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2011-08-15 00:48:29集美大學科研處何小兵
河南科技 2011年22期
集美大學 科研處 何小兵
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集美大學 科研處 何小兵
高等學校主要承擔教學和科研兩大任務。高校教學活動對培養(yǎng)高素質的優(yōu)秀人才具有不可低估的作用，而科研活動的不斷革新發(fā)展對高校教學活動的質量提升具有非常重要的促進作用。特別是近年來，隨著經濟的發(fā)展和社會的需要，高校承擔著越來越多的縱、橫向科研項目，而如何管理好眾多的科研項目成為高校相關職能部門的一項重要議題。
高?？蒲泄芾砉ぷ鞯墓芾韺ο笾饕婕翱蒲许椖?、科研經費、科研人員、科研論著、專利以及科研獲獎成果等科研要素，而管理流程則主要涉及項目申報立項、項目驗收結題、項目人員變更、科研論著采集與審核、成果鑒定、成果報獎獲獎登記備案以及科研編制分配計算等。尤其是對于綜合性大學來說，隨著學?？蒲袑嵙Σ粩喟l(fā)展壯大和科研業(yè)務量不斷增加，日?？蒲泄芾砉ぷ魅找娆嵥椤碗s，這對基層一線從事科研服務管理的工作者來說已經成了挑戰(zhàn)。
一、傳統(tǒng)高?？蒲泄芾砥款i分析
1.項目申報書書寫耗時耗材。在基于圖形界面的Windows操作系統(tǒng)未普及之前，早先的高?？蒲泄芾韼缀跬耆遣捎眉堎|化的管理手段。筆者認為這個階段可稱為紙質化的管理階段。
在這個階段，科研管理的各個流程幾乎全部依賴手工和紙質來完成?？蒲腥藛T申報科研項目需要用鋼筆或水筆手工填寫印刷好格式的申報書。申報書要求一式多份，需花費數(shù)倍的書寫時間，一旦中間出現(xiàn)較大書寫錯誤還要整份廢棄重寫一份，消耗了很多本可以用來集中精力思考科研內容和研究路線的時間，并且書寫錯誤不易修改，容易浪費紙張。對于科研管理者來說，每年各單位的科研成果論著情況也困難重重且耗費精力。
2.各科研要素關聯(lián)度低，統(tǒng)計困難。20世紀90年代末，隨著個人電腦、Windows操作系統(tǒng)以及辦公Off ce軟件的普及應用，高?？蒲泄芾矸椒ㄖ饾u進入以電子文檔為主的管理階段。筆者認為，這個階段可稱為初級信息化的管理階段。
在這個階段中，各種項目申報書逐漸使用電子文檔，但是各個電子文檔之間相互獨立，沒有內在關聯(lián)。在這個管理階段對于已立項的項目清單，高校通常是采用一個Excel表錄入。這種方式存在的問題就是各個科研要素之間的關聯(lián)度較低。比如，沒有人員庫的明細信息來關聯(lián)科研項目，若需要按照職稱或學位的情況來統(tǒng)計各個學院的科研立項情況就很困難。又比如沒有論文庫的明細信息來關聯(lián)科研項目，若要查找項目成果中SCI論文發(fā)表3篇以上的科研項目有哪些，這時尤其對于那些綜合性高校來說，有上千項的科研項目,查找成了一件棘手的事情。
3.科研績效考核工作量大、耗時長、準確性低。在未采用計算機科研管理軟件系統(tǒng)前，每年科研績效考核時，科研管理人員都要花費大量的精力和時間對全校所有學院的科研項目及論文專利獲獎等成果進行登記和統(tǒng)計，不僅工作量大、花費時間長，而且還容易遺漏，不能完全保證數(shù)據(jù)的及時性和準確性。
二、高校科研管理信息化的發(fā)展狀況
基于關系型數(shù)據(jù)庫的計算機科研管理系統(tǒng)的關鍵底層技術支撐就是信息技術。而所謂的信息技術（Information Technology，簡稱IT），是指主要用于獲取、存儲、處理、顯示等管理信息數(shù)據(jù)所采用的各種計算機技術的總稱。運用信息技術是管理現(xiàn)代化的有效支撐和先決保證。
