻繁，而且不注重參加檔案培訓(xùn)及業(yè)務(wù)咨詢，不按規(guī)范整理，只是靠平時(shí)在工作中揣摩，現(xiàn)有收集回來(lái)的檔案資料有按實(shí)際情況組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的，導(dǎo)致組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，案卷厚薄不一、裝訂規(guī)格各異、規(guī)范參照不同，檔案管理混亂、毫無(wú)章法。

低效率的管理造成水利檔案管理滯后，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。作為水利工程建設(shè)的管理單位，需盡快、科學(xué)地解決這些問(wèn)題，加快檔案信息化建設(shè)，使水利檔案真正發(fā)揮效益。

2 水利檔案管理措施

利用好水利檔案，可以為水利建設(shè)發(fā)揮很大的作用。通過(guò)對(duì)水利檔案資料進(jìn)行研究，吸取前人的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，取得新的研究成果，為今后開(kāi)展水利工作提供更為科學(xué)的理論指導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，避免不必要的浪費(fèi)，降低工作成本，提高工作質(zhì)量。

第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)。新形勢(shì)下，中央把水利工作擺到了一個(gè)非常重要的位置，水利事業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，為水利工程檔案管理帶來(lái)了較大的發(fā)展機(jī)會(huì)與空間。檔案管理工作中存在的問(wèn)題很大程度上是缺乏監(jiān)督與領(lǐng)導(dǎo)，為此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，將其放在重要位置，并要求所有工作人員配合檔案工作。此外，還應(yīng)成立專業(yè)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，及時(shí)找到解決辦法。

第二，制訂管理措施，使相關(guān)工作人員照章辦事。目前，水利檔案管理工作缺乏制度性的措施，檔案收集、檔案管理及檔案使用不規(guī)范。因此，為搞好檔案工作，必須制訂完善規(guī)章制度，使有關(guān)人員都照章辦事。在檔案工作中，應(yīng)依照《檔案法》、《中華人民共和國(guó)水法》、《保密法》、《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等法規(guī)制定相關(guān)的規(guī)章制度。對(duì)水利科技檔案資料的收集、立檔、管理、利用、安全保密等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。

第三，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層水利檔案人員的整體素質(zhì)。強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)水平、提高檔案人員自身素質(zhì)是當(dāng)前檔案工作的首要任務(wù)。隨著新的檔案管理制度與檔案技能方法的出臺(tái)，檔案工作又進(jìn)入了一個(gè)新的改革時(shí)期。為此，必須學(xué)習(xí)掌握好檔案基礎(chǔ)知識(shí)，利用有限的時(shí)間積極參加檔案部門舉辦的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，請(qǐng)檔案主管部門及時(shí)給予業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指導(dǎo)改正。在此基礎(chǔ)上提高一線檔案責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平；制定案卷整編操作規(guī)程，規(guī)范整編操作程序。檔案管理人員參加工程竣工驗(yàn)收，特別是竣工初驗(yàn)時(shí)，應(yīng)對(duì)竣工驗(yàn)收的檔案提出具體要求，嚴(yán)格把好竣工檔案的質(zhì)量關(guān)，以確保整個(gè)工程檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。

G271

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1004-7042（2011）07-0043-02

李建華（1963-），女，2010年畢業(yè)于山西省委黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)，館員。

2011-05-12；

2011-06-19