馬 克，文廣義

(鐵道警官高等?？茖W校偵查系，河南鄭州450053;鄭州鐵路公安局治安處，河南鄭州450003)

近年來，根據(jù)線路治安管理工作需要，我們更新工作思路，運用Excel設計出了一套線路案事件統(tǒng)計分析系統(tǒng)(本文重點介紹線路案事件統(tǒng)計分析部分)。經(jīng)過一段時間的實際應用，我們覺得該技術簡單易用(設計制作無需專業(yè)電腦知識)，受客觀物質(zhì)條件限制少，易于開展，實用效果好。現(xiàn)以鄭州鐵路公安局為例，把設計該系統(tǒng)的意義、系統(tǒng)的主要結(jié)構(gòu)、功能、使用步驟和應注意的幾個問題予以簡單介紹。

一、建立線路自動統(tǒng)計分析系統(tǒng)的意義

(一)滿足治安管理日益精細化、科學化需要

管理科學化程度越高，決策需要的信息量就越大(信息面要寬、層次要深、準確性要高)，量化工作比重也越大，需要處理的數(shù)據(jù)也就越復雜，而且速度要求也更快。線路精細化管理以后，要想及時掌握各線路整體或者局部治安形勢的變化、各單位即時案事件數(shù)據(jù)、作案人員或肇事人呈現(xiàn)的規(guī)律特點和隊伍勤務狀況，就要及時掌握局、兩個處和56個所危及行車的各類案、事件發(fā)生的總數(shù)，各處、線、所不同時間段(如月份)的案事件的發(fā)生數(shù)，各時期同比、環(huán)比等數(shù)據(jù)。這些常用數(shù)據(jù)多達數(shù)千個，數(shù)據(jù)繁雜，邏輯關系眾多，人工理清頭緒十分繁瑣，因此要想對信息進行更全面、更深層次的分析，工作量極大。采用傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計工作方法效率相對較低，且容易出錯。本系統(tǒng)投入使用后，省去了大量繁瑣的人工匯總、查找和計算工作，大大提高了治安統(tǒng)計工作的效率和質(zhì)量，節(jié)省了大量警力。新系統(tǒng)使用后，統(tǒng)計、查閱、分析月、季、半年、全局以及任何一條線路、各處、所案事件常用數(shù)據(jù)只需幾秒鐘到幾分鐘時間即可完成，且不存在任何估計成分，確保了治安數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析工作的快速、精確，進而充分發(fā)揮統(tǒng)計數(shù)據(jù)反映工作現(xiàn)狀的晴雨表作用，及時從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題。統(tǒng)計分析人員也就可以把更多精力放在全面、深層次分析、研判和制定對策等環(huán)節(jié)上，更利于決策層有針對性地及時調(diào)整工作思路和對策。

(二)充分利用治安管理統(tǒng)計工作的重復性特征，減少大量共性勞動

治安統(tǒng)計工作中，不少工作項目的內(nèi)容具有較大的相似性。比如線路案事件統(tǒng)計分析是一項不可缺少的常規(guī)性工作。一年中，鄭州鐵路公安局常規(guī)線路案事件數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析有12個月分析、4個季度分析、兩個半年分析和1個年分析以及其他特殊時段的分析。這些分析具有許多共性，許多方面的基礎數(shù)據(jù)每次都要統(tǒng)計分析。采用傳統(tǒng)的工作方法，每一個分析都要進行人工計算同類數(shù)據(jù)，存在許多重復性工作。使用該系統(tǒng)可一勞永逸，只要平時把基礎材料準備好，每次數(shù)據(jù)分析只需簡單的操作即可完成，避免了大量人工重復查找、人工重復計算等環(huán)節(jié)，減少了大量的共性勞動。

(三)圖表化的分析內(nèi)容更加直觀、形象、簡潔，使用更加方便

當數(shù)據(jù)分析結(jié)果信息量大時，采用文字表述方式往往使報告篇幅較長，閱讀理解時比較麻煩。該系統(tǒng)采用Excel繪圖功能能使數(shù)據(jù)分析報告簡潔、直觀、形象，可謂一圖勝千言。使用者閱讀時一目了然，很快就能明白內(nèi)容，抓住信息主要內(nèi)容，利于決策使用。筆者利用它將2008年以來獲取的各個月份的線路路外傷亡、鐵路車輛肇事數(shù)據(jù)創(chuàng)建成折線圖，各事件在一年四季的分布規(guī)律一目了然。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、功能及工作步驟

(一)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及主要功能

該系統(tǒng)由電子化信息采集表、信息資料匯總表、數(shù)據(jù)分析處理表和生成分析報告常規(guī)內(nèi)容表等四部分組成。

1.電子化信息采集表。電子化信息采集表是辦理案事件單位以電子數(shù)據(jù)形式記錄、上報案事件和工作情況等信息的Excel電子表格。它主要用于信息的記錄和上報。