1. 計算機科研管理軟件系統(tǒng)被逐漸推廣運用。21世紀初期，出現(xiàn)了一系列高性能的數(shù)據(jù)庫產品,如Oracle,SQL Server等。隨著社會經濟的不斷發(fā)展，從事信息技術的研發(fā)人員隊伍不斷壯大，信息技術取得了長足的進步，開發(fā)出大量基于大型關系型數(shù)據(jù)庫的信息系統(tǒng)大力發(fā)展并滲透到各行各業(yè)中，一些成熟的計算機科研管理軟件系統(tǒng)也逐漸被推廣運用到高校科研管理領域，高?？蒲泄芾矸椒ㄖ饾u進入以科研管理軟件系統(tǒng)為主的管理階段。筆者認為這個階段可稱為信息系統(tǒng)化的管理階段。
2. B/S和C/S兩大結構的軟件系統(tǒng)分析。這個信息系統(tǒng)化的管理階段中，高校的科研管理信息化奠定了比較堅實的基礎，其主要內容是全面利用計算機技術、網絡通信技術、關系型數(shù)據(jù)庫技術以及管理科學、運籌學、統(tǒng)計學和各種最優(yōu)化技術，對信息進行采集、存儲、加工、維護和管理，為統(tǒng)計、管理和決策服務。計算機科研管理軟件系統(tǒng)主要有B/S和C/S兩大結構。B/S結構的系統(tǒng)部署快速，用戶量廣，共享性強，對服務器中程序一次性更新就能實現(xiàn)所有業(yè)務運行的相應更新，升級方便；C/S結構的系統(tǒng)專用性較強，支持計劃任務，事務處理強，但維護成本較高。當前市場上的高校科研管理軟件系統(tǒng)有的只支持B/S，如北京的易普拉格；有的同時支持B/S和C/S的，如湖南的青果軟件。
三、高?？蒲泄芾硇畔⒒膬?yōu)勢
1. 方便查詢科研人員綜合科研情況并進行績效考核?；陉P系型數(shù)據(jù)庫的計算機科研管理軟件系統(tǒng)能夠在后臺運用結構化查詢語言SQL對存儲在數(shù)據(jù)庫中的各個科研要素按需進行關聯(lián)查找。例如，在查詢科研人員綜合科研情況功能模塊里，只要輸入某名科研人員的名字或工號，系統(tǒng)后臺即可通過查找匹配該科研人員相對應的科研人員、項目、論文、專利、獲獎等，并最后將準確的查詢結果反饋顯示在軟件界面上。只要平時維護好這些數(shù)據(jù)，在關鍵時候就能很方便地從系統(tǒng)調出全校任意一名科研人員的綜合科研情況。
2. 方便跨部門的信息共享。在人才隊伍建設、科研考核、博士點立項建設等學校日常工作中，常常需要一些科研方面的數(shù)據(jù)，這些工作通常由人事處和研究生處負責。計算機科研管理軟件系統(tǒng)中最有利于方便共享的客戶端部署幾乎零成本的就是B/S模式的管理軟件系統(tǒng)。因此，只要在B/S模式下給人事處和研究生處創(chuàng)建各自的賬號密碼并分配相應的功能模塊權限，相關人員即可通過瀏覽器端（B端）獲取各自想要獲得的科研數(shù)據(jù)。
3. 方便科研論文成果采集。在未采用計算機科研管理軟件系統(tǒng)之前，學校采集教師論文數(shù)據(jù)時，教師要填報Word格式的表格，最終提交到科研處的是一大堆的Word表格，而且這些表格之間毫無關聯(lián)。比如，想要找出論文發(fā)表在某刊物上的老師有哪些，就要一個個地把Word表格打開來查。而在計算機科研管理軟件系統(tǒng)的B/S結構下，只要老師們都有各自的賬號密碼，就可以自己通過瀏覽器端（B端）登錄系統(tǒng)錄入論文數(shù)據(jù)到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中去，錄入的時候也都有標準格式可依，個人保存提交成功后，再經院校兩級審核后即可完成論文的采集流程。
