⊙ 趙斐斐

淺淡如何做好新時期民政檔案工作

⊙ 趙斐斐

民政檔案是民政部門履行職責的歷史記載和原始憑證，真實記錄著民政部門肩負黨和國家重托，為社會為民眾服務(wù)的實踐活動。長期以來，民政系統(tǒng)高度重視檔案工作，民政檔案工作取得了可喜的成績，受到了各級領(lǐng)導的好評，如山東省民政廳檔案室連續(xù)七年被評為省一級檔案室。但我們必須看到，新時期民政檔案工作還面臨著信息量大、收集困難、編制有限等諸多困難。因此，正視困難，研究如何做好新時期民政檔案工作，對于記錄更多民政信息，發(fā)揮民政檔案作用，加快服務(wù)型民政建設(shè)具有重要的現(xiàn)實意義。筆者認為，要做好新時期民政檔案工作需要做到以下三點：

一、熱愛檔案事業(yè)，增強責任感

民政檔案工作比較清苦和枯燥，做好民政檔案工作，首要條件是要做一個稱職合格的民政檔案工作者。一是要增強歷史責任感。要充分認識新時期的民政檔案是民政事業(yè)改革發(fā)展和為民服務(wù)的真實記錄，對于民政事業(yè)的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展具有重要的作用。作為民政檔案工作者要克服各種私心雜念，認清民政檔案工作肩負的歷史責任，加強自我修養(yǎng)，培養(yǎng)高尚的道德情操和正確的價值觀，熱愛檔案事業(yè)，增強責任感、使命感，立志在平凡崗位上建功立業(yè)。二是要善于學習，提高業(yè)務(wù)能力。要把提高檔案業(yè)務(wù)工作能力擺上重要位置，要研究新形勢下民政工作出現(xiàn)的新情況、新問題，適應(yīng)民政工作面廣量大、工作不斷創(chuàng)新的形勢要求，特別要研究做好電子文檔和圖片搜集等相關(guān)工作。三是要勤奮工作，樂于無私奉獻。民政檔案工作除日常工作外，有一定的工作周期性，特別是每當集中整理歸檔上年度相關(guān)檔案時，人手少，時間緊，任務(wù)重，要樂于吃苦，樂于加班，做到高標準完成年度檔案整理工作。平時，要做到熱情周到地為領(lǐng)導、為機關(guān)、為基層服務(wù)，要耐得住寂寞，守得住清貧，兢兢業(yè)業(yè)做好每一天的工作。

二、從細節(jié)入手，注重工作質(zhì)量

民政檔案文書的收集、整理及保管使用，是民政檔案工作中極其重要的幾個環(huán)節(jié)，要善于從細節(jié)入手，強化管理和服務(wù)工作，使其為民政事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。一是廣泛收集資料，打牢檔案基礎(chǔ)。民政工作任務(wù)繁重，信息量大，特別是涉及民生的內(nèi)容較多，關(guān)系到群眾的切身利益，這要求我們收集檔案資料既要細致、又要全面。從救災救助、擁軍優(yōu)撫到社會福利、區(qū)劃慈善、民間社團及婚姻收養(yǎng)、殯儀殯葬等多個部門業(yè)務(wù)，從法律文書到圖片錄像，從勘界地圖到珍貴文獻等都要一一收集完整。要堅持做到民政的觸角伸到哪里，檔案工作就要延伸到哪里；文獻資料需要什么，檔案整理就要注重什么；急群眾之所急，想群眾之所想，把與民政工作相關(guān)的、有參考利用價值的資料都逐一列入檔案的收集范圍之內(nèi)，為保存歷史完整資料和方便服務(wù)對象提供保證。二是細心整理文檔，完善檔案內(nèi)容。民政工作點多、線長、面廣，整理過程中，首先，要將繁雜的檔案門類系統(tǒng)化，分門別類，對入室的檔案案卷進行檢查。年份、處室、類型、內(nèi)容等精細劃分，并確保底稿、請示、批復及涉及資料一一對應(yīng)到位，細致無誤。其次，不僅個人要去協(xié)調(diào)，還要依靠組織力量，發(fā)揮各處室聯(lián)絡(luò)人優(yōu)勢，為檔案文件的說明提供更加詳盡的資料，根據(jù)文檔內(nèi)容，核實有關(guān)文獻資料，充實到檔案中去，為各部門謀劃工作、制定規(guī)章制度等提供重要參考。三是規(guī)范查詢制度，妥善保管檔案。國家檔案局2009年提出建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。依據(jù)這一要求，我們不但要學習和發(fā)揚老檔案工作者對檔案保護的責任心、使命感，而且要利用新科技、新手段，將傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)標準逐漸與新型載體、新型工藝相過渡，并逐步融合。在文檔借閱中，充分利用現(xiàn)有資源條件，不僅做到從檔案室能借閱到文件，還要積極利用信息現(xiàn)代化手段，安裝先進軟件，使用戶足不出戶，在電腦輸入關(guān)鍵詞就能查詢到文件。加強檔案保密工作，將文書檔案按秘密等級劃分，不同密級設(shè)置有不同口令，既做到綠色辦公，又杜絕涉密信息外露。要本著與時俱進的原則，不斷改進和完善檔案管理，進一步提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平，使檔案更好地發(fā)揮其社會功效。

三、創(chuàng)新培養(yǎng)方式，加強人才隊伍建設(shè)

目前，檔案專業(yè)人才與其他專業(yè)人才相比還有比較大的差距，主要表現(xiàn)為崗位編制少、專業(yè)技術(shù)能力較弱、對檔案工作缺乏長期規(guī)劃等等。所以，要做好新時期民政檔案工作，還需要加強領(lǐng)導，創(chuàng)新培養(yǎng)方式，加大檔案人才的培養(yǎng)力度。一是堅持統(tǒng)籌人才建設(shè)，著力在培養(yǎng)造就較高層次的專業(yè)人才上下功夫。結(jié)合省檔案局要求，定期對各縣市區(qū)的檔案室人員開展業(yè)務(wù)培訓、指導，邀請有關(guān)專家學者定期為工作人員進行講座、答疑，培養(yǎng)高素質(zhì)人才。二是堅持人才以用為本，著力在服務(wù)科學發(fā)展上下功夫。目前，山東省各縣市區(qū)民政檔案崗位約70%以兼職為主，約20%沒有專門檔案室或檔案工作人員，文件歸放在各處室或部分領(lǐng)導辦公室。這給文件的使用和保密帶來非常大的隱患。因此，要爭取領(lǐng)導重視，加緊定崗定編，用專人負責檔案工作，以確保檔案資料得到最大限度的發(fā)揮和使用。三是提高標準認識，著力在激發(fā)人才創(chuàng)造力上下功夫。各縣市區(qū)民政部門要以一級檔案館為標準和目標，增加人力物力投入，定期進行督導，鼓勵人才創(chuàng)新，加大獎懲力度，促進檔案工作又好又快地向前發(fā)展。

山東省民政廳）