為了方便數(shù)據(jù)上報、匯總和分析，應根據(jù)實際工作需要，分別設計出各類案事件的信息采集表。設計表格首先要將影響治安工作的案事件等工作事項進行分類。比如可將線路案事件分為危及行車安全案件、石擊列車案件、路外傷、車輛肇事四類。再根據(jù)每一類案、事件的特點和要收集掌握的信息要素，設計好每一類案事件的Excel采集表格，發(fā)放給具體辦理案事件單位。

設計案事件信息采集表是一個關鍵環(huán)節(jié)，它是全面、準確收集信息的保證，更是對工作進行全面、系統(tǒng)分析的基礎。設計采集表格時，要注意兩個方面的工作。一是要緊扣治安工作統(tǒng)計分析的需要和各類案事件的特點進行。二是應將各類案事件信息分解為一個個獨立的要素，分別填寫在不同的Excel工作表單元格內(nèi)。比如可以將危行案件信息分解為時間(月、日、時、發(fā)案時段)、地點(公安處、派出所、警務區(qū)、線路、線路區(qū)段、上下行線公里數(shù))、發(fā)生原因、作案人基本情況(姓名、性別、年齡、身份、居住地、居住地與線路間的距離)、作案工具、造成后果、進入護網(wǎng)方式、線路防護設施狀況、看護力量勤務狀態(tài)等要素，然后將各要素填寫于信息資料采集表對應的獨立的單元格中。同理可以設計出石擊列車、路外傷、車輛肇事信息采集表。

2.信息資料匯總表。主要完成信息資料的匯總和保存。匯總表的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要根據(jù)因工作內(nèi)容來確定。比如我們根據(jù)分析需要設計的線路案事件匯總表主要由今年路外傷、今年車輛肇事、今年五類危行、今年石擊列車、去年路外傷、去年車輛肇事、去年五類危行、去年石擊列車8個工作表組成。匯總信息時，各類案事件應分門別類地匯入各自不同表格中。注意:為了操作方便，匯總表格內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和對應的信息采集表要盡可能統(tǒng)一。信息資料匯總表內(nèi)的內(nèi)容要按照時間順序進行填寫，同時固定某一時間段所在Excel工作表的行區(qū)域，以便簡化表格設計工作和方便選用分析材料的范圍。

3.數(shù)據(jù)自動分析表。數(shù)據(jù)自動分析表是對信息資料匯總表里的信息數(shù)據(jù)進行自動處理的Excel工作表，這是整個系統(tǒng)的核心。它是在特定單元格中預先設置好相應公式和函數(shù)的Excel表。它對信息資料匯總表里的信息要素進行統(tǒng)計分析，計算處理并給出數(shù)據(jù)結(jié)果。比如我們設計線路案事件統(tǒng)計分析系統(tǒng)中的自動分析表可以直接給出以下數(shù)據(jù):局、兩個公安處、56個派出所、14條線路、4種線路發(fā)生案事件、各類案事件的絕對數(shù)及其所占總數(shù)的比例，以及同比、環(huán)比等數(shù)千個數(shù)據(jù)。處理這些數(shù)據(jù)的主要函數(shù)和公式有COUNTIF、SUMPRODUCT條件統(tǒng)計函數(shù)、IF、SUM以及加減乘除公式等。

4.生成分析報告常規(guī)內(nèi)容表。該表通過引用數(shù)據(jù)自動分析表給出的數(shù)據(jù)結(jié)果或直接使用公式(或函數(shù))對匯總表相關信息內(nèi)容的分析結(jié)果，建立源數(shù)據(jù)，自動生成以圖表為主的圖文并茂的報告。它的主要作用是自動生成分析報告中的常規(guī)性內(nèi)容，其中的數(shù)據(jù)內(nèi)容能夠隨著原始材料內(nèi)容的變化而不斷自動更新。此表的設計建立主要分為三步: (1)撰寫自動分析常規(guī)內(nèi)容。(2)在Excel工作表的單元格中填入常規(guī)內(nèi)容，注意連續(xù)的文字表述盡可能放到同一個單元格中。在需引用數(shù)字數(shù)據(jù)或者使用公式(函數(shù))計算數(shù)字數(shù)據(jù)時，應單獨使用單元格(防止邏輯中不存在的數(shù)據(jù)出現(xiàn))。(3)采用文本鏈接技術將第二步單元格的內(nèi)容盡可能匯總到較少的單元格中，以便于文字報告的生成和整理。(4)對重要數(shù)據(jù)關系，建立直觀、生動形象的圖表。通過引用技術建立數(shù)據(jù)源，選用不同種類的圖表顯示一些重要數(shù)據(jù)關系，并將圖表置于文字分析報告之中。在Excel表的單元格中自動生成分析報告主要應用Excel引用、文本合并和創(chuàng)建圖表及圖形技術。