4. 方便按科研要素進行關聯(lián)查詢。在計算機科研管理軟件系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫是按實體關系（ER）模型進行設計的，各個實體都有各自的具體屬性，而且各實體間相互關聯(lián)。比如，人員庫中有賬號、密碼、性別、職稱、政治面貌等，項目庫中有項目名稱、項目來源、合同經費、項目成員等，人員和項目這兩個實體就是通過項目成員這一屬性來關聯(lián)的。假如需要一個數(shù)據(jù)：承擔單位為理學院政治面貌為民建性別為女的所負責的項目有哪些？就可以在計算機科研管理軟件系統(tǒng)中通過后臺使用結構化查詢語言SQL來查找以上兩個實體并關聯(lián)起來，很快便可以查到準確的數(shù)據(jù)。
四、高校科研管理信息化建設中應注意事項
當前，中國各大高校的科研管理部門由于體制和人員配置限制等約束，對于計算機科研管理軟件系統(tǒng)，少部分高校是由高校自己開發(fā)，大部分還是通過外包給軟件公司來完成。在這過程中，需要注意幾點：其一，軟件系統(tǒng)外包合同簽訂時應注意是否有項目驗收后才支付余款的條款，而不應以某年某月某日作為支付余款的條件；其二，每年科研管理狀況都會發(fā)生改變，系統(tǒng)中關鍵數(shù)字字典的科研要素應是可修改的，而不是固定的；其三，沒有完美無缺的軟件系統(tǒng)，但也不能因噎廢食，而應力求盡善盡美；其四，為方便引入計算機科研管理軟件系統(tǒng)，科研管理職能部門應配備計算機類專業(yè)出身的人員，并相應減輕該同志的其他科研服務管理工作量。
五、結論
計算機的普及為科研管理信息化提供了先決的硬件條件。但僅有硬件還不夠，要實現(xiàn)真正的科研管理現(xiàn)代化，還須充分運用先進信息技術，引入計算機科研管理軟件系統(tǒng)為高校科研管理現(xiàn)代化服務，需要所有的科研管理工作者和各級領導提高思想認識、積極推動、共同融入，加大對科研管理信息化的軟硬件投入，重視和培養(yǎng)信息管理人才。只有這樣，高?？蒲泄芾憩F(xiàn)代化的路子才能越走越寬。
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高?？蒲泄芾砉ぷ鞯墓芾韺ο笾饕婕翱蒲许椖?、科研經費、科研人員、科研論著、專利以及科研獲獎成果等科研要素，而管理流程則主要涉及項目申報立項、項目驗收結題、項目人員變更、科研論著采集與審核、成果鑒定、成果報獎獲獎登記備案以及科研編制分配計算等。尤其是對于綜合性大學來說，隨著學?？蒲袑嵙Σ粩喟l(fā)展壯大和科研業(yè)務量不斷增加，日?？蒲泄芾砉ぷ魅找娆嵥椤碗s，這對基層一線從事科研服務管理的工作者來說已經成了挑戰(zhàn)。
一、傳統(tǒng)高?？蒲泄芾砥款i分析
1.項目申報書書寫耗時耗材。在基于圖形界面的Windows操作系統(tǒng)未普及之前，早先的高?？蒲泄芾韼缀跬耆遣捎眉堎|化的管理手段。筆者認為這個階段可稱為紙質化的管理階段。
在這個階段，科研管理的各個流程幾乎全部依賴手工和紙質來完成?？蒲腥藛T申報科研項目需要用鋼筆或水筆手工填寫印刷好格式的申報書。申報書要求一式多份，需花費數(shù)倍的書寫時間，一旦中間出現(xiàn)較大書寫錯誤還要整份廢棄重寫一份，消耗了很多本可以用來集中精力思考科研內容和研究路線的時間，并且書寫錯誤不易修改，容易浪費紙張。對于科研管理者來說，每年各單位的科研成果論著情況也困難重重且耗費精力。