(二)系統(tǒng)工作步驟

1.組織案事件辦理單位填寫信息采集表，收集案事件情況信息。案事件辦理完畢后，各單位按照要求及時填寫、上報。不具備條件的，也可以以電子郵件的形式上報，上級部門再進行簡單匯總分析(單機版)。具備相應軟硬件條件的，可一步到位，在網(wǎng)上直接填寫上報，系統(tǒng)自動匯總并進行分析(網(wǎng)絡版，本文不再討論)。

2.匯總各類信息，規(guī)范信息資料匯總表內(nèi)容表述。針對電子郵件上報，可以建立一組專門固定的對應信息表和數(shù)據(jù)合計總表，每次收集匯總都采用同一組統(tǒng)一表格匯總。比如我們可以建立這樣一組表格收集匯總鄭州、洛陽兩處報表。建立鄭州表、洛陽表兩個Excel表格，通過利用引用技術把鄭州表和洛陽表的數(shù)據(jù)自動匯總到信息資料匯總表中。每次收集到兩處信息采集表時，可采用同名替代方式直接保存至鄭州表和洛陽表原位置，系統(tǒng)即自動匯總。匯總后，根據(jù)需要可將匯總表公式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)值形式另行保存。

3.備份系統(tǒng)工作簿，選擇分析材料范圍。對“2”中的信息資料匯總表進行備份，根據(jù)需要，整理備份文件中信息資料匯總表信息材料內(nèi)容，刪除非分析時段信息資料或其他非分析材料，保留分析所需信息資料。例如我們要分析5月5日到10月11日焦柳線案事件發(fā)生情況，刪除焦柳線以外線路和5月5日到10月11日時段以外焦柳線案事件資料，把符合時段和線路條件的資料保存下來。系統(tǒng)將根據(jù)資料進行自動分析，然后給出所需要的數(shù)據(jù)和常規(guī)性文字分析報告。

4.轉(zhuǎn)換分析報告文件形式，深化完善分析報告內(nèi)容。由于Excel技術偏重于數(shù)據(jù)處理和分析功能，常規(guī)內(nèi)容表生成的文字報告無論形式還是內(nèi)容都需要完善。

我們可以先將自動分析表的內(nèi)容復制粘貼到Word文本中，采用轉(zhuǎn)換技術將表格形式轉(zhuǎn)化為文本形式，然后進行文字編輯。

當然，一份全面、有針對性的深度分析報告，還需根據(jù)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出的規(guī)律、特點展開進一步具體分析，從而找出存在的問題和原因，并制定相應的對策。

三、設計和使用系統(tǒng)應注意的幾個問題

(一)堅定信心，積極主動開展工作

Excel技術是微軟公司為處理數(shù)據(jù)而推出的一種軟件，它集表格運算、數(shù)據(jù)庫、繪圖三大功能于一身，功能十分強大。該軟件的出現(xiàn)，使許多復雜的計算工作不需要用戶運用專業(yè)電腦知識編制專門程序即可完成。工作中不少人對學習、掌握Excel技術難度存在很大誤解，因恐懼Excel技術的難度，根本不去嘗試。其實Excel技術非常易于學習，具備一定文化水平的辦公人員都能很快很容易掌握它，這也是它被廣泛運用的重要原因之一。因此，只要肯下工夫，你很快就能成為高手，從而大大提高統(tǒng)計分析工作效率。

(二)明確設計分析系統(tǒng)的具體目的

目的越明確、越具體，設計系統(tǒng)時工作的針對性就會越強，考慮問題也會越全面，治安分析工作也越方便，設計工作就會少走彎路和回頭路。比如在設計線路案事件自動分析系統(tǒng)時，設計初期具體目的若不夠明確，設計信息采集表時內(nèi)容可能不全面，導致一些反映線路治安狀況的因素未被采集，后面就無法進行相關內(nèi)容的分析。目的不明確也能導致信息資料匯總表的結(jié)構(gòu)不夠科學，導致數(shù)據(jù)處理表設計工作出現(xiàn)較多困難。這樣就會不斷走回頭路，推倒重來，從而浪費了大量的人力，大大影響了整個工作的進程。

(三)需要著重解決的相關技術問題

1.在設計信息采集表時，信息內(nèi)容要全面，信息內(nèi)容表述要規(guī)范統(tǒng)一。為滿足下一步自動統(tǒng)計分析需要，收集信息時，用詞要統(tǒng)一、規(guī)范。采集表格中內(nèi)容要統(tǒng)一用詞(數(shù)據(jù)→有效性→序列功能可完成)，以備填表人選擇填寫，確保用詞統(tǒng)一。2.在設計自動分析表時，比率(如百分比)分母可能出現(xiàn)零的數(shù)據(jù)必需單獨占用一個單元格，否則一旦出現(xiàn)分母出現(xiàn)零的數(shù)據(jù)時，單元格將無法顯示所需內(nèi)容。3.為了使用方便，同一個數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的4個表格最好建立在同一個工作簿中。如果建在不同的硬盤或者文件夾中，設計制作系統(tǒng)時，填寫公式較為繁瑣，尤其是不利于表格維護和移動使用。