2.各科研要素關聯(lián)度低，統(tǒng)計困難。20世紀90年代末，隨著個人電腦、Windows操作系統(tǒng)以及辦公Off ce軟件的普及應用，高?？蒲泄芾矸椒ㄖ饾u進入以電子文檔為主的管理階段。筆者認為，這個階段可稱為初級信息化的管理階段。
在這個階段中，各種項目申報書逐漸使用電子文檔，但是各個電子文檔之間相互獨立，沒有內在關聯(lián)。在這個管理階段對于已立項的項目清單，高校通常是采用一個Excel表錄入。這種方式存在的問題就是各個科研要素之間的關聯(lián)度較低。比如，沒有人員庫的明細信息來關聯(lián)科研項目，若需要按照職稱或學位的情況來統(tǒng)計各個學院的科研立項情況就很困難。又比如沒有論文庫的明細信息來關聯(lián)科研項目，若要查找項目成果中SCI論文發(fā)表3篇以上的科研項目有哪些，這時尤其對于那些綜合性高校來說，有上千項的科研項目,查找成了一件棘手的事情。
3.科研績效考核工作量大、耗時長、準確性低。在未采用計算機科研管理軟件系統(tǒng)前，每年科研績效考核時，科研管理人員都要花費大量的精力和時間對全校所有學院的科研項目及論文專利獲獎等成果進行登記和統(tǒng)計，不僅工作量大、花費時間長，而且還容易遺漏，不能完全保證數(shù)據(jù)的及時性和準確性。
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1. 計算機科研管理軟件系統(tǒng)被逐漸推廣運用。21世紀初期，出現(xiàn)了一系列高性能的數(shù)據(jù)庫產品,如Oracle,SQL Server等。隨著社會經濟的不斷發(fā)展，從事信息技術的研發(fā)人員隊伍不斷壯大，信息技術取得了長足的進步，開發(fā)出大量基于大型關系型數(shù)據(jù)庫的信息系統(tǒng)大力發(fā)展并滲透到各行各業(yè)中，一些成熟的計算機科研管理軟件系統(tǒng)也逐漸被推廣運用到高校科研管理領域，高?？蒲泄芾矸椒ㄖ饾u進入以科研管理軟件系統(tǒng)為主的管理階段。筆者認為這個階段可稱為信息系統(tǒng)化的管理階段。
2. B/S和C/S兩大結構的軟件系統(tǒng)分析。這個信息系統(tǒng)化的管理階段中，高校的科研管理信息化奠定了比較堅實的基礎，其主要內容是全面利用計算機技術、網絡通信技術、關系型數(shù)據(jù)庫技術以及管理科學、運籌學、統(tǒng)計學和各種最優(yōu)化技術，對信息進行采集、存儲、加工、維護和管理，為統(tǒng)計、管理和決策服務。計算機科研管理軟件系統(tǒng)主要有B/S和C/S兩大結構。B/S結構的系統(tǒng)部署快速，用戶量廣，共享性強，對服務器中程序一次性更新就能實現(xiàn)所有業(yè)務運行的相應更新，升級方便；C/S結構的系統(tǒng)專用性較強，支持計劃任務，事務處理強，但維護成本較高。當前市場上的高校科研管理軟件系統(tǒng)有的只支持B/S，如北京的易普拉格；有的同時支持B/S和C/S的，如湖南的青果軟件。
三、高?？蒲泄芾硇畔⒒膬?yōu)勢
1. 方便查詢科研人員綜合科研情況并進行績效考核?；陉P系型數(shù)據(jù)庫的計算機科研管理軟件系統(tǒng)能夠在后臺運用結構化查詢語言SQL對存儲在數(shù)據(jù)庫中的各個科研要素按需進行關聯(lián)查找。例如，在查詢科研人員綜合科研情況功能模塊里，只要輸入某名科研人員的名字或工號，系統(tǒng)后臺即可通過查找匹配該科研人員相對應的科研人員、項目、論文、專利、獲獎等，并最后將準確的查詢結果反饋顯示在軟件界面上。只要平時維護好這些數(shù)據(jù)，在關鍵時候就能很方便地從系統(tǒng)調出全校任意一名科研人員的綜合科研情況。
2. 方便跨部門的信息共享。在人才隊伍建設、科研考核、博士點立項建設等學校日常工作中，常常需要一些科研方面的數(shù)據(jù)，這些工作通常由人事處和研究生處負責。計算機科研管理軟件系統(tǒng)中最有利于方便共享的客戶端部署幾乎零成本的就是B/S模式的管理軟件系統(tǒng)。因此，只要在B/S模式下給人事處和研究生處創(chuàng)建各自的賬號密碼并分配相應的功能模塊權限，相關人員即可通過瀏覽器端（B端）獲取各自想要獲得的科研數(shù)據(jù)。
3. 方便科研論文成果采集。在未采用計算機科研管理軟件系統(tǒng)之前，學校采集教師論文數(shù)據(jù)時，教師要填報Word格式的表格，最終提交到科研處的是一大堆的Word表格，而且這些表格之間毫無關聯(lián)。比如，想要找出論文發(fā)表在某刊物上的老師有哪些，就要一個個地把Word表格打開來查。而在計算機科研管理軟件系統(tǒng)的B/S結構下，只要老師們都有各自的賬號密碼，就可以自己通過瀏覽器端（B端）登錄系統(tǒng)錄入論文數(shù)據(jù)到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中去，錄入的時候也都有標準格式可依，個人保存提交成功后，再經院校兩級審核后即可完成論文的采集流程。
4. 方便按科研要素進行關聯(lián)查詢。在計算機科研管理軟件系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫是按實體關系（ER）模型進行設計的，各個實體都有各自的具體屬性，而且各實體間相互關聯(lián)。比如，人員庫中有賬號、密碼、性別、職稱、政治面貌等，項目庫中有項目名稱、項目來源、合同經費、項目成員等，人員和項目這兩個實體就是通過項目成員這一屬性來關聯(lián)的。假如需要一個數(shù)據(jù)：承擔單位為理學院政治面貌為民建性別為女的所負責的項目有哪些？就可以在計算機科研管理軟件系統(tǒng)中通過后臺使用結構化查詢語言SQL來查找以上兩個實體并關聯(lián)起來，很快便可以查到準確的數(shù)據(jù)。
四、高校科研管理信息化建設中應注意事項
當前，中國各大高校的科研管理部門由于體制和人員配置限制等約束，對于計算機科研管理軟件系統(tǒng)，少部分高校是由高校自己開發(fā)，大部分還是通過外包給軟件公司來完成。在這過程中，需要注意幾點：其一，軟件系統(tǒng)外包合同簽訂時應注意是否有項目驗收后才支付余款的條款，而不應以某年某月某日作為支付余款的條件；其二，每年科研管理狀況都會發(fā)生改變，系統(tǒng)中關鍵數(shù)字字典的科研要素應是可修改的，而不是固定的；其三，沒有完美無缺的軟件系統(tǒng)，但也不能因噎廢食，而應力求盡善盡美；其四，為方便引入計算機科研管理軟件系統(tǒng)，科研管理職能部門應配備計算機類專業(yè)出身的人員，并相應減輕該同志的其他科研服務管理工作量。
五、結論
計算機的普及為科研管理信息化提供了先決的硬件條件。但僅有硬件還不夠，要實現(xiàn)真正的科研管理現(xiàn)代化，還須充分運用先進信息技術，引入計算機科研管理軟件系統(tǒng)為高校科研管理現(xiàn)代化服務，需要所有的科研管理工作者和各級領導提高思想認識、積極推動、共同融入，加大對科研管理信息化的軟硬件投入，重視和培養(yǎng)信息管理人才。只有這樣，高?？蒲泄芾憩F(xiàn)代化的路子才能越走越寬。
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